Förbättra kommunikationen i teamet: 6 strategier och tips

Din kommunikationsstil säger mycket om dig som ledare. Är du stöttande och avslappnad när du leder ditt team genom kreativa projekt? Eller är du mer intensiv i ditt sätt att kommunicera och pressar teammedlemmarna att arbeta effektivt och leverera vinnande resultat? Det finns olika kommunikationsstilar, och om man inte kommunicerar effektivt kan det leda till dålig prestanda och låg moral.

Teamkommunikation är avgörande, men lyckligtvis är det enkelt att utveckla goda kommunikationsrutiner för teamet. Som projektledare kan du ange tonen för hur dina teammedlemmar kommunicerar med varandra. Om du för närvarande kämpar med kommunikationen behöver du inte oroa dig. Kommunikationsstilar är inte huggna i sten och i den här artikeln tar vi upp grunderna för hur ditt team kan implementera bästa praxis för kommunikation. Så här går det till.

Varför är teamkommunikation viktigt?

Stark kommunikation är drivkraften för allt du gör på jobbet. Du kan spåra projektkvalitet, intressentrelationer och kundnöjdhet tillbaka till hur bra ditt team kommunicerar med varandra. 

Bra kommunikation leder till effektivt beslutsfattande, engagerade teammedlemmar och framgångsrika projekt. Dålig kommunikation i teamet kan å andra sidan orsaka:

• Obalanserat eller dubbelarbete. 

• omfattningskrypning

• nedslående projektresultat

• missnöjda kunder

• Dålig kundfeedback.

• Hög omsättning av teammedlemmar

• Stressig miljö

• Lågt engagemang från teammedlemmar

För att förbättra kommunikationen i teamet måste du föregå med gott exempel. Var uppmärksam och vidta åtgärder för att vara transparent med dina teammedlemmar. Svara proaktivt på deras frågor och ge dem sammanhang om varför du fattar beslut. Effektiv kommunikation är inte lätt, men genom att skapa en kultur av öppen dialog kan du skapa en hälsosam arbetsmiljö. 

Vilka är de fem typerna av teamkommunikation?

Det finns fler än ett sätt för ditt team att kommunicera. Du måste känna till alla fem formulär för kommunikation om du vill bygga upp ett högpresterande team. Använd det här diagrammet för att identifiera områden för kommunikation där ditt team kan förbättras. 

1. Verbal kommunikation: Verbal kommunikation är den viktigaste interaktionen mellan teammedlemmar. Oavsett om ditt team pratar ansikte mot ansikte, via telefon eller via videokonferenser kan dessa konversationer vara den avgörande faktorn för hur en person uppfattar den andra. Verbal kommunikation ger teammedlemmarna den bästa möjligheten att uttrycka sina tankar. 

2. Icke-verbal kommunikation: Icke-verbal kommunikation inkluderar saker som kroppsspråk, ansiktsuttryck och tonfall. Många människor är inte medvetna om hur icke-verbal kommunikation påverkar deras relationer. Men faktum är att mer än hälften av all kommunikation är icke-verbal, vilket är anledningen till att det är viktigt att vara uppmärksam på icke-verbala signaler.

3. Skriftlig kommunikation: Du kan enkelt kontrollera hur du kommunicerar genom att skriva. Ditt team bör ha ett gemensamt mål att kommunicera effektivt genom alla skriftliga kommunikationskanaler, inklusive e-post, projekthanteringsverktyg, meddelanden, undersökningar eller granskningar. Att veta hur man uttrycker sig genom att skriva kan vara till nytta för teamet och publiken. 

4. Visuell kommunikation: Visuell kommunikation är viktigt i teammöten eller utbildningar när du delar information genom bilder eller videor. Fördelen med visuella hjälpmedel är att du har tid att tänka innan du presenterar ditt budskap för andra. Innan du delar med dig av informationen bör du överväga om de visuella hjälpmedel du har valt hjälper ditt team att förstå vad du försöker kommunicera. 

5. Lyssna: Du kanske inte ser lyssnande som kommunikation, men effektiv kommunikation kan inte ske utan det. Att lyssna är hur du tar emot information när andra talar till dig. Aktivt lyssnande skapar en hälsosam arbetsmiljö eftersom det visar kommunikatören att du är engagerad och uppmärksam på vad hen har att säga.

6 strategier för att förbättra teamets kommunikationsförmåga

Det finns olika strategier som du kan använda för att förbättra kommunikationen i teamet på arbetsplatsen. Oavsett om teamet arbetar på distans eller på kontoret kommer de här åtgärderna att främja teamsamarbetet och sunda relationer, oavsett befattning eller rang. 

