Tidsrapportmallar: Spåra teamets förlopp

Tänk om vi sa till dig att en tidrapport är mer än en stämpelklocka som används i filmer? Faktum är att moderna tidrapporter kan hjälpa dig att spåra teamets arbetsbelastning, minska utbrändhet och utvärdera teamets övergripande förlopp.

Förutom att spåra arbetstimmar hjälper tidrapporter företag att uppnå sina Business-mål och hålla sig inom budget. Datatabellerna underlättar också för projekt och team att nå framgång. I den här artikeln får du lära dig hur man använder en mall för tidrapportering. Dessutom förklarar vi fördelarna med tidsspårning online.

Förstå tidsrapportmallar

I dynamiska arbetsplatsteam är effektiv tidsspårning nyckeln till högre produktivitet och lönsamhet. Oavsett om du är en frilansare som jonglerar flera kunder eller en chef som övervakar ett stort team kan integrering av mallar för tidrapportering effektivisera ditt arbetsflöde avsevärt.

Vad är en mall för tidrapportering?

En mall för tidrapportering är ett förformaterat dokument som används för att spåra en anställds arbetstimmar och hantera tidsangivelser. Det är ett viktigt verktyg för små och stora företag för att övervaka anställdas arbetstid, beräkna total lön och säkerställa efterlevnad av arbetsrätten.

Till exempel kan ett byggföretag använda en mall för tidrapporter för att spåra timmar som spenderas på olika arbetsplatser, medan en marknadsföringsbyrå kan använda en för att fakturera kunder korrekt för projektarbete.

Fördelar med att använda en mall för tidrapportering

Att använda en kostnadsfri mall för tidrapportering kan förvandla din tidsspårningsprocess från en tidskrävande huvudvärk till en sömlös och effektiv verksamhet. Så här gör du:

• Användarvänligt: De flesta mallar är enkla att använda och kräver minimal utbildning, vilket gör dem tillgängliga för alla, från tekniskt kunniga millennials till mindre datakunniga anställda.

• Flexibilitet: Finns i olika format såsom Excel, Word, Google Kalkylark och Dokument, som tillgodoser olika preferenser och tekniska inställningar.

• Kostnadseffektiv: Många kostnadsfria mallar för tidrapportering finns tillgängliga online, perfekt för nystartade företag och småföretag med en snäv budget.

• Anpassningsbar: Kan skräddarsys för att spåra sjukdagar, semestertid och specifika projekttimmar, vilket möjliggör omfattande personalhantering.

• Förbättrad noggrannhet: Minskar mänskliga fel i samband med manuell tidsspårning, vilket säkerställer rättvis ersättning och korrekt kundfakturering.

Olika typer av mallar för tidrapporter

Den tidsspårning du kommer att använda för ditt team beror sannolikt på två saker: hur ofta dina teammedlemmar får betalt och eventuella lokala eller federala lagar. Genom att anpassa mallar för tidsrapporter för anställda till företagets löneperioder kan du visa tiden i väldefinierade block, anpassa arbetstiden till teammedlemmarnas löner och dela tidsrapporter med andra avdelningar efter behov. 

Mall för daglig tidrapport

Dagliga tidrapporter är till hjälp om ditt team har komplexa arbetsscheman. Teammedlemmar som stämplar in och ut vid olika tidpunkter under dagen måste hålla noggrann koll på sin tid. Dagliga tidrapporter kan också spåra specifika dagliga uppgifter såsom interna möten, tid som spenderas på administrativt arbete och tid som spenderas på kundprojekt. 

• Tidrapporter i pappersform: Traditionella tidrapporter som fylls i för hand varje dag.

• Digitala lösningar: Digitala mallar för tidrapporter eller programvara för tidrapporter för dagliga poster.

• Mobila alternativ: Tidsrapportappar som möjliggör realtidsloggning av timmar.

Exempel: Ett byggföretag spårar timmar som spenderas på olika arbetsplatser och uppgifter under en enda dag.

Mall för veckovis tidrapport

Mallen för veckovisa tidsrapporter skapar en balans mellan detaljer och bekvämlighet, vilket ger en övergripande bild av en anställds arbetsvecka samtidigt som inlämningsfrekvensen minskar.

• Pappersformat: Ett tidkort som täcker en hel vecka, vanligt inom detaljhandel eller gästfrihet.

• Digitala alternativ: Veckomall för tidrapportering med Asana eller Google Kalkylark för enkla veckosummor.

• Integrerade system: Programvara för tidsspårning som automatiskt sammanställer dagliga poster i en veckovy.

Exempel: Ett kontor där anställda spårar arbetstimmar för olika projekt varje vecka och skickar in tidrapporter varje fredag.

