Projektspårning 101: En guide till effektiv projektspårning

Att hålla sig i fas, i tid och inom budget är en av de svåraste delarna av projekthantering. Om du inte har en tydlig uppfattning om alla delar av projektet är det lätt hänt att arbete glöms bort. Om det här har hänt dig tidigare är du inte ensam – faktum är att över en fjärdedel (26 %) av deadlinerna missas varje vecka. 

Men du behöver inte göra allt på egen hand. Projektspårningsverktyg som Asana ger dig – och ännu viktigare, ditt team – en tydlig uppfattning om projektets status och ett enkelt sätt att få uppdateringar i realtid, så att du kan lägga mer tid på viktigt arbete. Så här kommer du igång med projektsuppföljning så att alla i teamet vet exakt vem som gör vad och när.

Vad är projektsuppföljning? 

Projektspårning är en uppsättning verktyg och metoder som hjälper projektledare att övervaka förloppet för sina initiativ. I stället för att förlita sig på kalkylark, e-post eller en mental strategi, hanterar projektspårsningsverktyg alla detaljer i projektdata. Med projektspåring kan du hjälpa teammedlemmar att hålla sig uppdaterade om projektstatus på individ-, projekt- och programnivå.

Vad är en projektspårare?

Ett projektspårare är ett verktyg som gör projektspåring möjligt, oavsett om det är genom paneler i realtid, statusuppdateringar eller förloppsrapporter. Du behöver inte längre lägga 45 minuter varje fredag på att klicka dig in och ut ur olika projekt bara för att få en uppfattning om hur det går. I stället hjälper en projektspårare ditt team att hålla sig informerat och organiserat i enskilda uppgifter, teamprojekt och även komplexa projekt.

Projektspårningsverktyg är utformade för att:

• Dela uppgiftsinformation och uppdateringar i realtid.

• Klargöra vem som gör vad och när för att säkerställa ansvarstagande.

• Skapa delbara förloppsrapporter för att hålla alla informerade.

• Förenkla status-, tids- och budgetspårning för smidigare arbetsflöden.

Varför använda en projektspårare? Fördelar med programvara för projektspårning

Projektspårning och programvara för projekthantering är viktiga verktyg för att hantera projekt effektivt, och ger insikter om alla rörliga delar, inklusive övergripande förlopp, underuppgifter, beroenden och projektomfattning.

Deras inbyggda rapporteringsfunktion spårar viktiga mätvärden, fastställer baslinjer och ser till att projekten håller sig inom schemat, budgeten och omfattningen. För att hantera detaljerna i varje projekt använder team en mall för uppgiftsspårning i Asana för att spåra ägarskap, slutdatum och förlopp på uppgiftsnivå.

Upptäck flaskhalsar tidigt

Med en tydlig översikt över uppgifter, underuppgifter, startdatum och slutdatum kan team proaktivt identifiera flaskhalsar och övervaka projektets resultat. Team som använder projektspårare skapar sömlösa arbetsflöden och framgångsrika resultat.

Exempel: Ett byggföretag förbättrar sin hantering av projektomfattning genom att spåra budgetöverskridanden och implementera strategier för att effektivisera uppgifter.

Förbättra teamsamarbetet

Projektspårningsverktyg främjar teamarbete genom att klargöra viktiga funktioner som vem som gör vad och när, och hålla alla samordnade kring projektmål. Team kan snabbt anpassa sig till utmaningar, vilket gör projektspårare idealiska för agil projekthantering och programvaruutveckling.

Exempel: Ett utvecklingsteam som arbetar med ett komplext projekt omfördelade projektuppgifter när förseningar uppstod, med hjälp av spårning i realtid för att bibehålla förloppet.

Förenklad projektrapportering

De bästa projektspårarna förenklar rapporteringen med automatiska uppdateringar, aviseringar och tydliga insikter om uppgiftsstatus och förlopp. Omfattande rapporter håller intressenterna informerade samtidigt som den manuella insatsen minimeras.

Exempel: En marknadsföringsbyrå använde automatisering för att övervaka projektstatistik och ge kunderna uppdateringar i realtid, vilket förbättrade introduktionsprocessen och gav bättre resultat.

Ansluta arbetet och minska silor

Silor uppstår när arbete och information är utspridda över separata system, vilket gör det svårare för team att spåra projektförlopp och få tillgång till uppdaterad projektinformation. Den här fragmenteringen tvingar team att växla mellan verktyg – som kalkylark för projektuppgifter, e-post för kommunikation och separata appar för uppdateringar – vilket slösar bort tid och ökar risken för fel.

