Vad är ett projektteam? Och varför ditt företag behöver ett

Inom projekthantering är det att sätta ihop rätt team ungefär som att sätta ihop en komplicerad möbel – det kräver framsynthet och noggrann planering, men när det görs på rätt sätt gör det hela skillnaden.

Innan du kan sätta ihop ett projektteam måste du dock förstå exakt vad ett projektteam är och vilka typer av roller som behöver fyllas. I den här artikeln går vi igenom grunderna för ett projektteam och hur ett väl sammansatt team kan göra det möjligt för dina anställda att göra sitt bästa. 

Vad är ett projektteam?

Ett projektteam är en grupp människor som arbetar tillsammans för att slutföra ett projekt. Vanligtvis är projektteam tvärfunktionella, vilket innebär att de består av personer från olika grupper eller avdelningar inom organisationen som arbetar mot ett gemensamt mål. Projektteam ansvarar för att ett projekt slutförs enligt projektschemat och de övergripande projektmålen.

Vanligtvis består ett projektteam av en projektledare, som övervakar och leder teamet, och enskilda teammedlemmar som slutför specifika projektuppgifter. Projektets teammedlemmar kan vara interna (till exempel heltidsanställda) eller externa (till exempel frilansare). Ett projektteam kan också bestå av andra intressenter, inklusive personer som varken hanterar projektet dagligen eller utför projektarbete, men som fortfarande har ett intresse av projektets framgång och olika grader av beslutsförmåga. 

Vilka är de vanligaste rollerna i ett projektteam?

Projektteam är inte alltid likadana. Projektteam i din organisation kommer förmodligen att se lite olika ut för varje projekt, beroende på faktorer som projektets storlek och mål. Oavsett vad slutmålet är är det avgörande för projektets framgång att ha ett team med rätt kombination av kompetenser. 

Här är de vanligaste rollerna i ett projektteam: 

1. Projektledaren 

Projektledaren ansvarar vanligtvis för att samordna, övervaka och hantera projektet och projektets teammedlemmarna. Projektledare ansvarar för att projektet går smidigt, från kickoff-mötet till projektets slut.

Projektledare övervakar projektet och vägleder teamet genom att sätta förväntningar, tilldela uppgifter och samordna arbetet. De fungerar som mentorer, vägleder enskilda medarbetare och underlättar samarbete och kommunikation mellan projektets teammedlemmar. 

Projektledarens huvudsakliga ansvarsområden är:

• Arbeta med ledningen på hög nivå för att utveckla en projektplan och beskriva projektmål.

• Tilldela projektresurser och utveckla en resurshanteringsplan.

• Fastställa projektomfattning och hålla projektet inom de gränser som definieras i omfattningshanteringsplanen. 

• Kommunicera med och hantera projektets teammedlemmar.

• Tilldela projektuppgifter och delegera projektarbete till enskilda teammedlemmar. 

• Hålla projektet i fas och utveckla lösningar när prioriteringarna ändras eller hinder uppstår.  

• Spåra projektets nyckeltal och proaktivt ändra riktning om projektet inte är på rätt väg för att nå målen.

• Samordna kommunikationen mellan teammedlemmar och lösa eventuella konflikter mellan teamen.

• Sätta förväntningar och kommunicera uppdateringar till intressenter genom intressenthantering.

Låt oss säga att din marknadsföringsbyrå ska göra om en webbplats. För det här projektet skulle projektledaren vara ansvarig för att fastställa den tid och de resurser som behövs för att slutföra projektet, övervaka den dagliga verksamheten för omdesignen, inklusive att ge feedback och hålla projektet i fas, och hantera projektets enskilda teammedlemmar. 

2. Projektets teammedlemmar

En teammedlem i projektet är en person som har till uppgift att utföra det arbete som bidrar till ett framgångsrikt slutförande av projektet. Vanligtvis är projektets teammedlemmar enskilda medarbetare som har specialiserade, specifika färdigheter som de tillför teamet och projektet. De kan vara heltids- eller deltidsanställda som arbetar internt eller som externa entreprenörer. 

Man kan se projektledare som projektövervakare och teammedlemmar som projektutförare. Kom ihåg att projektteam vanligtvis är tvärfunktionella, så projektets teammedlemmar tillhör ofta olika avdelningar i hela organisationen. De här silotankarna behöver effektiv teknik för att arbeta tvärfunktionellt (och producera arbete med stor inverkan), till exempel en arbetshanteringsplattform med verktygsintegreringar. 

Projektets teammedlemmar har följande huvudansvar:

• Producera leveranser och individuellt arbete som bidrar till projektets övergripande mål och framgång.

• Tillhandahålla kunskap och feedback utifrån sina individuella expertområden.

• Att samarbeta med andra teammedlemmar i projektarbetet.

• Slutföra individuellt arbete i tid och efter prioritet. 

Låt oss fortsätta med vårt exempel på att designa om en webbplats. Projektets teammedlemmar kan vara individuella medarbetare från avdelningar som design, copywriting och utveckling. Deras uppgifter och leveranser kan vara att utveckla en ny färgpalett eller typografi för webbplatsen, skapa nya designer för startsidan, skapa en wireframe för webbplatsen, skriva ny text och koda den slutliga webbplatsen. 

3. Projektsponsorn 

En projektsponsor, även kallad verkställande sponsor, är den person som ansvarar för projektets övergripande framgång. Projektsponsorn är vanligtvis en företagsledare eller en medlem av ledningen. De fungerar som en mästare för projektet, hjälper till att fördela projektresurser, förespråkar projektet och säkerställer projektets deltagande. 

I projektteamets hierarki står projektsponsorn ovanför projektledaren och fungerar som en guide och mellanhand mellan projektledaren och ledningen. Medan projektledaren är involverad i den dagliga driften av ett projekt kan projektsponsorn kopplas in i projektet för feedback eller statusuppdateringar på daglig, veckovis, månadsvis eller kvartalsvis basis. 

Projektsponsorns huvudsakliga ansvarsområden är:

• Att förespråka projektet under den inledande planeringsfasen för att få stöd och säkra finansiering. 

• Anpassa projektet till Business strategiska mål och visa intressenterna hur projektets framgång kommer att ge värde till företaget. 

• Utse en projektledare som leder projektet och fungerar som mentor för projektledaren under hela projektets livscykel.

• Ge vägledning eller godkännanden för beslut på hög nivå. 

• Agera som en mellanhand för projektledaren och medlemmarna i ledningsgruppen. 

• Hålla ledande befattningshavare informerade om projektförloppet och nödvändig status eller leveransuppdateringar.

• Avsluta projektet, inklusive att utvärdera prestanda och säkerställa en framgångsrik överlämning. 

För att avrunda vårt exempel skulle projektsponsorn för projektet för att designa om webbplatsen vara en chef på marknadsföringsbyrån, till exempel en senior kreativ chef. De kan ha varit projektets mästare och lett arbetet med att få byråns webbplats omdesignad. När omdesignprojektet väl har startat skulle deras huvudroll vara att handleda projektledaren och hålla ledningen uppdaterad om hur webbplatsdesignen fortskrider. 

Bonus: Ytterligare projektroller

Ett grundläggande projektteam består nästan alltid av en projektledare, enskilda teammedlemmar och en projektsponsor. Men projekt kan variera mycket i storlek och omfattning, och det innebär att projektledare måste anpassa sitt team för att möta projektets behov. 

Här är några roller som ett projektteam kan inkludera eller inte inkludera, beroende på projektets storlek och mål:

• Business-analytiker: En business-analytiker är en person vars huvudroll är att se till att verksamheten fungerar effektivt och att hitta förbättringsområden. I ett projektteam hjälper en business analyst till att definiera projektmål och se till att projektet ger värde för företaget.  

• Projektledare: För små projekt räcker det med en projektledare som övervakar projektets teammedlemmar. I större projekt kan dock teamets enskilda medarbetare vara uppdelade i miniteam, vilket gör det svårt för en projektledare att övervaka allt. Teamledare är personer som arbetar direkt under projektledaren och övervakar arbetet för specifika personer eller miniteam inom projektteamets hierarki. Vanligtvis fungerar teamledare som en länk mellan projektledaren och de enskilda teammedlemmarna. 

• Projektstyrkommittén: En styrkommitté är en grupp individer – vanligtvis högre chefer eller chefer på hög nivå – som styr projektet genom att ge vägledning och stöd under hela projektets livscykel. Alla projekt behöver inte en styrkommitté, men de kan vara användbara för projekt som involverar många intressenter.

• Ämnesexperter: Ämnesexperter, eller SME:er, är personer med specialkunskaper inom ett visst område eller expertområde. De samarbetar vanligtvis med projektledare, teammedlemmar och intressenter för att ge expertutlåtanden eller råd om frågor eller processer som rör deras kunskapsområde. Beroende på deras roll i projektet kan de också hjälpa till att utveckla rutiner, kartlägga utbildningsprocesser, hjälpa till att säkra intresse och stöd och ge projektrekommendationer.

• Ytterligare intressenter: En projektintressent är alla som har ett intresse i eller kan påverkas av projektet. Det inkluderar vanligtvis ledande befattningshavare, men kan också vara kollegor eller tvärfunktionella team som inte arbetar direkt med projektet men som påverkas av projektets resultat. Intressenter kan också vara externa, såsom klienter, kunder, investerare eller till och med aktieägare. 

Tre anledningar till att företaget behöver projektteam

Nu när du vet vad ett projektteam är kanske du undrar varför din organisation behöver ett. Projektteam kan hjälpa företag av alla storlekar att samarbeta och skapa, men är särskilt användbara för stora företagsorganisationer där teamstorlek och flaskhalsar i kommunikationen kan fungera som hinder för samarbete. 

Projektteam hjälper stora organisationer genom att:

1. Underlätta tvärfunktionellt samarbete 

Det är bara sunt förnuft: ju större organisationen är, desto fler team och teammedlemmar finns det. Och det kan skapa flaskhalsar. Tänk på det så här: team som arbetar i silor har ofta sitt eget ”språk”. De har etablerade processer och verktyg, de talar på ett sätt som är specifikt för teamet, de lagrar sina filer och gör sitt arbete på vissa platser. Det fungerar när team är silor, men om man lägger till lite tvärfunktionellt samarbete – som att be medlemmar i marknadsförings-, försäljnings- och teknikteam att arbeta tillsammans – kommer man förmodligen att stöta på fler hinder.

Därför är tvärfunktionellt samarbete så viktigt. Projektteam hjälper till att effektivisera och förenkla teamkommunikation och komplext teamarbete genom att fastställa tydliga ansvarsområden och samordna alla teammedlemmar mot samma strategiska mål.  

2. Öka organisationens effektivitet

Allteftersom organisationer växer blir det allt svårare att effektivisera och producera tvärfunktionellt arbete. Genom att koppla samman teammedlemmar och minska silor maximerar projektteam effektiviteten och minskar redundanser som kan kosta tid och pengar. Dessutom kan framgångsrika projekt som leds av projektteam ge insikter om hur man effektiviserar processer och arbetsflöden, vilket kan leda till större långsiktig Business-effektivitet. 

3. Främja arbete med stor inverkan

När teammedlemmar har tydligt definierade roller och är samordnade kring strategiska resultat kan de fokusera på att skapa viktigt arbete. Genom att minska friktionen som orsakas av silor gör projektteam det möjligt för alla i organisationen att arbeta med sin högsta potential, vilket i slutändan leder till ett samarbetsvilligt och konkurrenskraftigt företag. 

7 sätt att stärka projektteam för att leverera effektivt arbete 

När det gäller att framgångsrikt leda ett projektteam är det viktigt att förstå roller och ansvarsområden, men det är mer än så. Bra projektteam är samarbetsvilliga, kreativa och kan kommunicera effektivt. 

Så här bygger du ett bra projektteam och förbereder teamet för att leverera viktigt och affärskritiskt arbete. 

1. Förstå hur man väljer rätt teammedlemmar 

Det första steget för att skapa ett projektteam är att välja rätt teammedlemmar. Vilken kombination av färdigheter som behövs beror på projektets syfte och mål. Om företaget till exempel bygger en webbplats åt en kund, kommer projektledarna att vilja samla en blandning av kreativa och tekniska teammedlemmar, samt anställda som har kontakt med kunden, till exempel kundansvariga. Om din organisation däremot håller på att förnya sin introduktionsprocess kan projektteamet bestå av teammedlemmar i mer administrativa och Business-fokuserade roller, såsom personalavdelningen, Business-analys och personalverksamhet. 

Förutom hårda färdigheter är det också viktigt att projektledarna tänker på de mjuka färdigheter som de vill ha med i teamet, såsom anpassningsförmåga, kommunikation, kritiskt tänkande och motivationsförmåga. Att hitta teammedlemmar med olika färdigheter och stilar som kompletterar varandra är nyckeln, eftersom det gör det möjligt att bygga ett dynamiskt team som kommer att väcka projektet till liv.  

2. Hjälp till att tydligt definiera och anpassa projektplanen

Klarhet är nyckeln till ett framgångsrikt projekt. Innan projektet startar är det viktigt att tydligt definiera projektets mål och framgångsvärden. På så sätt kan du få projektteamet att förstå vad det innebär för dem. 

Här är några saker att klargöra i början av projektet för att säkerställa att projektteamet har förutsättningar att lyckas:

• Projektets mål, eller det resultat som man vill uppnå med projektet. Projektets huvudsakliga mål kan till exempel vara att lansera en företagsblogg. 

• Projektets avsikter, eller de steg som projektteamet kommer att vidta för att uppnå de övergripande projektmålen. För att fortsätta med vårt exempel med företagsbloggen kan projektmålen vara att utveckla en redaktionell kalender, välja ett innehållshanteringssystem och utforma och utveckla bloggen. 

• Projektets tidslinje, som inkluderar den allmänna tidsramen som projektteamet kommer att arbeta med och slutföra projektet inom. 

• Projektets omfattning, som beskriver det totala arbetet som behövs för att slutföra projektet och inkluderar projektresurser och leveranser.  

• Projektbudgeten, det vill säga en översikt över hur mycket projektet bör kosta att slutförd och hur utgifterna ska fördelas.

Det här bör vara en samarbetsprocess. Att involvera projektteamet tidigt för att diskutera vad som känns genomförbart, vilka resurser som behövs och hur ett lyckat projekt ser ut säkerställer att hela teamet är samordnat. På så sätt kan hela projektteamet kasta sig in i projektet med en känsla av sammanhållning och självförtroende – något som alla projekt behöver.  

3. Definiera teamets roller och ansvarsområden  

När du har hjälpt till att kartlägga en plan för projektet och definierat projektets mål är det dags att tydligt definiera teamets roller och ansvarsområden. Precis som att definiera projektmålen hjälper det att fastställa teamets ansvarsområden till att skapa klarhet i projektet, så att varje teammedlem vet exakt vad de är ansvariga för och när. Det kan minska risken för missförstånd och dubbelarbete, samtidigt som det uppmuntrar till teamsamarbete. 

Låt oss till exempel säga att projektet involverar designarbete och att det finns två grafiska formgivare i projektteamet. Projektledaren måste bestämma hur designuppgifterna ska delas upp och även tilldela gransknings- och godkännandeansvar till andra teammedlemmar. För större projekt där ansvarsområdena kan vara otydliga kan en RACI-matris vara till hjälp för att definiera och anpassa teamets ansvarsområden.  

4. Uppmuntra öppen kommunikation 

Projektteam består av relationer och som i alla bra relationer är kommunikation nyckeln. Här är några tips om hur man skapar en kultur av öppen kommunikation i ett projektteam.

• Var transparent med kommunikationen. Projektledare sätter tonen för hur teamet kommunicerar. De kan underlätta öppen och transparent kommunikation i teamet genom att föregå med gott exempel. Det innebär att vara ärlig med teamet om de behöver ändra projektet eller ansvarsområdena, att leda med empati och att lita på att teamet kan utföra uppgifter utan att detaljstyra. Det hjälper till att skapa en öppen och förtroendebaserad teammiljö, vilket återspeglas i hur teammedlemmarna kommunicerar med varandra.

• Använd kommunikationsverktyg konsekvent. Kommunikationsverktyg, såsom Slack, Zoom eller Gmail, är grunden för kommunikation på arbetsplatsen. Men för att verkligen vara effektiva måste team göra mer än att bara använda ett kommunikationsverktyg – de måste använda dem konsekvent och följa samma kommunikationsriktlinjer i hela teamet. För att fastställa riktlinjerna kan projektledare samarbeta med teamet för att skapa en kommunikationsplan och bestämma bästa praxis för teamkommunikation i början av projektet. Vad ska video användas till? När är snabba, enstaka Slack-meddelanden att föredra? Genom att fastställa och sedan följa dessa riktlinjer kan projektteam samarbeta mer effektivt. Och det innebär snabbare och bättre arbete.  

• Uppmuntra kommunikation nerifrån och upp. Kommunikation nedifrån och upp bidrar till att främja en inkluderande och öppen miljö genom att uppmuntra teammedlemmar i ”botten” av teamets hierarki, till exempel nya teammedlemmar eller enskilda medarbetare, att säga vad de tycker och dela med sig av sina tankar och idéer. För att skapa ett utrymme där teammedlemmarna känner sig bekväma med att säga vad de tycker bör projektledare fråga olika teammedlemmar om deras åsikter och tacka dem för att de delar med sig. 

• Hantera teamkonflikter effektivt. Konflikter i teamet kan kännas överväldigande, särskilt om projektledarna är relativt nya eller inte har hanterat många konflikter mellan team tidigare. Men att hantera konflikter behöver inte vara skrämmande. Med rätt strategier för konfliktlösning kan projektledare lösa konflikter och uppmuntra teamet att lära sig och växa. De kan börja med att hålla individuella möten med de inblandade teammedlemmarna för att komma till roten av konflikten och öva på aktivt lyssnande. När de har fastställt orsaken till konflikten kan de gå vidare mot en ömsesidigt fördelaktig lösning. 

• Var öppen för feedback. Projektledarnas ledarskap påverkar hur teamet kommunicerar och samarbetar. Att vara öppen för feedback – oavsett om det är i individuella samtal, genom anonyma undersökningar eller i teammöten – signalerar till projektteamet att de befinner sig i en välkomnande miljö och uppmuntrar dem att också ge feedback till sina teammedlemmar.  

5. Se till att teamets hårda arbete uppmärksammas 

Anställda som får konsekvent feedback är mer engagerade och trivs bättre på arbetsplatsen. För att säkerställa att enskilda teammedlemmar känner sig uppskattade bör projektledare erkänna teamets hårda arbete och prestationer med positiv feedback. 

Det är uppskattat när projektledare helt enkelt låter sina teammedlemmar veta att de gör ett bra jobb, men det finns många sätt att erkänna prestationer och få teamet att känna sig uppskattat. Här är några förslag på hur projektledare kan visa uppskattning för sitt team.

• Skicka ett e-postmeddelande eller en anteckning som lyfter fram specifika sätt på vilka de har bidragit till projektets framgång.

• Lyft fram en av deras leveranser eller bidrag i en Slack-kanal för teamet. 

• Dela med dig av kundens positiva feedback om dem eller deras arbete.

• Ta med dem på lunch eller skicka dem en liten tackgåva, till exempel deras favoritglass.

• Avsätt tid för att dela veckovisa framgångar under projektmöten och lyft fram anställda som har stått ut den veckan. 

• Fira med hela teamet med en teamutflykt eller överraskningar. 

• Uppmärksamma och fira slutförandet av projektmilstolpar.  

• Erbjud projektspecifika bonusar eller ekonomiska belöningar för specifika resultatmätvärden. 

• Ge teamet synlighet genom att lyfta fram deras arbete på företagsmöten eller liknande offentliga forum.

6. Hjälp teamet att växa med konstruktiv feedback

Konstruktiv kritik är lika viktigt som positivt erkännande. De två tjänar olika syften – medan positiv feedback ökar de anställdas moral och får teammedlemmar att känna sig uppskattade, hjälper konstruktiv kritik de anställda att lära sig och utvecklas i sina roller.

Det kan vara svårt att ta emot konstruktiv kritik, så se till att alla i teamet är direkta, specifika och handlingsinriktade när de ger den. Bra konstruktiv feedback ger mottagaren specifika exempel på hur man kan förbättra sig framöver. Det bör också vara en konversation – ge teammedlemmarna tid att ställa frågor och klargöra saker. Om du kan, visa empati med den anställde, till exempel genom att ge ett exempel på en gång då du fick liknande feedback och hur det hjälpte dig att bli bättre. 

7. Uppmuntra teamet att bygga vidare på projektets framgångar och lära sig av motgångar 

Bara för att projektet är slutfört betyder det inte att arbetet är gjort. Uppmuntra dina medarbetare att hålla ett utvärderingsmöte för att diskutera vad som gick bra med projektet och vad som kunde ha gått bättre. 

Utvärderingsmöten är bra för att lära sig hur man kan driva ett projekt mer effektivt, till exempel hur man bättre kan minska risker eller proaktivt planera för projektets hinder. Men de kan också vara verktyg för att samla in feedback från teamet om hur de kände att projektet gick ur ett teambyggande perspektiv. Uppmuntra teamet att ge uppriktig feedback om vad som kunde ha gjort teamet mer framgångsrikt. 

Effektiva projektteam skapar framgångsrika projekt

Projektteam lägger grunden för projektets framgång. Genom att underlätta tvärfunktionell kommunikation, minska silor och anpassa teammedlemmar till projektresultat, underlättar framgångsrika projektteam kreativt, samarbetsinriktat och effektivt arbete.