Framtidens arbete är beroende av vårt ”digitala” kroppsspråk

Erica Dhawan, författare och Business-konsult är omgiven av flyttlådor.

Bland de första punkterna hon packade upp fanns en bokhylla, en krukväxt, en ringlampa, ett stativ och en 4K-videokamera – standardutrustning för videokonferenser. Efter att ha flyttat från Upper East Side på Manhattan till Florida började Erica Dhawan med att packa upp de här moderna nödvändigheterna för arbetsplatsen. (Hennes diskussion med Asana ägde rum mellan virtuella keynotes för ett investeringsföretag och ett teknikföretag.)

”Jag bodde i New York i nästan 15 år, med min man och mina två barn”, berättar hon för mig över telefon en eftermiddag nyligen. "Som ett resultat av övergången till distansarbete flyttade vi till St. Petersburg i Florida. Det var ett direkt resultat av den enorma vågen av människor som för första gången någonsin kunde arbeta när som helst och var som helst och ändå ha en framgångsrik karriär inom Business. För några år sedan hade jag aldrig trott att jag skulle kunna göra det här."

Erica Dhawan, författare till Digital Body Language.

Dhawan är författare till Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance, en bok från 2021 som innehåller praktiska tips för att bli bättre på ett område där många av oss är bristfälliga: digital kommunikation.

Efter att ha läst hennes bästsäljare i Wall Street Journal under dagarna före vår intervju kände jag mig otroligt sedd för mitt beteende – på både bra och dåliga sätt. Dhawan drar nytta av sin karriär som konsult och kryddar boken med anekdoter som kan kännas både hårda och varma.

Under de senaste två åren har hon också skrivit den virala Medium-artikeln ”Why the Hybrid Workforce of the Future Depends on the 'Geriatric Millennial'” och en debattartikel i New York Times, ”Ignoring a Text Message or Email Isn't Always Rude. Ibland är det nödvändigt.” Båda använder humor och sårbarhet för att motverka klichéer om digital kommunikation.

Råden hon ger i boken och i artiklarna känns mycket aktuella (Publishers Weekly konstaterar att Dhawans ”energiska råd kommer precis i rätt tid.”). Men kärnan i hennes praktiska lärdomar om hur många utropstecken man ska använda eller när en emoji är lämplig är barndomsaxiom som: ”Ge andra människor fördelen av tvivel” och ”avslappnad är inte samma sak som slarvig”.

Så varför ger inte människor varandra fördelarna med tvivel, eller läser inte in ilska i e-postmeddelanden som inte finns där? När våra jobb blev alltmer digitala hängde våra kommunikationsstilar inte med.

Vi har länge förlitat oss på informellt kroppsspråk som ett sätt att bygga upp en gemensam förståelse. ”

”Vi har länge förlitat oss på informellt kroppsspråk för att bygga upp en gemensam förståelse”, säger Dhawan när jag frågar varför vi glömmer bort de gamla lektionerna när det gäller digitalt beteende.

”Vi växte upp med att lära oss de grundläggande reglerna för kroppsspråk, men inte det digitala kroppsspråket. Det fanns ingen regelbok, så vi gjorde många misstag. Vi har förvandlat det avslappnade till det slarviga.”

”Jag började arbeta med min bok eftersom jag såg att behovet blev allt större. Med uppkomsten av verktyg som Asana är digital kommunikation verkligen det sätt på vilket arbetet utförs nu.” Nedan följer en intervju med Dhawan som har redigerats för korthet och klarhet.

Asana: Tycker du att konstruktiv feedback alltid bör ges via telefon för att undvika feltolkningar?

Dhawan: Forskning visar att tonen kan missförstås i skriftlig digital kommunikation i upp till 50 % av fallen. När jag ser någon ansikte mot ansikte, eller hör tonen i rösten, kan jag känna om personen är på gränsen till tårar eller om hen är upphetsad. Vi förlorar många av de traditionella signalerna när vi skickar e-post.

Jag rekommenderar att man ringer eller har ett snabbt videomöte eller ett möte på plats. Och ge feedback baserat på arbetet, inte personen.

Börja med det som fungerar: Säg sedan vad som inte fungerar i arbetet och varför. Istället för att kalla det feedback kallar jag det ”feed forward”, vilket inkluderar två saker vi behöver göra nästa gång.

Din bok nämner tre lagar för digitalt kroppsspråk: Värdera synligt, kommunicera försiktigt och samarbeta tryggt. Om den nuvarande ekonomiska nedgången blir en lågkonjunktur, vilken av dessa tre är viktigast för chefer att följa?

Kommunicera försiktigt, utan tvekan. Effektiva digitala kommunikationsfärdigheter är den främsta indikatorn på vem som kommer att erkännas som högpresterande, vem som kommer att uppmuntras och vem som kommer att befordras i denna lågkonjunktur.

Folk vill ha någon som är väldigt tydlig.”

Folk vill ha någon som är väldigt tydlig så att de vet vad de behöver göra, hur de behöver göra det och sedan kan de få det att hända.

Tror du att tillräckligt många ledare gör ett bra jobb med att skapa en kultur av psykologisk säkerhet i en riktigt skrämmande ekonomisk tid?

Nej, jag tror inte att de gör tillräckligt. Det finns en enorm möjlighet för oss alla att förbättra hur vi bygger psykologisk säkerhet. Traditionellt sett byggde man förtroende genom kroppsspråk – en promenad nerför korridoren, småprat vid vattenkylaren. I en hybridvärld måste ledare skapa regelbundna fikastunder, oavsett avstånd. Kalla dem hybridstunder.

Att skapa stunder av förtroende och psykologisk trygghet vid vattenkylaren på ett hybridkontor är faktiskt fördjupande.”

Att skapa hybrida fikastunder fördjupar faktiskt vår miljö av förtroende och psykologisk säkerhet, om vi tar oss tid att använda den här möjligheten väl.

Vilket traditionellt kroppsspråk bör millennials och generation Z ta över från äldre generationer?

Äldre yrkesverksamma kan lära yngre yrkesverksamma hur man behärskar traditionellt kroppsspråk, eftersom de minns en värld där man var tvungen att läsa kundens tvekan i ansiktet under ett fysiskt möte. De minns när man var tvungen att ta emot ett meddelande på telefon. De minns när ögonkontakt var en signal om att man behövde ändra taktik i sina interaktioner.

Äldre yrkesverksamma har möjlighet att lära yngre yrkesverksamma hur man effektivt svarar i telefon.”

Se även:

• Så här stoppar du det tvåhövdade monster som är bluffsyndrom och utbrändhet

• Den unika anledningen varför Gen Z-arbetare är skapta för denna kritiska stund

• Vill du göra mer med mindre? Prova lite ödmjukhet.

Vilket digitalt kroppsspråk bör äldre generationer använda?

Lär dig när du ska skicka ett Slack-meddelande, ett sms eller ett e-postmeddelande istället för att ringa – och förstå skillnaden!

Även om du vill se allas ansikten på videon, kan introverta personer tänka bättre skriftligt innan de talar, så du kommer att höra mer från dem via Slack och e-post än under mötet.

Anta inte att de inte är engagerade. Förstå att de hittar sin röst på ett annat sätt.

Människor hittar sin röst på olika sätt.”

Eller så kan de vara personer med en accent som föredrar ett skriftligt formulär för kommunikation, på grund av sin accent, snarare än att tala i ett möte. Anta inte att de inte är intresserade.

Bekväma dig med att vara obekväm.”

Vänj dig vid att vara obekväm. Det här är din möjlighet att vara mer inkluderande genom att använda alla dessa kanaler, istället för att bara förlita dig på kroppsspråk. Även kroppsspråk i närheten av en person hade en stark närhetsbias. Vi tenderade att lyssna mer uppmärksamt på de som hade en djupare röst, som var längre, eller de som var majoriteten i rummet, eller som hade majoritetsaccent. Och många av dessa fördomar försvinner med digital kommunikation – om vi använder den på rätt sätt.

Tror du att företagsledare kan utbilda nya anställda bättre under introduktionen om att stänga av aviseringar för de olika arbetsapparna vi använder?

Ledare ansvarar för att sätta förväntningar kring svarstid i var och en av de olika arbetskanalerna. De bör till och med uppmuntra sina team att ha bestämda tider då de inte förväntas svara.

Hur ser framtidens arbete ut?

Jag tror att framtidens arbete kommer att innebära att ledare har optimerat hur deras team kan få gjort så mycket som möjligt på det mest effektiva sättet, när som helst och var som helst.

Framtidens arbete ser ut som ledare som har optimerat hur deras team kan få ut så mycket som möjligt.”

Jag tror att framtidens arbete handlar om att få ut mesta möjliga av människor på kontoret och skapa klarhet kring vilka uppgifter som ska göras virtuellt eller på distans. Att veta skillnaden är nyckeln, så att du inte är på kontoret med stängd dörr och ingen i ditt team kan ställa en fråga till dig eftersom du är upptagen med videosamtal hela dagen. Använd kontorstiden för brainstorming, feedback, introduktion av nyanställda och för att skapa stunder av fika och småprat.

Använd den virtuella tiden för mer produktiva saker: kommunicera skriftligt med de introverta personerna som vanligtvis inte brukar delta i möten. Eller för att göra individuellt arbete för att undvika grupptänkande.

I möten bör vi vara lika inkluderande för dem som är i rummet som för dem som är där virtuellt. Jag rekommenderar att team har värdar på plats och på distans och att värden på distans leder den första halvan av mötet för att undvika närhetsbias.

Hur förberedda är chefer på att genomföra den nyanserade strategi du just har beskrivit? Jag tror att många företag kommer att komma väldigt nära, eftersom deras anställda kommer att söka ett annat jobb om de inte gör det.

Jag tror att vi fortfarande befinner oss i vilda västern. Vi har bara varit med i den här massiva omvandlingen i två år. Det känns lite som de första två åren efter att Facebook kom ut, när vi alla bara petade på varandra.

Vi måste fråga oss själva vad risken är med att inte behärska en kultur av effektiv digital kommunikation. Ledare måste ta digitalt kroppsspråk på allvar.

Läs mer om Erica Dhawan på hennes webbplats, LinkedIn, Instagram och Twitter. Hon har också skapat en onlinekurs om hybridarbete.