Projektspårningsverktyg som är integrerade med en programvara för arbetshantering eliminerar silor genom att samla uppgifter, tidslinjer och uppdateringar på ett och samma ställe. Team kan hantera projektomfattning, spåra nyckeltal och säkerställa att projektmålen uppnås – allt utan dubbelarbete eller felkommunikation.

Exempel: I stället för att lägga timmar på att manuellt kopiera data mellan kalkylark och e-postmeddelanden använder ett marknadsföringsteam ett anslutet projektsystem för att effektivisera arbetsflödet, minska förseningar och hålla projektet i fas.

Hur man effektivt spårar projektförlopp

Att spåra projektförloppet behöver inte vara komplicerat. Med rätt strategier och ett pålitligt projektsystem kan du hålla koll på uppgifter, tidslinjer och till och med projektbudgeten, samtidigt som du håller teamet och intressenterna informerade.

Oavsett om du vill effektivisera enskilda uppgifter eller hantera en hel portfolio finns det enkla sätt att spåra förloppet och hålla projektet i fas. Den här guiden innehåller praktiska tekniker som hjälper dig att få ut mesta möjliga av dina verktyg samtidigt som du ser till att ditt team håller sig fokuserat och samordnat.

Steg 1: Dela detaljer i en projektplan i ett tidigt skede

En projektplan är en översikt över de viktigaste delarna som projektet behöver för att lyckas. Projektplanering sker före projektsuppföljningsfasen. Vanligtvis är det det första du gör när du startar ett projekt. 

Genom att skapa en plan kan du ge teammedlemmar och intressenter en känsla av projektets tidslinje. På så sätt börjar alla på samma sida. Bibehåll sedan den här klarheten under hela projektet med hjälp av verktyg för projektsuppföljning.

Steg 2: Upprätta en kommunikationsplan för varje projekt

En kommunikationsplan beskriver hur teamet ska dela information under projektet. Den förtydligar var och när teammedlemmar kan hitta uppdateringar, definierar kommunikationskanaler (såsom e-post, meddelandeappar eller möten) och fastställer förväntningar på frekvens och deltagande.

Inkludera information om när du kommer att dela uppdateringar om projektspårning, till exempel statusrapporter, för att hålla alla samordnade.

Använd visuella projekthanteringsverktyg som gör spårningsarbetet enklare och mer intuitivt. Här är tre olika typer:

• Gantt-diagram: En tidslinjevy som visar arbetsberoenden, milstolpar och det övergripande schemat.

• Kanban-tavlor: Kolumner såsom Att göra, Pågående och Slutfört hjälper till att visuellt spåra uppgiftsstatus.

• Kalendrar: Markera deadlines för projektleveranser för schemaläggning.

Steg 3: Skapa en projektöversikt för att få en överblick på hög nivå 

För komplexa projekt kan du också skapa en projektöversikt för att ge teammedlemmarna ett sätt att enkelt visualisera det övergripande projektschemat. En projektöversikt är en projekttidslinje på hög nivå, så att intressenter kan få en översikt över dina projektleveranser, viktiga milstolpar och övergripande projektmål.

Steg 4: Registrera kapacitet med tidsspårningsverktyg

På uppgiftsnivå är det bra att spåra ytterligare projektdetaljer, till exempel hur lång tid det kommer att ta att slutföra en uppgift. Projektspårningsverktyg erbjuder ofta tidsspårningsintegreringar som hjälper dig att enkelt spåra den tid som läggs på projekt och uppgifter.

Steg 5: Håll kursen med en resurshanteringsplan

Inom projekthantering är en resurs allt som hjälper dig att slutföra ett projekt, inklusive teammedlemmar, budget eller tillgängliga verktyg. En resurshanteringsplan kan hjälpa dig att tydligt definiera dina projektresurser och deras kapacitet, så att alla förstår vilka tillgångar som finns tillgängliga för projektarbetet.

Tre viktiga strategier för projektsammanställning

Som nämnts ovan är projektsuppföljning en del av en större uppsättning programvara för arbetshantering. När teammedlemmar hänvisar till projektspårning menar de egentligen tre saker: att spåra arbetet på individuell nivå, att hålla sig uppdaterad om projektarbetet eller att kontrollera arbetsförloppet i flera projekt.

1. Spåra arbete på individuell nivå

På den individuella uppgiftsnivån kan projektspårsningsverktyg hjälpa alla att samordna vem som gör vad och när. Det kan ge teammedlemmarna tydliga insikter om huruvida en uppgift fortskrider enligt schemat och hur projektet fortskrider mot leveranserna.

