Tidrapport

Att spåra arbetstimmar ska inte kännas som ett heltidsjobb. Men för många team gör det det. Med allt krångel med att hantera tidrapporter i pappersform, skicka kalkylark via e-post och lösa problem med lönehantering handlar tidsspårning ofta mer om att korrigera fel än att registrera arbetstimmar. Det är därför vi har skapat den här mallen för tidrapporter. Den ger team ett enkelt, repeterbart system som fungerar.

Vi har sett med egna ögon hur enkla mallar för tidrapportering kan förändra sättet som team arbetar på. De sparar tid genom att ta bort dubbletter och behovet av manuella kontroller. Dessutom skapar mallar enhetlighet i dina arbetsflöden, vilket gör processen för att spåra anställdas arbetstimmar pålitlig och repeterbar för varje löneperiod.

Vem kan dra nytta av den här mallen för tidrapporter?

På Asana förstår vi hur manuell tidshantering kan bli en börda, särskilt när det innebär att använda isolerade tidrapportappar, Excel-kalkylblad och Google Dokument. När de här verktygen inte är kopplade till teamets kärnsystem blir det svårare att få en fullständig översikt över de anställdas totala arbetstimmar, och ännu svårare att hantera övertid eller flexibla scheman utan extra friktion.

Den här tidsrapportmallen är utformad för att förenkla processen för alla som behöver registrera arbetstimmar på ett korrekt och konsekvent sätt. Den fungerar bra för:

• Småföretag som vill spåra anställdas arbetstimmar och hantera löner utan dyr programvara för tidrapportering.

• Frilansare som loggar fakturerbara timmar i olika projekt och för olika kunder.

• personalavdelningen och verksamhetsteam som vill standardisera närvaro, semesterdagar och sjukskrivningar

• Projektledare som behöver en projekttidrapport för att dela upp timmar efter uppgift eller leverans.

• Distans- eller hybridteam som behöver en tydlig överblick över tidsangivelser för efterlevnad eller intern spårning.

Att använda de här kostnadsfria mallarna för tidrapporter minskar mänskliga fel och ser till att varje timme, från lunchraster till övertid, registreras korrekt.

Varför använda Asanas mallar för tidrapporter?

Många team förlitar sig på kalkylark eller manuell spårning, vilket snabbt kan bli tidskrävande och svårt att hantera. Vår mall för tidrapporter ersätter det krånglet med en strukturerad tidrapport online som uppdateras i realtid och integreras i ditt arbetsflöde.

Team väljer Asanas tidsrapportmallar när de behöver:

• Mall för anställdas tidrapporter: Standardisera hur ditt team registrerar tid, pauser och ledighet i en delad arbetsyta. Den här användarvänliga mallen är perfekt för interna team på olika avdelningar eller platser.

• Daglig tidsrapportmall: Övervaka daglig förlopp och tillgänglighet för roller som kräver detaljerad rapportering, perfekt för timanställda eller team med flexibla scheman.

• Mall för tvåveckors tidsrapport: hjälper ditt team att hålla sig till schemat med en tvåveckorscykel som förenklar tidsgranskning, godkännanden och inlämning.

• Månatlig tidsrapportmall: bäst för entreprenörer, frilansare eller kundinriktade team som fakturerar månadsvis. Den stöder också scheman som körs två gånger i månaden utan extra inställningar.

Oavsett om du hanterar heltidsanställda, deltidsanställda eller entreprenörer anpassar sig de här kostnadsfria mallarna för tidrapportering till dina behov och växer med din organisation.

Så här använder du den här mallen för tidrapporter

Börja använda den här enkla tidsrapportmallen med bara några få steg.

1. Kopiera mallprojektet.

Öppna tidsrapportmallen och byt namn på den efter ditt team eller din löneperiod. Till exempel: ”Tidrapporter för anställda maj 2025” eller ”Frilanstimmar kvartal 2”.

2. Anpassa fält efter dina behov.

Lägg till anpassade fält för:

• In- och utstämplingstider

• Pausens tidslängd (t.ex. lunchraster)

• Timkostnad

• Fakturerbara kontra icke-fakturerbara timmar

• Projektkoder eller avdelningar

• godkännanden och namn på den som granskar.

3. Bjud in teammedlemmar.

Dela projektet med anställda eller medarbetare så att de kan ange sina tidsangivelser dagligen eller veckovis. Du kan organisera uppgifter efter anställds namn eller veckodag.

