Börja om från början med omstrukturering av affärsprocesser

Om det inte är trasigt, behöver det inte lagas, eller hur? Men om något inte fungerar så effektivt som det skulle kunna, är det ibland det enda sättet att göra det bättre att ta isär det och sätta ihop det igen lite annorlunda. Det är konceptet bakom Business Process Reengineering. 

Vad är Business Process Reengineering (BPR)?

Business process reengineering (BPR) är en fullständig översyn av befintliga kärnprocesser för att förbättra resultat såsom vinst, produktkvalitet, kostnader eller hastighet. Verksamhetsprocessåterställning är en extremt involverad process som kräver stöd från hela organisationen, noggrann planering och ett dedikerat team för att gå vidare. Beroende på storleken på ditt företag kan det ta allt från några månader till flera år att slutföra en BPR.

Omstrukturering av verksamhetsprocesser vs förbättringar av verksamhetsprocesser

Dessa två processförbättringsstrategier har båda samma slutmål: att göra ändringar i affärsprocesser i syfte att förbättra prestandan. Den största skillnaden är storleken och omfattningen på de ändringar som görs. 

Business process improvements är mindre förändringar som syftar till att förbättra en specifik process inom en organisation. Om ditt team använder en modell för kontinuerlig förbättring är du förmodligen bekant med förbättringar av affärsprocesser. 

Business process reengineering är att ändra processer i en mycket större skala. I stället för att titta på mindre enskilda steg bedömer BPR företaget som helhet och omkonfigurerar hur hela verksamheten fungerar. 

Låt oss föreställa oss att en bil representerar ett företag och att bilen har en läckande bensintank. Om teamet skulle använda processförbättringar för att åtgärda den läckande bensintanken skulle de skapa en process för att byta ut den gamla bensintanken mot en ny utan läckage. Business process reengineering skulle titta på bensintanken och överväga om det finns ett alternativt bränsle att använda istället för bensin. 

När ska man använda Business process reengineering?

Business process reengineering är en stor och omfattande process. Det kan vara mycket dyrt – och ju större företaget är, desto mer utmanande blir processen. Tänk på skillnaden mellan ett nystartat företag med cirka 25 anställda och ett företag med 2 000 anställda. Det större företaget kommer att ha mycket mer etablerade processer och arbetsflöden, medan det mindre företaget kan göra ändringar snabbare. Om du har problem med att avgöra om insatsen är värd det kan du överväga att använda ett ramverk för kostnads-nyttoanalys för att avgöra om en affärsprocessomvandling är rätt för ditt företag. 

Om ditt team går igenom beslutsprocessen och upptäcker att den enda lösningen är att gå igenom en BPR-process, gör det tidigt i teamets tillväxtprocess. En bra anledning till att inleda en BPR-process är att säkerställa skalbarheten i din kärnverksamhet. Att implementera en affärsprocessöversyn kan hjälpa till genom att skapa en grund för företaget att skala upp, i stället för att bygga vidare på ineffektiva och komplicerade processer. 

Business process reengineering i 6 steg

Business process reengineering följer ungefär samma steg som vanliga processförbättringar. Målet med båda verksamheterna är detsamma: att se till att ditt företag förbättrar resultaten. Omfattningen av en affärsprocessomvandling är dock större, och det kan påverka tidslinjen och tillvägagångssättet. Så här kan du påbörja processen för Business Process Reengineering i sex steg.

1. Identifiera orsaken till förändringen

Att se över hur din verksamhetsprocess fungerar är en stor, utmanande och dyr uppgift. Det är viktigt att identifiera varför och undersöka om processen för affärsprocessutveckling är värd tiden och insatsen. Vilket är slutmålet? Vad vill du att din Business ska åstadkomma med den här processen för omstrukturering? Att fastställa ett tydligt och definierbart mål är en bra utgångspunkt. Använd ett ramverk som SMART-målmetoden för att säkerställa att anledningen till förändringen är konkret och genomförbar. Det gör det också lättare att välja ett framgångsvärde senare i processen. 

Anledningen till varför bör vara mycket tydlig för hela teamet. Du kan till exempel behöva omstrukturera en del av ditt Business för att bana väg för ett nytt forsknings- och utvecklingsteam. Ditt team bör förstå att anledningen till omorganisationen är att bana väg för det nya teamet.

Innan du påbörjar processen för att omstrukturera är det viktigt att fastställa en referenspunkt med de befintliga processerna. Det gör det möjligt för ditt team att få en utgångspunkt för den nuvarande verksamheten innan några dramatiska förbättringar görs. Att analysera och mäta utgångspunkten för din verksamhet ger också BPR-teamet en möjlighet att titta på eventuella flaskhalsar i det nuvarande läget som kan påverka omarbetningen av affärsprocessen.

2. Skapa ett BPR-team

Business process reengineering är en komplex process som bör hanteras av ett kompetent och erfaret team. Ditt BPR-team bör bestå av personer som redan är bekanta med hur företaget fungerar och som förstår nyckelprocesserna. Business process reengineering-team består vanligtvis av:

• Ledning

• Verksamhetsledare för affärskritiska team

• En expert eller ledare inom omstrukturering.

• Erfarna projektledare.

Ditt team för verksamhetsutveckling kommer att ansvara för att hantera många olika förväntningar från olika intressenter, så det är viktigt att både ditt team och intressenterna enkelt kan dela och få tillgång till viktig information. För att göra det enklare att hantera intressenter kan du använda ett arbetshanteringsverktyg för samarbetsstyrning för att sammanställa och dela all information du behöver för processen. 

3. Fastställ nyckeltal för att analysera prestationer

Det här steget är nära kopplat till steg ett, när du bestämde det slutliga målet för din Business process reengineering. Att identifiera målet för din omarbetning hjälper dig att välja rätt mätvärden för framgång. Att välja en KPI. Hjälper dig att mäta prestandan före och efter processändringen, så att du kan avgöra den faktiska effekten av att omarbeta processen. 

Om ditt team till exempel väljer att gå igenom en omarbetning av en Business-process med målet att minska den tid det tar att producera en viss produkt, skulle den viktigaste mätningen vara utvecklingstiden. Kom ihåg att det är genom att sätta upp referenspunkter för målen innan ändringar görs som teamet kan mäta framgång.

4. Utforma ett framtida tillstånd

När du har tagit dig tid att analysera viktiga affärsprocesser och fastställt referenspunkter för det nuvarande tillståndet är det dags att använda den informationen för att utveckla ett framtida tillstånd för din affärsverksamhet. Tänk tillbaka på de mål du ville uppnå – vilka strategier kan du implementera för att uppnå de målen?

Ta en titt på de nuvarande processerna och fundera på vad som kan ändras för att uppnå målen. Använd processkartläggning för att visualisera arbetsflöden och processer på ett och samma ställe. En processkarta över det nuvarande tillståndet kan också hjälpa dig under beslutsprocessen. Med den kan du tydligt identifiera var du kan lindra eventuella flaskhalsar med automatisering eller andra former av omarbetning.

Det är viktigt att notera att även om omstrukturering av affärsprocesser kräver en fullständig översyn av affärsverksamheten, betyder det inte nödvändigtvis att du måste göra dig av med alla aspekter av den nuvarande verksamhetsprocessen. Vissa av de grundläggande Business-processerna kan fortfarande vara en livskraftig del av arbetsflödet, men det är upp till teamet att bestämma hur och var de ska implementeras i det nya framtida tillståndet.

5. Testa den nya processen i liten skala 

När du har kommit fram till hur din nya Business-process ska se ut är nästa steg att testa processen i liten skala innan du lanserar den för hela företaget. Det här testet liknar kvalitetskontroll av en produkt. Precis som man vill att en slutprodukt ska uppfylla kundernas behov, bör man titta på verksamheten för att se om affärsprocessen uppfyller de mål man vill uppnå. 

Att testa processen i liten skala är en möjlighet att göra misstag i en säker miljö, och det är bra. Ett litet pilotprojekt innebär låg risk och ger ditt team möjlighet att enkelt göra ändringar innan processen implementeras i större skala. Pilotfasen kan bidra till att förhindra att oväntade problem leder till att en slutförd verksamhetsprocess misslyckas.

6. Använd ändringshantering för att lansera den nya omarbetade Business-processen

Att lansera den nya omarbetade Business-processen är ett avgörande steg som kan vara avgörande för om ditt BPR-projekt blir framgångsrikt eller inte. Använd en strategi för ändringshantering för att minska eventuella friktioner med teamet när det gäller att implementera nya Business-processer. Ändringshantering är processen för att förbereda teamet för organisatoriska förändringar. Som människor är vi naturligt ovilliga att förändras, så det är viktigt att hjälpa teamet på vägen. I processen för affärsprocessutveckling kan du börja tidigt genom att tydligt ange verksamhetsstrategin bakom teamets omarbetningsinsatser. 

När du har implementerat den omarbetade processen är nästa steg att övervaka och mäta samma nyckeltal som du fastställde i steg tre. Håll kontakten med viktiga medlemmar i Business Operations-teamet för att hålla koll på hur den nya processen fungerar och om några teammedlemmar har problem. Härifrån kan du implementera en modell för kontinuerlig förbättring av din kärnverksamhet. 

Omstrukturering av Business-processer i praktiken

Innan de implementerade en ny lösning brukade Digital Studios innehållsteam på Discovery Inc. spåra videoproduktion med kalkylark och e-posttrådar. Videor blev aldrig slutförd, andra gick förlorade i enheter och rapporteringen var utmanande. Det var svårt för dem att dela information med tvärfunktionella team eftersom informationen var utspridd i olika verktyg.

Global kreativ verksamhetschef, Mike Singer, tog tillfället i akt att införa en ny process för att få igång produktionsflödet.

Innan Asana fanns det ingen enkel, konsekvent process och projekten uppdaterades inte i kalkylarken när de skickades vidare. Ibland glömdes de bort och försvann. Vi brukade anlita entreprenörer för att utföra stora uppstädningsprojekt som tog sex månader.”

Digital Studios-teamet på Discovery Inc. implementerade Asana för att hantera processen för innehållsproduktion. Det har hjälpt dem att automatisera steg, hantera produktionen för tusentals videor samtidigt och avsevärt förbättra samarbetet.

Den radikala omarbetningen av innehållsproduktionsprocessen gjorde det möjligt för teamet att snabbt gå från att arbeta på kontoret till att arbeta hemifrån under covid-19-pandemin utan att missa något. 

Med sitt nya arbetsflöde för innehållsproduktion har teamet klarhet i statusen för sina projekt och kan effektivt producera tusentals videor varje månad.