Ledarens guide till att motverka utbrändhet

Redaktörens anmärkning: Den här artikeln publicerades ursprungligen på Quartz.

Extrem stress är nu en alltför välbekant del av arbetet. Förra året kände 71 % av alla arbetstagare sig utbrända minst en gång. Dessutom ökade antalet arbetstagare som bedömde sin psykiska hälsa som dålig eller mycket dålig från 5 % till 18 %, och 42 % bedömde sin stressnivå som hög eller mycket hög. Denna ökade stress och press är ett tydligt tecken på vår tid.

I samma undersökning, som ingår i Asanas index för Arbetets anatomi 2021, angav nästan hälften av de tillfrågade att överarbete var den viktigaste orsaken till utbrändhet. Med andra ord kommer samtalet från kontoret (eller Zoom). Lägg till det händelserna under 2020 – en global pandemi, ett avgörande val i USA och en global uppgörelse med systemisk rasism och anti-svarthet – och det är ett under att någon överhuvudtaget kan komma till jobbet.

Överarbete påverkar mer än bara enskilda anställda. När utmattningen ökar minskar engagemanget och hela företag känner av nedgången. Ändå finns det många förändringar som chefer kan göra för att minska utbrändhet och stress, förbättra de anställdas klarhet och fokus och hålla företagen motståndskraftiga.

1. Öppna upp för diskussion

Chefer måste vara proaktiva kommunikatörer och skapa en öppen dialog där alla parter känner sig bekväma med att berätta om sina upplevelser. Feedbackforum, såsom individuella möten och frågestunder, ger de anställda möjlighet att dela värdefull information med ledare som sedan kan använda dessa insikter för att forma företagskulturen och hålla utbrändheten borta.

Smidig kommunikation möjliggör även flexibilitet inom andra områden. Var öppen för olika arbetsstilar och metoder, såsom pomodorometoden eller fokussprinter. Inför och anpassa er till dessa metoder och ta hänsyn till balansen mellan arbete och privatliv, särskilt om företaget arbetar hemifrån. Uppmuntra de anställda att sätta och kommunicera gränser, respektera dem och se till att andra gör detsamma.

2. Förklara allt

Flexibilitet fungerar bara när det råder klarhet. För närvarande missas 26 % av deadlinerna varje vecka, till stor del på grund av orealistiska förväntningar eller otydliga processer. För att undvika dessa fallgropar måste chefer ta sig tid att fastställa specifika instruktioner eller riktlinjer för projekt i förväg. De bör också vara beredda på att tilldela vissa uppgifter till anställda och reda ut eventuella problem. Det hjälper team att komma igång direkt och upprätthålla en hög produktivitet, samt förhindra att arbete faller mellan stolarna.

Om arbetet ändå faller mellan stolarna – vilket händer alla – är det upp till cheferna att upptäcka det eller åtminstone flagga för det. För att göra det måste cheferna hålla koll på projekten utan att börja mikromanagera. Det är en känslig balansgång, men resurser som arbetshanteringsplattformar och en öppen dialog gör det möjligt för chefer att följa teamets arbetsbelastning och ingripa, ge insikter eller samordna när det behövs.

3. Främja självständighet

Ledare måste ge de anställda kontroll över hur de utför sitt arbete. Även om sammanhållning i hela teamet fortfarande är avgörande är det en sund strategi att ge de anställda självständighet. Det tar itu med de bakomliggande orsakerna till utbrändhet och ingår i den större modellen för krav, kontroll och stöd, som chefer kan använda på individ-, team- och företagsnivå.

De grundläggande principerna i den här modellen är att minska kraven på individer, ge dem mer kontroll över sina uppgifter och öka stödet så att de kan få jobbet gjort. Att minska kraven kan innebära att man minskar omfattningen av vissa roller som har kommit att omfatta för många ansvarsområden. Att öka kontrollen kan innebära att man tillåter flexibla arbetstider eller helt lediga tider. Att öka stödet handlar om mer än att bara ta bort en uppgift från någons arbetsbörda: Behöver dina anställda hjälp med att betala för barnomsorg? Utrymme att ventilera frustrationer? En eller flera av dessa faktorer – krav, stöd eller kontroll – kan implementeras och anpassas för att passa bäst i ditt företags sammanhang.

