Ledarens guide till att motverka utbrändhet

Redigerarens anmärkning: Den här artikeln publicerades ursprungligen på Quartz.

Extrem stress är nu en alltför vanlig del av arbetet. Förra året upplevde 71 % av alla arbetstagare utbrändhet minst en gång. Dessutom ökade andelen arbetstagare som bedömde sin psykiska hälsa som dålig eller mycket dålig från 5 % till 18 %, och 42 % bedömde sin stressnivå som hög eller mycket hög. Den här ökade stressen och det här ökade trycket är ett tydligt tecken på vår tid.

I samma undersökning, som ingår i Asanas index för Arbetets anatomi 2021, angav nästan hälften av de tillfrågade att för mycket arbete var den viktigaste orsaken till utbrändhet. Med andra ord, orsaken finns på kontoret (eller i Zoom). Om man dessutom tar hänsyn till händelserna under 2020 – en global pandemi, ett avgörande presidentval i USA och en världsomfattande insikt om systemisk rasism och antinegrism – är det ett under att någon överhuvudtaget kan gå till jobbet.

Överarbete påverkar mer än bara enskilda anställda. När utmattningen ökar minskar engagemanget, och hela företag känner av nedgången. Trots det finns det många förändringar som chefer kan göra för att bidra till att minska utbrändhet och stress, öka klarheten och fokus hos de anställda och se till att företagen förblir motståndskraftiga.

1. Öppna upp för dialog

Chefer måste vara proaktiva kommunikatörer och skapa en öppen dialog där alla parter känner sig bekväma med att berätta om sina erfarenheter. Feedbackforum, till exempel individuella möten och frågestunder, ger de anställda utrymme att dela värdefull information med chefer, som sedan kan använda dessa insikter för att forma företagskulturen och förebygga utbrändhet.

Smidig kommunikation ger också möjlighet till flexibilitet inom andra områden. Var öppen för olika arbetsstilar och metoder, såsom pomodorometoden eller fokuserade sprintar. Ta initiativ till och stöd dessa metoder och ta hänsyn till balansen mellan arbete och privatliv, särskilt om ditt företag arbetar hemifrån. Uppmuntra anställda att sätta och kommunicera gränser, respektera dem och se till att andra gör detsamma.

2. Förklara allt

Flexibilitet fungerar bara när det finns klarhet. För närvarande hålls 26 % av deadlinerna varje vecka, till stor del på grund av orealistiska förväntningar eller otydliga processer. För att undvika dessa fallgropar måste chefer ta sig tid att i förväg fastställa specifika instruktioner eller riktlinjer för projekt. De bör också vara beredda på att tilldela anställda specifika uppgifter och reda ut eventuella problem. Om de gör det hjälper de teamen att komma igång direkt och upprätthålla verklig produktivitet, samt att förhindra att arbete glöms bort.

Om arbete ändå glöms bort – vilket händer alla – är det upp till cheferna att upptäcka det, eller åtminstone uppmärksamma det. För att göra det måste cheferna hålla sig nära projekten utan att fastna i detaljstyrning. Det är en känslig balansgång, men med resurser som arbetshanteringsplattformar och öppen dialog kan chefer följa teamets arbetsbelastning och gripa in, ge insikter eller samordna när det behövs.

3. Främja självständighet

Ledare måste ge de anställda kontroll över hur de utför sitt arbete. Även om sammanhållningen i teamet fortfarande är mycket viktig är det en sund strategi att ge de anställda självständighet. Detta angriper de bakomliggande orsakerna till utbrändhet och är en del av den övergripande DCM-modellen (Demand-Control-Support), som chefer kan använda på individ-, team- och företagsnivå.

De grundläggande principerna i den här modellen minskar kraven på enskilda individer, ger dem mer kontroll över sina uppgifter och ökar det stöd som gör det möjligt för dem att få jobbet gjort. Att minska kraven kan innebära att man minskar omfattningen av vissa roller som har kommit att omfatta för många ansvarsområden. Att öka kontrollen kan innebära att man tillåter flexibel arbetstid eller helt lediga tider. Att öka stödet handlar om mer än att bara ta bort en uppgift från någons arbetsbörda: Behöver dina anställda hjälp med att betala för barnomsorg? Ett utrymme där de kan uttrycka sin frustration? En eller flera av dessa faktorer – krav, stöd eller kontroll – kan implementeras och anpassas för att passa ditt företags situation på bästa sätt.

