Projektspårning

För att projektledare ska kunna arbeta effektivt måste de vara organiserade. Men när det gäller att spåra många olika projekt samtidigt kan även de mest organiserade personerna tappa bort sig. En mall för projektspårning hjälper dig att hålla koll på flera projekt, i olika team, på samma strukturerade sätt. 

Vad är en mall för projektsuppföljning?

En mall för projektsuppföljning är ett verktyg som hjälper team att organisera hur de ska följa upp flera projekt samtidigt. Det är särskilt användbart när man arbetar tvärfunktionellt. Genom att använda samma mall för att spåra projekt på samma sätt kan alla enkelt hitta projekten (även om de spåras av ett annat team).  

Det bästa sättet att skapa en mall för projektsuppföljning är att använda en programvara för projekthantering. Det ger dig flexibiliteten att växla mellan olika projektspårningspaneler och se uppdateringar i realtid. Om du till exempel skapar en mall för projektsuppföljning i Asana kan du också växla mellan olika vyer. Behöver du se projektets tidslinjer? Byt till tidslinjevyn så visas arbetet i ett Gantt-diagram. Eller, om du föredrar en minimalistisk översikt, kan du spåra dina projekt som en lista – samma struktur som en enkel lista med projektuppgifter. 

När du har skapat mallen kan du använda den under projektplaneringen för att samordna vem som är ansvarig för vilka projekt och var de kommer att finnas. Förutom att vara ett rutinverktyg för projekthantering hjälper mallen också till med portfoliohantering. Eftersom portföljhantering använder många olika projekt i samma portfölj kan du använda en mall för projektspårning för att samordna hur portföljer skapas och hanteras.

Varför använda en mall för projektspårning

Hur du spårar projekt kan avgöra hur organiserat och fokuserat arbetet är. På företagsnivå kan den här subtila skillnaden ha en enorm inverkan. När du kan spåra projekt effektivt på samma sätt i olika team och avdelningar kan hela arbetsstyrkan bli mer produktiv.

Dessutom kan mallar för projektspårning: 

• Säkerställer enhetlighet. Använd en mall för att spåra projekt konsekvent mellan olika team och lanseringar. På så sätt vet du att varje större lansering med flera projekt kommer att spåras (och organiseras) på exakt samma sätt.

• Minska tiden som läggs på att jobba om jobb. En mall för projektsuppföljning minskar den tid du och teamet lägger på att bestämma hur ni ska spåra och samordna de olika projekten som behöver slutföras.

• Är anpassningsbar. Beroende på dina behov kan du skapa mallar för projektsuppföljning för varje specifik typ av arbete. Du kan till exempel skapa en mall som är specifik för din produktutvecklingsprocess, där du listar alla nödvändiga projekt för produktutveckling.

Vad används en mall för projektspårning till?

Mallar för projektspårning hjälper dig att spåra relaterade projekt på ett enhetligt sätt. När du använder mallen för att skapa en ny projektspårare får du en översikt över alla nuvarande projekt, inklusive:

• Projektstatus.

• Väntande leveranser.

• Projektuppgifter och beskrivningar.

• Projektschemat, inklusive startdatum, slutdatum och milstolpar.

Dessutom kan du komma åt projektets att göra-lista för teammedlemmar direkt från projektspårarverktyget.

Låt oss titta på en ny produktlansering som ett exempel. Du kan använda mallen för projektspårning för att: 

1. Skapa en ny projektspårning för produktlanseringen.

2. Bifoga alla relaterade projekt, inklusive produktöversikten och hur den kommer att utvecklas genom olika projektfaser.

3. Övervaka produktutvecklingen genom att koppla agila sprintar till teamets projektspårning.

Funktioner för en bättre mall för projektspråning

Använd ett projekthanteringsverktyg för att skapa en mall för projektsuppföljning som har alla funktioner du behöver, inklusive: 

• Gantt-diagram

• Underuppgifter

• Projekthanteringspanel

• Slutdatum

• Arbetsflöden

• Integreringar

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

• paneler. Paneler är flikar på projektnivå med diagram och visualiseringar som låter dig få en snabb översiktsbild för hur det går för teamet. Anpassa panelens diagram så att du omedelbart kan identifiera potentiella problem i teamets arbete och därefter driva projektet framåt. Använd fliken panel som en referenspunkt för att hitta information och få en snabb översikt över projektets framsteg. 

• Portfolior. Portfolior gör det enkelt att organisera och spåra teamets olika projekt i en enda vy. Få en överblick över förloppet för alla projekt, och djupdyk för mer detaljerad information för att åtgärda risker. Dessutom kan du dela statusuppdateringar mellan olika program och hålla intressenterna uppdaterade, utan att behöva boka ett statusmöte.

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Figma. Team använder Figma för att skapa användarflöden, trådblock, simuleringar av användargränssnitt, prototyper och mycket mer. Du kan nu bädda in de olika designarbetena i Asana, så att ditt team kan referera till den senaste designen i rätt kontext, med tillhörande projektdokument. Till skillnad från skärmbilder visar live-inbäddningar i realtid de ändringar du gör i en designfil, vilket innebär att du inte behöver slösa tid på att hitta rätt filer och uppdatera bilder.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

Vanliga frågor