Organisatoriska silor: 4 vanliga problem och hur man undviker dem

Företag är ofta organiserade efter specifika teamfunktioner. Det kallas en organisationsstruktur och det är inte nödvändigtvis något dåligt. Utan rätt verktyg och integreringar kan en uppdelning av företaget efter funktion skapa organisatoriska silor. Även om starka organisatoriska silor kan orsaka kommunikationsproblem är silor inte en dålig del av Business. 

Vad är en organisatorisk silo?

En organisatorisk silo är ett team, en avdelning eller en grupp personer som är åtskilda från informationsflödet från andra delar av företaget. Det kan hända både avsiktligt och oavsiktligt. Organisatoriska silor uppstår vanligtvis eftersom olika team skapar unika processer och använder sina egna specifika verktyg för att slutföra arbetet. Det innebär att teknikteamets arbetsflöde kommer att se annorlunda ut än marknadsföringsteamets arbete. Oavsiktligt blir de här teamen isolerade från varandra.

Silor kan också förekomma för specifika individer. När en enskild medlem i en organisation har viktig information om ett team eller en organisation kan det bidra till en silomentalitet. En silomentalitet är ett tankesätt där individer eller team inte delar kunskap med varandra, vilket kan orsaka kommunikationsproblem och göra samarbetet svårt. För det mesta blir individer inte avsiktligt silor. Det händer ofta när små team börjar expandera – den mest erfarna personen i teamet kan bli informationssilon om teamet inte standardiserar och dokumenterar processer.

Det finns några olika sätt som organisatoriska silor kan formulär, varav vissa är avsiktliga och andra inte. Här är några exempel på vanliga organisatoriska silor:

• Avdelningssilo: Det här är när en avdelning är avskild från de andra. Eftersom företag vanligtvis är organiserade efter arbetsfunktion är det här den vanligaste typen av organisatorisk silo. 

• Rang- eller nivåsilo: Den här typen av silo uppstår när individer eller team undanhåller strategi, mål eller annan viktig information från teammedlemmar på en högre eller lägre nivå.

• Platssilo: De här silorna skapas när team är segmenterade efter olika kontorsplatser. Personer som arbetar tillsammans på samma kontor kan dela information personligen eller ad hoc och glömma att dela den med andra på olika platser. 

• Schemalagd silo: För team som arbetar olika skift eller olika timmar kan informationssilor uppstå beroende på vilket skift en teammedlem arbetar. Ny information kan förmedlas till dem som arbetar på dagskiftet, men inte till medlemmar som arbetar på nattskiftet.

Kan silor vara bra för Business?

Silor är inte dåliga för företag i sig – det är viktigt att ha en organisationsstruktur för olika avdelningar. Bra silor kan bidra till en positiv företagskultur, effektiv kommunikation och effektivare arbetsmetoder. 

Silor kan dock förstärkas negativt genom revirkrig, otydlig vision och brist på kommunikation. Det kan leda till minskad interaktion med nödvändiga team, dubbelarbete och motstånd mot förändring. Om så är fallet är det viktigt att bryta ner silor och bygga en bro mellan de två teamen.

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna

Vad orsakar organisatoriska silor?

Organisatoriska silor kan formulär på många olika sätt. Här är några sätt som de kan uppstå och lösningar på hur du kan bryta ner silor för att uppmuntra till mer samarbete på arbetsplatsen.

Silomentalitet inom ledarskap

När teamledare har en silomentalitet kan den här attityden smitta av sig på deras närmaste medarbetare. Att föregå med gott exempel är smittsamt, och om en ledare har en negativ inställning till ett visst team kan det snabbt påverka resten av de närmaste medarbetarna. Detta bidrar till onödig konkurrens, missförstånd och en mer fientlig arbetsmiljö.

Så här åtgärdar du det: När du arbetar med ledarskapsteam bör du se till att fastställa tydliga, företagsomfattande mål. Det ger ledarna en tydlig uppfattning om vad slutmålet är och hur deras specifråg mål bidrar till en del av en större helhet. På det sättet är det lättare att förstå hur varje team ansvarar för en liten del av helheten och varför de behöver arbeta tillsammans. Fokus ligger på att uppnå ett större mål i stället för att tävla mot varandra.

Inga fastställda processer för samarbete mellan olika team

Utan centraliserade verktyg kommer varje team att använda sina egna verktyg och processer för att slutföra arbetet. Det fungerar bra för att arbeta internt inom en viss avdelning, men kan orsaka problem när man arbetar tvärfunktionellt. Externa team har inte nödvändigtvis samma process, vilket kan leda till en informationssilo.

Utan ett centralt system för registrering finns det inget sätt för tvärfunktionella team att dela information eller kommunicera med andra. Team förlorar information i olika kommunikationsplattformar och missförstånd. Det kan leda till missade deadliner, förlorad dokumentation och dubbelarbete.

Så här åtgärdar du det: Upprätta ett centralt dokumenteringssystem med hjälp av en arbetshanteringsplattform. Om ditt team för närvarande inte har några fastställda processer för kommunikation bör du se till att implementera bästa praxis för ändringshantering för att säkerställa att alla i organisationen förstår hur man använder plattformen. När arbetshanteringsplattformen väl är implementerad bör du se till att inkludera utbildning om hur man använder plattformen när du introducerar nyanställda. Det definierar förväntningarna på hur kommunikationen ska gå till och hur teamen ska samarbeta.

