Vad är en projektsponsor? En beskrivning av rollen och arbetsuppgifterna

Projektsponsorn, eller den verkställande sponsorn, är en person eller en grupp personer på högsta ledningsnivå. De är ansvariga för projektets framgång och tillhandahåller nödvändig vägledning och resurser till projektteamet och projektledaren. Helst bidrar projektsponsorer till hög projekthållbarhet, strategisk planering och framgångsrik implementering av projektets mål.

Projektsponsorn står över projektledaren. I de flesta fall är det projektsponsorn som har förespråkat projektet och varit med på tavlan från dag ett.

Vi kommer att gå igenom de viktigaste ansvarsområdena och uppgifterna för en projektsponsor, hur de stöder projektledaren under hela projektets livscykel och klargöra skillnaderna mellan projektintressenter och sponsorer.

En projektsponsors ansvarsområden

Projektsponsorer är vanligtvis högre chefer. Ofta är de strax under styrelsenivå och är involverade i flera projekt samtidigt. En projektsponsor har tre huvudsakliga ansvarsområden:

• Vision och människor: att anpassa projektet till affärsmål, strategi och mål.

• Styrning: Säkerställa att projektet lanseras och genomförs på rätt sätt.

• Värde och fördelar: Hantera risker och förändringar samtidigt som projektets kvalitet säkerställs.

Om vi bryter ner de här kategorierna ytterligare kan man se de olika ansvarsområdena som en projektsponsor har:

• Välja rätt projektledare och vara en mentor under hela projektet.

• Förhandla om finansiering och fungera som talesperson för projektledaren inför ledningen.

• Delta i inledande projektplanering och utveckling av projektstadgar och omfattning.

• Definiera kriterierna för projektets framgång och få intressenterna att vilja involvera sig.

• Främja projektets värde och se till att det har resurser för att lyckas.

• Stödja projektledaren med kunskap och vägledning.

• Upprätthålla kontinuerlig kommunikation mellan projektledaren, teamet och intressenterna.

• Granska ändringar i projektmiljön (t.ex. scheman, uppgifter, prioriteringar osv.) och hantera risker när de uppstår.

Projektsponsorns uppgifter under hela projektets livscykel

Projektsponsorn är involverad i ett projekt från början till slut, vilket innebär att de har en rad olika uppgifter, ansvarsområden och skyldigheter under projektets livscykel. Både projektledaren och sponsorn bör vara medvetna om sponsorns ansvar så att alla håller sig inom sina gränser och levererar vad som begärs av dem. 

Inledning

• Utse en projektledare och en styrkommitté. En styrkommitté består vanligtvis av chefer på hög nivå och intressenter som kan ge råd under hela projektets livscykel. Eftersom medlemmarna i en styrkommitté inte är aktivt involverade i projektet kan de ha ett överblicksperspektiv och ge värdefull vägledning och tillsyn över projektets framsteg.

• Definiera projektets framgång och leveranser. Projektsponsorn bör också se till att målen har kommunicerats på rätt sätt och att alla i teamet förstår dem.

• Organisera och dela uppgifter i en central referenskälla, som ett projekthanteringsverktyg, så att de är tillgängliga för alla i projektet.

• Övervaka initieringsaktiviteter och ge stöd vid behov. Det är viktigt att se till att alla i projektteamet gör vad de ska göra så att projektet kan drivas smidigt senare.

• Ge feedback på projektinitieringsdokumenten, som kan inkludera en projektstadga, ett business case eller en genomförbarhetsstudie, för att säkerställa att projektet godkänns av ledande intressenter.

• Verifiera projektomfattningen för att säkerställa att projektets mål är realistiska och förhindra omfattningskrypning.

• Var projektets mästare under kickoff-mötet och var beredd att stödja projektledaren om teamet har några frågor.

Planering

• Observera och justera projektplaner för att säkerställa realistiska leveransdatum.

• Agera som kontaktperson för projektledaren vid utmaningar och problem med eskalering.

• Övervaka projektteamets effektivitet och gruppdynamik och kommunicera framgångar eller möjligheter till projektledaren.

• Granska RAID-loggen (risker, antaganden, problem och beroenden). Den här loggen är ett viktigt projektplaneringsdokument som listar potentiella risker som kan påverka projekt, antaganden du har om projektets förlopp eller resultat, problem som kan uppstå under projektets livscykel och beroenden som ditt projekt är beroende av (t.ex. input från en expert).

• Kontrollera att projektplanen innehåller kvalitetskrav, tydliga leveranser och välplanerade projektmilstolpar. I slutändan kommer sponsorn att godkänna alla projektkrav.

Utförande

• Arbeta med projektledaren för att upprätta sunda gränser mellan chef och sponsor, samt sponsor och ledning (och undvik detaljstyrning). Det är viktigt att sponsorn litar på att projektledaren leder sitt team genom projektet och ber om stöd från sponsorn när det behövs.

• Tillgodose projektets behov för att stödja teamet och chefen. Det kan vara resurser som hårdvara eller programvara, ytterligare finansiering eller fler personer som stödjer projektteamet.

