Policy och procedurplan

Att försöka skriva eller uppdatera policyer utan en plan kan kännas som att gå in i en labyrint utan en karta. Uppgifter kan dupliceras, steg kan förbises och det kan vara svårt att avgöra vilken version som är den mest uppdaterade. Det är här en mall för policy- och procedurplaner kommer in i bilden. Den ger ditt team en strukturerad process för att skriva, revidera och implementera effektiva policyer och procedurer.

Den här mallen är en del av Asanas arbetshanteringsplattform, vilket gör det lättare att återanvända den för nya policyer, organisera relaterat arbete och tilldela uppgifter mellan olika team. I stället för statiska PDF-filer och isolerade Google Dokument får du samarbetsinstruktioner steg för steg, från utkast till lansering. Oavsett om du dokumenterar ett arbetsflöde för sociala medier, reviderar en policy för trakasserier eller utvecklar introduktionsprocedurer, hjälper den här mallen för policyer och procedurer dig att skapa en upprepningsbar och delad process.

Vem kan använda sig av mallar för policy- och procedurplaner?

På Asana har vi sett hur viktigt det är att ge team ett enkelt sätt att hantera skapande av policyer. Utan det hamnar policydokument utspridda över enheter och e-postmeddelanden, och ingen vet vem som är ansvarig för uppdateringar.

Den här policymallen fungerar för alla som ansvarar för att skriva eller hantera interna procedurer:

• HR-team som standardiserar arbetsbeskrivningar, kontorssäkerhetspolicyer eller processer för prestationsutvärdering.

• Verksamhetsteam som dokumenterar arbetstider, klädkod eller standardrutiner för arbetsplatsen.

• Juridiska team och efterlevnadsteam som utarbetar eller uppdaterar säkerhetspolicyer och disciplinära åtgärder.

• Små Business som organiserar sin första uppsättning företagspolicyer och arbetsflöden.

• Ideella organisationer som skapar guider för ändringshantering, intressekonflikter eller anställdas uppförande.

• Avdelningschefer som delar förväntningar med nyanställda och långtidsanställda.

Varför använda Asanas mall för policy- och procedurplan?

Att implementera en policy innebär mer än att bara skriva dokument. Du behöver ett sätt att samla in feedback, tagga utkast för granskning, spåra ändringar och tilldela nästa steg. Den här mallen hjälper dig att göra allt detta i en gemensam arbetsyta.

Använd den här mallen för policyer och procedurer för att:

• Standardisera hur ditt team skriver och uppdaterar policyer.

• Tilldela ägarskap för varje del av processen, från skrivande till godkännanden.

• Dokumentera versionshistorik och giltighetsdatum för varje policy.

• Hålla nya och nuvarande anställda informerade genom integrerade arbetsflöden och processer.

• Länka relaterade policyer eller procedurmanualer så att inget går förlorat.

Så här använder man den här mallen för policy- och procedurplaner

En mall för policy- och procedurplaner hjälper ditt team att skapa, revidera och lansera policyer med en konsekvent process. Så här kommer du i gång:

1. Kopiera mallen

Klicka på ”Använd mall” i Asana för att skapa ditt policyprojekt. Namnge det efter policyn du utvecklar, till exempel ”Policyn för distansarbete” eller ”Uppdatering om säkerhet på arbetsplatsen”.

2. Definiera omfattningen och ägaren

På fliken Översikt kan du förtydliga vad policyn gäller, vem den är avsedd för och när den krävs. Tilldela en ägare för att hantera utkastet och driva implementeringen.

3. Dela upp arbetet i steg

Använd uppgifter för viktiga faser: efterforskning, utkast, juridisk granskning, feedback från intressenter, formatering, godkännanden och publicering. Lägg till underuppgifter för detaljer som att skriva policydokumentet, lista tillämpliga lagar eller ange ikraftträdandedatum.

4. Samarbeta på ett ställe

Använd kommentarer för att samla in feedback från intressenter och tagga teamkollegor med frågor som kräver deras uppmärksamhet. Bifoga bakgrundsdokument, flödesscheman eller tidigare versioner för att ge kontext.

5. Spåra granskningar och godkännanden

Märk uppgifter såsom ”Juridisk granskning slutförd” eller ”Godkänd av styrelsen” som milstolpar. Använd anpassade fält för att visa policystatus (utkast, granskning, slutgiltig).

6. Publicera och meddela

När policydokumentet är klart laddar du upp det eller bäddar in det via Google Drive. Skapa en uppgift för att meddela team, uppdatera handböcker eller lägga till i introduktionsmaterial.

7. Schemalägg regelbundna granskningar

Ställ in återkommande uppgifter för att se över policyer baserat på Business-behov, lagändringar eller en föränderlig företagskultur.

Asanas policy- och procedurfunktioner

Asana innehåller inbyggda verktyg som gör det lättare att hantera varje steg i arbetsflödet för policyn, från utkast och feedback till godkännanden och publicering. Du kan utforska den slutförda listan över Asana-funktioner för att se vad som finns tillgängligt.

Uppgifter och underuppgifter: Dela upp policyer i mindre delar så att du kan tilldela uppgifter som att skriva, granska och publicera separat.

Anpassade fält: Spåra typ av policy, granskningsdatum eller status (utkast, under granskning, slutgiltig) med nedrullningsbara menyer eller textfält.

Projektvy: välj mellan flera olika layoutalternativ för att planera och spåra arbetet med att utveckla policyn, inklusive en listvy för uppgiftsdetaljer, en tavelvy för arbetsflödesfaser, en kalendervy för viktiga deadliner och en tidslinjevy för att ordna stegen.

Godkännanden: Lägg till godkännandefält i uppgifter så att granskare formellt kan godkänna utkast innan de publiceras.

Formulär: Samla in nya policyförfrågningar eller förslag på ändringar från anställda i ett strukturerat format som matas in i arbetsflödet.

Bilagor: Lägg till relaterade dokument, flödesscheman eller tidigare versioner direkt i uppgiftskort så att din policyhistorik förblir centraliserad.

Rekommenderade Asana-integreringar

Asana Connect kan anslutas till dina dagliga verktyg för att förenkla hur du skriver, granskar och delar policyer. Utforska den fullständiga listan över integreringar för att hitta appar som stöder din policyprocess, från lagring till kommunikation.

Google Drive: Bifoga policydokument i realtid så att teamet alltid har tillgång till den senaste versionen.

Slack: Skicka automatiska Asana-uppdateringar till Slack-kanaler när en ny policy publiceras eller feedback begärs.

Dropbox: Dela och organisera procedurdokument och relaterade tillgångar för att enkelt kunna hänvisa till dem.

Microsoft Teams: Samarbeta med policyplanering genom att synkronisera Asana-uppgifter med Teams-konversationer.

Gmail: Omvandla e-postmeddelanden om policyändringar till Asana-uppgifter för att hålla arbetet i gång.

Vanliga frågor om mallar för policy- och procedurplaner