Hur man genomför ett effektivt möte för sprintåterblick

Enligt Albert Einstein är det vansinne att göra samma sak om och om igen och förvänta sig olika resultat. Och även om det matematiska geniet förmodligen pratade om kvantmekanik (vad det än är), gäller samma koncept inom projekthantering. Om något inte fungerar som du vill är det galet att bara fortsätta göra samma sak. 

Men för att förbättra tillvägagångssättet måste man reflektera över hur saker och ting går. Det är här en sprintåterblick kommer in i bilden. 

Vad är en sprintåterblick? 

En sprintåterblick är ett möte inom det agila ramverket som hålls i slutet av en sprint. Under en sprintåterblick reflekterar team över vad som gick bra och vad som kan förbättras inför nästa sprint. 

I Scrum är en sprint vanligtvis en två veckor lång arbetssession med specifika leveranser i slutet. Att organisera arbetet på det här sättet ger teamen det fokus de behöver för att arbeta snabbt, plus möjligheten att förbättra och upprepa processen under varje efterföljande sprint. Därför är en sprintåterblick en viktig del av Scrum-processen – den ger teamen en möjlighet att reflektera och kontinuerligt förbättra sin sprintprocess.

Sprintåterblick eller sprintgenomgång

Ett sprintgenomgångsmöte hålls också i slutet av sprinten, men i stället för att fokusera på att förbättra processer är det en möjlighet för det agila teamet eller Scrum-teamet att visa upp det arbete de har utfört. Under ett sprintgenomgångsmöte presenterar teamet sina prestationer med hjälp av produktdemonstrationer, vilket hjälper tvärfunktionella intressenter att visualisera och förstå varje leverans.

Syftet med sprintåterblicken är att identifiera processer som fungerade och inte fungerade under sprinten. Mötet fokuserar mindre på specifika leveranser och mer på processförbättringar för att optimera teamets sprintarbetsflöde. 

Vem behöver en sprintåterblick? 

Om ditt team använder Scrum bör du genomföra en återblick i slutet av varje sprint. Scrum är en typ av agil metod som oftast används av produkt-, teknik- eller programvaruutvecklingsteam. Men alla team som vill bygga och iterera snabbt kan dra nytta av att använda Scrum och genomföra regelbundna sprintåterblickar. 

Även om ditt team inte arbetar i sprintar kan du fortfarande genomföra återblickar när du slutför ett projekt eller når ett mål. På så sätt kan du lära dig av dina erfarenheter och införliva dessa lärdomar i ditt nästa projekt. 

Vem deltar i en sprintåterblick? 

Endast teammedlemmar som arbetat med uppgifter under den senaste sprinten bör delta i en sprintåterblick. Det inkluderar Scrum-mästaren (dvs. Scrum-teamledaren) som leder mötet, enskilda teammedlemmar och ibland produktägaren. Vanligtvis bör alla som deltar i dagliga Scrum-möten (även kallade standups) ingå i sprintåterblicken. 

Intressenter och chefer som inte är en del av teamet deltar vanligtvis inte i en sprintåterblick. Det beror på att en återblick egentligen handlar om produktteamet – det är en plats för varje teammedlem att ge feedback och brainstorma sätt att förbättra sin sprintprocess. Att begränsa deltagandet i sprintåterblickar hjälper produktteamet att hålla sig fokuserat och känna sig bekväma med att uttrycka vad som gick fel. 

Tvärfunktionella intressenter och chefer deltar inte i sprintåterblickar, men de deltar i sprintgenomgångar.

Fördelar med ett möte för sprintåterblick 

Kontinuerlig förbättring över tid är en kärnprincip i Scrum-ramverket. Därför ingår en återblick i varje sprint – så att Scrum-teamet alltid har möjlighet att registrera och införliva sina lärdomar i nästa sprintcykel. På så sätt fungerar varje enskild sprint som en inlärningscykel för teamen att förfina sin sprintplaneringsprocess. 

En sprintåterblick hjälper ditt team att uppnå följande:

• Fira (och fortsätt göra) saker som går bra. Du kan till exempel använda en sprintåterblick för att erkänna och stödja ditt teams proaktiva kommunikation när uppgifter tog längre tid än väntat. Positiv feedback ger inte bara klarhet i vad teamet ska fortsätta göra, utan håller också teamet engagerat, främjar teamarbetet och minskar de negativa effekterna av stress.   

• Identifiera förbättringsområden. Till exempel kan ditt team föreslå att de ändrar sättet de uppskattar hur lång tid det tar att slutföra varje uppgift. Eller så kanske du vill förbättra processen för att förfina backloggen för att se till att liknande uppgifter grupperas tillsammans. Att identifiera sätt att optimera sprintprocessen är viktigt, eftersom du och ditt team inte kan förbättras utan konstruktiv feedback. 

• Skapa en plan för att implementera förbättringar i sprintplaneringsprocessen. Att föreslå förbättringar är en sak, och att implementera dem är en annan. Under en sprintåterblick väljer teamet konkreta punkter att göra inför nästa sprint. Ni kan till exempel bestämma er för att införa ett poängsystem för att uppskatta tidsåtgången för varje uppgift. Genom att skapa punkter att göra ser du till att du och teamet är ansvariga för att förbättra sprintprocessen. 

Agenda för sprintåterblicksmöte

Det finns mer än ett sätt att genomföra ett möte för en sprintåterblick. Med tiden kommer du att lära dig vad som fungerar bäst för ditt team, och du kan anpassa och förfina din agenda för sprintåterblickar i enlighet med det. Om du skapar en standardmall för agendan blir det enkelt att dela den med teamet och samla in feedback i förväg. På så sätt kan du försäkra dig om att diskussionen är så välgrundad som möjligt. 

Men till att börja med bör du se till att din agenda omfattar de här grundläggande stegen: 

1. Ange mötets mål

Att fastställa målet för sprintåterblicken i förväg hjälper teamet att fokusera på den aktuella uppgiften. När du sätter upp ett mål ser du till att alla arbetar mot samma sak. För att göra det kan du lägga lite tid på att brainstorma vad en sprintåterblick betyder för teamet. På så sätt kan du använda målet för att vägleda varje möte framöver. Ditt teams mål kan till exempel vara att ge uppriktig och konstruktiv feedback för att förbättra sprintplaneringsprocessen, snarare än att lägga skulden på saker som gick fel. 

2. Samla in feedback från teamet 

Ditt team är den bästa informationskällan för att förbättra sprintprocessen. Det är de som gör det dagliga arbetet, så deras input är avgörande för att din sprint ska gå smidigt. Dessutom hjälper feedback från teamet till att säkerställa att sprintprocessen fungerar för allas individuella arbetssätt och behov. 

Skicka följande frågor till varje teammedlem 1–2 dagar före mötet för sprintåterblick, så att de kan brainstorma och ge feedback innan mötet.

• Vad gick bra under den senaste sprinten?

• Vad gick inte bra? 

• Vad lärde vi oss? 

• Vad ska vi göra annorlunda nästa gång?

För att göra det enkelt kan du dela frågorna tillsammans med mötesagendan (eftersom du också skickar den i förväg). Och om du väljer att använda ett projekthanteringsverktyg som Asana kan du effektivisera saker ytterligare – till exempel kan du dela din agenda och samla in feedback på ett och samma ställe med en mall för sprintåterblick. 

Vissa Scrum-team använder en ännu enklare metod för att samla in feedback som kallas start-stop-fortsätt-metoden. Med den här metoden identifierar varje teammedlem saker som teamet bör börja göra, sluta göra och fortsätta göra. 

3. Få insikter

Nu när du har samlat in data från teamet asynkront kan du identifiera mönster och gemensamma trådar under själva mötet. Det kan vara problem som flera teammedlemmar delar, viktiga lärdomar att ta med sig till framtida sprintar eller metoder från den tidigare sprinten som fungerar för teamet. Genom att identifiera mönster kan du prioritera vilka punkter teamet ska göra inför nästa sprint. Om flera teammedlemmar till exempel uppger att de inte hade tillräckligt med information för att slutföra sina uppgifter, är det något du bör ta itu med. 

Om du kan, hitta ett sätt att dela din skärm eller samarbeta på ett delat dokument eller en whiteboard med hela teamet under återblicken. På så sätt kan alla se att du antecknar, skriver ner saker att göra och tar allas feedback på allvar. Det är ett bra sätt att öka engagemanget och omvandla konversationer till genomförbara steg, särskilt om det är första gången du håller ett återblicksmöte. 

Här är ett exempel på hur du kan visualisera och samla in feedback under mötet. Den här Kanban-tavlan innehåller en mötesagenda och kolumner för att dokumentera frågor och olika kategorier av feedback. 

4. Skapa punkter att göra

Nu är det dags att skapa punkter att göra för att åtgärda vanliga problem. Punkter att göra är konkreta nästa steg med tydliga ägare och slutdatum, så att du och ditt team är ansvariga för att se till att nästa steg blir slutfört. Att skapa punkter att göra under en sprintåterblick ger klarhet i vem som gör vad och när. Dessutom hjälper det ditt team att förstå varför varje punkt är viktig för att gruppen ska lyckas. 

Om flera teammedlemmar i exemplet ovan berättar att de inte hade tillräckligt med information för att slutföra sina uppgifter kan du skapa en punkt att göra för att samla in mer information från intressenter under förfiningen av sprintbackloggen.

5. Avsluta mötet

Avsätt några minuter i slutet av sprintåterblicken för att avsluta mötet. Sammanfatta mötet kortfattat, tacka alla för deras deltagande och berätta hur du kommer att dela med dig av vad som behöver göras till gruppen. Att formellt avsluta din återblick visar att du värdesätter teamets tid och bidrag. Dessutom säkerställer det att alla är samordnade framöver. 

Vanliga fallgropar i sprintåterblickar, och lösningar

Det kan vara svårt att hantera sprintåterblickar, särskilt om det är första gången du planerar en. Här är några vanliga fallgropar att se upp för – och lösningar för att undvika dem.

Att få slut på tid

Det finns mycket att gå igenom under agila återblickar, så det är vanligt att de här mötena drar ut på tiden. Lyckligtvis kan du hålla din återblick på rätt spår med några enkla lösningar: 

• Skapa och dela en agenda i förväg. Att skapa en tydlig agenda är ett av de bästa sätten att hålla ett effektivt möte. Din agenda bör innehålla en lista över ämnen att diskutera och den tid som tilldelats varje ämne. Det hjälper dig att hålla fokus, gå vidare till nästa ämne när det är dags och se till att du går igenom hela agendan. Att dela agendan i förväg sparar också tid eftersom det hjälper teammedlemmarna att komma förberedda och redo att bidra.

• Fundera över hur länge mötet ska vara. Se till att avsätta tillräckligt med tid för att slutföra allt på agendan för sprintåterblicken. Mötets längd kan variera beroende på omständigheterna, till exempel hur många teammedlemmar ni är, hur lång din sprint är och om det finns några nya teammedlemmar som behöver komma ikapp med retrospektivprocessen. Som en allmän regel bör du avsätta 45 minuter för en veckolång sprint, 1,5 timmar för en tvåveckorssprint, 2,25 timmar för en treveckorssprint och tre timmar för en månadslång sprint. Se till att bygga in korta pauser var 30:e minut för längre sessioner, särskilt om ni har ett virtuellt möte. Forskning visar att det är svårt att fokusera i mer än 30 minuter under ett videosamtal. 

Brist på engagemang

Det är svårt att ge feedback, särskilt om teammedlemmarna inte känner sig bekväma med att dela med sig av problem eller om de känner att deras åsikter inte värderas. Men för att förbättra sprintprocessen behöver du konstruktiv feedback från teamet. Här är några sätt att öka engagemanget och se till att alla är redo att bidra: 

• Dela frågor i förväg så att teammedlemmarna kan komma förberedda med sina tankar. Det kan vara svårt för människor att tänka snabbt, särskilt när de känner att de är i rampljuset. Istället för att ställa svåra frågor för första gången under mötet kan du skicka ut en lista med frågor några dagar i förväg. Det kan vara frågor som vad som gick bra, vad som gick dåligt och vad teamet bör göra annorlunda nästa gång. 

• Bryt isen. Börja med en isbrytande fråga för att skapa en rolig och samarbetsinriktad ton för mötet. Favoriter är bland annat: "Är en varmkorv en smörgås?", "Om du var en potatis, hur skulle du vilja tillagas?" och "Om du var tvungen att skicka en emoji till vd:n just nu, vilken skulle det vara?" 

• Visa tacksamhet. Om du vill att ditt team ska dela med sig av feedback måste du skapa en trygg miljö och visa att deras erfarenheter och synpunkter är viktiga. Det innebär att när teammedlemmarna säger vad de tycker bör du lyssna aktivt och skriva ner deras synpunkter för att visa att de är värdefulla. Och kom ihåg att tacka dina teammedlemmar för deras bidrag, särskilt om deras feedback är konstruktiv. Det är svårt att ge konstruktiv feedback, men det är också en viktig del av att förbättra sprintprocessen. 

Otydliga nästa steg

Föreställ dig följande: du lägger flera timmar på att ge och samla in konstruktiv feedback, avslutar ditt återblickande möte och sedan ... händer ingenting. Ingen uppföljning, inget att göra, inget har förändrats. Aj då. 

För att förhindra att det smärtsamma scenariot inträffar bör du se till att dokumentera och följa upp de insikter som samlats in under sprintåterblicken. Så här gör du: 

• Gör anteckningar och dela din skärm om det är möjligt. Scrum-mästaren eller produktchefen är mötesledaren och bör ta anteckningar under ett sprintåterblicksmöte. På så sätt kan teammedlemmarna koncentrera sig på att ge feedback. Mötesanteckningar är viktiga för att komma ihåg viktiga punkter och saker att göra. Och även om det finns olika sätt att ta anteckningar är det viktigt att inkludera diskussionsämnen, viktiga beslut och punkter att göra.  

• Följ upp med punkter att göra. Att fastställa konkreta punkter att göra är det bästa sättet att följa upp feedback och uppfylla syftet med en sprintåterblick – att kontinuerligt förbättra sprintprocessen. Bra punkter att göra har en tydlig ägare, en deadline och en beskrivning som börjar med ett verb så att det inte råder någon tveksamhet om vad som behöver göras. Till exempel är ”Samla in uppgiftskontext från intressenter innan backloggen förfinas” mycket tydligare än bara ”Mer uppgiftskontext”. 

• Gör informationen tillgänglig. Anteckningar och punkter att göra är bra, men de är inte till någon större hjälp om du inte enkelt kan dela dem med ditt team. I stället för att skicka dokument och e-postmeddelanden som lätt kan tappas bort kan du organisera din sprintåterblick med ett projekthanteringsverktyg som Asana. På så sätt kan du dela ut mötesagendan, göra anteckningar i realtid och tilldela saker att göra på ett och samma ställe. Och om du också använder Asana för att samordna sprinten behöver ditt team inte växla fram och tillbaka mellan olika verktyg för att få den information de behöver.