• Se till att högre chefer har tillgång till projektstatusrapporter så att de kan hålla sig uppdaterade vid behov. Rapporterna måste också uppdateras regelbundet (veckovis, månadsvis eller kvartalsvis, beroende på projektets karaktär).

• Implementera processer för ändringskontroll vid behov för att minska omfattningskrypning.

Resultat

• Utvärdera projektförloppet och ge feedback när så är lämpligt. Beroende på projektets karaktär kan det vara bra att schemalägga vecko-, månads- eller kvartalsvisa granskningssammanträden för att bedöma förloppet och justera deadliner eller mål.

• Uppmuntra projektledaren och teamet att hitta sina egna lösningar på problem som uppstår. Föregå med gott exempel och visa goda problemlösningsstrategier.

• Identifiera, ta itu med och lös grundorsakerna till  problem som uppstår.

• Uppdatera RAID-loggen ofta för att anpassa den till förändringar i projektet under hela dess livscykel.

• Uppmärksamma slutförandet av viktiga projektmilstolpar. Det är viktigt att fira milstolparna för att uppmärksamma teamets insats och inverkan.

Avslutning

• Utvärdera projektets resultat utifrån de tidigare definierade framgångskriterierna. Den här informationen kommer att vara viktig för den kommande projektgenomgången eller återblicken för att diskutera projektets resultat.

• Säkerställ en framgångsrik projektöverlämning till kunden. Det här steget markerar slutet av projektet eftersom alla leveranser nu är i kundens händer.

• Delta i eller led en projektutvärdering eller erfarenhetsåterföring för att diskutera projektets framgångar och misslyckanden. Uppmuntra projektledaren att dokumentera dessa lärdomar inför framtida projekt. 

• Säkerställa slutförande av projektgodkännande. Detta inkluderar att avsluta projektteamet men också att slutföra eventuella juridiska formaliteter. 

Dessa uppgifter kan variera beroende på projektets intensitet och komplexitet, men oavsett bör en projektsponsors engagemang och betydelse inte underskattas.

Projektsponsor vs projektintressent

Även om de två termerna låter väldigt lika varandra har projektsponsorer och intressenter två väldigt olika roller.

En projektintressent kan vara vem som helst som påverkas av projektet – från medlemmar i projektteamet till personer som inte är aktivt involverade i projektets process. Intressenter kan vara investerare, kollegor, kunder eller chefer.

En projektsponsor är å andra sidan i allmänhet inte bara en del av organisationen utan också ansvarig för projektet. De är ansvariga för projektets övergripande framgång och definierar och säkerställer vanligtvis projektets framgång. Beroende på projektet fungerar en sponsor ofta också som en mentor för projektledaren.

Projektsponsor vs projektledare

Både projektsponsorn och projektledaren är mycket involverade i projektet och ansvarar för resultatet och framgången. Projektsponsorn är kopplingspunkten mellan organisationens ledningsgrupp och projektledaren. Projektledaren är kopplingspunkten mellan projektsponsorn och projektteamet. 

Projektledarens roll är att organisera, spåra och i slutändan leda teamet att genomföra arbetet i ett projekt. En projektledare är teamets dagliga ledare. Projektledaren ansvarar för att övervaka resurser och arbetsbelastning, se till att uppgifter slutförs och uppdatera intressenter om projektets förlopp. Vid behov kan projektledaren begära ytterligare stöd från projektsponsorn. Projektledarens roll är också att hålla ett öga på målen och förväntningarna för att varna projektsponsorn när schemat och de beräknade datumen inte stämmer överens.

Samarbete mellan projektsponsor och projektledare

Relationen mellan projektsponsorn och projektledaren kan avgöra projektets resultat. Tydliga förväntningar, regelbunden kommunikation och ömsesidigt förtroende är nödvändiga för att säkerställa ett framgångsrikt projekt.

Öppenhet hjälper till att öka förtroendet. När du låter ditt team veta vad som händer och vad du tänker bygger du samtidigt trovärdighet i dina relationer. När du sedan frågar vad de tycker och införlivar dessa tankar i dina planer bygger du en gemensam känsla av syfte.”

Beroende på projektets komplexitet och projektledarens erfarenhet kan projektsponsorn välja en mer praktisk strategi eller välja att vara mer involverad och stödjande, och vägleda projektledaren och teamet genom projektets enskilda steg och uppgifter. Helst fungerar projektsponsorn som en mentor för projektledaren.

Samarbeta i realtid för att lyckas med projektet

Projektledare och projektsponsorer är beroende av varandra för att kunna genomföra projekt. För att hjälpa båda parter att hålla reda på sina ansvarsområden, uppgifter och mål är en pålitlig programvara för samarbete avgörande. Asana är ett arbetshanteringsverktyg som är utformat för att hjälpa team att hantera arbetet och uppnå sina mål. Med Asana kan ni hålla varandra uppdaterade i realtid och se till att inget glöms bort.