Förklaring av Business Process Analysis (BPA)

Många av oss har upprepningsbara rutiner under arbetsdagen. Inom projekthantering kan vi ha en rad steg för varje ny projektförfrågan. Eller en sekvens för att delegera och tilldela punkter. Det är våra processer, grupper av uppgifter i specifika sekvenser som utgör återkommande arbetsflöden. När det är väl gjort bör din Business-process fungera som en guide som visar anställda hur de ska arbeta och skapa på ett sätt som gynnar både företaget och deras eget arbete.

Men de är inte ett verktyg som man ställer in och sedan inte behöver tänka på. Med tiden kan processer gå sönder eller bli föråldrade. Du måste regelbundet granska och analysera dem för att avgöra om de fortfarande är effektiva. Om de inte är det bör du försöka förbättra dem. Dessa granskningar, eller Business Process Analyzes, är mycket fördelaktiga för företaget. Framgångsrika Business-processanalyser kan generera mer intäkter, stimulera tillväxt och effektivisera affärsverksamheten. 

Vad är Business Process Analysis (BPA)?

Business process analysis, eller BPA, är en metod som är utformad för att hjälpa dig att granska dina processer. Processer är upprepningsbara grupper av uppgifter eller steg i ett arbetsflöde som ger ett visst resultat. Du kan till exempel ha en introduktionsprocess för nyanställda eller en process för att granska kvartalsvisa mål. Det finns också bredare Business-processer, såsom de beslutsprocesser som används i planeringssessioner. 

Verksamhetsprocessanalys faller under verksamhetsprocesshantering (BPM), som omfattar analysen av dina verksamhetsprocesser, deras underhåll och förbättring. I en Business Process Analysis granskar en affärsanalytiker befintliga processer och avgör om de fortfarande är effektiva eller om det är dags för en uppdatering.

Verksamhetsprocessanalys vs verksamhetsanalys

Den viktigaste skillnaden mellan en affärsprocessanalys och en business-analys är att affärsprocessanalyser endast fokuserar på processerna, medan en fullständig business-analys tittar på företaget som helhet. 

Om du till exempel vill uppdatera processen för att spåra finanser behöver du en affärsprocessanalys. En Business-analys skulle granska de steg och åtgärder som teamet vidtar för att spåra budgetar, inköp och intäkter. Om du däremot är mer intresserad av att fastställa företagets lönsamhet behöver du en fullständig Business-analys för att granska din ekonomi.

Varför ska man göra en Business Process Analysis?

Businessprocessanalyser kan ha en enorm inverkan på ditt företag. Robusta analyser går utöver insatser och resultat för att fastställa kärnvärdena i processerna och visa var det finns möjligheter till förbättringar. 

Bland de många fördelarna kan Business Process Analyser hjälpa dig att:

• Identifiera luckor: processanalyser visar var det saknas länkar i de viktigaste verksamheterna. Ofta påverkar de ditt resultat direkt, särskilt när det gäller processer för anställning, fakturering eller att slutföra affärer.

• Beskriv alla tillgängliga resurser: Om du är osäker på när du ska säga nej till ett nytt projekt kan en analys av affärsprocesser vara till hjälp. Den beskriver alla tillgängliga resurser för varje process du behöver, likt kapacitetsplanering. På så sätt vet du din kapacitet och tillgänglighet för det extra arbetet.

• Skapa nya processer som är i linje med den nuvarande kulturen och miljön: Ibland påverkar kulturella eller miljömässiga förändringar dina affärsprocesser avsevärt. Ta covid-19-pandemin som exempel. Först var teamen tvungna att bestämma hur de skulle hantera ett distansteam och sedan hur de skulle återvända till kontoret på ett säkert sätt, med många fram och tillbaka mellan. Verksamhetsprocessanalyser hjälper dig att skapa en helt ny process när det nuvarande klimatet kräver det.

• Minska redundanser, ineffektivitet och flaskhalsar: Enligt vår forskning spenderade den genomsnittliga kunskapsarbetaren 129 timmar på duplicerat arbete 2021. Snacka om slöseri! Verksamhetsprocessanalyser hjälper dig att förbättra processen för att minska eller eliminera dubbelarbete. Genom att visa dig möjligheter att lägga till återanvändbara mallar eller förlita dig på automatisering kan du minska jobb om jobb.

• Förbättra antagandet bland anställda: Ju bättre processer, desto fler använder dem. Genom att rutinmässigt analysera processerna gör du två saker: du visar dina anställda att du bryr dig om hur de arbetar och du effektiviserar arbetsflödena.

• Skapa ett bättre processflöde: I slutändan bör processen fortsätta att förändras med arbetet. Verksamhetsprocessanalyser skapar en bättre processmodell för dina processer, vilket är ett komplicerat sätt att säga att de gör det lättare att skapa rutinmässiga ändringar och uppdateringar i realtid.

De fem stegen i en Business Process Analysis

Att implementera en Business Process Analysis-cykel i ditt team kräver en del anpassning. Kom ihåg att de flesta processanalyser inte kommer att hanteras direkt av dig, om du inte är en business analyst. Det här är något du förmodligen vill anlita någon för eller, beroende på dina behov, skapa en dedikerad intern roll för att övervaka. Oavsett hur du lanserar processanalyser i företaget kan du bygga en solid grund för att de ska slå rot och växa genom att följa de här fem stegen.