Endast yttre incitament

Att skapa incitament är ett vanligt sätt att uppmuntra teammedlemmar att nå ett gemensamt mål. Men om arbetet som incitamentet uppmuntrar inte är i linje med företagets mål kan det hända att teammedlemmarna enbart bidrar för incitamentets skull. 

Tänk dig till exempel att en ledare skapar ett incitament för ett marknadsföringsteam. Teamledaren berättar för teammedlemmarna att de får en liten bonus för varje registrering de får till ett visst webbseminarium. Även om det låter som ett bra sätt att uppmuntra nya registreringar kan teammedlemmarna missbruka systemet genom att uppmuntra så många personer som möjligt att registrera sig för webbinariet, oavsett hur kvalificerade de är. Den här formen av yttre motivation är inte nödvändigtvis dålig, men det bör inte vara den enda motivationen som teamet har. 

Så här åtgärdar du det: Om du implementerar en form av yttre motivation, till exempel ett incitament, bör du se till att det är tillräckligt specifikt för att kopplas till övergripande företagsmål. Det är också viktigt att uppmuntra teamets individuella interna motivation. Om du ser att teammedlemmar visar intresse för ett visst projekt eller arbete bör du se till att främja nyfikenheten och uppmuntra deras intressen.

Silomål

Ett team som inte har ett gemensamt mål är som en båt på öppet vatten utan någon form av navigering. Utan ett gemensamt mål utvecklar varje avdelning sina egna strategier utan att samarbeta med andra team. Bristen på helhetstänkande leder till dubbelarbete, ineffektiva processer och en oorganiserad arbetsmiljö.

Lösning: Skapa teammål och visa tydligt hur de bidrar till att uppnå större företagsmål. Det bästa sättet att göra det är att använda samarbetsverktyg som kopplar teamets slutförda arbete till företagets mål. 

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna

5 tips för att organisera företaget för att förhindra silor

Här är några tips som du kan använda för att organisera företaget på ett sätt som förhindrar skadliga silor och uppmuntrar till kommunikation mellan olika avdelningar. 

1. Främja transparent kommunikation

Ett av de enklaste sätten att bryta ner organisatoriska silor är att helt enkelt bygga en bro med tydlig kommunikation. När det börjar med ledarskapsteamet får hela organisationen ett bra exempel på hur informationsflödet ska se ut, hur teamsamarbetet fungerar och hur företagskulturen bidrar till att uppnå mål. När ledningsgruppen föregår med gott exempel kommer deras närmaste medarbetare att imitera deras beteende. Ju fler människor som kommunicerar effektivt i organisationen, desto bättre.

2. Uppmuntra regelbundet tvärsamarbete

Om du vill att ditt team ska känna sig bekväma med att arbeta och samarbeta med andra team, se till att de har möjlighet att göra det. Skapa tvärfunktionella tigerteam för specifika projekt eller ha regelbunden kontakt med tvärfunktionella partner för att säkerställa att banden håller. Skapa bästa praxis för hur man kommunicerar med andra avdelningar och lägg grunden för ett långvarigt partnerskap. 

3. Upprätta ett konsekvent dokumenteringssystem

Ett av de enklaste sätten att se till att olika team delar information är att skapa ett centralt system för dokumentering. När alla har åtkomst till det arbete som tvärfunktionella team arbetar med är det mycket svårare för silor att bildas. Den här typen av öppenhet hjälper tvärfunktionella team att bättre planera sitt arbete tillsammans.

4. Koppla arbetet till mätbara mål

Det handlar inte bara om att sätta upp mål, utan om att sätta upp mål som teamet faktiskt kan uppnå. Använd mätbara tekniker för att sätta upp mål, såsom smarta mål eller OKR:er, så att teamledare i tvärfunktionella team kan skapa kompletterande strategier och förhindra dubbelarbete. När målen har fastställts kan du koppla det arbete som teamet slutför till de mätbara resultaten. Genom att koppla teamets arbete direkt till de mätbara målen kan du hjälpa dem att förstå hur viktigt deras arbete är. 

5. Inför ett system för kontroll och balans

Inget team ska ha kontroll över beslutsfattandet. Skapa sätt för team som ofta arbetar tillsammans att ha vissa kontroller och balanser, så att det inte finns ett monopol på beslutsfattandet. Även om det inte är vanligt förekommande är det möjligt för ett team att dominera över ett annat om de har fler resurser eller en större andel i frågan. Ett sätt att se till att alla får säga sitt oavsett vilket team de är i är att använda metoder för beslutsfattande i grupp.

Överbrygga organisatoriska silor för att öka produktiviteten

Öka tvärfunktionellt samarbete och optimera organisationsstrukturen för att hjälpa team att hålla sig samordnade. På så sätt kan teamen fokusera mindre på dubbelarbete och hantering av relationer mellan team, och mer på det kunskapsarbete som krävs för att nå era mål. 

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna