Förstå iterativa processer, med exempel

Porträtt av medarbetare Julia MartinsJulia Martins20 april 20216 min. läsning
facebooktwitterlinkedin
Bannerbild för Asana-artikeln om iterativa processer
Prova Asana nu

Precis som agil får termen iterativa processer oss automatiskt att tänka på teknikteam. Men de flesta team itererar på ett eller annat sätt, och att använda en iterativ metod kan hjälpa dig att minska risker, hantera effektiviteten och lösa problem på ett mer flexibelt och dynamiskt sätt. 

Om du vill prova iterativa processer är den här artikeln något för dig. Vi går igenom hur man definierar den iterativa processen och hur du kan implementera den i ditt eget team. 

Vad är en iterativ process? 

Iterativa processer innebär att utforma, bearbeta och förbättra ett projekt, en produkt eller ett initiativ. Team använder iterativa utvecklingsprocesser för att skapa, testa och bearbeta tills de är nöjda med slutresultatet. Man kan se en iterativ process som en försök-och-misstag-metodik som man använder för att projektet ska komma närmare och närmare sitt slutmål. 

Iterativa processer utgör en grundläggande del i lean-metoder och agil projekthantering – men alla slags team kan implementera iterativa processer, inte bara agila team. Under en iterativ process förbättrar du kontinuerligt designen, produkten eller projektet tills du och teamet är nöjda med den slutliga projektleveransen.

Vad är då en icke-iterativ process? 

I en icke-iterativ process arbetar du och teamet tillsammans för att komma fram till en slutprodukt utan att nödvändigtvis prova nya idéer på vägen. Vanligtvis kräver icke-iterativa processer mer tid under konceptualiserings- och skapandefasen, för att allt ska fungera på rätt sätt under testfasen. 

Vattenfallsprocesser är den vanligaste typen av icke-iterativa processer. I vattenfallsmodellen definierar du och teamet projektets faser innan projektet startar. Varje fas börjar när en tidigare fas är helt avslutad. Kraven och resurserna är vanligtvis fixerade innan projektet börjar, och teamet undviker att ändra projektplanen så gott det går. 

Tänk dig till exempel att du arbetar med en designbyrå för att skapa en e-bok. Du måste först tillhandahålla all text för e-boken. Sedan använder designbyrån det materialet och skapar en design. Slutligen korrekturläser ditt interna team den designade e-boken för att se till att allt ser bra ut. Det här är ett exempel på vattenfallsmodellen eftersom varje fas är beroende av det föregående steget (dvs. man kan inte korrekturläsa den designade e-boken förrän den har designats).

Beroende på vilket slags team du är med i och vilken typ av projekt ni arbetar med kan icke-iterativa processer vara utmanande eftersom de inte ger teamet tid att iterera arbetet och kontinuerligt göra förbättringar. Eftersom det finns så många okända faktorer och överraskningar inom det tekniska området tenderar särskilt teknikteam att använda iterativa processer i stället för icke-iterativa processer, men alla slags team kan dra nytta av iterativa processer. 

Är inkrementell design samma sak som iterativa processer? 

De flesta team använder inkrementell design och iterativa processer synonymt, och i praktiken utförs de ofta parallellt. Men det finns en viss skillnad mellan de två termerna.

I en iterativ process arbetar teamet med att bearbeta och förbättra projektet utifrån feedback och ny information. Nyckeln till den iterativa processen är försök-och-misstag: projektet blir bättre med tiden som ett resultat av de ändringarna. 

Om du använder inkrementell design, som ibland kallas inkrementell utveckling, lägger du till nya funktioner och vidareutvecklar dem utifrån den första versionen eller leveransen. För att utföra en inkrementell designprocess producerar teamet avsiktligt en enkel version av den slutgiltiga projektleveransen för att lansera den så snabbt som möjligt (i likhet med Facebooks gamla mantra ”agera snabbt och bryt reglerna”). Därefter itererar teamet och förbättrar den första versionen genom att göra inkrementella ändringar som inkluderar fler funktioner än den ursprungliga versionen. Teamet fortsätter att göra det tills att leveransen har alla de funktioner som krävs. 