1. Åtgärda konflikter snabbt

Konflikter på jobbet kan börja i liten skala och verka oviktiga. Till exempel kan en teammedlem ändra sin deadline, vilket innebär att en annan teammedlem har mindre tid för sin del av projektet. Den första teammedlemmen ber om ursäkt till den andra, och allt verkar vara bra. Men om den första teammedlemmen fortsätter att ändra deadliner – och den andra teammedlemmen inte har kommunicerat hur det påverkar arbetet – kan den andra teammedlemmen bli förbittrad och frustrerad. Om teammedlemmar inte löser konflikter snabbt ökar spänningen och arbetsprestandan blir lidande.

Tips: Lär teammedlemmarna konfliktlösningsstrategier så att de kan ta itu med problem snabbt, direkt och respektfullt. På så sätt förvandlas inte små problem till stora. 

2. Uppmuntra engagemang

Ingen gillar att känna sig mikromanad, men utan vägledning eller teamsamarbete kan teammedlemmarna uppleva brist på engagemang. Som chef är det viktigt att uppmuntra teammedlemmarna samtidigt som du ger dem frihet att vara kreativa. 

Prova att utbyta information och idéer med teamet genom brainstorming-sessioner och veckovisa workshoppar. Kom ihåg att inte bara be om idéer från teamet, utan visa att du värdesätter varje idé. Detta försäkrar teammedlemmarna om att du stöder dem. 

Tips: Schemalägg veckomöten så att alla kan dela med sig av vad de arbetar med och ställa frågor vid behov. Möten är ett utmärkt sätt att engagera teamet utan att avbryta viktig fokustid.

3. Främja kommunikation nedifrån och upp

Teammedlemmar längst ner i teamstrukturen kanske inte känner sig bekväma med att säga vad de tycker och dela idéer. När du främjar kommunikation nedifrån och upp uppmuntrar du teammedlemmar i alla positioner att brainstorma idéer och kommunicera sina åsikter. Du kan främja den här typen av kommunikation genom att bygga förtroende och moral i teamet och ge dem en känsla av ägarskap i projekten.

Tips: Teammedlemmar kan behöva en liten knuff om du vill att de ska känna sig bekväma med att säga vad de tycker. Be dem om idéer, åsikter och feedback så att de vänjer sig vid att dela. Uppmuntra teammedlemmar i olika miljöer, såsom teammöten, undersökningar, individuella interaktioner och en förslagslåda.

4. Sträva efter öppenhet

En kommunikativ arbetsplats är en arbetsplats där teammedlemmarna prioriterar öppenhet. Om du och dina teammedlemmar kan vara ärliga mot varandra minskar risken för missförstånd och eventuella risker som följer med det. 

Ett sätt att vara transparent som ledare är att vara ärlig om företagets resultat och dela information när den blir tillgänglig. Du bör också ge konstruktiv kritik när du känner att det är nödvändigt för att teammedlemmarna ska kunna förbättra sina färdigheter. Det viktigaste är att koppla ihop det dagliga arbetet med de övergripande målen. Att ge teammedlemmarna sammanhang och visa dem varför deras arbete är viktigt kan öka motivationen och få dem att känna sig som uppskattade medlemmar i teamet.

Tips: Det är skillnad på öppenhet och att dela för mycket. Det är till exempel bra för teammedlemmarna att veta om företaget har uppnått de årliga intäktsmålen, men du behöver inte dela med dig av dina personliga problem med VD:n den här veckan. En mall för teamstadgar kan hjälpa dig att dokumentera dessa mål, beskriva ansvarsområden och göra det lättare för alla att hålla sig uppdaterade när projekten utvecklas.

5. Schemalägg individuella möten

Kommunikation i team sker i grupp och i individuella interaktioner. När teammedlemmar interagerar tar de med sig energin från varje upplevelse tillbaka till gruppen. 

Regelbundna individuella möten är din chans att ta itu med problem och kontrollera att det är bra med dina teammedlemmar. Ditt team kommer att känna sig tryggare om du ger dem utrymme att prata fritt. Du kan också uppmuntra dina teammedlemmar att schemalägga individuella möten med varandra, så att de kan lära känna varandra och bygga samarbetsrelationer.

Tips: Du behöver inte ta på dig rollen som terapeut som chef, men du bör bry dig om hur det går för dina teammedlemmar. Om en teammedlem kämpar känslomässigt kan du se om du kan ge hen ledigt så att hen kan komma tillbaka till arbetet i ett hälsosammare tillstånd. 

6. Ge konsekvent feedback

En viktig del av teamkommunikationen är prestationsfeedback. Teammedlemmar behöver försäkras om hur de presterar för att hålla sig motiverade och engagerade. Ge feedback till teammedlemmarna och diskutera möjligheter till utveckling under era individuella möten. Du kan också fråga teammedlemmarna om de har någon feedback till dig.

Tips: teammedlemmar känner sig kanske inte alltid bekväma med att ge dig direkt feedback. Överväg att dela ut en anonym enkät för att få uppriktiga åsikter från teamet om din prestation som teamledare.