Ett annat viktigt sätt att ge stöd är att ompröva viloperioderna. Den genomsnittliga kunskapsarbetaren får mindre än sju timmars sömn varje natt och vaknar sedan och gör om allt igen nästa dag. Det är upp till ledarna att sätta förväntningarna och föregå med gott exempel när det gäller att prioritera avkopplande vilotid. Uppmuntra till heltäckande offline-timmar, se till att minimikravet för semester efterlevs och ge de anställda möjlighet att logga ut när deras arbete är klart.

4. Minimera distraktioner

Har du någonsin haft svårt att få arbetet gjort för att du blir distraherad av … arbetet? Index för Arbetets anatomi visar att ”jobb om jobb” – att kommunicera om uppgifter, söka efter information, växla mellan appar, hantera förändrade prioriteringar och följa upp projektstatus – tar upp 60 % av en anställds arbetsdag. Anställda ägnar mindre än hälften av sin arbetsdag åt det kvalificerade och strategiska arbete som de är anställda för att utföra. Hur har vi hamnat här?

Tänk på hur många appar och plattformar du använder i arbetet under dagen: e-post, snabbmeddelanden, kalkylark, Kalender. Att navigera i dessa och dessutom hålla reda på den information som lagras och delas känns som att springa i ett hamsterhjul utan uppehåll. Med heltäckande, intuitiva och smidiga verktyg som Asana kan du effektivisera teamets arbetshanteringsprocesser och eliminera en betydande del av improduktivt arbete.

Det kommer också att hjälpa både chefer och anställda att krossa myten om multitasking en gång f��r alla. I vår nuvarande tid, då vi romantiserar stressen, är det som traditionellt har hyllats som multitasking i själva verket bara ett ineffektivt växlande mellan uppgifter, en process som förvärras av att vi har alla våra appar öppna samtidigt. Ofta leder multitasking till dubbelarbete, missade deadliner och frustration. I stället kan cheferna avsätta särskild tid för oavbrutet arbete och schemalägga möten och korrespondens utanför denna skyddade period.

5. Ta itu med bluffsyndromet

Nästan två tredjedelar av de svarande i undersökningen har upplevt bluffsyndromet, en form av kroniskt självtvivel som kan leda till att medarbetare känner sig otillräckliga, oavsett vilka prestationer de har gjort eller vilka förmågor de har. Om dina anställda inte känner att de kan bidra positivt till ditt företags framgång och till sin egen framgång kommer de så småningom att sluta försöka.

Kampen mot bluffsyndromet börjar i samma ögonblick som en anställd börjar arbeta på ditt företag och bör ingå i varje chefs strategi, särskilt i samband med COVID-19: Nästan 80 % av de nyanställda som började på sina tjänster under pandemin upplevde bluffsyndromet, jämfört med 57 % av dem som började på sina tjänster före 2020. Det beror kanske på att distansarbete i betydande grad har minskat möjligheterna att träffas, fira framgångar och stärka kamratskapet mellan medarbetare. Det är företagets, personalavdelningens, teamens och, viktigast av allt, chefernas gemensamma ansvar att få nya anställda att känna sig välkomna från första dagen. Genom att integrera nyanställda i teamet och skapa en miljö där de känner sig trygga och bekväma med att uttrycka sina idéer, berätta om sig själva och anta utmaningar motiveras de att göra sitt bästa.

Även anställda som har varit på ett företag ett tag kan drabbas av bluffsyndromet, särskilt föräldrar med barn hemma (67 %), så dessa insatser måste göras dygnet runt. Påminn de anställda om deras värde och förmåga genom att fira deras framgångar, både offentligt och privat. Det behöver inte vara ett fysiskt firande (vi håller ju fortfarande på med social distansering), men att erkänna dina anställdas framgångar, både inför dem själva och inför andra, ger inte bara den anställda utan även andra teammedlemmar mod och självförtroende att fortsätta utvecklas.

Om du vill ha mer information om analyser och handlingsplaner för arbetshantering kan du kolla in den fullständiga rapporten Index för Arbetets anatomi 2021.