Haiti, en karibisk nation med en rik kultur som delar en ö med Dominikanska republiken, har en lång historia av naturkatastrofer. En av de största var en jordbävning med magnituden 7,0 år 2010 som inträffade mindre än 30 km från landets huvudstad. Även om uppskattningarna av antalet döda varierar tror många att över 200 000 människor dog. Och 2016 svepte orkanen Matthew genom landet och lämnade över 500 döda och över en miljon hemlösa efter sig.

Hope for Haiti, en ideell organisation som arbetar för att förbättra livskvaliteten för haitier, särskilt barn, var där – före, under och efter dessa katastrofer. Organisationen stöder och hjälper haitier att ta sig ur fattigdom genom program som fokuserar på utbildning, hälso- och sjukvård, infrastruktur, tillgång till vatten samt lån och bidrag till haitiska företag och entreprenörer.

Skyler Badenoch har varit VD för Hope for Haiti i tre år, men hans kärlek till Haiti började för över tretton år sedan. Faktum är att han bevittnade Hope for Haitis insatser efter jordbävningen 2010 och själv gav en hjälpande hand. Idag leder han ett team på 65 personer i både Haiti och USA. Tio medlemmar i hans team arbetar från USA med fokus på insamling, marknadsföring, administrativt stöd, ekonomi och styrning, medan de övriga 55, baserade i Haiti, är läkare, sjuksköterskor, utbildare och administratörer – och alla är haitier. Den binationella organisationen har åtagit sig att vara öppen, ansvarstagande och ha god ledning. De är också en av de högst rankade ideella organisationerna enligt tredjepartsplattformar som Charity Navigator och Guidestar. Genom att följa bästa praxis i sitt arbete främjar de förtroendet för Haiti och för filantropi i allmänhet.

Hur tillväxt ledde till ett behov av förändring

År 2007 hade Hope for Haiti en årlig budget på 1 miljon dollar och fyra anställda i Haiti. Sedan dess har de ökat sin personal med 15 gånger och sin budget med 4 gånger – och det är utan att räkna med deras donationsprogram för naturaförmåner, som har vuxit till 11 miljoner USD (mer än 10 gånger). Även om organisationens tillväxt har lett till större inverkan i Haiti har den också blottat utmaningar, såsom ineffektiv kommunikation, donatorrelationer och rapportering.

I takt med att en organisation växer börjar kommunikationen bli en flaskhals. Hos Hope for Haiti har vi sett hur denna ineffektivitet skadar oss: när vi inte längre fungerar som en väloljad maskin hjälper vi inte så många människor som vi skulle kunna – och det är vårt ansvar att göra något åt det.

Skyler Badenoch, VD

I organisationens senaste SWOT-analys – som den gör med några års mellanrum – identifierade flera personer kommunikation med projekt och givare som ett område för organisatorisk förbättring. Som ett resultat bestämde sig Skyler för att undersöka plattformar som kunde hjälpa dem att kommunicera och hantera sitt arbete på ett och samma ställe.

Sökandet efter en lösning

Med SWOT-analysresultaten i handen identifierade Skyler snabbt fyra områden där en arbetshanteringsplattform kunde ta bort flaskhalsar. Han behövde:

• Effektivisera och automatisera processer där det är möjligt, till exempel katastrofinsatser, nödprotokoll, bidragsansökningar och -hantering samt rapportering.

• Öka insynen i arbetet i hela organisationen så att teamkollegor inte behöver kontakta varandra för uppdateringar.

• Centralisera kommunikationen på ett och samma ställe, från teamdiskussioner och uppföljningar till givarrelationer och rapportering.

• Förbättra projekthanteringen och rapporteringen så att projekten löper smidigt, rapporteringsprocessen är enkel och donatorerna litar på organisationen.

Efter att ha provat ett annat lätt arbetshanteringsverktyg blev Skyler besviken – det var inte tillräckligt intuitivt eller robust för teamets behov. Men när hans ledarcoach, en kollega och en branschkollega alla föreslog Asana bestämde han sig för att prova den kostnadsfria versionen för att se om den skulle uppfylla organisationens behov.

Baserat på sin research visste Skyler att det bästa sättet för Asana att bli en framgång var att få stöd från ledningen. Han bestämde sig för att först få den centrala ledningen att gå med på att använda Asana och känna sig bekväma med det, och sedan lansera det för andra medlemmar i organisationen. Så han började använda Asana med sitt team för att spåra deras veckovisa målsättning och uppföljningsmöten. På måndagsmorgnar lade var och en till tre professionella mål och ett personligt mål i det delade Asana-projektet. Under hela veckan fick teamkollegor en inblick i varandras arbete med hjälp av kommentarer.

Att använda Asana för att spåra de här veckomålen blev snabbt en automatisk process för teamet. De kunde se statusen för varje mål, och dessa uppgifter fungerade som en inbyggd agenda för varje veckomöte, vilket omedelbart förbättrade teamets förmåga att kommunicera.

Vår kommunikation som ledarskapsteam förbättrades omedelbart när vi började spåra våra veckomål i Asana. Dessutom gav det mig en ögonblicksbild av våra framsteg mot prioriteringar i hela organisationen.

Skyler Badenoch, VD

Lansering i hela organisationen

Hope for Haiti började med Asanas gratisabonnemang, men organisationen visste att den kunde arbeta mer effektivt med betalfunktioner. Så i mitten av mars 2020, när Asana meddelade att de skulle erbjuda kostnadsfria Asana Business-planer till ideella organisationer som arbetar i frontlinjen inom medicinsk forskning och hjälparbete för covid-19, ansökte Skyler och Asana donerade en kostnadsfri Business-plan för de kommande 12 månaderna.

