Vad är en matrisorganisation och hur fungerar den?

Hur möjliggör man för team att kunna arbeta snabbt med komplexa projekt utan att sinkas av omdömen och godkännanden från intressenter? En organisationsstruktur kan vara lösningen. I de flesta arbetsmiljöer använder man en beslutskedja så att det råder klarhet om vem som har befogenhet att fatta beslut. 

I ett hierarkiskt organisationsdiagram finns den verkställande direktören högst upp och den operativa chefen och ekonomichefen direkt nedanför. Under den högsta ledningen följer förgreningar med avdelningschefer och därefter projektledare.

En matrisorganisation skiljer sig från den här klassiska strukturen eftersom teammedlemmar rapporterar till både en projektledare och en avdelningschef. I guiden nedan diskuterar vi vad en matrisorganisation är och hur du kan använda den vid komplexa projekt. 

Vad är en matrisorganisation?

En matrisorganisation är en rapporteringsstruktur där teammedlemmar rapporterar till flera olika ledare. I en matrisorganisation rapporterar teammedlemmar (oavsett om de jobbar på distans eller kontor) till både projektledaren och avdelningschefen. Den här ledningsstrukturen kan hjälpa företaget att skapa nya produkter och tjänster utan att behöva omorganisera team.

Hur fungerar matrisorganisationer?

Matrisorganisationer har två eller fler strukturer för rapportering till ledningen. Det här kanske verkar förvirrande till en början men teammedlemmar har vanligtvis en huvudansvarig chef för avdelningen. 

Att rapportera till en avdelningschef fungerar ungefär på samma sätt som att rapportering i en vanlig arbetsstruktur. Till exempel rapporterar teammedlemmar som arbetar inom IT till chefen för IT-avdelningen. IT-avdelningschefen rapporterar till vice verkställande direktör för sin avdelning. Till slut leder alla rapporter till den verkställande direktören. 

Skillnaden i en matrisstruktur är att teammedlemmar även rapporterar till projektledare. Projekt involverar ofta arbete av teammedlemmar från olika avdelningar såsom IT-, marknadsförings- och ekonomiavdelningen, vilket är anledningen till att ha en enskild projektledare för varje projekt. 

Olika typer av matrisledarskap

Det finns tre olika typer av matrisledarskap och i var och en av dem har projektledaren olika mycket befogenhet. Du kan föreställa dig de här ledarskapstyperna på en balansvåg med projektledaren i ena vågskålen och avdelningschefen i den andra. 

Svag matris

I en svag matris har projektledaren mindre befogenhet att fatta beslut jämfört med andra typer av matrisledarskap. När projektledarens befogenhet över projektet är begränsad blir matrisen svag eftersom avdelningschefen bestämmer över projektbudgeten och tidslinjen. Att skapa en kommunikationsplan kan kan förhindra att kommunikation går förlorad i en svag matris. 

Balanserad matris

I en balanserad matris har avdelningschefen och projektledaren lika mycket befogenhet och teammedlemmarna rapporterar till båda. Detta säkerställer en öppen kommunikation mellan alla som har en ledarskapsroll och möjliggör att projektet fortskrider på ett smidigt sätt.

Stark matris

I en stark matris har projektledaren mest befogenhet över projektet, medan avdelningschefens befogenhet är mer begränsad. Detta skapar en stark organisationsstruktur eftersom projektledaren har fullt ansvar för projektet. Avdelningschefen kan övervaka projektet men fattar inga avgörande beslut.

Fördelar med en matrisorganisation

Matrisorganisationsstrukturen är mer komplex än den hierarkiska strukturen men den har har många fördelar. Några av fördelarna hos matrisdesignen är tydliga projektavsikter, effektiv användning av resurser, fritt flöde av information och användbar erfarenhet för projektledare. 

Tydliga projektavsikter

Utformningen av matrisorganisationen kan skapa mer klarhet om projektets avsikter. När teamet rapporterar till både projektledaren och avdelningschefen är det avgörande att förtydliga projektmålen. När projektledarna känner att de har stöd från andra i ledningen blir projektorganisation en prioritet.

Scenario: Låt oss säga att ditt team arbetar med ett apputvecklingsprojekt. Eftersom ni använder en matrisstruktur rapporterar IT-utvecklarna till dig som projektledare och till chefen över IT-avdelningen. Projektavsikten är att skapa en app som marknadsförare kan använda för söka efter nyckelord när de är på språng. När IT-avdelningschefen och projektledaren förmedlar en tydlig projektavsikt till IT-utvecklarna kan appen bli färdig snabbare. 

Effektiv användning av resurser

Matrisstrukturen möjliggör effektiv användning av resurser eftersom teammedlemmarna kan vara specialister från olika avdelningar. Det här innebär minskade oplanerade utgifter och mindre tid för att slutföra projekt. I en hierarkisk struktur där varje team rapporterar till endast en ledare är det färre ledare per team. Sådana team kan behöva mer tid för att skapa en projektleverans eftersom de inte har medlemmar från olika specialområden.

Scenario: Teamet som skapar appen för nyckelordssökning kan utgöras av specialister från IT-, ekonomi- och marknadsföringsavdelningen. När de här teammedlemmarna rapporterar till sina avdelningschefer och projektledare ökar de teamproduktiviteten, sparar tid och blir klara med projektet på ett effektivare sätt. 

Matristeam innebär minskade utgifter eftersom om teamen inte består av en grupp med olika specialister skulle företag behöva omstrukturera teamen och kanske till och med behöva anställa nya teammedlemmar varje gång en ny produkt eller tjänst ska utvecklas. 

Fritt flöde av information

Att arbeta i en matrisstruktur skapar ett fritt flöde av information mellan team eftersom teamet rapporterar till flera olika ledare. Medan teammedlemmarna själva måste komma ihåg att förmedla information vidare i ett hierarkiskt system är informationsflödet ett krav i matrisen. Att rapportera till flera ledare kan verka tidskrävande, men med hjälp av rätt projekthanteringssystem krävs lite eller inget extra arbete från teammedlemmarna.

Scenario: Om teamet som utvecklar nyckelordsappen hade rapporterat endast till projektledaren, skulle information om buggfixar kunna gå förlorad. Men det är enkelt att komma ihåg att förmedla information vidare till IT-avdelningschefen när det är en del av matrisprocessen. 

Användbar erfarenhet för projektledare

Den unika strukturen i en matrisorganisation ger projektledare ett stort ansvar. Projektledarna måste leda sitt team genom projektets livscykel. Den här strukturen utmanar projektledarna och ger användbar erfarenhet åt de som vill bli tvärfunktionella chefer på andra avdelningar.

Scenario: Under det här projektet behöver teamet lösa några buggfixar vilket leder till en försening i projekttidslinjen. Som projektledare är det ditt ansvar att arbeta med IT-avdelningschefen för att hantera och lösa alla problem. Medan du gör det upptäcker du att du har ett personligt intresse för IT – och en potentiell framtida karriärmöjlighet. 

Teamsammanhållning

Matrisorganisationen har visat sig vara bra för att behålla medlemmarna i teamet eftersom produktteam blir starkare när olika specialister får arbeta tillsammans. De här teammedlemmarna arbetar under funktionella avdelningschefer och blir sedan tilldelade en projektledare. Specialister gillar vanligtvis att arbeta tillsammans, vilket kan öka projektresultaten. 

Scenario: Under projektet för nyckelordsappen består projektteamet av olika IT-, marknadsförings-, och ekonomispecialister eftersom de här teammedlemmarna förstår alla detaljer för hur man skapar en applikation som ska användas på telefoner. Det här specialistteamet kommer förmodligen att hålla ihop och arbeta på många projekt i framtiden.

