Förbättra teamets effektivitet: 4 modeller som vägleder dig

Att bygga ett högpresterande team kräver insats. När du har en grupp individer med unika färdigheter och egenskaper kommer teamets framgång och sammanhållning att variera. Teameffektivitet är hur väl teammedlemmar arbetar tillsammans för att uppnå gemensamma mål. 

När teamets effektivitet är hög känner sig teammedlemmarna mer delaktiga i sitt arbete, vilket ökar deras engagemang och tillfredsställelse. Det är ingen överraskning att nöjda teammedlemmar presterar bättre. För att skapa ett högpresterande team börjar man med att bygga ett effektivt team.

Vad är teamets effektivitet?

Teameffektivitet är nivån på vilken ditt team samarbetar, kommunicerar och uppnår sina gemensamma mål. För att skapa ett effektivt team måste du balansera teammedlemmarnas välbefinnande med prestationsinitiativ. Ett sätt att göra det på är att följa en modell för teamets effektivitet. 

Olika tankeledare har utvecklat modeller för teamets effektivitet som ledare nu använder med team över hela världen. Du kan använda ett av de här ramverken för att vägleda ditt team mot bättre prestationer. Även om varje modell erbjuder olika strategier är deras mål universellt – att hjälpa team att arbeta bättre tillsammans.

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna

Varför är teamets effektivitet viktig?

Teameffektivitet är avgörande för välbefinnandet hos individen och gruppen. En stark gruppdynamik är grunden för många andra aspekter av ett lyckligt team, inklusive teammoral och produktivitet. 

Det finns flera fördelar med teamets effektivitet för både teammedlemmar och prestation.

Effektiva team:

• Bli mer motståndskraftiga mot utmaningar som uppstår.

• Upplever positiv synergi med sina medarbetare.

• Känner sig mer stärkta i sina karriärer.

Teammedlemmar i effektiva team:

• Har mer energi för att arbeta hårdare och längre.

• Är mer fokuserade, vilket minskar antalet fel.

• Är mer produktiva, vilket ger bättre resultat.

Teameffektivitet börjar med gruppen och fortsätter sedan till individen. När individer känner sig mer självsäkra i sin roll i teamet och i sina relationer med sina teamkollegor, kommer du att se att energin återspeglas i deras arbete. 

4 modeller för teamets effektivitet

Att följa en modell för teameffektivitet gör det lättare för dig att leda ditt team mot framgång. Effektiva team kräver effektiva ledare, och även om din ledarstil är viktig kanske den inte fungerar för alla. Att införliva en modell i din ledarskapsstrategi kan säkerställa att du leder ditt team i en bra riktning.

Tänk på de fyra modellerna för teameffektivitet nedan för att se vilken som resonerar mest med ditt team.

1. Lencioni-modellen

Patrick Lencioni, författare till "The Five Dysfunctions of a Team", skapade en modell för teamets effektivitet som är utformad kring orsakerna till teamets dysfunktion och konflikter. Modellen gör det enklare att peka ut områden i teamet som behöver förbättras. Han delar upp dysfunktionerna i fem lager, som du kan visualisera i en pyramidstruktur. Det nedre lagret är den största dysfunktionen, och det övre lagret – uppmärksamhet på resultat – är det minsta. 

Lencionis delar i ett dysfunktionellt team: 

1. Brist på förtroende: När teammedlemmar är rädda för att be om hjälp.

2. Rädsla för konflikter: När teammedlemmar inte känner sig bekväma med att säga vad de tycker.

3. Brist på engagemang: När teammedlemmar inte vet hur de ska följa upp.

4. Undvikande av ansvar: När teammedlemmar inte sätter upp standarder eller inte förstår de standarder som har fastställts.

5. Bristande uppmärksamhet på resultat: När teammedlemmar inte fokuserar på sina prestationer.

Lencioni förklarar att de här dysfunktionerna är vad effektiva team bör undvika mest. Ett effektivt team gör motsatsen till de här dysfunktionerna, till exempel:

1. Förtroende

2. Konfliktlösning

3. Engagemang

4. Ansvarstagande

5. Uppmärksamhet på resultat

Om du vill att ditt team ska förbättras kan den här modellen hjälpa dig att identifiera områden att arbeta med. Den kan också hjälpa dig att upprätthålla gruppeffektiviteten när du väl har uppnått den.