Med kraften i Asana Business började Skyler leta efter sätt att flytta hela organisationens arbete till plattformen. Deras största och viktigaste initiativ – den årliga strategiska planen – var först på tur, och Skyler vände sig till Asana-rådgivarna för att få hjälp. Med vägledning från en rådgivare omvandlade Skyler och teamet sin komplexa plan med flera mål, strategier och taktiker till Asana-projekt. Nu använder Hope for Haiti-teamet portfolior för att spåra arbetet mot den strategiska planen i hela organisationen och projekt-tidslinjer för att se förloppet och skapa statusrapporter. Med organisationens hörnsten i Asana kände sig Skyler återigen säker på att Asana var rätt lösning för hans team.

Att få hjälp av en Asana-rådgivare att migrera vår strategiska plan till plattformen sparade oss tid, tog bort ett stort hinder för vår lansering och gav oss förtroendet att Asana var rätt lösning för oss.

Skyler Badenoch, VD

Använda Asana i hela organisationen

Med grunden lagd av deras veckomål och strategiska planprojekt i Asana utökade Skyler och organisationen sin användning till att omfatta fler arbetsflöden, inklusive:

• Ansökan om och hantering av bidrag: Det USA-baserade teamet använder Asana för att hantera sina insamlingsinsatser så att de inte blir en sista minuten-stress. Dessutom, när SWOT-analysen identifierade ineffektivitet i att säkra och rapportera om bidrag, flyttade de dessa processer till Asana. Nu använder teamet Asana för att hantera bidragsansökningar, rapportering och förväntade kontantintäkter från bidrag.

Bidragshantering är avgörande eftersom det är så svårt att få finansiering. De effektivitetsvinster vi har uppnått med Asana hjälper oss att bli en mer konkurrenskraftig organisation så att vi kan söka nya finansieringskällor och spara tid.

Skyler Badenoch, VD

• Protokollefterlevnad: Teamet på Haiti använder Asana för allt från intern kommunikation till rapportering och covid-19-protokoll. När en nödsituation inträffar, till exempel covid-19, använder teamet Asana för att skapa och lansera svarsprotokoll. De har till exempel infört en sofistikerad procedur för att ta emot och behandla patienter på sin sjukstuga, som inkluderar att mäta deras temperatur, en handtvättstation, utdelning av masker och mycket mer. De dokumenterar protokollet i ett Asana-projekt och använder det för att kommunicera internt och säkerställa att varje anställd följer de nödvändiga stegen.

När covid-19 inträffade var vår organisation unikt kvalificerad att reagera på den här typen av katastrof – vi har läkare i vårt team och i vår styrelse, vi har erfarenhet av att arbeta i nödsituationer – men vi behövde fortfarande ett organisationsverktyg som Asana för att hjälpa oss att driva processen.

Skyler Badenoch, VD

• Spårning av donationer in natura: I år är programmets mål att överstiga 20 miljoner dollar i donationer – nästan dubbelt så mycket som det vanliga målet på 11 miljoner dollar – vilket inkluderar läkemedel, medicinska förnödenheter och utrustning som måste levereras till Haiti, importeras och distribueras till partner och de mest behövande. Processen spåras nu i Asana i stället för att man förlitar sig på Excel-kalkylblad.

En bättre donatorupplevelse med Asana

Med hjälp av Asana Business kan Hope for Haiti nu arbeta snabbare med givare. I ett nyligen inträffat tillfälle valdes organisationen av den professionella tennisspelaren Naomi Osaka för att få en donation på 25 000 USD från hennes deltagande i en onlineturnering för att hjälpa till med insatser i samband med covid-19. Hope for Haitis team använde Asana för att hantera relationen och se till att de skickade rätt material och inte missade en enda kontaktpunkt med Naomis team.

Och när Hope for Haiti tog emot donationen ville de rapportera dess inverkan till Naomi. Innan Asana skulle den här processen ha inneburit flera filer och en lång e-posttråd. Men genom att bevaka donationens inverkan i Asana kunde teamet sammanställa en rapport och dela den med Naomi på bara några veckor.

Utan Asana hade vi aldrig kunnat sammanställa rapporterna om Naomi Osakas bidrag lika snabbt.

Skyler Badenoch, VD

Tillbaka till grunden

Även om covid-19 har ändrat fokus för Hope for Haiti (och varit ett exempel på hur snabbt de kan reagera i en nödsituation med hjälp av Asana), är Skyler och teamet fortfarande fast beslutna att göra skillnad med sina kärninitiativ: att förbättra tillgången till utbildning av hög kvalitet, hälso- och sjukvård, rent dricksvatten, medicinska donationer in natura och ekonomiska möjligheter. Genom att använda Asana vet Skyler att organisationens påverkan på dessa initiativ bara kommer att öka med de nya effektiviteterna och processerna.

Och med en förnyad koppling mellan organisationens kärnvärden och hur de uppnår sina mål är Hope for Haiti bättre rustat än någonsin för att fortsätta att överträffa sina mål. Teamet kommer till exempel att använda Asana för att planera sin årliga insamling Hike for Haiti, som utmanar människor från hela världen att vandra i solidaritet med skolbarn som går orimliga sträckor till skolan i Haiti. De förändringar som Skyler och hans team hoppas kunna genomföra är som ett stort berg att bestiga, men hans team är bättre rustat än någonsin för att ta sig dit och påverka sitt älskade Haiti med hjälp av Asana.

Som verkställande direktör var det svårt att veta vad som hände i varje team. Asana ger mig insyn i allt arbete som pågår – oavsett om det gäller insamling och hantering av donatorer eller verksamheten på plats.

Skyler Badenoch, VD