Nackdelar med matrisstrukturen

Liksom den hierarkiska strukturen har matrisorganisationen också nackdelar. De flesta nackdelar kommer från att strukturen är komplex. Medan komplexa strukturer kan vara fördelaktiga när de fungerar, kan de även orsaka konflikter och oordning.

Komplext rapporteringssätt

Matrisorganisationens komplexa natur kan vara en nackdel eftersom det kan vara svårt för teamen att veta vem de ska rapportera till och när de ska göra det. Medan avsikten med matrisen är att gynna teamen, kan den komplicera projekt och göra processen svårtydd. 

Lösning:Det bästa sättet att förhindra misslyckad rapportering är att säkerställa att varje medlem i matrisen förstår vem de ska rapportera till och hur de ska göra det. Genom att använda en intuitiv projekthanteringsplattform som möjliggör arbete mellan olika team blir matrisstrukturen inte lika komplex. 

Långsam svarstid

Matrisens komplexitet kan leda till att det tar lång tid att få svar på frågor, vilket kan försena projekt. Den långsamma svarstiden beror på behovet att rapportera informationen till flera personer. Att ha hjälp av många personer är en bra sak, men nackdelen är att det tar tid att förmedla informationen till fler personer. 

Lösning: Att använda ett projekthanteringssystem löser matrisstrukturens problem med långsamma svarstider. Som en central referenskälla kan Asana förhindra dubbelarbete och öka synligheten mellan team och ledarskap. 

Konflikter i ledningen

Konflikter i ledningen uppstår om projektledaren och avdelningschefen har olika uppfattningar om vad som gäller. Medan matrisstrukturen syftar till ökat samarbete, kan den leda till motsatsen beroende på vilka personligheter som är inblandade. 

Lösning: För att undvika konflikter i ledningen bör du skapa ett system där cheferna kan kommunicera direkt med varandra. Om ledarna kan enas om projektmålen och vara på samma spår, kommer teammedlemmarna inte att hamna i kläm.

Risk för motsättningar

Den största skillnaden mellan den hierarkiska strukturen och matrisstrukturen är att i den senare rapporterar teammedlemmarna till två olika ledare. Det här gör matrisorganisationen mer komplex och lägger mer ansvar på teammedlemmarna. Att ha två chefer kan ge teammedlemmar mer feedback och vägledning, men det kan även resultera i motsättningar.

Lösning: För att undvika eventuella motsättningar är det viktigt att avdelningschefen och projektledaren kommunicerar med varandra. Om en konflikt uppstår ska teamet inte tvingas välja sida mellan de två cheferna. Oavsett om det sker ansikte mot ansikte eller digitalt kan cheferna förebygga motsättningar genom att från början sätta upp tydliga projektavsikter och samarbeta med varandra för att skapa en framgångsrik produkt. 

Hantera prioriteringar

Det kan vara svårt för teammedlemmar att hantera prioriteringar i en matrisstruktur om ledarna inte samarbetar med varandra. Om både avdelningschefen och projektledaren anser att deras egna uppgifter är viktigast, kan teamet få problem med att avgöra vems direktiv de ska prioritera.

Lösning: När teammedlemmarna inte kan prioritera uppgifterna på grund av dålig kommunikation mellan ledarna är det ledarnas ansvar att diskutera teamets uppgifter och bestämma vad som ska göras först. De flesta av de problem som matrisstrukturer kan orsaka går att lösa genom ett starkt samarbete, en klar kommunikation och tydlighet mellan teamen.

Förbättra matrisstukturen med hjälp av projekthanteringsverktyg

Att använda projekthanteringsverktyg är det bästa sättet att få matrisstrukturen att fungera. Med projekthantering kan projektledaren och avdelningschefen enas om projektmål, planera arbete tillsammans och skapa en tydlig kommunikationskanal. Med dessa bitar på plats har teammedlemmarna den klarhet de behöver för att arbeta på ett effektivt sätt och uppnå projektavsikterna.

Behöver du klargöra teammedlemmarnas roller och ansvarsområden? Prova att använda ett RACI-diagram.