4 kommunikationsstilar i teamet

Att veta hur dina teammedlemmar kommunicerar kan hjälpa dig att hantera teamet som helhet. DiSC-profilen är en personlighets- och beteendebedömning som kategoriserar en persons primära kommunikationsstil som dominerande, påverkande, samvetsgrann eller stabil.

Kommunikationsstilar är komplexa och dina teammedlemmar kan ha egenskaper från mer än en av de fyra stilarna. Men att förstå varje persons primära stil och anpassa din kommunikation till den kan räcka långt för att bygga ett starkt team. 

Dominant

Teammedlemmar med en dominerande kommunikationsstil är intensiva, effektiva och fokuserade på resultat. Du kan vanligtvis upptäcka de här individerna eftersom de är tävlingsinriktade och drivna att lyckas. Även om de här personerna är naturliga teamledare kan deras svagheter vara otålighet och för mycket självförtroende.

Tips: Utmana dominerande teammedlemmar så att de känner sig motiverade på jobbet, men påminn dem om att alltid hålla teamet och företagets uppdrag i fokus. 

Påverkande

Teammedlemmar med påverkande kommunikationsstilar är gruppens sociala personer. De vet hur man charmar andra och skapar en energisk och engagerande miljö. Dina påverkare kommer att lyckas med kund- och klientrelationer eftersom de tycker om att prata med människor. 

Tips: Förhindra att påverkande teammedlemmar tappar fokus genom att ge dem uppgifter som passar deras kompetens. Låt dem uttrycka sig i sin roll samtidigt som du ser till att de inte distraherar andra. 

Samvetsgrann

Teammedlemmar med samvetsgranna kommunikationsstilar är dina högpresterare. De här teammedlemmarna arbetar hårt för att producera felfritt arbete och kommer att göra allt för att öka sin kunskap. En samvetsgrann teammedlem kan föredra att arbeta självständigt så att de kan kontrollera sina prestationer.

Tips: De här teammedlemmarna föredrar objektivt ledarskap, så att det inte finns något utrymme för missförstånd. Låt samvetsgranna teammedlemmar arbeta med projekt som de är bra på. Ge dem tydliga riktlinjer och mätbar feedback. 

Stadiga

Teammedlemmar med stabila kommunikationsstilar värdesätter konsekvens och stabilitet i sin arbetsmiljö. Till skillnad från dominerande teammedlemmar som gillar utmaningar, kan en stabil teammedlem föredra en mer förutsägbar roll inom kundtjänst eller IT. En avslappnad arbetsmiljö gör att teammedlemmar med stabila kommunikationsstilar känner sig bekväma och lugna.

Tips: Ge stabila teammedlemmar en stabil arbetsmiljö. Om förändringar inträffar, inför dem stegvis när det är möjligt. Lyssna aktivt på de här teammedlemmarna så att de känner sig hörda och ge dem tydliga instruktioner för komplexa uppgifter, så att inga frågor förblir obesvarade.

Verktyg för teamkommunikation som främjar teamarbete

Distansarbete blir allt vanligare över hela världen, vilket innebär att mycket teamkommunikation sker online. Men även om du arbetar på kontoret använder du förmodligen verktyg för teamkommunikation för att dela information och effektivisera dina arbetsflöden.

Det finns verktyg för teamkommunikation för allt, bland annat: 

• Meddelanden och chatt: Använd snabbmeddelanden och chattappar för att diskutera projekt och ställa frågor i realtid.

• Fildelning: Med appar för fildelning kan du dela dokument utan att behöva överföra dem mellan teammedlemmar.

• Videokonferenser: Videokonferenser är ett utmärkt sätt att se dina teammedlemmar ansikte mot ansikte om ni arbetar från olika platser eller tidszoner. 

• Dokumentredigering: Med dokumentredigering online kan du dela och spara dokument automatiskt. Ditt team kan samarbeta på dokument eftersom de förblir synliga och redigerbara för andra teammedlemmar.

• Projekthantering: Det går inte att upprätthålla en stark kommunikation med teamet utan ett projekthanteringsverktyg. Projekthanteringsverktyg som Asana erbjuder uppgiftshantering, målsättning, feedback, fildelning och mycket mer.

När du kan lagra, dela och hänvisa till arbetet får teamet mer klarhet på arbetsplatsen och kommunikationen blir enklare. 

Öka de anställdas engagemang med teamkommunikation

Bättre kommunikation mellan teammedlemmar kräver att du föregår med gott exempel. Medlemmarna i ditt team kommer att säga vad de tycker och bli mer engagerade om du uppmuntrar dem att göra det. Verktyg för teamkommunikation som Asana är utformade för samarbete och kan hjälpa dig att skapa hälsosamma vanor som leder till framgång.