Att spåra arbete på individuell uppgiftsnivå har ett annat värde – det förhindrar dubbelarbete. När alla har klarhet i vem som gör vad och när, slipper man gissningar och att jobba om jobb. Det är viktigt eftersom kunskapsarbetare spenderar 13 % av sin tid på arbete som redan är slutfört.

Det viktigaste när man spårar arbetet på individuell nivå är att se till att det bara finns en person som är direkt ansvarig för varje uppgift. Att ha en person som ansvarar för varje initiativ innebär att teammedlemmar vet vem de ska kontakta för uppdateringar om uppgiftsstatus eller för att få svar på frågor som andra teammedlemmar kan ha.

Tänk dig till exempel att du och en annan teammedlem är värdar för ett virtuellt evenemang. Men eftersom det finns två värdar är gästtalarna inte säkra på vem de ska vända sig till med frågor. Dagen före evenemanget har en gästtalare ett akut ärende och kontaktar en teammedlem för att avboka. Men på grund av ett missförstånd har du inte fått veta det, och på evenemangsdagen är du helt oförberedd när talaren inte dyker upp. Med en tydlig ansvarig kommunikationspunkt kan den typen av problem enkelt undvikas.

2. Spåra arbete på projektnivå

Du kan också spåra arbetet på projektnivå för att ge tvärfunktionella intressenter en översikt över projektarbetet. I stället för att få aviseringar om dagliga uppdateringar behöver tvärfunktionella intressenter och andra teammedlemmar få en överblick över de viktigaste projektdata i realtid. På så sätt kan de hålla sig uppdaterade under ett projekts livscykel utan att fastna i detaljerna. 

Det finns två sätt att spåra arbete på projektnivå:

• Statusuppdateringar: Projektstatusrapporter är uppdateringar om projektets förlopp som hjälper dig att hålla intressenter informerade. Skriftliga statusuppdateringar ersätter också statusmöten och erbjuder i stället ett sätt för teammedlemmar att se den mest uppdaterade projektinformationen på egen hand. För bästa resultat bör du dela dina statusrapporter i samma verktyg där du hanterar arbetets genomförande, så att intressenterna kan fördjupa sig i detaljerna om det behövs. 

• Paneler: Paneler är förloppsvyer för projekt som intressenter kan komma åt när som helst för att få information om ett projekt. Paneler kan innehålla saker som resterande arbete, pågående arbete eller försenade uppgifter. Precis som med statusuppdateringar bör du se till att skapa paneler i verktyget där du arbetar, så att intressenterna kan få mer information.

3. Spåra arbete i flera projekt

Om du spårar arbete i flera projekt kommer du sannolikt att ha nytta av att spåra arbetet på portföljnivå. Projektportföljhantering är den överblick som dina ledande intressenter eller projektsponsorer vill se. Projektportfoliohantering hjälper intressenter att se helheten i flera projekt och hur dessa initiativ spåras mot Business-mål. 

• På portfolionivå är det viktigt för intressenterna att ha tydliga insikter om varje projekts status så att de kan bedöma portföljens övergripande hälsa och prestanda.

• På den här nivån kan du också använda arbetsbelastningshantering för att spåra teamets arbetskapacitet. Arbetsbelastningshantering ger dig möjlighet att se vad varje teammedlem arbetar med i olika projekt, så att du kan se till att ingen känner sig utbränd eller överbelastad.

Enligt vår forskning upplevde 71 % av kunskapsarbetarna utbrändhet minst en gång under 2020. Med arbetsbelastningshantering och projektspårning kan du proaktivt se till att inga kapacitetsproblem uppstår genom att se alla uppgifter som finns på agendan under de kommande dagarna eller veckorna. Om en teammedlem har några stora uppgifter som väntar kan du omfördela mindre förfrågningar till andra teammedlemmar som kanske har större kapacitet. 

Håll dig i fas med projektsuppföljning

Bra projektspårning kan, precis som de bästa arbetsflödena, göra det lättare för teamet att samarbeta och kommunicera. I stället för att manuellt ange projektdetaljer i kalkylark eller presentationer, kan verktyg för projektsuppföljning på nätet hjälpa dig att spåra arbetet där det faktiskt sker. Dela all viktig projektinformation – såsom detaljer, dokument, feedback och meddelanden – på ett och samma ställe. Projektspårning gör det enkelt för teammedlemmar, intressenter och tvärfunktionella medarbetare att se och spåra arbetet från alla vinklar.

Vill du komma igång? Läs mer om hur Asana kan hjälpa ditt team att organisera arbetet och hålla sig synkroniserade genom att spåra all projektinformation på ett och samma ställe.

Vanliga frågor om projektsammanställning