Hur kunskapshantering hjälper teamet att hålla sig organiserat

Varje dag bearbetar du ny information som så småningom blir till kunskap. Du tänker förmodligen inte på att du behöver ”hantera” denna kunskap – för de flesta av oss är det en självklarhet. Men i själva verket omkategoriserar din hjärna ständigt all kunskap du får för att se till att du inte glömmer något. Ett vanligt sätt att se till att ingen information glöms bort är att helt enkelt skriva en att göra-lista eller en påminnelse. Det är en form av kunskapshantering. 

Att hantera kunskapen i ett helt företag är lite mer komplicerat. Det beror på att ett företag består av hundratals, ibland tusentals personer som alla har olika kunskapsområden och expertis. I den här artikeln tar vi en titt på olika formulär för kunskap, hur man kan organisera dem för att bäst passa företagets behov och bästa praxis för att dela information med rätt personer. 

Vad är kunskapshantering?

Kunskapshantering är att samla in, organisera, lagra och distribuera information för att göra den lättillgänglig för en utvald grupp personer. Kunskapshantering är en proaktiv strategi för arbetsplatser för att säkerställa att den information som teamet behöver veta delas mellan rätt personer och team, även om en person lämnar organisationen. Eftersom det finns så mycket information som teamet (och bara teamet) behöver veta är det viktigt att hantera kunskapen för att processerna ska fungera smidigt.

Kunskapshantering används inte bara på arbetsplatsen. Offentliga bibliotek är en form av kunskapshantering. Att sammanställa en att göra-lista är en form av kunskapshantering. När du samlar in information på ett ställe för att komma åt den igen senare använder du kunskapshantering. 

De tre kunskapsformulären

”Kunskap” är en så bred term att den kan kännas överväldigande. Men för att göra det enkelt kan du dela upp all information i de här tre huvudkategorierna:

• Explicit kunskap: Det här är den vanligaste typen av kunskap. Explicit kunskap är information som är lättillgänglig, lätt att förstå och lätt att dela. Till exempel visar en karta över ditt kontor tydligt var vissa rum finns och var du kan hitta dörrar, utgångar och mötesrum. 

• Implicit kunskap: Implicit kunskap är kunskap som du får genom att tillämpa explicit kunskap. Enkelt uttryckt är implicit kunskap lärande genom att göra. Du kan till exempel läsa explicit information om hur man genomför ett bra möte. Men du kommer inte att lära dig hur man genomför ett möte om du inte gör det själv först. Att cykla är ett annat bra exempel på implicit kunskap. Du kan läsa allt du vill om att cykla, men du kommer aldrig att lära dig förrän du sätter dig på cykeln och gör det. 

• Tacit kunskap: Kunskap som du får från personlig erfarenhet kallas tacit kunskap. Den här typen av kunskap är ofta mycket personlig eller kulturell till sin natur. Tacit kunskap är en utmanande typ av kunskap att överföra från en person till en annan, eftersom det ofta innebär färdigheter som behöver övas över tid. Även om den liknar implicit kunskap handlar tyst kunskap mer om att tillämpa information och tidigare erfarenheter för att styra ditt beteende. Att vara en framgångsrik ledare är ett bra exempel på tyst kunskap. Du kan läsa om ledarskap hur mycket du vill, men det gör dig inte nödvändigtvis till en ledare. Du kan ha titeln ledare, men det räcker inte för att göra dig till en ledare. Att vara en ledare kräver att man har vissa egenskaper, såsom starka aktiva lyssnarfärdigheter och empati. Det är inte färdigheter som enkelt kan överföras från en person till en annan, utan färdigheter som individer måste lära sig och öva på egen hand.

Kunskapshantering vs kunskapsbas

Kunskapshantering och en kunskapsbas är två närbesläktade idéer, men de är inte riktigt samma sak. Kunskapshantering är att organisera information, medan en kunskapsbas är själva databasen med kunskap. En person använder kunskapshantering för att skapa en kunskapsbas.

Fördelarna med kunskapshantering

Kunskapshantering är fördelaktigt för alla typer av organisationer. Om du vill organisera en grupp människor för ett gemensamt mål hjälper kunskapshantering till att säkerställa att din organisation har rätt information för att lyckas. Så här går det till:

Demokratisera informationsdelning

Varje teammedlem i företaget har en liten bit av kunskapsmosaiken. I den bästa av världar skulle alla regelbundet samla ihop sina pusselbitar för att dela kunskap. Det är dock inte nödvändigtvis skalbart, och det finns gott om utrymme för fel. När organisationer växer med tiden blir pusselbitarna mindre och mer nyanserade. Eftersom bitarna blir så detaljerade kan det hända att informationen inte delas med andra personer i teamet som behöver den.

Den här typen av information kallas för institutionell kunskap. Institutionell kunskap är inte uttryckligen nedskriven någonstans, men det är viktig information som teammedlemmarna lär sig på jobbet. Det gör det svårt att utbilda nya teammedlemmar eller flytta personer från en roll till en annan. 

Om du sammanställer all information som dina teammedlemmar behöver på ett och samma ställe behöver de inte förlita sig på att någon annan person förmedlar informationen till dem. Det befriar en teammedlem från ansvaret att veta och ger andra möjlighet att hitta informationen på egen hand när de behöver den.

Standardisera processer

När kunskapen är siloförvarad inom specifika team eller begränsad till en enda teammedlem vet inte andra anställda exakt hur en process fungerar. Som ett resultat kan de utveckla sin egen process som kanske inte är den mest effektiva, strömlinjeformade eller skalbara. När teammedlemmar samlar och delar information via kunskapshantering drar alla nytta av andras expertis, kunskap och lärdomar. Team kan ta dessa lärdomar och använda dem för att standardisera processer och förbättra sina egna arbetsflöden. Det här hjälper i sin tur företaget att få mer konsekventa resultat.

Fastställ förväntningar på kommunikation

Du kan inte bara standardisera processer för ditt team, utan även standardisera kommunikationen. Det hjälper till att fastställa förväntningar på hur teamet kommunicerar. Vet ditt team till exempel var de kan hitta pågående arbete? Hur är det med slutliga utkast? Eller när de behöver ställa en fråga om ett visst projekt? Kunskapshantering hjälper till att organisera all den här informationen på ett och samma ställe, så att alla vet var de kan hitta kommunikation om ett specifikt projekt.

Den andra stora fördelen är att kunskapshantering hjälper till att katalogisera specifika individers kommunikationsstilar. En person i teamet kanske föredrar e-postdiskussioner, medan andra kanske vill att du ska kontakta dem på Slack innan du ringer upp för att prata. Att förstå hur man bäst kommunicerar med enskilda teammedlemmar innebär att alla får viktig information på det sätt som fungerar för dem. Ett enkelt sätt att göra det är att skapa en kommunikationsplan och placera den i teamets plattform för kunskapshantering. 

Information i databaser för kunskapshantering

Det kan vara en utmaning att bestämma vilken typ av information som ska ingå i din kunskapsbas. Även om det varierar från organisation till organisation kan du ta en titt på några vanliga ämnen som olika avdelningar täcker:

IT

• Vanliga frågor

• När och hur man skickar in en it-förfrågan

• Policyer och rutiner för nedladdning av ny programvara

Personalavdelningen

• Handbok för anställda

• Åtkomst till lönebesked

• Hur man skickar in en förfrågan om ledighet

Marknadsföring

• Riktlinjer för varumärkesdesign

• Bästa praxis för sociala medier

• Vem du ska kontakta för pressförfrågningar

Försäljning

• Information om konkurrenter

• Försäljningstillgångar såsom faktablad och broschyrer

• Information om provision

Kunskapshanteringsprocessen

Att centralisera kunskap är viktigt för företag av alla storlekar. Det är dock viktigt att organisera informationen på ett sätt som är mest fördelaktigt för just ditt team. Här är fyra steg för att starta processen:

1. Samla

Det första steget i kunskapshantering är att samla in så mycket relevant information som möjligt. Det kan du göra genom att intervjua nuvarande teammedlemmar om deras roller och ansvarsområden och teamstruktur, eller genom att samla in befintlig dokumentation.

Det är till exempel bra att veta vem i teamet som är ansvarig för vissa saker. Här på Asana använder vi ett system som kallas ansvarsområden (AOR). Om någon har en fråga om en persons ansvarsområde vet de att de ska prata med den personen. Det ger människor ägarskap över något, men också en kontaktpunkt för dem som behöver mer information.

2. Organisera och lagra

Det här är huvuddelen av arbetet. Ditt team måste bestämma vilken typ av kunskapsbas som ska användas, hur information ska lagras och hur information ska organiseras. 

