Vad är lean projekthantering? 5 principer förklarade

När du tänker på ordet lean tänker du kanske på mat. Magert kött, såsom fågel och fisk, är hälsosammare än rött kött, såsom biff och fläsk, eftersom det har mindre fett. Med andra ord har rött kött ett överskott av fett i motsats till magert kött. När det gäller projekthantering dyker överskott upp som projektdefekter, vilket kan orsaka omfattningskrypning och minska projektvärdet. Precis som med olika typer av kött leder lean projekthantering till mindre överskott, vilket kan hålla projektet friskare.

När du använder lean-metoden är målet att minska slöseri och öka värdet under varje projektfas. I den här artikeln förklarar vi vad lean projekthantering är och beskriver hur man använder den här agila metoden för att förbättra produktiviteten. 

Hur skapades lean-metoden för projektledning?

Japanska tekniker på Toyota utvecklade Toyotas produktionssystem (TPS) mellan 1948 och 1975, vilket inspirerade det som vi idag känner till som lean-metoden. TPS användes för att förbättra tillverkningen och interaktionen med leverantörer och kunder, samt för att eliminera slöseri. 

Dr Jeffrey K. Liker, författare till The Toyota Way, beskriver principerna för lean management i sin bok och förklarar hur företag kan tillämpa TPS i andra branscher. Liker förklarar också hur TPS – och lean management som helhet – kan eliminera olika typer av företagsavfall. 

John Krafcik introducerade lean-metoden för projekthantering i sin artikel från 1988 med titeln ”Triumph of the Lean Production System”. Krafcik skrev artikeln för sin masteruppsats på MIT Sloan School of Management, och hans forskning resulterade i den bästsäljande boken  ”The Machine That Changed the World”. Lean projekthantering har påverkat en hel del metoder, inklusive agil, Kanban och Scrum.

5 principer för lean projekthantering

De fem principerna för lean projekthantering fungerar som steg för att uppnå högsta möjliga kundnöjdhet. Använd de här stegen om du vill ha störst möjlighet att minska produktavfall, hålla dig inom projektomfattningen och uppfylla kritiska framgångsfaktorer.

1. Identifiera värde

Den första kärnprincipen i lean projekthanteringsprocess är att identifiera produktens värde. För att göra det behöver du känna till din intressent. Ibland skapar du projektleveranser för interna intressenter, medan du andra gånger har en kund som är en extern intressent.

• En intern intressent är en aktieägare i projektet som övervakar produktutvecklingen eftersom de har ett intresse i att det ska lyckas.

• En extern intressent är en kund som köper produkten eller tjänsten och påverkas av dess kvalitet.

När du vet vem du bygger din produkt för kan du bättre avgöra hur du ska göra den värdefull. Produktvärde för en intern intressent kan till exempel innebära att uppfylla ett internt verksamhetsbehov. Produktvärde för en kund kan innebära att lösa ett kundproblem eller göra kundens liv enklare. 

2. Kartlägg värdeströmmen

Värdeflödeskartläggning (VSM) är nästa princip inom lean projekthantering. VSM är ett visuellt verktyg som innebär att man kartlägger det nuvarande arbetsflödet och det idealiska arbetsflödet från projektets början till slutförande. 

När du jämför de två arbetsflödena kan du identifiera slöseri i varje projekthanteringsfas för att maximera effektiviteten. 

Toyota identifierade olika typer av slöseri som du kan hitta med hjälp av VSM inom lean-tillverkning, men inom parentes kan du se hur de här punkterna kan överföras till andra branscher:

• Överproduktion (onödiga funktioner): överproduktion och onödiga programvarufunktioner kan leda till extra kostnader såsom extra lagring, slöseri med material och värdelösa lager.

• Lager (dåligt hanterad backlog): Slöseri med lager, slöseri med ofullständigt arbete och dåligt hanterade backloggar innebär onödiga kostnader för lagring, transport och slutförande av arbetet.

• Rörelse (växling mellan uppgifter): Rörelseavfall är den onödiga kostnaden för intern rörelse av personer eller maskiner. Det kan vara i form av överflödiga processer eller ett överflöd av Business-appar. Faktum är att den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag, men 27 % av arbetstagarna säger att de missar åtgärder och meddelanden när de byter app.

