5 sätt för att sluta tappa koll på tiden på jobbet

Innan du går hemifrån kollar du i fickorna efter allt du behöver: telefon, plånbok, nycklar. Om du inte hittar en av dessa punkter går du tillbaka tills du hittar den. 

Tappar du koll på tiden? Det är ett helt annat problem. Att försöka identifiera hur du tappar bort tiden är mycket svårare än att leta efter nycklarna eller plånboken. Här är några steg du kan ta för att identifiera vad din tid går åt till, och vad du kan göra för att återta kontrollen över din dag. 

Varför tappar vi bort tiden?

Att tappa koll på tiden är vanligt. Det finns ett par anledningar till varför det kan hända, både bra och dåliga. 

Bra anledningar till att tappa bort tiden

Har du någonsin varit så uppslukad av ditt arbete att omvärlden försvann och det enda du kunde tänka på var projektet du arbetade med? Det kallas ofta för ett flöde, och det är ett mycket bra sätt att få utförda krävande projekt inom en viss tidsperiod.

Ett flöde kan bli en dålig sak när du börjar missa andra projektdeadliner och konsekvent kommer för sent till (eller till och med missar) möten. För att undvika det bör du försöka skapa en bra miljö som uppmuntrar till flöde. Blockera din kalender och sätt dina aviseringar i stör ej-läge. På så sätt finns det ingen risk för att du missar något och du kan verkligen fokusera på den aktuella uppgiften. 

Dåliga skäl till att tappa bort tiden

Om dina dagar är fulla av möten och slumpmässig korrespondens kan du lägga mer tid på att växla mellan olika sammanhang och kommunicera med dina kollegor än att faktiskt få arbetet gjort. Ibland när du har en dag med många möten kan du missa lunchen och inse att du har varit på Zoom-möten i tre timmar i sträck. Det är inte hållbart – det är viktigt att sätta gränser så att du kan ta pauser och schemalägga fokustid i din Kalender. 

Här är några andra sätt som kan få dig att tappa koll på tiden på jobbet:

• Ständiga aviseringar: Aviseringar är utformade för att dra din uppmärksamhet bort från uppgiften du arbetar med. Om du ständigt kollar aviseringar kan du inaktivera aviseringar i appar som Slack eller sociala medier, eller stänga dem helt. Det kan förhindra att du växlar mellan olika sammanhang för mycket. 

• Spridda möten: Om du bara har 30 minuter mellan mötena räcker det inte för att fördjupa sig i en uppgift eller komma in i ett bra arbetsflöde. Det kan göra att du förlorar mycket tid. Ett bra sätt att komma till rätta med det är att slå ihop mötena så att du kan ge dig själv större block av fokustid. 

• Otydliga projektdefinitioner: När du är osäker på vad du behöver göra för ett projekt eller en uppgift kan du lägga mycket tid på att jaga intressenter och ta reda på vad du behöver göra innan du faktiskt kan sätta dig ner och arbeta. Den här typen av jobb om jobb kan ta upp mycket tid och orsaka onödig stress. 

Fallstudie: covid-19-pandemin

Under de första dagarna av covid-19-pandemin kanske dina dagar började flyta ihop tills du helt glömde vilken veckodag det var. Den här typen av tidsförlust inträffar ofta när en persons rutin störs.

Som människor tenderar vi att skapa rutiner och hålla oss till dem. När covid-19-pandemin slog till stördes alla våra rutiner. Kontorsarbetare blev tvungna att arbeta hemifrån vilket störde deras arbetsschema. Folk var vana att pendla varje dag, ha vissa möten på vissa dagar i veckan och så vidare. De här händelserna fungerade som ankarpunkter som signalerade till din hjärna vilken veckodag det var.

Helger är ett bra exempel på en ankarpunkt – det som signalerar att du inte behöver arbeta de dagarna. Men när pendlingen togs bort kändes helgerna mer som en vardag. Vår uppfattning om tid blev snedvriden eftersom vår helgankarpunkt togs bort. 

5 tips för att hantera din tid

Om du har problem med att hantera din tid är du inte ensam. Det är ett vanligt problem som alla kämpar med då och då. För att hjälpa till har vi sammanställt några tips för att få ditt schema under kontroll igen. 

1. Skapa en rutin och håll dig till den

Oavsett om du pendlar till jobbet eller fortsätter att arbeta hemifrån bör du skapa rutiner och hålla dig till dem. Skapa ritualer som är avsedda för vissa dagar i veckan så att du kan fastställa en konkret känsla av tid. Läs till exempel en viss bok under vardagarna, men spara en roligare roman till helgen. Det kan hjälpa din hjärna att skilja arbetsveckan från helgen även om du arbetar från startsidan. 

Här är några rutiner som kan hjälpa dig att hålla dig mer jordad i tiden:

• Vakna och gå och lägg dig vid samma tidpunkt.

• Pendla till kontoret samma dagar varje vecka.

