Tips för projektsamordning för att få ut det bästa av ditt team

När Apollo 11 skickades upp 1969 blev astronauterna Neil Armstrong och Edwin "Buzz" Aldrin de första människorna att gå på månen. Men den episka prestationen var mer än bara ett litet steg för mänskligheten – det var kulmen på nästan åtta års dagligt arbete av hundratals forskare, tekniker och projektledare på NASA. Och med tanke på alla rörliga delar som krävs för att skicka upp ett rymduppdrag kan man slå vad om att det fanns någon bakom kulisserna som samordnade allt. 

Projektkoordinering är inte lika spännande som rymdresor, men det är absolut nödvändigt för att kunna genomföra ett initiativ. Med effektiv projektkoordinering kan du hålla dig till schemat, effektivisera arbetsflöden och påskynda projektet mot mållinjen.

Vad är projektsamordning? 

Projektsamordning är det dagliga arbete som en projektledare gör för att hålla ett initiativ i fas. Det inbegriper att organisera och kommunicera projekt- och uppgiftsdetaljer till intressenter, övervaka arbetsförloppet, spåra projektbudgeten, dokumentera viktiga projektarbetsflöden och ta bort hinder för projektteamet. 

Projektsamordning vs projekthantering 

Om du aldrig har arbetat med projektkoordinering tidigare kanske de här två termerna låter lika, men de är faktiskt lite olika. Projektsamordning fokuserar på de dagliga uppgifter som krävs för att ett projekt ska fungera smidigt, medan projektledning innebär mer planering på hög nivå, till exempel att fastställa projektmål och leveranser.

Projektledare ansvarar ofta för både projekthantering och projektkoordinering. Vissa team kan dock ha en separat roll för projektsamordnare som hanterar viktiga dagliga administrativa uppgifter. Om en projektledare till exempel skapar en fullständig projektplan, hjälper en projektkoordinator till att genomföra planen dag för dag. 

Samarbetsrapport: Så samarbetar de mest effektiva teamen i världen

Utforska viktiga egenskaper som har gjort de mest effektiva teamen i världen framgångsrika: deras strategier, tekniker och tips för att arbeta bra tillsammans.

Ta del av insikterna

Varför projektsamordning är viktigt

En projektplan är bara så bra som dess genomförande. Oavsett hur noggrant ett initiativ är utformat är det det dagliga samordningsarbetet som håller projektet igång och i fas. Med det i åtanke kan en effektiv projektkoordinering hjälpa dig med följande:  

• Effektivisera kommunikationen med intressenter och teammedlemmar.

• snabbt avblockera projektets teammedlemmar och hålla arbetet igång

• Övervaka projektets tidslinje och se till att arbetet är slutfört i tid.

• Spåra projektbudgeten och hantera kostnader.

• Se till att projektinformationen är lättillgänglig. 

6 viktiga färdigheter för projektsamordning och tips för att behärska dem

Den största delen av den dagliga projektsamordningen består av sex grundläggande färdigheter. När du behärskar dessa färdigheter kan de hjälpa dig att flytta projekt smidigt från planering till genomförande och leverans. 

1. Håll arbetet i fas

Schemaläggningsförseningar är en av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas. Enligt index för Arbetets anatomi 2021 missar kunskapsarbetare 26 % av deadlinerna varje vecka. Därför är förmågan att hålla arbetet i fas en viktig del av en framgångsrik projektkoordinering. 

Så här gör du:

Skapa ett projektschema med tydliga deadliner för varje projektleverans och delleverans (de mindre stegen som krävs för att slutföra en uppgift). För att göra det här arbetar du bakåt från din sista deadline när du tilldelar slutdatum, så att du kan vara säker på att du avsätter tillräckligt med tid för varje komponent. När du bockar av varje leverans och delleverans blir det enkelt att se hur arbetet fortskrider över tid, och det är mycket mindre sannolikt att du missar ett steg.  

2. Organisera och spåra leveranser

Projekt innehåller ofta många rörliga delar. Varje enskild uppgift har ett eget slutdatum, en ägare och en prioritet. När ett projekt fortskrider går uppgifterna igenom olika faser av slutförande. Att hitta ett sätt att organisera och spåra de rörliga delarna är en viktig del av projektkoordineringen. 

Så här gör du:

Använd visuella verktyg för att hålla koll på  projektleveranser. Du kan till exempel använda en Kanban-tavla för att visa arbetet i olika faser, ett Gantt-diagram för att se en horisontell tidslinje eller en projektkalender för att visualisera en hel månads arbete i en central vy. I stället för att försöka hålla statiska projektspårare eller kalkylark uppdaterade rekommenderar vi att du använder ett projekthanteringsverktyg för att visa och hantera leveranser. Det gör det möjligt för dig och ditt team att enkelt komma åt, arbeta med och uppdatera projektuppgifter i realtid. 

3. Övervaka projektkostnader

Pengar kanske inte kan köpa kärlek, men de hjälper verkligen till att få projekt över mållinjen. Faktum är att ett projekts budget ofta är den begränsande faktorn som avgör om arbetet kan slutförd. Det innebär att spårning och hantering av projektkostnader är en av de viktigaste uppgifterna på en projektkoordinators att göra-lista. 

Samarbetsrapport: Så samarbetar de mest effektiva teamen i världen

Utforska viktiga egenskaper som har gjort de mest effektiva teamen i världen framgångsrika: deras strategier, tekniker och tips för att arbeta bra tillsammans.

Ta del av insikterna

Så här gör du:

Skapa en detaljerad projektbudget. En tydlig projektbudget är det bästa sättet att planera, övervaka och kontrollera kostnaderna under hela projektet. Precis som i projektschemat är projektbudgeten vanligtvis uppdelad i delleveranser så att du kan uppskatta resurserna och kostnaderna för varje leverans. Budgeten bör innehålla kostnaderna för varje resurs och leverans, en tidslinje för när du förväntar dig att spendera medel, vem som är ansvarig för varje uppgift och en plats för att spåra budgeterade kontra faktiska kostnader. 

4. Kommunicera uppdateringar till intressenter

Det är viktigt att låta teamet veta hur projektet fortskrider och hålla dem informerade om eventuella oväntade ändringar. Därför är regelbunden rapportering om projektets status en viktig del av en framgångsrik projektkoordinering. Det är det bästa sättet att se till att intressenterna är på samma sida, proaktivt upptäcka risker och hålla arbetet i fas och inom budget. 

Så här gör du:

Bemästra konsten att skapa projektstatusrapporter. En projektstatusrapport ger intressenterna en överblick över projektets förlopp. De indikerar vanligtvis projektets hälsa (i fas, riskerar att bli fördröjt, ur fas), inkluderar en översikt över varje projektområde och sammanfattar viktiga höjdpunkter, hinder eller oväntade risker. Beroende på projektets längd kan du skicka ut en projektstatusrapport varje vecka (för kortare projekt) eller varje månad (för längre projekt).

Skapa en återanvändbar mall i stället för att börja om från början med varje projektstatusrapport. På så sätt kan du undvika att jobba om jobb och se till att du inkluderar viktig information varje gång. Projekthanteringsprogram kan göra den här processen ännu enklare. När du spårar leveranser i ett centraliserat verktyg kan du skapa en rapport där arbetet finns i stället för att manuellt gräva igenom projektdata i flera verktyg. Med rätt projekthanteringsverktyg kan en uppgift som annars kan ta timmar göras med bara några få klick. 

5. Dokumentera projektinformation

Vi har alla varit där – du har startat ett nytt projekt som verkar konstigt bekant, och du inser att du har gjort något liknande ett år tidigare. Men när du försöker komma ihåg vad du gjorde och hur det gamla projektet gick, är minnet tomt. 

Därför är det viktigt att dokumentera projektinformation för att samordna projektet. Det är mycket lättare (och snabbare) att registrera processer och anteckningar medan du är mitt i arbetet, snarare än att försöka komma ihåg viktiga detaljer senare. 

Så här gör du:

Skapa processdokumentation: ett internt dokument som beskriver de uppgifter och steg som behövs för att lansera ett nytt projekt eller en ny process. Du kan till exempel skapa en processdokumentation som beskriver alla steg som behövs för att introducera nyanställda, kraven för att testa en ny webbfunktion eller arbetsflödet för att uppdatera och publicera bloggartiklar. Tänk på att processdokumentationen är tänkt att vara en levande dokumentation som du uppdaterar vid behov, så se till att den är lätt att redigera och tillgänglig för ditt team. 

6. Planera och schemalägg möten

Projektkoordinering innebär ofta att planera och organisera möten med teamet och externa intressenter. Men för att utnyttja allas tid på bästa sätt är det viktigt att se till att varje möte har ett strategiskt syfte och en konkret mötesplan. Ju effektivare mötena är, desto mer tid och hjärnkapacitet har teamet för att ta itu med projektmålen. 

Så här gör du:

Håll möten med ett syfte. I stället för att schemalägga möten automatiskt bör du överväga om du verkligen behöver dem. Skulle du till exempel kunna skicka en statusrapport eller en asynkron uppdatering i stället? 

Om du bestämmer dig för att ett möte är nödvändigt, se till att det är effektivt och värdefullt för alla inblandade. Du kan göra det genom att skapa en agenda och identifiera punkter som ska läsas i förväg, föra mötesanteckningar och dela ut dem efter mötet, och fastställa tydliga åtgärdspunkter att följa upp. 

4 egenskaper hos en framgångsrik projektkoordinator

Oavsett om du vill förbättra dina samordningsfärdigheter eller anställa en projektkoordinator för ditt team, är det fyra viktiga egenskaper att hålla utkik efter. 

• Kommunikationsförmåga. Att samordna arbete kräver att du pratar med intressenter och teammedlemmar varje dag. Det innebär att tilldela uppgifter, tillhandahålla projektuppdateringar, samordna möten och vara kontaktperson för godkännanden och resursförfrågningar.  

• Tidshantering. Bra tidshantering är avgörande, särskilt när du jonglerar med alla rörliga delar i ett helt projekt. Det gäller både personlig tidshantering och förmågan att hantera ett projekts schema och se till att leveranserna blir slutförd i tid. 

• Problemlösning. När oväntade händelser oundvikligen uppstår är det viktigt att ta det lugnt och lösa problemen strategiskt. Därför är effektiva problemlösningsfärdigheter ofta användbara för en projektsamordnare. 

• Uppmärksamhet på detaljer. Detaljer är viktiga för en projektkoordinator, särskilt när du ställer in slutdatum för uppgifter, schemalägger möten och skapar detaljerad processdokumentation. När du får de små detaljerna att stämma kan ditt team känna sig trygga i vetskapen om att de inte behöver dubbelkolla ditt arbete. 

Koordinering är nyckeln

Projektkoordinering är avgörande för alla projekts framgång, under hela livscykeln. Projektledning på hög nivå och en noggrant utformad projektplan, mål, milstolpar och projektomfattning kan bara ta dig en bit på vägen. Det är den dagliga samordningen som hjälper till att använda planeringsmetoderna och ta initiativet från planering till slutförande. 

Samarbetsrapport: Så samarbetar de mest effektiva teamen i världen

Utforska viktiga egenskaper som har gjort de mest effektiva teamen i världen framgångsrika: deras strategier, tekniker och tips för att arbeta bra tillsammans.

Ta del av insikterna