Mall för tvåveckors tidrapport

En mall för en tvåveckors tidsrapport täcker en tvåveckorsperiod, vilket är i linje med vanliga lönecykler och minskar det administrativa arbetet.

• Traditionell metod: Tidrapporter i pappersform som täcker en tvåveckorsperiod.

• Modern metod:  Tidrapportmallar som automatiskt beräknar tvåveckorssummor.

• Avancerade lösningar: Programvara för tidrapportering som växlar mellan vecko- och tvåveckorsvyer.

Exempel: Ett stort företag som använder mallar för tvåveckors tidsrapporter för att effektivisera lönehanteringen.

Månatlig tidsrapportmall

Månatliga mallar ger en bred översikt över den anställdes arbetstimmar under en längre löneperiod. Du kan använda den här typen av tidsrapportmall för att analysera utnyttjandegrad och teamets arbetsmönster.

• Klassisk metod: Papperskalendrar eller månatliga tidrapporter för manuell inmatning.

• Digitala alternativ: Excel-mallar för tidsrapporter som är utformade för månatlig spårning, inklusive semesterdagar och sjukdagar.

• Omfattande verktyg: Programvara för tidsspårning genererar månatliga rapporter från dagliga eller veckovisa poster.

Exempel: Ett konsultföretag spårar fakturerbara timmar för långsiktiga kundprojekt månadsvis.

Mall för projekttidrapporter

Mallar för projekttidrapporter spårar den tid som läggs på specifika projekt eller uppgifter, vilket är viktigt för projekthantering och kundfakturering.

• Grundläggande version: Tidrapporter i pappersform med kolumner för olika projekt eller uppgifter.

• Kalkylarkslösning: Excel- eller Google Kalkylark-mallar med nedrullningsbara projektmenyer.

• Avancerade alternativ: projekthanteringsprogram med integrerade tidsspårningsfunktioner för detaljerade rapporter och övervakning av projektförlopp.

Exempel: En marknadsföringsbyrå som använder Asanas projekttidrapporter för att spåra timmar som spenderas på olika kundprojekt, vilket möjliggör korrekt fakturering och uppdateringar av projektförloppet i realtid. Teamets tidsrapporter i Asana synkroniseras automatiskt med projektuppgifter, vilket ger en övergripande bild av tidsfördelningen mellan olika projekt och kunder.

Även om tidrapporter i pappersform och fysiska tidkort fortfarande är relevanta i vissa sektorer, använder många Business digitala lösningar. Tidrapportsappar och programvara för tidsspårning erbjuder förbättrad noggrannhet, uppdateringar i realtid och sömlös integrering med andra Business-system. Dessa verktyg erbjuder ofta flera vyer på en plattform, vilket gör det möjligt för Business att välja den mest lämpliga för varje situation.

Den optimala tidsrapportmallen beror på dina specifika behov, branschens krav och teamets tidsrapporteringspreferenser. Att välja rätt typ kan effektivisera din tidsspårningsprocess, minimera mänskliga fel och ge värdefulla insikter om teamets tidsanvändning.

Använda en mall för tidrapporter

Tidrapporter är inte svåra att använda, men om teammedlemmarna inte fyller i dem korrekt kan det leda till felaktig lön och vara besvärligt att åtgärda. Att förklara processen för teamet kan förebygga projektrisker eller felaktigheter.

1. Välj en mall

Det första steget i tidsspårningen är att välja en mall för tidrapportering. På så sätt har du ett förinställt schema att arbeta utifrån. Samarbeta med ditt interna juridiska team och personalavdelningen för att välja en mall som passar ditt teams löneperiod. Du kan till exempel anpassa den så att det totala antalet timmar längst ner i varje tidrapport stämmer överens med teammedlemmens lönebesked. Oavsett om du föredrar att fokusera på teamets produktivitet eller fakturering av kunder kan du anpassa en tidrapport så att den passar teamets behov.

En projekttidrapport kan till exempel spåra teammedlemmars timmar i förhållande till projektuppgifter. Teammedlemmar kan också spåra tiden efter hur många timmar de har lagt ner på olika kundprojekt under dagen.

Tips: Om ditt team har ett unikt arbetsschema på grund av distansarbete eller frilansarbete kan du tillsammans med ett internt juristteam och personalavdelningen skapa en anpassad mall för tidrapporter genom att skapa en datatabell med ”timmar” som kolumner och ”dagar” som rader. Anpassa tabellen för att uppfylla teamets individuella behov.

2. Lägg till uppgifter om teammedlemmar

Du behöver en separat mall för tidrapporter för varje teammedlem, så det är viktigt att märka dem. Skapa ett avsnitt högst upp på varje tidsrapport för saker som:

• Namn på teammedlem

• Chefens namn

• avdelning

• Datum för löneperiod

• Lönegrad

Den här informationen håller teamet organiserat och ger ett standardiserat sätt att spåra tidrapporter över tid. 

