Vad är Planera-Göra-Kontrollera-Agera (Plan-Do-Check-Act (PDCA))-cykeln?

PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act) är en interaktiv problemlösningsstrategi för att förbättra processer och implementera förändringar. PDCA-cykeln är en metod för kontinuerlig förbättring. PDCA-cykeln är inte en engångsprocess, utan en pågående återkopplingsloop för iterationer och processförbättringar. Genom att följa PDCA-cykeln utvecklar team hypoteser, testar idéerna och förbättrar dem i en kontinuerlig förbättringscykel. 

PDCA-cykeln är en användbar teknik för att ta itu med, analysera och lösa Business-problem. Eftersom PDCA-cykeln bygger på kontinuerlig förbättring erbjuder den en viss flexibilitet och iterativ förbättring. 

PDCA-cykelns historia

PDCA-cykeln introducerades först av Walter Shewhart, fadern till statistisk kvalitetskontroll. I sin bok Economic control of quality manufactured product tillämpade Shewhart den vetenskapliga metoden på ekonomisk kvalitetskontroll. 

Shewharts avhandling vidareutvecklades av W. Edwards Deming, som var en mästare på Shewharts arbete. Deming utvecklade Shewharts idé och använde den vetenskapliga metoden inte bara för kvalitetskontroll utan också för processförbättring.

Deming lärde ut metoden – som han kallade Shewhart-cykeln – till japanska tekniker. Där blandades Shewhart-cykeln med kaizen (den japanska principen om kontinuerlig förbättring, som utvecklades av Kaoru Ishikawa), Toyotas produktionssystem och lean-tillverkning för att bli vad vi nu kallar Planera-Göra-Kontrollera-Agera (Plan-Do-Check-Act, PDCA)-cykeln. 

Numera används PDCA-cykeln ofta som en del av lean projekthantering.

Metoden har många namn, bland annat:

• Planera-Göra-Kontrollera-Agera-cykeln eller PDCA-cykeln

• Deming-cykeln eller Deming-hjulet

• Shewhart-cykeln

• Kontrollcykel

• PDSA-cykeln (Plan-Do-Study-Act) 

När ska man använda PDCA-cykeln?

PDCA-cykeln är ett ramverk för hur man hanterar och löser problem med projekthantering och processförbättring. Därför kan den användas i en mängd olika projekt. Team som använder PDCA-cykeln omfamnar effektivt elementet av kontinuerlig förbättring. I stället för att använda cykeln för en helhetsprocess är PDCA-cykeln ett sätt att säkerställa kontinuerlig förbättring och implementera den iterativa processen. 

PDCA-cykeln är särskilt användbar när du vill:

• Effektivisera och förbättra en repetitiv arbetsprocess.

• utveckla en ny Business-process

• komma igång med kontinuerlig förbättring

• snabbt upprepa förändringar och se omedelbara resultat

• minimera fel och maximera resultat

• Testa flera lösningar snabbt.

Fyra steg för att använda PDCA-cykeln

De fyra stegen i PDCA-processen finns i namnet: planera, göra, kontrollera och agera. Det är viktigt att notera att processen är en cykel, så när du har nått slutet kan du börja om från början igen. 

1. Planera

Det första steget i alla processförbättringar eller projektplaneringar är att ta reda på vad som behöver göras. Som alla projektplaner innehåller den en mängd information, inklusive:

• Projektmålen.

• Framgångsvärden.

• Projektleveranserna eller slutresultatet.

• Projektets intressenter

• Projektets tidslinje.

• Alla relevanta projektrisker eller begränsningar.

Du kan använda PDCA-cykeln för en mängd olika projekt. Oavsett om du bygger ett nytt projekt från grunden eller använder PDCA som ett kvalitetsförbättringsprojekt är det ett bra sätt att få projektet på rätt spår genom att investera i en robust planeringsfas. 

Tänk på att PDCA är en cykel. Det är okej om du inte har alla svar första gången, eftersom du förmodligen kommer att köra cykeln flera gånger. Varje gång du kör PDCA-cykeln igen ska du utvärdera projektplanen för att säkerställa att den är uppdaterad och korrekt i förhållande till projektmålen. 

2. Utför

När du har finslipat projektplanen är nästa steg att prova den. Som de flesta typer av lean projekthantering omfattar PDCA små, inkrementella förändringar. Under PDCA-cykelns gör-fas implementerar du projektplanen i liten skala för att se till att den fungerar. 

3. Kontrollera

Granska testet du körde under PDCA-cykelns gör-fas för att se till att allt gick enligt planerna. Det är troligt att du kommer att identifiera saker som kan förbättras under gör-fasen. Det kallas ju inte kontinuerlig förbättring för ingenting! Kontrollera-fasen är avgörande för att hitta de små sakerna innan de blir för stora och problematiska. 

Om det behövs kan du se över projektplanen för att försäkra dig om att projektet fortfarande uppfyller projektmålen. Om du har insett att du behöver göra en ändring i projektplanen kan du också göra det nu. 

4. Agera

Efter kontrollen går du vidare till agera-fasen, som innebär att lansera hela projektet eller processförbättringen. Glöm inte att PDCA-cykeln är en cykel. Om du behöver kan du återgå till planeringsfasen för att kontinuerligt förbättra ditt projekt eller dina processer. 

För- och nackdelar med PDCA-cykeln

PDCA-cykeln är ett kraftfullt verktyg för att kontinuerligt förbättra sig, men det finns också några nackdelar med att använda det här systemet. Ta en titt på för- och nackdelarna med PDCA-cykeln: 

Fördelar: 

• Användbar för team som vill komma igång med kontinuerlig förbättring.

• Flexibel metod för praktiskt taget alla projekt.

• Implementera förändringar snabbt och se resultat.

• Använd PDCA som standardprocedur för att öka organisationsövergripande standardisering utan att använda ett projektledningskontor (PMO).

• Beprövad metod för kontinuerlig förbättring.

Nackdelar:

• Du behöver stöd från ledningen för att PDCA-cykeln ska vara särskilt effektiv.

• Värdet kommer från att köra cykeln om och om igen. Det är inte en effektiv metod om du bara planerar att göra det en gång. 

• Kräver tid för att implementera och lära sig

• Inte en bra lösning för brådskande projekt, eftersom man vanligtvis förväntar sig att köra cykeln flera gånger.

Planera-Genomföra-Kontrollera-Agera

PDCA-cykeln är ett effektivt sätt att implementera kontinuerlig förbättring och problemlösning. För att få ut mesta möjliga av PDCA-cykeln kan du förbereda dina projekt för framgång med hjälp av projektplaneringsverktyg. Planera, hantera och spåra teamets projekt för att nå dina leveranser i tid.