Läs det här om du fortfarande hanterar ditt arbete i kalkylark

Känns det ibland som att du försöker hugga ner ett träd med en schweizisk armékniv? Välkommen till en värld där man hanterar modernt arbete med kalkylark. Visst, det lilla pålitliga kalkylarket har användbara verktyg, men när det gäller det tunga arbetet med modernt samarbete behöver du något med verklig kraft.

Vi lider alla av överbelastning av kalkylark

Många av oss har utvecklat en osund relation till våra kalkylark. Vi har övertygat oss själva om att deras begränsningar bara är "så saker och ting är" och misslyckas med att se hur de begränsar vårt arbete och vår kreativitet.

Vi fattar. Det finns inget som kan mäta sig med spänningen av din första LETARAD. Även vi tittar ibland med förtjusning på Excel 2010-bibeln på vår bokhylla. Du hittar verkligen inte 900 sidor med Excel-tips, tricks och tekniker någon annanstans!

Men det var då och det här är nu.

Arbetet har förändrats dramatiskt och cellerna har helt enkelt inte hållit jämna steg. Och att kalla dem ”smarta” gör ingen skillnad.

Men om du behöver mer inspiration för att lämna kalkylarken bakom dig har vi samlat fem anledningar till varför kalkylark misslyckas i det moderna arbetet och fem anledningar till varför verktyg som Asana är vägen framåt.

5 sätt som kalkylark sviker oss alla

1. Samarbete i realtid är skrämmande

Att hantera samarbete i ett kalkylark är en mardröm. Kommentarer i celler är rudimentära och svåra att navigera, så viktiga konversationer försvinner ofta i e-posttrådar eller chattappar. Dessutom gör kalkylark det omöjligt att bedöma det övergripande projektförloppet om inte någon ägnar mycket tid åt att skapa anpassade diagram. Och även då kan ett felaktigt drag av en medarbetare – en oavsiktlig radering eller överskriven formel – och hela strukturen kan falla sönder.

2. Krånglig anpassning och dålig automatisering 

Varje team har sitt eget sätt att arbeta, men kalkylark kan inte anpassas till olika arbetsflöden utan omfattande anpassning. Om du vill visa dina data som en kalender eller ett Gantt-diagram bör du vara beredd på att förlora din helg på att bygga det. Kalkylark kräver manuell inmatning för allt, från att uppdatera statusar till att återskapa tidslinjer och tilldela uppgifter. Kodfria arbetsflöden, regler och automatiseringar, kommentarsflöden – de grundläggande funktionerna för ett effektivt samarbete – finns inte.

3. Komplexitet blir till kaos

Kalkylark kan fungera bra för mycket små projekt, men när team växer och projekten blir mer komplexa förlorar de snabbt sin effektivitet. Att lägga till nya uppgifter, färgkoda statusar och skapa formler kan göra ett system som en gång var snyggt ohanterligt. Inom kort behöver du en certifierad kalkylarksexpert bara för att underhålla odjuret.

4. Datasilos kvarstår

Att använda kalkylark för att hantera arbetet leder ofta till frånkopplade dokument och fragmenterad information – varje ark och arbetsbok är en ö. Att hålla allt synkroniserat är manuellt, tråkigt och praktiskt taget omöjligt. Om någon lämnar organisationen, lycka till med att ta reda på var allt finns. Om någon ny ansluter sig måste de gräva i frånkopplade enheter och e-posttrådar bara för att förstå allt.

5. Där mål går och gömmer sig

Låt oss inse det: kalkylark är ofta där ambitiösa mål hamnar för att samla digitalt damm. De är som det där gymkortet du skaffade i januari – fullt av goda intentioner, men sällan använt. Och de är inte bara dammiga, mål i kalkylark existerar isolerade från det faktiska arbetet som utförs, vilket gör det svårt att prioritera dagliga uppgifter och se hur de bidrar till övergripande mål.

