Postmortem

De bästa projektledarna vet att ett projekt inte är slutfört när den sista leveransen är klar. När arbetet är klart kan teamet ta sig tid att reflektera över vad som gick bra – och vad som kunde ha gått bättre – med en projektutvärdering.

Ofta hoppar man över utvärderingsmöten eftersom det inte finns några obligatoriska leveranser som sker under ett sådant möte. Men när du skapar en mall för utvärderingsprocessen blir mötena enkla och det blir enkelt att genomföra dem efter varje projekt.

Vad är en projektutvärdering?

En projektutvärdering är en typ av möte som man håller i slutet av ett projekt för att reflektera över vad som gick bra och vad som kan förbättras. Det är ett bra tillfälle för teamet att fira framgångar, reflektera över arbetsflödet och diskutera processförbättringar inför nästa projekt.

Vad är en mall för utvärderingsmöten?

En mall för utvärdering är ett verktyg som du använder för att skapa ett strukturerat ramverk för utvärderingsmöten i slutet av varje projekt. Team kan använda en mall för att planera utvärderingsmöten, samla idéer när teammedlemmar reflekterar över det avslutade projektet och organisera punkter att göra inför nästa projekt.

Skapa en projektutvärderingsmall

En projektutvärderingsmall används före och under ett utvärderingsmöte. Målet med utvärderingsmötet är att diskutera tre saker med teammedlemmarna: vad som gick bra under projektet, vad som inte gick bra under projektet och hur teamet kan förbättra sig inför nästa gång.

Med det i åtanke bör din mall för utvärderingsmöten innehålla följande:

• Saker som gick bra.

• Saker som inte gick bra.

• Vad som kan förbättras till nästa gång.

• Punkter att göra

• Prioritering av punkter att göra.

• Personen som ansvarar för varje punkt.

Anledningar till att använda en mall för utvärdering

Att använda en projektutvärderingsmall kan hjälpa till att etablera konsekventa processer i hela företaget, så att du kan bygga en kultur av reflektion och kontinuerlig förbättring. Postmortem-mallar fungerar bäst för team som använder agila projekthanteringsmetoder, eftersom många av dessa metoder använder en form av kontinuerlig förbättring. Här är några andra sätt på vilka en mall för utvärderingsmöten kan hjälpa ditt team.

• Implementera bästa praxis: Ju fler utvärderingsmöten du genomför, desto mer upptäcker du vilka strategier som hjälper dina utvärderingsmöten att fungera mer effektivt. Du kan enkelt anpassa din mall för utvärderingsmöten för att passa teamets behov i realtid, vilket innebär att din bästa praxis kommer att vara redo för nästa projekt så snart du uppdaterar mallen.

• Mallar är anpassningsbara: Många team använder mallar som utgångspunkt för olika strategier. Om du är ny inom utvärderingsprocessen kan du använda en mall för att komma igång. Vissa team kan så småningom upptäcka att vissa processer fungerar bättre för dem. Även om organisationen använder en standardmall för utvärderingar kan olika team anpassa mallen efter sina behov.

• Skapa konsekvens: Om du genomför ett post-mortem- eller retrospektivmöte efter varje projekt börjar ditt team förvänta sig det. En mall för utvärderingsmöten kan hjälpa till med att göra mötena konsekventa, och ditt team kommer att börja följa mötesrytmen. När det händer kommer ditt team att förutse mötet i slutet av varje projekt, och de kan ge mer specifik feedback för att förbättra nästa projekt.

När ska man använda en projektutvärderingsmall?

Utvärderingsmallar är oerhört användbara i specifika situationer. Här är de bästa tillfällena att använda dem:

• För utvärderingsmöten: Utvärderingsmallar är avsedda att användas i samband med ett utvärderingsmöte. Använd en mall för utvärderingsmöten för att hålla reda på alla framtida åtgärdspunkter, beslut och leveranser som dyker upp under mötet.

• Efter incidenthantering: Om ditt team har ett avbrott eller en större incident är det viktigt att reflektera över situationen så att teamet kan identifiera grundorsaken till problemet. En projektutvärderingsmall kan hjälpa ditt team att gå igenom samma steg varje gång ni hanterar en incident.

• För att automatisera postmortem-arbetsflöden: Vissa digitala programvaror för projekthantering gör det möjligt att koppla undersökningar och formulär till projekt och mallar. Om ditt team använder utvärderingsundersökningar eller frågeformulär före ett utvärderingsmöte kan du fylla i viktiga diskussionspunkter innan mötet börjar. Det kan effektivisera mötet och hjälpa till att få projektet att fungera smidigare. 

Integrerade funktioner

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

• Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en ad hoc-process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Du kan också använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan hjälper formulär dig att minska den tid och insats det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det viktigaste arbetet.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team. Ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt. 

• Zendesk. Med Asanas Zendesk-integrering kan användare snabbt och enkelt skapa Asana-uppgifter direkt från Zendesk-biljetter. Lägg till sammanhang, bifoga filer och länka befintliga uppgifter för att följa det arbete som krävs för att avsluta ärendet. Integreringen erbjuder också fortlöpande insyn i båda systemen så att alla håller sig uppdaterade oavsett vilket verktyg de använder. 

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

Vanliga frågor