• Defekter (teknisk skuld): Defekter kan leda till kostsamma reparationer och materialförlust. Teknisk skuld kan leda till att värdefull tid går förlorad.

• Överbearbetning (dyra verktyg): Överbearbetning kan leda till onödiga kostnader, till exempel att uppgradera en produkt som användarna inte har bett om eller inte behöver. På samma sätt kan pengar som spenderas på dyra verktyg vara slöseri om verktygen inte är värda det.

• Väntan: Slöseri med tid är kostnaden till följd av försenade tidslinjer i slutproduktens leveranser.

• Transport: Transportavfall liknar rörelseavfall och handlar om extern rörelse, såsom onödig förflyttning av produkter och material. 

• Fragmenterade team: Fragmenterade team kan leda till slöseri med kostnader på grund av felkommunikation, onödiga möten och brist på ett starkt samarbete.

VSM är det viktigaste steget i lean projekthantering. Utan den får du inte den visualisering du behöver för att upptäcka brister i projektets livscykel och förbättra produktkvaliteten för kunderna. 

3. Skapa flöde

I det här steget omarbetar du din projekthanteringsplan för att bli mer effektiv genom att ta bort det slöseri du identifierade i steg två. För att göra det behöver du dela upp varje steg i produktutvecklingen och omkonfigurera stegen efter behov. Använd projektmilstolpar som kontrollpunkter för att säkerställa att inget nytt slöseri uppstår när projektet fortskrider. 

Tänk dig till exempel att du i steg två identifierade att du har en dåligt hanterad backlog och en försenad tidslinje på grund av en flaskhals i schemaläggningen av teammedlemmar. Det är här du bestämmer hur du ska ta bort de smärtpunkterna och sätta ihop din projektplan igen. 

Att etablera en öppen kommunikation med dina teammedlemmar är det bästa sättet att se till att din VSM var värd insatsen. När du har tagit dig tid att identifiera och ta bort slöseri kan teamet arbeta tillsammans för att förhindra framtida ineffektivitet och förhindra att slöseri byggs upp igen. 

4. Upprätta drag

Att etablera drag innebär att dra arbete från föregående processteg när arbetet är slutfört. Konceptet har sitt ursprung i tillverkningsindustrin för att hjälpa fabriker att möta kundernas exakta krav med ett ”just-in-time”-lagersystem. Ett pull-system är dock också till hjälp i andra branscher eftersom det håller arbetsflödet igång på ett effektivt sätt. 

Exempel på ett pull-system inom programvaruutveckling:

1. Den tekniska designern slutför sina uppgifter och flaggar produkten för granskning.

2. Granskningsflaggan signalerar att kodningsfasen kan börja.

3. Kodaren slutför sina uppgifter och flaggar produkten för granskning.

4. Granskningsflaggan signalerar att testfasen kan börja.

5. Produkttestaren slutför sina uppgifter och flaggar produkten som redo för slutgranskning.

6. Du gör en slutlig granskning av produkten.

Att etablera pull kan hjälpa team i olika branscher eftersom det håller arbetet i rörelse sömlöst genom projektets livscykel. Branscher som producerar produkter för kunder kommer att dra nytta av det här systemet om de använder pull-signaler för att arbeta bakåt. På så sätt producerar teamet bara lager när kunderna behöver det. 

5. Ständig förbättring

Lean projektledning är inte en engångsgrej, utan snarare en iterativ process. Att sträva efter perfektion är den femte principen, som innebär att kontinuerligt förbättra arbetsflödet. 

Oavsett om din kund är en intern eller extern intressent kommer deras krav att förändras. Det innebär att du regelbundet måste bedöma produktens värde och analysera arbetsflödet för att hitta slöseri.

Verktyg för lean projekthantering

Du kan använda verktygen nedan för att förbättra arbetsflödet för produktutveckling. När du strävar efter kontinuerlig förbättring hjälper de här verktygen dig och ditt team att minska slöseri, förbättra produktiviteten och öka kundvärdet. 