Tips: Tidsspårning online kan göra det enklare att organisera tidrapporter. Med Asanas programvara för arbetsbelastningshantering kan du integrera ett tidsspårningsverktyg och hänvisa till tidigare tidrapporter när du behöver dem, oavsett om det är för att dela med andra avdelningar, förbereda prestationsutvärderingar eller fakturera kunder.

3. Inkludera anpassade kategorier

Att lägga till anpassade kategorier i dina tidsrapportsmallar kan ge dig en mer exakt bild av teamets arbetstimmar. Några kategorier du kan inkludera:

• Övertid.

• Semestertid

• Sjukskrivningstimmar

Ytterligare kategorier som du kan inkludera, beroende på vilken tidsrapport du använder, är:

• Timmar per projekt

• Fakturerbara timmar

• Total tid i möten

• Restid

• Administrativa uppgifter (e-post, uppgiftshantering, veckorapportering, osv.).

Utan anpassade kategorier kanske dina teammedlemmar inte redovisar de timmar de har arbetat utanför kontoret. De kan också tappa koll på sina timmar och glömma att rapportera tid. 

Tips: Att lägga till för många kategorier i din mall för tidrapporter kan ha en liknande effekt och kan göra det svårt för teammedlemmar att ange timmar korrekt. För att hålla en bra balans bör du inte lägga till kategorier som överlappar varandra (t.ex. fakturerbara timmar och timmar per kund), annars kan ditt team glömma att rapportera sina timmar på båda ställena.

4. Utbilda teammedlemmarna i att använda tidrapporter

Innan du använder dina nya tidrapporter kan du be ditt juridiska team eller personalavdelningen att genomföra en utbildning om hur man fyller i dem korrekt. Under den här sessionen kan de också gå igenom andra företagsbegränsningar som kan gälla, till exempel:

• När tidrapporten ska lämnas in.

• hur man hanterar övertid

• Vad som händer om en tidrapport är försenad.

En kvalificerad teammedlem bör genomföra utbildningen så att de kan prata om lokala eller federala lagar om betalning.

5. Spåra arbetad tid

När ditt team har utbildats i hur de använder sina tidrapporter på ett effektivt sätt är det deras ansvar att fylla i dem. Att spåra tid är ett steg som du bör överlåta till dina teammedlemmar eftersom det skulle vara svårt för dig att veta var varje teammedlem är och vad de gör. Medan dina teammedlemmar spårar sin tid kan du finnas där för att erbjuda en hjälpande hand när det behövs.

Du kan också ge teammedlemmarna användbara tips för att öka effektiviteten i tidsspårningen. Här är några idéer:

• Använd en timer för att spåra projekttiden.

• Rapportera tiden när du startar eller markerar förloppet i ett projekt.

• Stämpla in och ut så snart du börjar eller slutar varje dag.

• Prova lösningar för tidshantering, såsom timeboxing eller time blocking.

Att ha en process för tidsspårning kan förhindra att teammedlemmar känner sig störda under dagen.

Tips: När du gör tidsspårning till en sömlös del av arbetsprocessen blir det en naturlig del av teamets arbete. I stället för att använda en statisk mall för tidrapportering kan du överväga att lägga in dina uppgifter i ett onlineverktyg för att göra det enklare att övervaka.

6. Beräkna den totala tiden

Enkla mallar för tidrapporter ger en tydlig bild av den totala arbetstiden, men du behöver fortfarande beräkna den totala tiden genom att lägga ihop de totala timmarna från varje arbetsdag. Fördelen med att använda en tidrapport som överensstämmer med företagets löneperiod är att den totala arbetstiden i tidrapporten visar teammedlemmarna hur mycket företaget kommer att betala dem under den perioden. 

Att beräkna den totala tiden i dina tidrapporter kan också hjälpa dig att bedöma teamets tillgänglighet och planera framtida projekt. Om du märker att det finns områden med överbelastning kan du använda informationen för att justera teamets arbetsscheman i enlighet med detta.

Tips: Det enklaste sättet att beräkna den totala arbetstiden är med en programvara online. I stället för att gå igenom mallar för tidrapporter kan du använda automatiska beräkningar och datatabeller för att visualisera arbetstiden. På så sätt kan du upptäcka mönster som du kanske inte hade sett annars.

Mallar och exempel på tidrapporter

Nedan ser du ett exempel på en tidsrapport för två veckor. I det här exemplet har teammedlemmen olika alternativ att fylla i för varje veckodag. Alternativen är följande:

• Starttid

• Starttid för lunch

• Lunchens sluttid

• Sluttid

• Semester/sjukskrivning

• Normal arbetstid

• Övertid

• Totalt antal arbetade timmar

Den här mallen för tidrapportering innehåller många variabler såsom lunchraster, frånvaro och övertid. Så länge dina teammedlemmar rapporterar sin tid korrekt bör den här mallen ge en korrekt redogörelse för arbetade timmar. Innan du skickar in mallen till personalavdelningen bör du se till att granska den för fel.