1. Granska hur processerna passar in i helheten

Alla processer bör leda tillbaka till större initiativ och företagsmål. Processer är företagets ”hur” – det är så vi uppnår våra mål. Men de bör kopplas till ditt "varför". Om företagets visionsbeskrivning till exempel är att ge alla i världen enklare tillgång till sjukvård, bör varje process du skapar stödja det. 

Det första steget i en analys av affärsprocesser är att granska befintliga processer och se hur de passar in i arbetsflöden, avdelningar och i slutändan de långsiktiga mål som stöder företagets uppdrag.

2. Samla in information om vad som händer nu

Det här är datainsamlingsfasen. Innan du kan analysera processerna måste du veta exakt hur de fungerar. Det bästa sättet att göra det på är att prata med de personer som använder dem mest. Intervjua viktiga intressenter, skapa undersökningar och granska associerade KPI:er och mätvärden. Det här steget tar lite längre tid än andra steg, men det är värt det för att få en fullständig förståelse av processen innan du gör några ändringar. 

Om du till exempel analyserar hur ditt produktteam bedömer och prioriterar sina produktbackloggar, bör du intervjua utvecklarna som ansvarar för dem. Du bör också titta på nyckeltalen för nuvarande processer, till exempel hur många punkter som finns kvar i backloggen efter att en agil sprint har slutförts. 

3. Analysera och kartlägg informationen

Nu är det dags för analysen. Här vill du sammanställa alla dina data, inklusive:

• Alla processteg

• Relevanta processdiagram

• associerade teammedlemmar

• Nuvarande framgångsvärden och nyckeltal.

Du kan använda kartläggning av verksamhetsprocesser för att skapa en visuell layout av dina processer och arbetsflöden så att det blir lättare att granska dem. Processkartläggning hjälper dig att skapa ett flödesschema eller en annan visuell karta över de nuvarande sekvenserna och stegen så att du bättre kan visualisera processer. Med den här layouten är det lättare att identifiera mönster och luckor i processflödet. 

4. Identifiera möjligheter till förbättring

Under analyssteget identifierar du överflödiga moment och luckor. Det är de viktigaste förbättringsområdena. Låt oss till exempel säga att din analys visar att utvecklare lägger tre dagar på att planera en sprintbacklog. Baserat på intervjuer med intressenter och analys av mötesplaner inser du att olika tidszoner orsakar förseningen. I det här fallet skulle nya tekniska alternativ som främjar asynkron kommunikation göra det lättare för teamet att kommunicera och minska den tid de lägger på att kommunicera.  

5. Gör ändringar

Business process improvement (BPI) är när man vidtar åtgärder för allt man har lärt sig. Efter din BPA använder du BPI för att anpassa och göra ändringar i dina processer med fokus på att öka lönsamheten. En Business Process Analysis är din guide som visar dig alla detaljer i dina verksamhetsprocesser. Det sista steget är att använda all den här informationen för att genomföra ändringar som förbättrar processerna eller hjälper dig att skapa nya.  

Hur utför man en Business Process Analysis?

Den business-analytiker du anlitar för dina BPA:er kommer sannolikt att ha sina egna metoder och föredragna verktyg för analys av verksamhetsprocesser, men här är några vanliga:

• Rotorsaksanalys: Använd den här analysen för att identifiera grunden för dina processer och se till att den kopplas tillbaka till företagets större mål.

• SWOT-analys: SWOT är en akronym som står för Strengths (styrkor), Weaknesses (svagheter), Opportunities (möjligheter) och Threats (hot). Det kan vara en användbar analys eftersom den ger dig insikter i hur dina processer lyckas och var de kan förbättras.

• Gap-analys: En gap-analys visar vad som saknas i processerna jämfört med de större företagsmålen.

Vilka verktyg bör man använda för en Business Process Analysis?

För att genomföra en analys av verksamhetsprocesser behöver du ett effektivt verktyg för analys av verksamhetsprocesser som kan hålla alla dina data i en central referenskälla. Det fungerar bäst i ett projekthanteringsverktyg, där du kan automatisera uppgifter, skapa rapporter och skicka statusuppdateringar direkt. Det här säkerställer att alla intressenter kan se processanalysen i realtid och att den fungerar i linje med alla automatiseringar av affärsprocesser. 

När ska man använda Business Process Analysis?

De flesta affärsprocesser drar nytta av kontinuerlig förbättring, men det finns situationer där en Business Process Analysis är mer användbar än andra. 

Business process analysis är bäst:

• För äldre, potentiellt föråldrade processer.

• När du märker en minskad produktivitet eller hög omsättning inom vissa områden.

• När du lanserar en ny produkt eller teamstruktur för att avgöra om den är genomförbar på lång sikt.

Den okända hjälten i din Business-verksamhet

Verksamhetsprocessanalyser ger en titt bakom kulisserna i din verksamhet. De visar hur du, ditt team och ditt företag fungerar. Den här informationen är en guldgruva av möjligheter – använd resultaten av din analys för att öka produktiviteten och förbättra arbetsflöden. Eller vem vet, din nästa stora tillväxtstrategi kanske bara ligger inom dina befintliga processer.