Arbetslogg

Vi har alla varit där: stirrar på klockan i slutet av arbetsdagen och undrar vart tiden tog vägen och vad vi åstadkom. Mellan möten, ad hoc-förfrågningar och improduktivt arbete är det lätt att tappa bort tiden. Att förstå vad din tid går åt till – klokt eller inte – är det första steget i att skapa ett produktivt arbetsflöde.

Säg hej till mallar för arbetsloggar.

Vad är en arbetslogg?

Att tappa koll på tiden är ett problem – det leder till missade deadliner och överarbete. Och om du inte vet vad som orsakar din förlorade tid kan det vara ganska svårt att hitta en lösning. Det är här arbetsloggar kommer in i bilden. 

En arbetslogg är ett register över alla dina slutförda uppgifter, inklusive hur lång tid det tog att slutföra dem. Arbetsloggar är ordnade kronologiskt efter tidsblock, så att du snabbt kan visualisera hur mycket tid du lägger på dina uppgifter, från möten till fokustid. Genom att ge dig insyn i vad din tid används till hjälper arbetstidsloggar dig att återta kontrollen över din dag, vilket gör att du kan arbeta mer effektivt. 

Vad är en mall för en arbetslogg?

En mall för en arbetslogg (även kallad en tidsloggmall) är ett sätt att spåra hur du spenderar dina arbetstimmar. Du kan skapa mallar för arbetsloggar i förväg med anpassade taggar som beskriver arbetet, till exempel om en uppgift är fakturerbar eller icke-fakturerbar, uppgiftens prioritet, uppgiftens status och mycket mer. 

Det bästa av allt är att mallar för arbetsloggar kan dupliceras, vilket innebär att när du har skapat din första mall kan du använda den om och om igen. Logga bara in och börja arbeta. 

Fördelar med en digital arbetslogg

Visst kan du hålla koll på din tid med ett kalkylblad, en utskrivbar tidrapport eller ett Excel-ark. Det är gammaldags, men det är inte effektivt. Utskrivbara tidsloggar är begränsade till ett förskapat format och tar ofta inte hänsyn till hur du arbetar. Excel-mallar är lite mer funktionella, men de saknar flexibilitet och är mindre anpassningsbara. Dessutom, behöver du verkligen ännu ett Excel-kalkylblad i ditt liv? 

Digitala arbetstidsloggar är däremot anpassningsbara, dynamiska och duplicerbara. De ger dig en överblick över hur du spenderar din tid med praktiska funktioner såsom anpassade tidsblock och färgkodade statusfält för prioriteringar. Slösa inte mer tid på en arbetslogg som inte fungerar för dig. Med en digital arbetslogg i ett projekthanteringsverktyg kan du: 

• Hålla koll på hur du spenderar din tid varje dag. 

• Identifiera områden där du förlorar tid och hitta sätt att förbättra dig.

• Minska tiden du jobbar om jobb.

• Öka produktiviteten och effektiviteten.

• Rensa bort tidsslöseri och uppgifter med lågt värde.

• Identifiera områden där du lägger ner för mycket tid.

• fakturera dina timmar korrekt 

• Öka projekteffektiviteten.

• Förfina dina arbetsflöden 

Skapa en mall för en digital arbetslogg

Nu när du vet vad en digital mall för arbetslogg är och varför du bör använda en, ska vi titta på hur du kan skapa din mall för arbetslogg för att maximera produktiviteten. 

1. Börja med att lägga till alla dina uppgifter för dagen högst upp i din arbetslogg. 

Skapa först ett avsnitt med allt du planerar att få gjort den dagen, till exempel kommande möten, små uppgifter att slutföra och stora uppgifter som måste göras. För att bättre prioritera arbetet kan du lägga till taggar för prioritet, faktureringstyp, status och insats. 

2. Skapa ett avsnitt för slutförda uppgifter med tidsblock för dagen.

I avsnittet ”slutförda uppgifter” håller du koll på dina uppgifter när du arbetar med dem och slutför dem. Det börjar som ett tomt avsnitt och fylls på under hela dagen. Inkludera tidsblock, de tidsluckor under vilka du slutför uppgifter och utför arbete, i det här avsnittet. Vi rekommenderar att du delar upp dagen i block på en timme eller en halvtimme och justerar under tiden.

3. Logga dina aktiviteter och uppgifter när du har slutfört dem.

När du slutför uppgifterna i avsnittet för dagliga att göra-punkter, logga uppgiften, inklusive hur lång tid den tog, i avsnittet för slutförda uppgifter i din arbetslogg. Om du till exempel börjar dagen med att kolla e-post från 8 till 9 kan du logga ”granskade e-postmeddelanden” i avsnittet för slutförda uppgifter i tidsblocket 8–9. Oroa dig inte om tiden du lägger ner inte exakt matchar de tidsblock du har skapat – justera helt enkelt medan du arbetar.

4. Spåra din personliga tid. 

Glöm inte att logga aktiviteter som inte är en del av dina dagliga arbetsuppgifter, såsom lunch, långa kaffepauser eller personliga möten. Det är inget fel med att varva ner efter en lång period av fokuserad tid, och att logga de här pauserna ger dig en mer exakt uppfattning om hur du spenderar din dag.

5. Granska dina slutförda (eller ej slutförda) uppgifter. 

Innan du avslutar dagen bör du ta en titt på vad du har slutförd och vad som eventuellt har blivit försenat. Om du har oavslutade uppgifter i avsnittet med dagliga uppgifter kan du notera varför du inte hann med dem. Dök det upp oväntade uppgifter eller möten? Tog ett uppdrag längre tid än du trodde (och om så är fallet, vad orsakade tidsskillnaden)? När eller varför kände du dig blockerad? Svaren på de här frågorna hjälper dig att få en tydligare bild när det är dags att granska din arbetslogg.

6. Analysera din prestation och brainstorma sätt att förbättra den.

Slutligen bör du ställa in en frekvens för att granska dina slutförda arbetsloggar, till exempel i slutet av varje vecka eller månad. Leta efter mönster och tidsslukare. Slösar du till exempel bort tid på långa möten? Lägger du flera timmar varje dag på att kontrollera och svara på e-postmeddelanden? Skjuter du upp vissa uppgifter? Använd dina resultat för att brainstorma sätt att förbättra dig, till exempel:

• Eliminera eller automatisera oviktiga uppgifter.

• Delegera tidsslösande uppgifter.

• Använda tidshanteringstekniker för att fokusera på och slutföra det viktigaste arbetet. 

Vad som bör ingå i en mall för en digital arbetslogg

Tidsloggar handlar om mer än att bara hålla reda på hur lång tid dina uppgifter tog. En mall för en arbetslogg kan hjälpa dig att förstå var och varför din tid går förlorad och ge dig insikter om hur du kan hantera ditt arbete bättre. För att skapa en effektiv mall för en arbetslogg kan du lägga till anpassade fält som ger sammanhang till arbetet och ger en överblick över hur du spenderar din tid, inklusive:

• Dina aktiviteter och dagliga uppgifter.

• Tidsblock 

• Faktureringstyp för uppgifter

• Uppgiftsprioritet.

• Tid som varje uppgift tog 

Integrerade funktioner

• Arbetsbelastning. Arbetsbelastning ger en visuell ögonblicksbild av teamkapaciteten och gör det enkelt att på ett och samma ställe se vad dina teammedlemmar arbetar med i olika projekt. Den ger information som hjälper dig att lokalisera konflikter, ta itu med risker och hålla projekt i rätt fas genom att omtilldela eller omplanera uppgifter. Kontrollera arbetsbelastningen regelbundet för att försäkra dig om att teammedlemmarna inte blir överarbetade eller har för lite att göra. Om du märker att de är det kan du enkelt omtilldela eller omplanera lågprioriterade uppgifter för att avblockera högprioriterade initiativ.

• Paneler. paneler är flikar på projektnivå med diagram och visualiseringar som låter dig få en snabb översiktsbild för hur det går för teamet. Anpassa panelens diagram så att du omedelbart kan identifiera potentiella problem i teamets arbete och därefter driva projektet framåt. Använd fliken panel som en referenspunkt för att hitta information och få en snabb översikt över projektets framsteg.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

Rekommenderade appar 

• Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för att få jobbet gjort.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Box. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Box-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

Vanliga frågor