Vad är lean portfolio management (LPM)? 6 steg för att komma igång

Lean portfolio management (LPM) är ett nytt sätt att hantera företagsportföljer för att öka effektiviteten och öka kundnöjdheten. Lean portfolio management inspirerades av lean-metoden, som började i liten skala men snabbt blev populär. 

Lean-hantering började när teknikerna på Toyota skapade ett system för att minska avfallet i sin produktionslinje. Lean-metoden blev snabbt populär och andra branscher började tillämpa principerna i sina projektarbetsflöden. I den här artikeln förklarar vi hur man kan implementera lean portfolio management för att effektivisera processer.

Vad är lean-metoden?

Lean-metoden syftar till att minimera slöseri i organisationens arbetsflöde och öka kundvärdet. Japanska ingenjörer utvecklade först lean-metoden på Toyota, men John Krafcik – VD och koncernchef för Hyundai Motor America – introducerade lean för projekthantering i sin artikel från 1988 med titeln ”Triumph of the Lean Production System”. 

Lean-metoden består av fem principer (eller steg):

1. Identifiera värde: fastställ värdet på din produkt eller tjänst.

2. Kartlägg värdeflödet: Gör ett diagram över arbetsflödet och jämför det med det perfekta arbetsflödet.

3. Skapa flöde: Ta bort onödiga steg från arbetsflödet för att främja effektivitet.

4. Etablera drag: Dra arbete från föregående processteg för att flytta det genom projektets livscykel.

5. Fortsätt att förbättra: Förbättra arbetsflödet kontinuerligt.

Oavsett om du hanterar ett projekt eller en portfolio kan du använda de här principerna för att identifiera svagheter i dina processer och ta bort allt som inte ger något värde till projektet. 

Tillsammans med verktyg för portfoliohantering kan lean projekthantering hjälpa dig att snabbt identifiera slöseri i ditt arbetsflöde och effektivisera dina system.  

Vad är lean portfolio management (LPM)?

Lean portfolio management är en förlängning av lean-metoden. Den använder de fem lean-principerna för att koppla verksamhetsstrategi till projektgenomförande. Som portfoliochef kan du använda lean-principer för att bedöma verksamhetsstrategier och tilldela lämpliga budgetar för genomförandet av dessa strategier.

Lean portfolio management har tre dimensioner:

• Strategi och investeringsfinansiering: Anpassa och finansiera portfolion så att du uppnår Business-mål.

• Agila portfolioverksamheter: Gör det möjligt för agila team att anpassa sig till förändringar och snabbt ta itu med problem när de uppstår.

• Lean-styrning: Tillhandahåll skydd för utgifter, revision och efterlevnad samt prognos för utgifter.

Att implementera lean portfolio management tar tid, särskilt om ditt team är vana vid ett traditionellt system för portfoliohantering. Men när det väl har antagits kan det nya sättet att hantera en portfolio hjälpa dig att minska omkostnader och förseningar. 

Nedan följer skillnaderna mellan en traditionell och en lean portfolio för att identifiera vilken metod som fungerar bäst för ditt team.

Den leanare modellen kan också anpassa dina investeringar till din verksamhetsstrategi och öka värdet för dina kunder. 

Sex steg för att hantera en lean-portfolio

Man kan se lean portföljhantering som att reparera en bil. Man måste göra justeringar på vägen för att få igång motorn. De här sex stegen kan hjälpa dig att implementera lean portföljhantering för ditt nästa projekt.

1. Samla dina ledare

Att reparera en bil kan ta månader om du inte har personer med mekanisk kunskap som kan hjälpa dig. På samma sätt är lean portföljhantering enklare med ett korrekt sammansatt team. 

Det första steget när du hanterar en portfolio bör vara att samla en grupp ekonomiskt kunniga ledare som kan hjälpa dig att anpassa verksamhetsstrategin till projektgenomförandet. 

Tips: För att skapa ett starkt team för portfolioledarskap bör du bedöma de interna teammedlemmarnas styrkor eller samarbeta med din rekryteringschef för att rekrytera personer med rätt kompetens för jobbet. Portföljchefer måste vara bra på att samla in data, övervaka projektprestanda och påverka de som ansvarar för prioriteringshantering.

2. Hitta finansiering

Även om du har ett skickligt team redo att reparera din bil kan du inte komma igång utan pengar för att köpa verktyg och delar. Lean portföljhantering kräver också tillräcklig finansiering för att omvandla verksamhetsstrategi till genomförande. 