Exempel på team:

Den här modellen kan hjälpa dig att förbättra teamets dysfunktioner eller förhindra att de uppstår. Vänd på dysfunktionerna i Lencionis modell för att vidta åtgärder. Till exempel skulle den grundläggande åtgärden för ett effektivt team enligt Lencioni vara att lita på varandra. Underlätta förtroendefulla relationer genom att skapa veckovisa frågestunder och normalisera tanken på att be om hjälp. 

2. T7-modellen

Michael Lombardo och Robert Eichinger utvecklade T7-modellen för teamets effektivitet. Modellen fokuserar på de interna och externa faktorer som får ett team att fungera.

Enligt modellen finns det fem interna faktorer som påverkar teamets effektivitet.

• Thrust (drift): teamet har ett gemensamt mål.

• Förtroende: Teammedlemmarna litar på varandra. 

• Talang: Varje teammedlem har relevanta färdigheter och erfarenhet.

• Teamkompetens: Teammedlemmarna arbetar tillsammans och kommunicerar effektivt.

• Uppgiftskompetens: Teammedlemmarna slutför uppgifter på ett effektivt sätt.

Det finns också två externa faktorer som påverkar teamets effektivitet.

• Teamledarens lämplighet: Teammedlemmarna litar på sin ledare och respekterar dennes ledarstil.

• Stöd från företaget: Företaget stöder teamet och ger dem de resurser som behövs för att lyckas.

Använd T7-modellen som en rubrik för att bedöma teamets styrkor och svagheter. Ditt team kanske redan har bemästrat några av T:na, medan andra kan behöva arbetas på. 

Exempel på team:

Förvandla T7-modellen till en checklista och använd den listan både som en handlingsplan och ett sätt att övervaka teamets framgång. Till exempel kan dina punkter att göra under ”Thrust” vara:

• Sätt upp SMART-mål för varje projekt.

• Skapa kvartalsvisa OKR:er för teamet, där KR:erna är enskilda uppgifter.

• Träffas varje vecka för att diskutera framstegen mot projekt- och teammål.

Att skapa genomförbara steg kommer att ge T7-strukturen liv och hjälpa ditt team att arbeta bättre tillsammans.  

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna

3. Tuckmans teamutvecklingsmodell

Psykologen Bruce Tuckman skapade Tuckmans teamutvecklingsmodell. I modellen förklarar han att team utvecklas genom fyra faser. De här faserna av teamutveckling sker dock olika för varje grupp och är inte alltid linjära. 

Målet med den här modellen för teamets effektivitet är att ta teamet uppåt genom varje utvecklingsfas.  

• Fas 1. Formning: Teammedlemmarna samlas och är inte säkra på hur gruppdynamiken kommer att bli.

• Steg 2. Storming: teammedlemmarna lär känna varandra och konflikter kan uppstå när skillnader i arbetsstil och personlighet kommer fram.

• Steg 3. Normering: teammedlemmarna anpassar sig till varandra. De samarbetar och lägger sina meningsskiljaktigheter åt sidan. 

• Fas 4. Presterande: teammedlemmarna känner varandra tillräckligt väl för att respektera och lita på varandra, vilket leder till bättre prestationer. 

Det är inte självklart att alla team når framgångsfasen. Det här steget kräver att teammedlemmarna är oberoende och synkroniserade.

Exempel på team:

För att hjälpa ditt team att nå Presterande-fasen måste du möta dem där de är. Om ditt team precis har börjat arbeta tillsammans kan de behöva gå igenom faserna Forming, Storming och Norming innan de når dit. 

För att se till att de når utvecklingsnivån Presterande, leta efter sätt att stödja teamet. Uppmuntra relationer mellan medlemmarna och erbjud konfliktlösningsstrategier vid behov.

4. Katzenbach och Smith-modellen

Jon Katzenbach och Douglas Smith, författare till The Wisdom of Teams, skapade ett triangulärt ramverk för teamets effektivitet. Varje punkt i ramverket representerar ett grundläggande teammål, medan de tre komponenterna mellan dessa punkter är hur team når dessa mål.