Ladda ned en kostnadsfri version av den här tvåveckors tidsrapporten nedan. Du kan också använda den här mallen som en guide när du skapar dagliga, veckovisa eller månatliga tidsrapportmallar för ditt team. Innan du använder den här mallen bör du låta ditt interna juridiska team och personalavdelningen gå igenom den och ändra den vid behov.

Hantera data i tidrapportmallar

Effektiv hantering av tidrapporter är viktigt för företag av alla storlekar. Från en liten grafisk designstudio som spårar fakturerbara timmar till en stor tillverkningsanläggning som hanterar timlönerna för skiftarbetare, kan sättet du hanterar tidsrapportdata på påverka ditt resultat.

Tidsspårning online eller manuellt

Traditionellt skrivs tidrapporter ut i början av dagen eller veckan och används för att spåra en teammedlems arbetstimmar. Och även om det är något tillfredsställande med att göra det på papper, har tidrapporter i pappersform flera nackdelar: de kan tappas bort, de blir snabbt inaktuella när något förändras och det kan bara finnas en sanningskälla. 

Därför går moderna team över till tidsspårningsteknik online. Tidrapportering online ökar flexibiliteten och gör det möjligt för team att rapportera timmar i realtid. Till skillnad från utskrivbara tidrapporter kan du med tidsspårning online göra följande: 

• Dela tidrapporter mellan teammedlemmar.

• Visa ändringar i realtid.

• Redigera tidrapporter vid behov.

• skapa tidrapporter för specifika projekt

• Lägga till flera variabler i tidrapporter.

Att integrera tidsspårning online med teamets dagliga arbetsflöde kan effektivisera löneprocessen och hjälpa dig att övervaka saker som teamets tillgänglighet och utgifter. Det kan också hjälpa dig att minska överbelastning och utbrändhet. Även om du använder utskrivbara tidrapporter för att hålla koll på arbetstimmar kan du använda Asana för att samordna teamets arbetsbelastning.

Automatisera spårning av tidrapporter

automatisering revolutionerar hur Business hanterar tidsrapportering. Automatiserade lösningar kan spara tid och minska antalet fel, från en hektisk restaurang som hanterar serveringspersonalens skift till ett programvaruföretag som spårar utvecklararnas arbetstimmar i flera projekt.

Fördelar med automatiserad programvara för tidsrapportering:

• Ökad effektivitet: Automatiserar tidskrävande uppgifter som datainmatning och beräkningar, vilket frigör personalavdelningen för mer strategiskt arbete.

• Förbättrad noggrannhet: Minimerar mänskliga fel vid registrering och beräkning av timmar, vilket säkerställer rättvis ersättning och korrekt kundfakturering.

• Bättre insikter: Tillhandahåller detaljerade rapporter om anställdas arbetstimmar och projektförlopp, vilket möjliggör datadrivet beslutsfattande.

Efterlevnad av tidrapportmallar

Oavsett om du är en liten butik eller ett stort företag är det viktigt att följa arbetsregler och tidsrapporter.

Att säkerställa efterlevnad av arbetsrätten är avgörande när du använder tidrapporter. H��r är några tips:

1. För korrekta register: Använd en mall för dagliga tidrapporter eller en mall för veckovisa tidrapporter för att konsekvent registrera arbetade timmar. Detta är särskilt viktigt för branscher med strikta regler, såsom hälso- och sjukvård eller transport.

2. Inkludera all nödvändig information: Se till att mallarna innehåller den anställdes namn, datum och detaljerade tidsangivelser. Den här detaljnivån kan vara avgörande vid revisioner eller tvister.

3. Spara register: spara teamets tidsrapportdata under den tid som krävs enligt lokala bestämmelser. Vissa branscher kan kräva att register ska föras i flera år.

4. Använd lämpliga kategorier för tidrapporter: Skilj tydligt mellan ordinarie arbetstid, övertid, semesterdagar och sjukdagar. Detta är särskilt viktigt för att beräkna övertidsersättning och hantera betald ledighet.

Hantera arbetsflöden och spåra tid på en plattform

Utskrivbara mallar för tidrapporter kan vara en bra utgångspunkt för att organisera teamets arbetsscheman, men om du vill ha flexibiliteten att åtgärda fel, spåra timmar i realtid och övervaka teamets prestationer är tidsspårning online idealiskt. Med en arbetshanteringsplattform som Asana kan du ge arbetet liv och hantera allt från arbetsflöden till tidsspårning på en och samma plattform.