De flesta team som använder iterativa processer använder inkrementell design och vice versa. Bra iterativa processer är också inkrementella så att du kontinuerligt kan förbättra den ursprungliga leveransen. En bra inkrementell design är också iterativ eftersom du måste kunna reagera på kundernas feedback och ändra riktning vid behov.

Prova Asana för projekthantering

Exempel på iterativa processer

Teknik

Många teknikteam använder iterativa processer för att utveckla nya funktioner, implementera buggfixar eller A/B-testa nya strategier. Ofta skapar ett teknikteam ett antal iterationer som de anser vara lika bra och testar dem sedan tillsammans med användarna. De noterar problematiska och lyckade områden och fortsätter sedan att utveckla den iteration som var bäst i testet.

Produktutveckling

Det kan vara förvånande att upptäcka att de flesta processer inom produktutveckling är iterativa. Tänk på all teknik som du någonsin har köpt till dig själv för personlig användning – den version du köpte hade förmodligen en tidigare version och kanske även en senare version. Tänk på utvecklingen av mobiltelefoner genom åren, på hur högtalare har blivit mindre och mer bärbara med tiden eller till och med på hur kylskåp från samma märke har förändrats för att vara anpassade till nya familjebehov. Alla de här exemplen är iterativa processer. 

Marknadsföring

Vissa marknadsföringsteam gillar iterativa processer medan andra team är inte lika förtjusta i dem. Men en stor del av marknadsföring är i viss mån iterativ. Vissa marknadsföringsteam kan till exempel testa olika reklamtexter för att se vilken text som ger bäst engagemang, eller skicka ut två versioner av ett nyhetsbrev för att jämföra klickfrekvenser. Alternativt kan ett marknadsföringsteam för ett varumärke använda iterativa designprocesser för att identifiera vilken typ av bilder som fungerar bäst för deras målgrupp.

Försäljning

Även om det mesta av ett försäljningsteams arbete med kundkontakter inte är iterativt, kan vissa av deras uppgifter dra nytta av att man använder iterativa processer. Till exempel kan ett försäljningsteam använda sig av en iterativ metod för att skicka e-postmeddelanden. Teamet kan låta säljarna skicka meddelanden med ett antal olika ämnesrader och sedan analysera resultaten. Därefter kan teamet implementera de mest framgångsrika ämnesraderna i fortsättningen.

De 5 stegen i en iterativ process

En iterativ process kan hjälpa dig under hela projektets livscykel. Under faserna i en iterativ process kommer dina mål och krav att fungera som projektets utgångspunkt. Därefter använder teamet tester, prototyper och iteration för att uppnå bästa möjliga resultat. Så här går det till:

1. Planering och krav

Under det här steget i en iterativ process kommer du att definiera projektplanen och samordna de övergripande projektmålen. Det är i det här skedet som du beskriver alla fasta krav – saker som måste ske för att projektet ska lyckas. Utan det här steget riskerar du att iterera utan att nå målen. 

2. Analys och design

Under det här steget ska du och teamet fokusera på projektets affärsbehov och tekniska krav. Om du beskrev målen under steg ett är det under steg två som du tar fram en design som kommer att hjälpa dig att uppnå de målen. 

3. Implementering

Under det tredje steget ska teamet skapa den första iterationen av projektleveransen. Den här iterationen ska baseras på analysen och designen och bör syfta till att uppnå det slutliga projektmålet. Hur detaljerad och hur mycket tid du lägger ner på den här iterationen beror på hur projektet ser ut.

4. Testning

Nu när du har en iteration ska du testa den på det sätt som är lämpligast. Om du till exempel arbetar på att förbättra en webbsida kanske du vill A/B-testa den nya versionen mot den befintliga webbsidan. Om du skapar en ny produkt eller funktion kan du överväga att göra användbarhetstester med en grupp potentiella kunder. 

I tillägg till testningen bör du också ta kontakt med projektintressenterna. Be dem att dela sina åsikter om iterationen och ge eventuell feedback

Läs: Vad är cykeln Planera-Göra-Kontrollera-Agera (PDCA: Plan-Do-Check-Act)?