Grundläggande teammål:

• Prestationsresultat

• Arbetsprodukter

• Personlig utveckling

Tre färdigheter som behövs för att nå teammål:

• Kompetens: teamet behöver kommunikation, problemlösningsförmåga och funktionella arbetsfärdigheter för att skapa arbetsprodukter och nå prestationsmål. 

• Ansvarsskyldighet:  För att uppnå prestationsmål och personlig utveckling måste team också hållas ansvariga av dig och varandra. 

• Engagemang: För att uppnå personlig utveckling och skapa arbetsprodukter måste teamen engagera sig i sina mål och ett gemensamt syfte. 

Exempel på team:

För att använda den här modellen för att förbättra teamdynamiken bör du börja med de viktigaste komponenterna som vägledning. Har ditt team kompetens, ansvarstagande och engagemang? Identifiera områden som behöver förbättras och fokusera din insats där. 

Ditt team kan till exempel ha kompetens och engagemang, men bristen på ansvarstagande kan skada deras personliga utveckling och prestationer. Sätt upp gränser och få dem att se ansvarstagande som ett sätt att respektera varandra.

Så här implementerar du en modell för teamarbete

Bekanta dig med de olika modellerna för teamets effektivitet innan du introducerar en av dem för ditt team. Som ledare behöver du en solid förståelse för hur modellerna fungerar innan du kan börja använda dem.

När du känner dig säker på varje teammodell kan du använda stegen nedan för att identifiera teamets behov och arbetsstil. 

1. Välj en effektivitetsmodell för team

Varje teammodell har sina fördelar och nackdelar. Men det är viktigt att hålla sig till en modell när man går vidare, så att visionen förblir tydlig. När du använder modellen i din ledarskapsstrategi kan du identifiera teamets behov och utvärdera framstegen mot dem. När du har en tydlig struktur för vad du vill uppnå är det mer sannolikt att du når dina mål.

2. Involvera och samordna ditt team

När du arbetar med den valda modellen för teamets effektivitet bör du involvera teammedlemmarna i förbättringsprocessen. Du behöver inte nämna modellen för teamets effektivitet direkt, men öppen kommunikation på arbetsplatsen är nyckeln till att bygga bättre relationer.

Om du till exempel väljer Lencioni-modellen kan du fokusera på uppmärksamhet på resultat, ansvarstagande, engagemang, konfliktlösning och förtroende. Förklara dessa komponenter i teamets effektivitet med relevanta exempel på hur effektivitet inom varje område ser ut. Be teammedlemmarna om feedback om var de tror att deras problem finns inom dessa områden. Arbeta sedan tillsammans för att förverkliga modellen och dess fördelar.

3. Betona samarbete

Oavsett vilken modell du väljer är samarbete viktigt för teamets utveckling. Samarbete innebär att arbeta tillsammans, även när utmaningar uppstår. Målet bör vara att teammedlemmarna känner sig bekväma med att uttrycka sig på ett respektfullt sätt, även om eller när de inte håller med.

Att implementera en modell för teamets effektivitet är bara en del av ekvationen. Som ledare måste du aktivt visa hur samarbetet ska se ut och sätta standarden för hur teamet ska kommunicera.

4. Kontrollera regelbundet

När du anpassar teamprocesser för att passa din nya modell för teamarbete bör du kontrollera teammedlemmarnas prestationer och välbefinnande. Prestationsutvärderingar är ett bra tillfälle att ha dessa konversationer.

De behöver tid för att anpassa sig till den nya modellen, och modellen behöver tid för att fungera. Ha tålamod och tappa inte modet om du inte ser förändringar i teamets produktivitet eller individuella prestationer direkt. 

Gör teammål tydliga och tillgängliga med Asana

Dina arbetsrelationer kan förändra hur du känner inför ditt arbete. Genom att bygga ett effektivt team kommer teammedlemmarna att känna sig mer nöjda och därmed bli mer produktiva. Men tänk på att den modell för teameffektivitet du väljer kommer att kräva en viss insats för att upprätthållas. Prova en programvara för arbetshantering för att göra det lättare för teammedlemmar att anpassa sig. Med de här verktygen kan teammedlemmar enkelt kommunicera och samarbeta, vilket hjälper dem att arbeta mot ett gemensamt syfte.

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna