Så här genomför du effektivare stand-up-möten

Om du är med i ett team som utvecklar programvara är risken stor att du har varit med om ett stand-up-möte. Standup-möten är vanliga i agila metoder och är ett snabbt sätt för teammedlemmar att dela uppdateringar eller hålla kontakten med resten av teamet.

Men standup-möten är inte begränsade till programvaruutvecklingsteam. De här mötena kan vara till nytta för alla team som snabbt vill dela uppdateringar för att säkerställa att teammedlemmarna är samordnade. Oavsett om ni håller mötet i ett konferensrum eller om teammedlemmarna befinner sig i olika tidszoner kan du lära dig hur du enkelt genomför effektiva stand-up-möten.

Vad är ett standup-möte?

Ett stand-up-möte är ett kort möte som ofta används av team som kör agil eller Scrum, men alla team kan använda den här typen av möte. Under stand-up-möten turas teammedlemmarna om att diskutera tre huvudfrågor:

• Vad åstadkom du i går?

• Vad ska du arbeta med i dag?

• Finns det något som hindrar dig från att arbeta med det du ska?

Beroende på vilken typ av metod ditt team använder kan de dagliga mötena ta allt från fem minuter till 15 minuter. Enligt bästa praxis för agila metoder bör de inte vara längre än 15 minuter. Anledningen till den strikta tidsgränsen är att alla ska kunna gå igenom sina uppdateringar snabbt utan att det tar för lång tid. 

Fördelar med stand-up-möten

Stand-up-möten hjälper utvecklingsteam att undanröja hinder och ta reda på vad som behöver göras varje dag. De kan också ge tydliga indikatorer på hur projekten fortskrider. Om teamet till exempel använder ett Kanban-projekthanteringsverktyg flyttar teammedlemmarna kort på en Kanban-tavla för att ange vilken fas en uppgift befinner sig i. Under det dagliga stand-up-mötet är det enkelt att se framsteg när ett kort flyttas från ett steg till ett annat. 

Även om agila metoder gynnar fysiska möten behöver du inte hålla ditt dagliga stand-up-möte på plats. Med videokonferensprogram som Zoom kan distansanställda enkelt delta i stand-up-möten virtuellt.

6 steg för effektivare stand-up-möten

Det finns sex enkla steg för att hålla smidiga stand-up-möten. Oavsett hur ofta ditt team träffas, eller vilken projekthanteringsmetod ditt team använder, kommer här några tips för att göra dina stand-up-möten snabba och effektiva.

1. Hitta en tid och håll dig till den

Engagemang och konsekvens är viktiga komponenter i den agila metoden. Dessa värden gäller även för dagliga stand-up-möten. Dagliga möten bör hållas på samma tidpunkt varje dag och på samma plats, och bör prioriteras framför andra möten. Att hålla möten konsekventa gör det enkelt för alla att delta, och det är viktigt att alla är närvarande så att hela teamet är samordnat.

2. Se till att alla teammedlemmar deltar

Standup-möten är bara effektiva om hela teamet deltar. Det innebär att hela teamet bör vara närvarande vid varje stand-up-möte. Om en teammedlem delar med sig av sin uppdatering och sedan går, är mötet inte lika effektivt eftersom den personen inte kommer att höra om hen kan hjälpa en annan teamkollega med det hen gör den dagen. 

Målet är att hålla kontakten med teamet, både fysiskt och mentalt. Eftersom den agila metoden värdesätter konversation och kommunikation ansikte mot ansikte är de dagliga stand-up-mötena ett viktigt sätt att få kontakt med resten av teamet. En bra praxis är att starta mötet tillsammans och avsluta mötet tillsammans.

3. Utse en tydlig ledare

Ledaren för stand-up-mötet ansvarar för att moderera mötet och se till att stand-up-mötena är precis vad de ska vara – korta och trevliga. Det kan innebära allt från att använda timeboxing för statusuppdateringar så att de förblir korta, att hantera mötet i tur och ordning eller att göra en namnupprop vid videokonferenser i stället för att hålla mötet på plats.

Vem som leder stand-up-mötet beror på vilken typ av agil metod ni använder. Om teamet använder Scrum leder scrummästaren dagliga scrum-möten. I andra formulär för projekthantering är det produktchefer eller andra projektledare som leder stand-up-mötena.

4. Håll det kort

Som tidigare nämnts bör stand-up-möten inte vara längre än 15 minuter. Om ditt team är stort kan du använda alla 15 minuter. Om du behöver mer än 15 minuter för att gå igenom allas dagliga statusuppdatering kan ditt team vara för stort.

5. Definiera syftet tydligt

Varje teammedlem bör veta exakt vad stand-up-mötet är till för och hur de ska strukturera sin uppdatering. Om du har en ny teammedlem är det okej att låta dem bara observera i början. Så småningom kommer de att förstå hur det fungerar och dela uppdateringar med alla andra. 

Alla bör dela samma tre saker. Allt annat kan bli ovidkommande information. Din stand-up-ledare ansvarar för att moderera konversationen och vid behov styra den i rätt riktning.

6. Sidokonversationer

Det är inte ovanligt att teammedlemmar försöker lösa problem under stand-up-mötet. Spara istället sådana konversationer till efter mötet. Anteckna problemet och låt sedan nästa person dela med sig av sin statusuppdatering. 

Efter mötet kan de personer som vill lösa ett problem träffas för att försöka gå igenom problemet.

Vanliga fallgropar vid standup-möten

När teammedlemmarna har varit med länge kan stand-up-möten börja kännas repetitiva. Här är några vanliga misstag som händer i stand-up-möten och hur du kan förhindra att de känns (och är) för repetitiva. 

Mötet blir ett generellt statusmöte

Alla som deltar i ett standup-team bör ha ett nära samarbete. Om teammedlemmarna ger statusuppdateringar som inte är relevanta för det arbete de redan utför blir det ett generiskt möte för statusuppdatering. Det är inte en effektiv användning av allas tid. 

Om det händer bör projektledare dela upp teamet i olika grupper. Det bästa sättet att göra det är att dela upp teamen efter vad de arbetar med. De som arbetar närmare varandra bör vara i samma huddle. På så sätt är all information som delas relevant för alla. 

Mötena blir för långa

Kom ihåg att hålla standup-möten korta. Poängen med dem är att de ska vara snabba och enkla. Om dina möten varar längre än 15 minuter är det ett tecken på att du behöver ändra på något. Teamledare bör hjälpa teammedlemmar att fokusera på de tre huvudpunkterna, och om de börjar diskutera något annat, respektfullt be dem att ta upp det i en senare konversation.

Teammedlemmarna identifierar inte hinder

Ett av de främsta skälen till att utvecklingsteam håller standup-möten är att identifiera eventuella hinder för arbetet. Om teammedlemmarna inte tar upp några problem kan det sprida sig till resten av teamet. Ofta är en teammedlems arbete beroende av en annans arbete. Om en person inte tar upp problemet kan det bli ett hinder för alla. Därför är det viktigt att diskutera eventuella problem under stand-up-mötena, så att problemet inte blir ett hinder för hela teamet.

Använd arbetshantering för agila team

Om du vill implementera agila metoder i dina team behöver du rätt verktyg för att hålla allt organiserat. Se till att du har tillgång till ett dynamiskt verktyg för att organisera och hantera teamets arbete på ett och samma ställe. Hantera agendor för stand-up-möten och mycket mer i ett arbetshanteringsverktyg som Asana.