4. Automatisera återkommande tidrapporter.

Använd regler för att kopiera mallen för varje löneperiod, meddela teammedlemmar eller meddela personalavdelningen när inlämningarna är slutförda. Du kan också ställa in påminnelser för att granska och godkänna tidsangivelser före en deadline.

5. Generera tidrapporter.

Använd paneler eller exportalternativ för att visa totalt antal arbetade timmar, övertid och kostnadssammanfattningar. Filtrera efter anställd, roll eller avdelning för att analysera tidsanvändningen mer effektivt.

6. Granska och arkivera tidrapporter.

När tidrapporter har godkänts och behandlats kan du flytta dem till en slutförd mapp eller arkivera projektet för granskning och efterlevnad.

Asana-funktioner för tidshantering

Funktioner i Asana hjälper till att automatisera improduktivt arbete och skapa struktur i dina arbetsflöden. Nedan följer några av våra favoriter för tidsrapportprojekt. Vill du se allt som är möjligt? Besök vårt funktionscenter för en fullständig lista.

• Asana AI: Använd Asana AI för att automatiskt föreslå projektuppdateringar, markera försenade tidsangivelser eller visa trender i arbetsmönster.

• Anpassade fält: Lägg till fält för timpris, raster och projektkoder för att standardisera tidsangivelser i hela teamet.

• Regler: Automatisera återkommande uppgifter som att skicka påminnelser om att skicka in veckovisa tidrapporter eller flagga saknade poster.

• Paneler: Visualisera ordinarie arbetstider och spåra trender direkt i olika team, roller eller tidsperioder.

• Formulär: Samla in tidsrapportdata från entreprenörer eller team utan direkt åtkomst till Asana med hjälp av ett enkelt formulär som är kopplat till projektet.

• Tidslinjevy: Se tidsangivelser över dagar eller veckor för en tydlig bild av arbetsbelastning och löneperioder.

• Godkännanden: Lägg till granskningssteg och godkännandeuppgifter för att validera inskickade tidrapporter innan de behandlas.

Förbättra ditt arbetsflöde med Asanas tillägg för tidrapporter och budgetar

När team växer mindre effektiv. Anställda kan ange tid inkonsekvent, chefer slösar tid på att fixa poster och team använder kalkylblad för att spåra budgetar som inte uppdateras när personer loggar sina timmar. Asanas tillägg för tidsrapporter och budget löser de här problemen genom att standardisera tidsrapportering, införa godkännanden och koppla inloggade timmar direkt till prognostiserade budgetar och kostnader.

Med tillägget Tidsrapport och budget kan teamet:

• Logga tid för uppgifter och projekt med hjälp av en delad tidrapport. Till exempel kan ett marknadsföringsteam registrera timmar direkt i kampanjuppgifter i stället för att använda ett separat kalkylark.

• Dirigera tidsangivelser genom en inbyggd gransknings- och godkännandeprocess. En it-chef granskar och godkänner veckovisa tidsangivelser före lönesystemet.

• Spåra projektbudgetar i realtid efter timmar eller kostnader. Ett byggteam visualiserar återstående arbetstimmar när arbetstagare loggar tid varje dag.

• Omvandla loggade timmar till kostnad med hjälp av projektspecifika priser. Ett konsultföretag beräknar projektkostnaden baserat på varje konsults timpris.

• Separera fakturerbart och icke-fakturerbart arbete vid tidpunkten för inmatningen. En juridisk assistent markerar kundarbete som fakturerbart och interna möten som icke-fakturerbara.

• Jämför beräknad tid eller kostnad med faktiska resultat. Ett produktteam jämför beräknade utvecklingstimmar med de timmar som faktiskt loggades.

• Visa tids- och kostnadsdata i olika projekt, arbetsbelastningar och paneler. En sjukvårdschef kan se personalens tid och arbetskostnader i olika avdelningar i en enda panel.

Asanas tillägg för tidrapporter och budget integrerar tidsspårning, budgetering och rapportering i ett enda arbetsflöde. När personer loggar tid uppdaterar Asana projektbudgetar och beräknar kostnader baserat på tilldelade priser. Rapporter visar beräknad tid eller kostnad tillsammans med faktiska poster. Administratörer ställer in regler för godkännanden, faktureringsinställningar och åtkomstkontroller, medan team ser samma tids- och budgetdata i olika projekt.

Vanliga frågor om tidrapportmallar