Det bästa sättet att ta reda på det är att ställa sig själv några frågor:

• Hur vill du att folk ska få tillgång till den information du lagrar? 

• Hur ofta kommer folk att få tillgång till den här informationen? 

• Hur mycket information behöver du lagra?

De här frågorna hjälper ditt team att bestämma det bästa sättet att organisera och lagra information. Till exempel behöver stora organisationer lagra en stor mängd information, så att lägga allt i ett enda Google-dokument är inte hållbart. Istället kan det vara mer fördelaktigt för teamet att hitta ett verktyg för kunskapshantering som gör det möjligt att katalogisera och söka på olika sidor. 

3. Distribuera

När du har bestämt dig för ett sätt att lagra informationen måste du göra kunskapen tillgänglig för alla som behöver den. Utbilda ditt team ordentligt och kommunicera regelbundet med dem om när och hur de ska använda den nya kunskapsbasen.

När du introducerar en kunskapsbas för dina teammedlemmar vill du inte bara dela den informationen från en dag till en annan – det kan orsaka förvirring eller friktion med redan befintliga processer. Använd i stället bästa praxis för ändringshantering för att säkerställa att den nya kunskapsbasen fungerar för teamet och integreras i arbetsflödet framöver.

4. Använd

När du har etablerat din kunskapsbas och dina processer för kunskapshantering kan du börja skörda fördelarna. Ditt team bör nu ha möjlighet att få tillgång till företagskunskap när de behöver det.

Se till att teamet regelbundet uppdaterar informationen för att säkerställa att den är korrekt. Att utse en person från varje team som uppdaterar och granskar informationen en gång i kvartalet är en bra utgångspunkt. När teamet väl har blivit mer bekant med kunskapshanteringsprocessen kan de börja uppdatera kunskapsbasen regelbundet som en del av sitt arbetsflöde. 

Vanliga misstag vid kunskapshantering

Kunskapshantering är ett kraftfullt verktyg, men om det inte underhålls korrekt kan det orsaka problem. Här är några vanliga misstag som kan uppstå under kunskapshanteringsprocessen och hur man kan undvika dem.

Teammedlemmar undanhåller information

En teammedlem kan avsiktligt undanhålla information för att behålla sin status inom ett företag och andra kan göra det omedvetet. Oavsett avsikt kan det orsaka problem för andra teammedlemmar när viktig information inte delas med teamet. När bara en person vet hur en process fungerar eller har viktig information blir det ett problem för resten av teamet. Om den personen lämnar måste resten av teamet ta reda på nyanserna i processen på egen hand. Detta gör det mer troligt att viktig information glöms bort.

För att förhindra att det händer bör du dokumentera processer konsekvent och se till att fler än en person får utbildning i informationen. Det förhindrar att en person blir en enda svag länk för ditt team.

Felaktig eller föråldrad information i kunskapsbasen

En kunskapsbas är bara till nytta om informationen uppdateras regelbundet. Om kunskapsbasen inte uppdateras kommer teammedlemmarna att få tillgång till föråldrad information, vilket i sin tur kan störa nya processer. 

För att förhindra att det händer bör du uppmuntra teammedlemmarna att uppdatera information om de processer som de ansvarar för. Här är ett exempel. Eftersom vi alla har specifika ansvarsområden här på Asana är det enkelt att uppdatera dokumentationen. Alla vet vilka processer de är ansvariga för och vilken dokumentation de behöver uppdatera.

Din kunskapsbas är för svår att använda

Om målgruppen för din kunskapsbas inte kan komma åt den information de behöver, kan databasen lika gärna inte finnas. Det kan leda till att personer avviker från fastställda processer eller använder inaktuell eller felaktig information för att slutföra arbetet. 

Det enklaste sättet att förhindra det är att se till att din kunskapsbas är mycket användarvänlig. Det gäller för båda sidor: att hitta information och att lägga till ny information. Processen får inte vara så komplicerad att den blir svår att använda. Ju färre steg ditt team behöver ta för att få den information de behöver, desto bättre.

Upprätthåll din strategi för kunskapshantering med Asana

När teamet arbetar med att utveckla en strategi för kunskapshantering är det viktigt att etablera en central kommunikationsform, eller en kunskapsbas för arbetet. Genom att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana ser du till att hela teamet har en organiserad förståelse för vilket arbete som behöver göras och när.