Ett annat viktigt sätt att ge stöd är att ompröva vilan. Den genomsnittliga kunskapsarbetaren får mindre än sju timmars sömn varje natt, vaknar sedan och gör om allt igen nästa dag. Det är upp till ledarna att sätta förväntningarna och föregå med gott exempel genom att prioritera tid utanför arbetet. Uppmuntra till helt lediga timmar, se till att det finns ett minimiantal semesterdagar och ge de anställda möjlighet att logga ut när deras arbete är klart.

4. Minimera distraktioner

Har du någonsin haft problem med att få jobbet gjort eftersom du blir distraherad av … jobbet? Index för Arbetets anatomi visar att ”jobb om jobb” – att kommunicera om uppgifter, söka efter information, växla mellan appar, hantera skiftande prioriteringar och följa upp projektstatus – upptar 60 % av en anställds arbetsdag. Anställda ägnar mindre än hälften av sin dag åt det kvalificerade arbete och den strategi som de anställdes för att utföra. Hur hamnade vi här?

Tänk på hur många appar och plattformar du använder i arbetet under dagen: e-post, snabbmeddelanden, kalkylark, kalendrar. Att navigera bland dessa, och dessutom hålla reda på den information som lagras och delas, känns som att springa i ett hamsterhjul utan slut. Omfattande, intuitiva och smidiga verktyg som Asana gör att du kan effektivisera ditt teams arbetshanteringsprocesser och eliminera en stor del av det improduktiva arbetet.

Det hjälper också både chefer och anställda att en gång för alla göra slut på myten om multitasking. I vår nuvarande tid, då det är populärt att romantisera hårt arbete, är det som traditionellt har hyllats som multitasking i själva verket bara ineffektivt växlande mellan uppgifter, en process som förvärras av att alla våra appar är öppna samtidigt. Multitasking leder ofta till dubbelarbete, missade deadliner och frustration. I stället kan cheferna införa särskild tid för ostört arbete och schemalägga möten och kommunikation utanför denna skyddade period.

5. Ta itu med bluffsyndromet

Nästan två tredjedelar av de svarande i undersökningen har upplevt bluffsyndromet, en form av kroniskt tvivel på sig själv som kan få medarbetare att känna sig otillräckliga, oavsett deras prestationer eller förmågor. Om dina anställda inte känner att de kan bidra positivt till ditt företags framgång, liksom till sin egen, kommer de så småningom att sluta försöka.

Kampen mot bluffsyndromet börjar när en anställd börjar på ditt företag och bör vara en del av varje chefs strategi, särskilt i samband med covid-19: Nästan 80 % av de nyanställda som började på sina tjänster under pandemin upplevde bluffsyndromet, jämfört med 57 % av dem som började på sina tjänster före 2020. Det beror kanske på att distansarbetet avsevärt har begränsat möjligheterna att träffas, fira framgångar och stärka kamratskapen mellan medarbetare. Det är företagets, personalavdelningens, teamens och framför allt chefernas gemensamma ansvar att få nya anställda att känna sig välkomna från första dagen. Att integrera nyanställda i ett team och skapa en miljö där de känner sig trygga och bekväma med att uttrycka sina idéer, berätta om sig själva och ta sig an utmaningar motiverar dem att göra sitt bästa.

Även anställda som har varit på ett företag ett tag kan uppleva bluffsyndromet, särskilt föräldrar med barn hemma (67 %), så dessa insatser måste göras dygnet runt. Påminn de anställda om deras värde och skicklighet genom att fira deras framgångar, både offentligt och privat. Det behöver inte vara ett firande i ordets rätta bemärkelse (vi håller fortfarande avstånd från varandra), men att uppmärksamma dina anställdas framgångar både för dem själva och för andra ger inte bara den anställda utan även andra teammedlemmar mod och självförtroende att fortsätta utvecklas.

För mer analys av arbetshantering och handlingsplaner kan du kolla in hela Index för Arbetets anatomi 2021.