Hur man automatiserar repetitiva uppgifter i 5 steg

Ditt team befinner sig i en oupphörlig, repetitiv cykel: manuell uppdatering av projektstatusar, sortering av jobbförfrågningar och hantering av oändliga e-posttrådar – uppgifter som kräver uppmärksamhet men som inte bidrar mycket till organisationens strategiska mål. Det här scenariot är alltför vanligt i dagens företag, där manuella uppgifter slukar värdefulla resurser och försummar kärnmål. 

Det är här automatisering kommer in i bilden. Genom att automatisera repetitiva uppgifter kan du förbättra produktiviteten och omdirigera fokus mot strategiskt arbete med stor inverkan. I den här guiden visar vi dig hur du identifierar och omvandlar repetitiva uppgifter till automatiska processer, så att teamet kan fokusera på det viktigaste arbetet.

Processen i 5 steg för att identifiera och automatisera repetitiva uppgifter

Vi har delat upp processen för automatisering av uppgifter i fem omfattande steg, så att du kan komma igång med organisationens resa. 

Steg 1: Identifiera uppgifter

Börja med att fokusera på aktiviteter som är tidskrävande, manuella eller felbenägna. Det är vanligtvis uppgifter som inte kräver mycket beslutsfattande men som sker tillräckligt ofta för att vara tidskrävande, till exempel att skapa arbetsgångsscheman för projekt, följa upp arbetets status eller skicka ut projektuppdateringar. De här uppgifterna är perfekta för automatisering eftersom det omedelbart kan leda till fördelar i form av noggrannhet och effektivitet. 

Identifiera dessa uppgifter genom att gå till källan: ditt team. Använd strategier som undersökningar, informella intervjuer och direkt observation för att förstå utmaningarna i det dagliga arbetsflödet och identifiera mönster. Vilka uppgifter återkommer med förutsägbar frekvens? Vilka processer orsakar flaskhalsar eller tar upp tid? Att svara på de här frågorna hjälper dig att få en känsla för var du ska börja, och att involvera ditt team säkerställer att de är med på de kommande förändringarna.

Utvärdera dessutom automatiseringspotentialen inom viktiga områden, inklusive:

• Tilldelning och prioritering av uppgifter: Automatisering kan minska tidskrävande uppgifter, till exempel att tilldela arbete till rätt teammedlemmar, standardisera jobbförfrågningar och flytta uppgifter från ett steg till ett annat. 

• Projektplanering och genomförande: Automatisering effektiviserar planeringsinsatserna genom att bygga robusta, skalbara arbetsflöden för olika processer, så att du kan börja arbeta direkt. 

• Teamsamarbete och kommunikation: Funktioner som automatiska statusuppdateringar och AI-funktioner som genererar sammanfattningar av konversationer, uppgifter och kommentarer säkerställer tydlig kommunikation och håller alla informerade. 

• Prestandaövervakning: Med förbyggda rapporteringspaneler kan du lägga till diagram och spåra förloppet med ett klick och tillämpa ändringar i hela organisationen.

Steg 2: Bedöm automatiseringspotentialen

Att automatisera repetitiva uppgifter handlar inte bara om att identifiera rutinarbete, utan om att strategiskt välja de uppgifter där automatisering kommer att ha maximal effekt. När du bestämmer vilka uppgifter som ska automatiseras bör du titta på kriterier såsom uppgiftens frekvens och regelbundenhet, dess komplexitet och hur mycket tid och resurser du kan spara.

Automatisering av uppgifter handlar om att hitta en balans – hitta den gyllene medelvägen där automatisering maximerar effektiviteten utan att offra behovet av mänskliga insikter och beslutsfattande. När det görs på rätt sätt hjälper det dig inte bara att arbeta snabbare, utan effektiviserar också processer i olika funktioner och skapar sammanhängande, effektiva arbetsflöden.

Steg 3: Utforska automatiseringslösningar

Genom att automatisera repetitiva uppgifter frigör arbetshanteringsplattformar dina team så att de kan fokusera på mer på strategiskt arbete. När du letar efter rätt plattform bör du prioritera kompatibilitet med din befintliga teknikstack, samt plattformar som är skalbara och användarvänliga. Viktiga automatiseringsfunktioner att hålla utkik efter är följande:

• Möjligheten att skapa anpassade, effektiva arbetsflöden som är skräddarsydda för företagets specifika processer. 

• Formulär som standardiserar förfrågningar, automatiskt tilldelar och schemalägger uppgifter och gör det enkelt att komma igång med arbetet. 

• Enkel standardisering som gör det möjligt att redigera och uppdatera processer i hela organisationen med bara några få klick, till exempel arbetsflödespaket. 

• Regler som automatiserar repetitiva uppgifter, till exempel att tilldela arbete, skicka påminnelser om slutdatum och uppdatera uppgiftsstatus. 

• Appintegreringar som förenklar arbetsflöden genom att sammanföra teamets alla viktiga verktyg på ett och samma ställe.

• Möjligheten att lägga till anpassade etiketter i uppgifter så att du automatiskt kan sortera, filtrera och rapportera om arbete baserat på specifika mätvärden. 

• AI-automatiseringsfunktioner för smartare arbete och beslutsfattande, till exempel att tillhandahålla genomförbara uppdateringar från realtidsdata och optimera arbetsflöden i hela organisationen. 

• Mallar som hjälper dig att standardisera och kickstarta arbetet för vanliga projekt och uppgiftstyper. 

Steg 4: Implementera automatisering

När du väl har valt en arbetshanteringsplattform innebär implementering av automatiseringar att du samarbetar med IT-avdelningen för nödvändiga godkännanden och support, samt att du introducerar ditt team till plattformen och utbildar dem i de nya processerna.

Att börja med ett litet pilotprojekt, som att automatisera arbetsgångsschemat för en vanlig uppgift eller ett initiativ, kan hjälpa dig att testa och förfina automatiseringsprocessen innan du skalar upp den i hela organisationen. 

Steg 5: Mät inverkan 

Det finns flera viktiga mätvärden som du kan spåra för att mäta effektiviteten i din automatiseringsinsats, bland annat:

• Ökning av arbete med stor inverkan: Använd rapporteringspaneler för att utvärdera hur teamets fokus har förändrats till mer strategiska aktiviteter med högt värde till följd av automatiserat arbete. 

• Tidsbesparing: Verktyg för tidsspårning och dataanalys kan hjälpa dig att mäta den tid som läggs på uppgifter och initiativ före och efter automatiseringen.

• Kostnadsbesparingar: Använd ekonomiska spårningsverktyg eller budgetanalysrapporter för att bedöma minskningen av driftskostnader i samband med automatiserade processer. Glöm inte att även ta hänsyn till de indirekta kostnadsbesparingarna, till exempel de som är förknippade med sparad tid, ökad produktivitet och minskade fel.

• Nöjda anställda: Undersökningar i hela organisationen och specifika team hjälper dig att förstå hur automatisering påverkar teamets moral och arbetstrivsel.

• Felminskning: Du kan använda manuella felloggar eller självrapportering från anställda för att jämföra frekvensen av misstag före och efter implementering av automatiserade processer. 

• Ökad produktivitet: Håll ett öga på hur den totala produktionen och effektiviteten har förändrats för att mäta produktivitetsvinster. 

• Minskat manuellt arbete: Utvärdera minskningen av manuella rutinuppgifter mellan team och avdelningar. 

• Ökad produktion: Rapporterings- och analysverktyg kan hjälpa dig att övervaka ökningen av produktion eller leveranser för att få en bättre uppfattning om inverkan på produktionen. 

• Plattformens införandegrad: Använd plattformens analyser för att hålla reda på hur omfattande och effektivt de nya automatiseringsverktygen används i hela organisationen. 

• Färre möten och kortare mötestider: Gör undersökningar i team och avdelningar eller analysera kalenderdata för att avgöra om antalet möten eller möteslängden har minskat sedan processerna automatiserades. 

Kom ihåg att dessa data inte bara är till för utvärdering, utan också för kontinuerlig förbättring. Använd mätvärden och feedback för att justera och förfina dina automatiseringsstrategier. I slutändan bör automatisering frigöra ditt team så att det kan fokusera på strategiskt arbete med stor inverkan som driver Business-resultat. 

Arbeta smartare med automatisering

Att automatisera repetitiva uppgifter kan förändra hur företag arbetar. Genom att följa de här fem stegen kan du omvandla manuellt arbete till automatiserade processer, minska fel, öka produktiviteten och frigöra ditt team så att det kan fokusera på viktigt arbete. Är du redo att komma igång? Se hur Asana kan kickstarta din automatisering. 

Har du fler frågor om automatisering av uppgifter? Se våra vanliga frågor.

Vad är automatisering av uppgifter?

Uppgiftsautomatisering är processen att använda teknik för att automatisera repetitiva, rutinmässiga och ofta manuella uppgifter. Det innebär vanligtvis att man använder teknik – till exempel en arbetshanteringsplattform – för att automatisera arbetsflöden och standardisera processer såsom datainmatning, schemaläggning, skapande av arbetsscheman och mycket mer, utan manuell inmatning. 

Vilka typer av repetitiva uppgifter kan jag automatisera?

Arbets- och uppgiftsautomatisering kan användas för att automatisera en mängd olika manuella uppgifter, från rutinmässiga, vardagliga uppgifter till mer komplexa initiativ, inklusive:

• Hantera datainmatning.

• Schemaläggning och kalenderhantering.

• Effektivisera svar på e-post och kommunikation.

• Automatisera rapportgenerering

• Skapa och skala anpassade arbetsflöden  

• Koordinera tilldelning av uppgifter 

• Standardisera arbetsintag 

Vilka är fördelarna med att automatisera repetitiva uppgifter? 

Att automatisera repetitiva uppgifter minskar mängden arbete med lågt värde och gör det möjligt för teamet att fokusera på viktiga initiativ, vilket leder till kostnadsbesparingar och andra fördelar, till exempel:

• Ökad effektivitet

• Förbättrad produktivitet

• Färre fel

• Tidsbesparingar

• Ökad anställdnöjdhet

Hur skiljer sig automatisering av uppgifter från traditionell uppgiftshantering? 

Traditionell uppgiftshantering innebär manuell spårning och utförande av uppgifter. Uppgiftsautomatisering använder däremot teknik för att automatiskt hantera och slutföra uppgifter utan manuellt ingripande. 

Är automatisering av uppgifter skalbar för stora företag? 

Naturligtvis – automatisering av uppgifter är mycket skalbar för stora företag och växande organisationer. Leta efter en arbetshanteringsplattform med skalbara, anpassningsbara lösningar, såsom möjligheten att introducera ett stort antal platser och automatisera mer komplexa arbetsflöden. 

Vilka branscher passar uppgiftsautomatisering för? 

Ett antal mångsidiga branscher kan använda och dra nytta av automatisering av uppgifter, inklusive:

• IT: Tjänsteförfrågningar, dataorganisation, säkerhetskopiering av data. 

• Marknadsföring: kampanjhantering, skapande av innehåll, inlägg i sociala medier, pipeline-spårning. 

• Verksamhet: resurshantering, processstandardisering, målsättning. 

• Försäljning: prospektering, leadspårning och -vård, schemaläggning. 

• Hälso- och sjukvård: inmatning och hantering av patientdata, schemaläggning av möten, journalföring.  

• Detaljhandel: lagerspårning, kundsupport, fakturahantering. 

• Finans: transaktionsbehandling, generering av inköpsorder, rapportering. 

• HR: publicera lediga tjänster, introduktion av anställda, administration av förmåner, hantering av begäran om betald ledighet.