Vad är avveckling av anställda? 6 bästa praxis för att komma igång

Effektiv introduktion hjälper nya anställda att hitta sin plats i företaget och minskar känslan av stress som följer med att börja på ett nytt jobb. Men det är lika förvirrande att lämna ett jobb. Och medan många företag implementerar en robust introduktionsprocess för nyanställda, förbiser vissa vikten av att avveckla anställda när samma person bestämmer sig för att lämna.

Avslutningsprocessen för anställda är mer än en avskedskaka och ett referenserbjudande. När det görs på rätt sätt kan avgångsprocessen för anställda stärka ditt varumärke som arbetsgivare, öka moralen och ge ovärderlig feedback som du inte får någon annanstans.

Vad är en avslutningsprocess för anställda?

Avslutningsprocessen för anställda är processen för att överföra en anställd som lämnar företaget. Under processen går den avgående anställde och dennes chef igenom en rad steg för att säkerställa att de lämnar företaget på goda villkor och att alla lösa trådar är knutna. Det kan inkludera att samla in all institutionell kunskap, genomföra en avslutande intervju och uppfylla personalavdelningens krav. Avgångsprocessen har den extra fördelen att förbereda ditt team för att arbeta med en mindre teammedlem, vilket kan innebära att dela ut tidigare ansvarsområden eller utbilda någon ny. 

Introduktion kontra avslutningsprocess

En introduktionsprocess hjälper nyanställda att vänja sig vid sin nya roll och företaget i stort när de börjar. Introduktionen kan vara rolig, med påsar med företagsprylar och välkomstfester, men den omfattar också praktiska utbildningar, en checklista för nyanställda och distribution av företagstillgångar såsom bärbara datorer eller företagskreditkort.

Avslutningsprocessen är det omvända av dessa processer för att slutföra den anställdes livscykel. Din avvecklingsprocess bör innehålla många av de samma elementen som din introduktionsprocess, inklusive att returnera samma tillgångar och kontakta personalavdelningen och IT-team för att säkerställa en smidig övergång. Du kan till exempel boka in ett möte med personalavdelningen för att reda ut den anställdes sista lön och samarbeta med it-avdelningen för att se till att den anställde lämnar tillbaka all företagsutrustning.

7 bästa praxis för avslut av anställda

Avgångsprocessen är ett delat ansvar mellan chefen och personalavdelningen. Personalavdelningen bör vägleda den anställde genom alla nödvändiga juridiska processer och allt pappersarbete som behöver fyllas i för att lämna företaget. Men som chef kan du stödja dem under hela processen när de lämnar teamet. Om du tar dig tid att samordna en avvecklingsprocess i förväg säkerställer du att den avgående anställde lämnar företaget på bästa möjliga sätt. Gör din avveckling genomförbar och upprepningsbar genom att införliva den bästa praxis som anges nedan.

1. Chefer, led avslutandet av anställningen

Som den anställdes chef bör du vara närvarande under hela avvecklingsprocessen på samma sätt som du var under introduktionen. Ofta är chefen den person som känner den anställde bäst. Du vill inte att de ska känna sig övergivna bara för att de ska sluta. Se till att följa dina teammedlemmars avgångsprocess noga och fortsätt att stödja den anställdes sista dagar på samma sätt som du gjorde under den första.

2. Samla in institutionell kunskap

Innan den anställde lämnar företaget bör du tillsammans med hen gå igenom arbetsflödena. Vad ansvarar de för just nu? Vilka processer hanterar de? Se till att allt dokumenteras och delas på rätt sätt, inklusive:

• Överför ägarskap för all digital information, såsom Google Dokument eller kalkylark.

• Registrera alla uppgifter som utförs varje vecka.

• Fastställer vem de samarbetar med i projekt som de äger.

• Skriva ner odokumenterade processer eller guider som de använder.

3. Håll koll på administrativa uppgifter

Precis som vid anställning kräver en anställds avgång mycket pappersarbete och administrativa uppgifter. Kontakta personalavdelningen och det juridiska teamet för att bekräfta att den anställda har all information som behövs för att avsluta anställningen. Personalavdelningen kommer att gå igenom alla administrativa uppgifter som behöver slutföras med teammedlemmen. Det kan handla om följande:

• Meddela IT-avdelningen om den anställdes sista dag så att de kan ändra åtkomst till specifik programvara.

• Meddela löneavdelningen om slutliga löneutbetalningar.

• Kontakta personalavdelningen för att diskutera avslutande av förmåner.

• Få allt pappersarbete undertecknat, inklusive en uppsägningsskrivelse och ett sekretessavtal, om det behövs.

• Återlämna ID-brickor, bärbara datorer och andra företagstillgångar.

• Planera deras avslutande intervju.

4. Samarbeta för att skapa ett meddelande till personalen

Skriv ett samordnat uttalande från dig och den anställde för att meddela att hen lämnar företaget. Det är viktigt att ge personen möjlighet att berätta för sina kollegor att hen lämnar företaget på ett sätt som känns rätt för hen, i stället för att göra det själv.

5. Skapa en avslutande intervju

En avslutande intervju, som vanligtvis sköts av personalavdelningen, ger dig meningsfull feedback om teamet, din ledarstil och företaget som helhet. Eftersom den anställde lämnar företaget är det mer sannolikt att återkopplingen är ärlig. Avslutningsintervjuer är en av de få möjligheter där ditt företag kan få insikter om hur man kan förbättra bibehållande, processer och den övergripande upplevelsen för anställda.

Exempel på frågor för avslutningsintervjun:

• Vad tyckte du om introduktionsprocessen/avgångsprocessen?

• Hur kan vi bäst stödja våra nya anställda?

• Vilka tillväxtmöjligheter skulle du ha varit intresserad av att följa här?

• Vad gjorde detta till en positiv arbetsmiljö? En negativ?

• Kände du att din chef stöttade dig? Dina medarbetare?

• Vad motiverade dig att söka en ny möjlighet?

• Vilken var din bästa dag eller prestation här? Och den värsta?

6. Utforma en tillfällig plan

Om det inte finns någon nyanställd som kan ersätta den anställde direkt behöver du en tillfällig arbetsplan för att se till att inget glöms bort. Låt den anställda dokumentera sina dagliga uppgifter. När du granskar dem kan du utvärdera arbetet och eventuellt skjuta upp, delegera eller ta bort onödigt jobb om jobb. Om det behövs kan du tillfälligt tilldela uppgifter som inte kan ignoreras till andra medlemmar i teamet. 

Om det här kommer att bli en långsiktig förändring kan det vara bra att använda ändringshantering för att hjälpa dig med processen. Om du till exempel inte planerar att fylla den lediga tjänsten kan du använda en ändringshanteringsstrategi för att ta fram en plan för att omstrukturera teamet och omfördela arbetet. 

7. Anställ en ersättare

Samarbeta med personalavdelningen för att påbörja rekryteringsprocessen så snart som möjligt. Under tiden kan du använda övergångsplanen du har skapat för att hålla arbetet i fas. På så sätt känner du dig inte pressad att anställa den första kandidaten du pratar med och kan fokusera enbart på att hitta den bästa personen för rollen. Om den avgående anställde lämnar om ett tag är det bäst att anställa den nya anställda medan den tidigare fortfarande är kvar för en smidigare övergång. Den här överlappningen ger den avgående anställde tid att överföra kunskap till den nya, utbilda och förbereda hen för rollen. 

Vilka är fördelarna med att avveckla anställda?

Avgångsprocessen för en anställd hjälper alla som påverkas – den anställde, teamet, chefen och företaget som helhet. Här är några av de många fördelarna:

• Medarbetarupplevelse: Ge dina anställda en bra upplevelse från första dagen till sista dagen. 

• Förstärker arbetsgivarvarumärket: Offboarding ger den anställde en positiv slutupplevelse, så det är mer sannolikt att de går därifrån och berättar om fördelarna med att arbeta för ditt företag.

• Anställa boomerang-anställda igen: anställda som lämnar och återvänder till samma företag kallas boomerang-anställda. Du vet aldrig varför en anställd slutar. De kan ha upplevt utbrändhet eller behöver en sabbatsperiod och vill återvända efter att ha fått lite utrymme. En avvecklingsprocess hjälper dem att känna sig mer bekväma med att komma tillbaka till jobbet om och när det är rätt läge.

• Minskar säkerhetsrisker: Återställ datorer, ändra kontolösenord och återkalla åtkomst till företagets programvara för att förhindra säkerhetsöverträdelser.

• Få värdefull feedback: anställda tenderar att vara mer ärliga när de lämnar företaget. Det är ett bra tillfälle att identifiera förbättringsmöjligheter och få feedback som verkligen kan påverka teamet, ledarskapet och organisationen.

Vad bör ingå i din avvecklingsprocess? 

Avgångsprocessen är det sista intrycket som den anställde som lämnar företaget kommer att ha av dig och företaget. Den bör vara genomtänkt och inkluderande, med tydliga steg som hjälper alla att känna sig bekväma långt före den sista dagen.

Här är några saker du bör inkludera i din avvecklingsprocess för att göra den till en framgång:

• Avslutningsintervju

• Checklista för avslutningsprocessen för anställda

• Avskedsmöte med personalavdelningen för att gå igenom förmånsalternativ och lönefrågor

• Process för att samla in företagstillgångar, inklusive kreditkort och bärbara datorer

Den bästa processen för att avsluta anställningar? En automatiserad

Mindre arbete för dig, innebär mer tid att stärka relationen mellan dig och den anställde som lämnar och fokusera på vad ditt team kommer att behöva i den anställdes frånvaro. Automatisering minskar arbetet och gör det möjligt att skapa en återanvändbar avvecklingsprocess med utlösare och beroenden som förenklar varje steg.

Med hjälp av ett projekthanteringsverktyg kan du skapa: 

• Mallar för avslut som kan användas varje gång en anställd lämnar företaget.

• Avvecklingsarbetsflöden så att varje teammedlem vet vad de är ansvariga för och när de ska vara tillgängliga under avvecklingsprocessen. 

Skapa en process för att avsluta en anställd som fungerar

En avskedandeprocess kan vara avgörande för om en anställd går därifrån och känner sig nöjd med att lämna företaget eller hoppas på att en dag kunna återvända. De har trots allt arbetat hårt för dig. Avgång är det sista steget i vad som förhoppningsvis var en lång och givande arbetsrelation – se till att det räknas.

Att automatisera avvecklingsprocessen minskar den tid du lägger på att jobba om jobb. På så sätt kan du fokusera på det som är viktigast – att skapa den bästa möjliga upplevelsen för den anställde i varje steg på vägen.