När du vet vilka projekt som kostar mest och har högst prioritet för viktiga intressenter kan du bedöma företagets budget så att du tryggt kan fördela resurser.

Tips: Att hitta finansiering innebär vanligtvis att man tittar på företagets befintliga resurser och avgör var projektet kan passa in i budgeten. Om företagets budget inte kan rymma ett projekt eller vissa funktioner i ett projekt, kommunicera det till projektledaren och diskutera hur man kan omstrukturera projektet.

3. Skapa en verksamhetsstruktur

Nu när du har ett team som är redo att arbeta med bilen och du har de pengar som behövs för att starta reparationen kan du utveckla en plan för hur du ska fixa bilen. Börjar du med motorn eller förgasaren? Kommer alla att arbeta tillsammans eller kommer varje person att hantera en annan bildel? 

Företagets portfölj behöver också en strategi. Diskutera hur du ska övergå till en smidigare verksamhetsplan med ditt ledarskapsteam. Se tillbaka på de fem principerna i lean-metoden och identifiera områden där det finns slöseri i din ursprungliga metod för portfoliohantering. 

Tips: Kundnöjdhet bör vara din högsta prioritet när du skapar en verksamhetsstruktur som främjar prestandan i en lean-portfolio. Använd kundfeedback för att förbättra verksamheten och prioritera agila metoder så att portföljflödet är anpassningsbart.    

4. Implementera ett lean-arbetsflöde

Nu när du har en strategi kan ditt team börja reparera bilen. Om den senaste bilreparationen tog lång tid eftersom alltför många personer jobbade under huven, se till att din strategi innebär att alla arbetar på olika delar av bilen. Medan du arbetar under motorhuven, tilldela någon att arbeta under bilen och någon annan att arbeta inuti den. Den här planen är snabbare och effektivare.

För att skapa ett smidigt arbetsflöde bör du eliminera onödigt arbete eller ineffektivitet från din portfoliohanteringsprocess. Om du till exempel tidigare har försenats med att prioritera projekt eftersom du inte fick aviseringar i tid från projektledaren kan du skapa ett pull-system som meddelar dig när föregående steg i processen är slutfört.

Tips: Du kan skapa ett pull-system med en programvara för portfoliohantering. Kanban-verktyg eller Gantt-diagram kan hjälpa dig att visualisera stegen i din portfoliohanteringsprocess. Skapa projektberoenden för att meddela teammedlemmar när nästa steg i processen är redo att påbörjas.

5. Lägg till uppgraderingar och klarhet

När bilreparationerna är slutförda vill du ta den färdiga produkten på en provkörning. Det är då du kan upptäcka ljud eller saker som inte känns helt rätt. Du kan sedan köra tillbaka bilen till verkstaden för att göra några sista justeringar så att du är säker på att fordonet är redo att köras. 

Att fokusera på lean-initiativ bör göra att arbetsflödet för portfoliohantering fungerar smidigt, men eftersom det här ramverket kommer att vara en anpassning för teamet kommer du troligen att behöva lägga till klarhet och uppgraderingar för att finslipa saker och ting. Du kan inte uppnå operativ excellens utan flexibilitet och en ständig önskan att förbättra.

Tips: Använd bästa praxis för ändringshantering för att införa förändringarna mellan traditionell portfoliohantering och lean portfoliohantering. Genom att införa en process för ändringshantering kan du göra övergången till lean portfoliohantering så smidig som möjligt.

6. Fira förbättringar

När ett projekt är slutfört, oavsett om det är en bilreparation eller en produktleverans, är det viktigt att fira framgången. Det är givande att se en bil åka på vägen efter att ha sett den stå orörlig på en skrothög, och det är också givande att se en verksamhetsstrategi komma till liv och göra en kund nöjd på grund av din lean-budgetering.

Tips: Även om projektet inte går som planerat kan du använda eventuella misstag som lärdomar för att optimera nästa projekt och förbättra framtida beslutsfattande. Om du har en portfoliovision som strävar efter att bli bättre, kommer även projekt som inte slutar med ett ökat värde att vara värda att fira. 

Förbättra agila arbetsflöden med lean portfoliohantering

Att övergå till lean portfolio management kräver tålamod och fokus, men när du följer lean-principer kan du förbättra ditt agila arbetsflöde och öka värdet på din leverans. 

Med programvara för portfoliohantering får du en navigationsbar översikt över framgång med alla funktioner du behöver, inklusive projektövervakning i realtid, kundkommunikation och teamdelning.