5. Utvärdering och granskning 

Efter testningen ska teamet utvärdera om iterationen var framgångsrik och diskutera om det finns något som behöver ändras. Uppfyller den här iterationen projektets mål? Varför, eller varför inte? Om något måste ändras kan du sätta igång den iterativa processen på nytt genom att gå tillbaka till steg två för att skapa nästa iteration. Tänk på att den ursprungliga planeringen och målen ska vara samma för alla iterationer. Fortsätt att bygga vidare på den föregående iterationen tills du får en leverans som du är nöjd med.

Om du sätter igång en iterativ process på nytt bör du säkerställa att alla fortfarande känner till projektmålen. En iterativ process kan ta veckor eller månader, beroende på hur många iterationer du genomför. Att koncentrera iterationen på projektmålen varje gång du startar om en iterativ process kan hjälpa dig att se till att du inte tappar kursen mot slutmålet.

Fördelar och utmaningar med iterativa processer

Den iterativa modellen passar inte alla team – eller alla projekt. Här är de viktigaste för- och nackdelarna för teamet när det gäller iterativa processer.

Fördelar:

  • Ökad effektivitet. Eftersom en iterativ process tillåter försök-och-misstag kan den ofta hjälpa dig att uppnå önskat resultat snabbare än en icke-iterativ process. 

  • Ökat samarbete. I stället för att arbeta utifrån förutbestämda planer och specifikationer (vilka dessutom tar lång tid att skapa), arbetar teamet aktivt tillsammans.

  • Ökad flexibilitet. I takt med att du lär dig nya saker under implementerings- och testfaserna kan du justera iterationen så att den bäst uppfyller målen – även om det innebär att du måste göra något som du inte förväntade dig att göra i början av den iterativa processen. 

  • Mer kostnadseffektiv. Om du behöver ändra projektets omfattning har du endast använt minsta möjliga tid och ansträngning i processen. 

  • Möjlighet att arbeta parallellt. Till skillnad från andra icke-iterativa metoder, såsom vattenfallsmetoden, är iterationer inte nödvändigtvis beroende av något föregående arbete. Teammedlemmarna kan arbeta parallellt med flera delar av projektet, vilket kan förkorta tidslinjen. 

  • Minskad risk på projektnivå. I en iterativ process identifieras och åtgärdas risker under varje iteration. I stället för att åtgärda stora risker i början och slutet av projektet arbetar du ständigt med att åtgärda risker på en lägre nivå.

  • Pålitligare användarfeedback. När användarna kan interagera med eller se en iteration kan de ge inkrementell feedback om vad som fungerar eller inte fungerar för dem.

Nackdelar:

  • Ökad risk för omfattningskrypning. På grund av den iterativa processens försök-och-misstag-metod kan projektet utvecklas på ett sätt som du inte hade förväntat dig och överskrida den ursprungliga projektomfattningen

  • Oflexibel planering och fasta krav. Det första steget i en iterativ process är att definiera projektets krav. Att ändra kraven under den iterativa processen kan bryta arbetsflödet och få dig att skapa iterationer som inte uppfyller projektets syfte.

  • Otydliga tidslinjer. Eftersom teammedlemmarna skapar, testar och bearbetar iterationerna tills de når fram till en tillfredsställande lösning är den iterativa tidslinjen inte tydligt definierad. Dessutom kan testningen av olika inkrementella steg variera i längd, vilket också påverkar tidslinjen för den iterativa processen. 

Försök, prova och försök igen

I slutändan kan alla team lära sig något av en iterativ process. Använd alltid en försök-och-misstag-mentalitet i arbetet när det är möjligt. Om det råder osäkerhet kan du alltid satsa på flexibilitet och samarbete. Oavsett om du tillämpar den iterativa metoden eller inte – sträva alltid efter att ständigt förbättra ditt arbete. 

Om du vill ha fler tips kan du läsa  25 viktiga färdigheter i projektledning som du behöver för att lyckas.

Prova Asana gratis

Relaterade resurser

Artikel

Continuous improvement in business: Tips to apply kaizen