Demingcykeln (PDCA)

Dr W. Edwards Deming utvecklade Deming-cykeln på 1950-talet. Hans metod, även känd som Planera-Göra-Kontrollera-Agera-cykeln, eller PDCA, var en revidering av en tidigare problemlösningsmetod i tre steg som skapades på 1920-talet av Dr Walter Shewhart. 

PDCA-cykeln består av fyra steg:

• Planera: Undersök arbetsflödet och identifiera eventuella problem som behöver lösas.

• Gör: Hitta lösningar på problemet genom att analysera data eller samarbeta med teammedlemmar. 

• Kontrollera: Övervaka om lösningarna är effektiva och förbättra planen vid behov.

• Agera: Tillämpa reviderade lösningar och utvärdera vad du har lärt dig.

Deming-cykeln är en enkel process som du kan tillämpa i olika organisatoriska processer. När den implementeras korrekt kan den här processen ha en betydande inverkan på produktens värde. 

Lean Six Sigma-projekthantering (DMEDI)

Lean Six Sigma är ett verktyg för lean-hantering som du kan använda för att identifiera problem i ditt arbetsflöde. Det här verktyget har steg precis som Deming-cykeln, men det har också analysmetoder som du kan använda tillsammans med den. Stegen i Lean Six Sigma, även kända som DMEDI, är följande:

• Definiera: definiera projektomfattningen och planera mål

• Measure: Bestäm hur du ska mäta framgång i projektet.

• Explore: Utforska nya sätt att förbättra projektprocessen.

• Utveckla: Utveckla en idiotsäker projektplan.

• Implementera: Implementera projektplanen.

Analysmetoder som du kan använda med Lean Six Sigma är:

• Värdeflödeskartläggning: Som nämnts ovan kan VSM hjälpa dig att visualisera faserna i din projekthanteringsplan och identifiera områden där det finns slöseri.

• Kundundersökningar: Att få feedback från kunder är ett utmärkt sätt att bedöma projektproblem och öka produktens värde.

• Gantt-diagram: Gantt-diagram är stapeldiagram som kan hjälpa dig att visualisera projektets milstolpar.

• Rotorsaksanalys (RCA): Använd RCA för att hitta rotorsakerna till problem och hitta lösningar.

• Kanban: Genom att visualisera dina uppgifter och begränsa pågående arbete hjälper Kanban-tavlor dig att se hur ditt arbete flödar. 

Du kan välja vilken lean management-metod du vill prova baserat på din bransch, din produkt och ditt team. Du kan också prova olika lean management-metoder på olika projektinitiativ och se vilken som fungerar bäst. Oavsett vilken metod du väljer bör du använda en programvara för projekthantering för att enkelt implementera analysmetoderna. 

Varför lean management är viktigt

Branscher som it, bygg och utbildning har anammat lean-metoden på grund av de många fördelar den ger. Lean projekthantering kan förbättra produktvärdet genom att effektivisera processer. 

Andra fördelar med lean ledarskap:

• Ökad innovation: Förbättrar projektet genom att väcka kreativitet.

• Minskat slöseri: minskar fysiskt slöseri och väntetider mellan produktionssteg, samtidigt som överproduktion och överbearbetning minimeras.

• Förbättrad kundservice: ger vad kunden behöver – varken mer eller mindre.

• Bättre ledtider: resulterar i snabbare svarstider och färre förseningar.

• Produkter av högre kvalitet: minimerar produktfel genom att lägga till kvalitetskontroller.

• Förbättrad lagerhantering: förhindrar bakslag genom att övervaka lagret.

Oavsett om ditt företag har interna eller externa intressenter kan ett lean-tänkande förenkla arbetsprocesserna och skapa ett effektivare projektteam. 

Förbättra ditt arbetsflöde med lean projekthantering

Många företag arbetar hårt för att producera högkvalitativa produkter och göra kunderna nöjda, men lean-metoden gör det lättare att uppnå de här målen genom att ta bort flaskhalsar och effektivisera produktionen.

Oavsett vilket projekthanteringssystem du använder kan en programvara för projekthantering hjälpa till med processförbättringar. När du använder programvara för att effektivisera processer kan du bättre visualisera projektschemat, kommunicera med teammedlemmar och uppfylla kundernas krav.