• Planera in din lunchrast vid samma tidpunkt varje dag.

• Lägg fysiskt undan arbetet i slutet av dagen när du arbetar hemifrån.

• Skapa en morgonrutin (laga frukost, gå en promenad, meditera osv.) innan du börjar arbeta.

2. Använd strategier för tidshantering under arbetsdagen

Det finns ingen brist på produktivitetstips i världen – det viktiga är att hitta de strategier som fungerar bäst för dig personligen. Om du hela tiden känner att du tappar bort tiden kan du använda de här strategierna för att få kontroll:

• Tidsblock: När du schemalägger en viss tid för en uppgift. Det kan hjälpa till att förhindra kontextbyten. 

• Timeboxing: När du försöker slutföra en specifik uppgift inom en viss tidsram. Precis som med tidsblockering hjälper den här tekniken till genom att skapa en känsla av brådska för dina uppgifter. 

• Pomodoro-tekniken: En vanlig teknik där du arbetar i 25 minuter med korta pauser däremellan. Den här tekniken har pauser inbyggda, så den hjälper till att ge din hjärna en paus mellan arbetssprintar. 

• Ät grodan: En produktivitetsstrategi där du arbetar med din mest utmanande uppgift direkt på morgonen. Om du får din mest utmanande uppgift gjord först blir resten av dagen lättare i jämförelse.

• Eisenhower-matris: En prioriteringsteknik som hjälper dig att strategisera vad du ska ta itu med först på din att göra-lista. Om du har svårt att bestämma vad du ska arbeta med först kan den här tekniken hjälpa dig att undvika beslutsfattande.

3. Sätt gränser för arbetet

Om du tenderar att tappa bort tiden medan du arbetar kan arbetet inkräkta på din lediga tid och påverka din mentala hälsa. Det kan öka risken för utbrändhet om du inte är försiktig. Den mänskliga hjärnan är en muskel, och du måste låta den vila precis som alla andra muskler i kroppen. 

Skapa utrymme mellan arbetet och din lediga tid genom att sätta gränser. Stäng till exempel av din bärbara dator när du är klar med arbetet – stoppa undan den i en bokhylla eller i en låda – och stäng av aviseringar från din mobiltelefon. Om du inte pendlar till kontoret, talar det om för din hjärna när du arbetar och när du kopplar av.

Upprätta liknande gränser medan du faktiskt arbetar genom att avsätta tid för fokuserade timmar utan distraktioner. Det kan hjälpa dig att få ett mer avsiktligt fokus och flöde, vilket hjälper dig att producera arbete av högre kvalitet utan avbrott och distraktioner. 

4. Tillbringa lite tid utomhus varje dag

Innan vi hade klockor var solen det enda sättet att se vad klockan var. Solen är den stora regulatorn av våra egna interna klockor och hjälper till att förse oss med D-vitamin, vilket minskar stress. Att tillbringa lite tid utomhus och borta från skärmar kan hjälpa till att reglera din dygnsrytm, vilket i slutändan gör det lättare för dig att somna på natten, upprätthålla ett mer regelbundet sömnschema och förebygga psykisk ohälsa. Ett enkelt sätt att göra det är att lägga till lite utomhustid i din dagliga rutin. Att gå ut med hunden på morgonen före jobbet eller ta en promenad efter att din dag är över är en två-i-ett-fördel – du får utomhustid och sätter några gränser kring din arbetstid.

5. Utnyttja fördelarna med din kronotyp

Alla har en annan tid på dagen då deras hjärna arbetar som bäst. Mycket av detta beteende kretsar kring en persons dagliga aktiviteter, ålder och sömnvanor. Det här kallas för en persons "kronotyp".

Det finns tre huvudsakliga kronotyper:

• Morgontyp: Den här personen vaknar naturligt tidigt på morgonen och är mest produktiv i början av dagen. 

• Bifasisk: De här individerna fokuserar bäst mellan 10 och 14 och kan ha en liten nedgång mitt på dagen. Det är vanligt att bifasiska individer får en andra våg av energi på kvällen. 

• PM-förskjuten: Den här personen föredrar att vakna senare och göra mer hjärnintensivt arbete senare på eftermiddagen och kvällen. För personer som är PM-shifted är det bäst att börja med enkla uppgifter och spara det mer hjärnintensiva arbetet till sent på eftermiddagen.

När du förstår din kronotyp kan du schemalägga din arbetsdag runt dina mest produktiva timmar. Organisera dina uppgifter och möten kring de tider då du presterar bäst. Det hjälper dig att spara din mentala energi för viktiga uppgifter som behöver den som mest. 

Missa aldrig något med Asana

Din tid är för värdefull för att slösa bort på onödiga uppgifter och jobba om jobb. Använd i stället ett arbetshanteringsverktyg som Asana för att spara tid, hålla koll på dina uppgifter och göra det enkelt för dig och ditt team att hitta information.