Vår forskning visar konsekvent att när anställda inte kan se hur deras arbete bidrar till företagets mål, förlorar deras insatser betydelse. Team drar åt olika håll, vilket leder till dålig samordning och dåliga resultat.”

5 sätt som arbetshanteringsplattformar för samarbetsstyrning vinner

1. Samarbete och rapportering i realtid

På Asana anser vi att rätt plattform för dig möjliggör ett sömlöst samarbete i realtid i arbetsflödet, vilket säkerställer att alla teammedlemmar har tillgång till den mest aktuella informationen. Och att få fram insikter för datadrivet beslutsfattande är enkelt med kodfria, färdiga verktyg för rapportering och datavisualisering som alla kan använda.

2. Anpassa, anpassa, anpassa

Inget team arbetar isolerat längre. Ditt digitala marknadsföringsteam arbetar med teknikteamet och ditt kommunikationsteam behöver de senaste detaljerna om funktionsversioner från produktteamet. Att förena dessa team på ett enda anpassningsbart sätt för att kommunicera och samarbeta med samma delade data är banbrytande. Oavsett om du vill ha Kanban-tavlor för agila projekt, tidslinjevyer för vattenfallsprojekt eller något helt annat, är Asana som en låda med Lego-klossar: det är enkelt att anpassa och bygga det som passar ditt team bäst. 

3. Skalbarhet är viktigt

Till skillnad från kalkylark är arbetshanteringsplattformar för företag utformade för att skalas effektivt och säkert i hela företaget. Med återanvändbara mallar, globala anpassade fält och en delad datamodell säkerställer Asana konsekvens och samordning mellan team. Och med Asanas visuella arbetsflödesverktyg kan vem som helst skapa tidsbesparande automatiseringar för att skala sin personliga inverkan. Plattformen växer enkelt med din organisation, vilket gör det enkelt att hantera arbete i alla skalor, från team på 2 personer till organisationer på 200 000. 

4. Inga fler silor

Asana tillhandahåller en centraliserad plattform där alla arbetsdata är anslutna och tillgängliga, vilket säkerställer synlighet och ansvarstagande i hela organisationen. Inga fler silor, ingen mer fragmenterad information – bara en tydlig väg framåt. Tack vare Asanas unika datamodell för arbetsdiagram är team, deras arbete och de resultat de driver sammankopplade, vilket ökar produktiviteten och skapar en dynamisk karta som gör AI mer exakt, pålitlig och trovärdig.

5. Strategi möter utförande

Med Asana integreras mål i samma plattform där arbetet sker. Alla, från ledningsgruppen till enskilda medarbetare, kan se hur deras insats bidrar till att uppnå företagets mål. Det innebär också att när arbetet slutförs i Asana uppdateras målförloppet automatiskt i realtid. Du behöver inte längre jaga teammedlemmar för att få statusrapporter eller manuellt uppdatera kalkylark, utan kan bara fatta bättre beslut snabbare.

Att ta farväl av kalkylark behöver inte vara smärtsamt

Att gå från kalkylark till Asana är enklare än du tror. Genom självbetjäningsutbildningar, produktcertifieringsprogram och professionella tjänster kan Asana hjälpa ditt team att smidigt anpassa sig. 

Och du behöver inte börja från början – dina befintliga data kan importeras och arbetsflöden kan konfigureras för att matcha teamets behov. Med introduktionsstöd och omfattande vägledning blir det enkelt att gå över från kalkylark till Asana för att öka effektiviteten och förbättra samarbetet.

Det är dags att modernisera dina verktyg

Modernt arbete kräver verktyg som är byggda för samarbete, synlighet, automatisering och skalbarhet – verktyg som Asana. Genom att gå vidare från kalkylark och använda specialbyggda arbetshanteringslösningar kan team minska fel, öka produktiviteten och förändra sättet de samarbetar på, vilket omvandlar kaos till harmoni och insats till resultat.  

Nöj dig inte med att bara tro på vad vi säger, utan boka en demo med Asana i dag och se skillnaden själv.