Skapa ett organisationsschema (med kostnadsfria mallar)

Du är på en familjemiddag när din mormor tar fram släktträdet. Hon slätar ut pappret och följer sitt namn längs linjen tills hon hittar ett bekant namn. ”Se! Precis bredvid din kusin Charles – det är din kusin i tredje led, den berömda poeten!”

Precis som släktträd hjälper organisationsscheman till att visualisera var du och dina teammedlemmar passar in i organisationens struktur. Ett organisationsschema, även känt som ett organogram, beskriver teamstrukturen och illustrerar rapporteringsrelationer mellan roller.

I den här guiden tar vi upp hur man skapar ett organisationsschema, de olika typerna av organisationsscheman och tillhandahåller gratis mallar för organisationsscheman för att hjälpa dig att bygga ditt eget.

Så här skapar man ett organisationsschema

Ett organisationsschema är ett sätt att visualisera företagets struktur. För att skapa ett organisationsschema måste du samla in information om teammedlemmarna och bestämma hur du vill bygga diagrammet. 

När du överväger rapporteringsrelationerna i din organisation kan du planera diagrammet från topp till botten.

1. Definiera omfattningen

Du kan behandla ditt organisationsschema som alla andra nya projekt du arbetar med. Att definiera omfattningen av organisationsschemat kan hjälpa till att säkerställa att det tydligt representerar teamstrukturen. Omfattningen avgör det övergripande syftet med organisationsschemat.

För att komma igång kan du överväga följande frågor:

• Kommer organisationsschemat att fungera som en resurs för teammedlemmarna för att veta vem som är vem inom företaget? 

• Kommer du att dela ditt organisationsschema med externa intressenter eller partner? 

• Behöver du flera diagram för olika nivåer i företaget? 

Att ställa de här frågorna från början kan hjälpa dig att samla in rätt information och kartlägga diagrammet.

2. Samla in information

Att samla in information är det viktigaste steget i att skapa ett organisationsschema eftersom du inte kan gå vidare utan rätt information.  Du kan samla in information genom att skicka en enkät till enskilda teammedlemmar via e-post eller genom att samarbeta med personalavdelningen. 

Du behöver uppdaterad information om personerna i företaget, inklusive anställdas namn och deras senaste befattningar. Du behöver också förstå rapporteringsrelationerna i hela företaget, till exempel hierarkin mellan chefer och närmaste medarbetare. Överväg att samla in porträttfoton av ditt team för att göra det mer personligt.

3. Bestäm hur du ska skapa diagrammet

Att bestämma hur man bygger sitt organisationsschema är avgörande eftersom olika verktyg kan göra processen enklare. Att rita ut organisationsschemat för hand är inte tidseffektivt och gör resultaten svåra att dela, så överväg att använda ett verktyg för processen. 

Att använda en redigerbar PDF-fil kan spara tid eftersom mallen är förbyggd med platshållare. Du kan sedan enkelt dela PDF-filen med resten av företaget. 

4. Planera för uppdateringar

När du har skapat organisationsschemat kan du använda en teamkalender för att planera regelbundna uppdateringar. Det är trots allt troligt att företagsstrukturen och teamdynamiken kommer att förändras ofta. 

Personer byter befattningar, nya anställda anställs och rapporteringsrelationer förändras. Med ett digitalt organisationsschema är det enkelt att uppdatera strukturen och dela ut den till teammedlemmar.

Mallar för organisationsscheman

Det kan vara enklare att skapa ett organisationsschema om man utgår från en mall. De flesta företag har liknande strukturer, oavsett om det är en hierarkisk struktur eller en matrisstruktur. 

Du kan använda exemplen på organisationsscheman nedan som utgångspunkter. För att skapa ett anpassat organisationsschema bör du bestämma vilken organisationstyp som bäst representerar företagsstrukturen. Uppdatera sedan den här kostnadsfria mallen för organisationsschema så att den passar ditt teams unika behov.

Typer av organisationsscheman

Det finns fyra vanliga typer av organisationsscheman. Var och en använder en annan diagramdesign och representerar ett annat sätt som ett företag kan fungera på. Eftersom ett organisationsschema i grund och botten är ett hierarkiskt diagram – en visuell översättning av företagets interna struktur – bör den typ av diagram du använder spegla organisationens rapporteringsrelationer och beslutsfattande förfaranden.

1. Funktionellt uppifrån och ned (hierarkiskt)

Ett funktionellt top-down-organisationsschema är den vanligaste strukturen, där företaget fungerar som en hierarki. Högst upp i den här organisationsstrukturen finns en teammedlem som vanligtvis har titeln VD eller koncernchef. 

Från den teammedlemmen finns förgreningar till ledare som är näst ansvariga, till exempel företagets vice vd:ar. Den organisatoriska hierarkin sträcker sig vidare till avdelningar och förgrenar sig så småningom till team. 

2. Matrisorganisationsschema

Matrisorganisationen är en mer komplex struktur än den traditionella hierarkiska strukturen. Om företaget använder den här rapporteringsstrukturen rapporterar teammedlemmar till flera olika chefer. 

Även om anställda sannolikt har en huvudansvarig chef som de rapporterar till för avdelningen, kan de också rapportera till en projektledare. Dessa sekundära projektledare har också avdelningschefer som de rapporterar till, vilket gör att matrisens organisationsschema ser rektangulärt ut i stället för trädliknande. 

3. Divisionsstruktur

En avdelningsorganisationsstruktur är en version på hög nivå av den traditionella hierarkiska strukturen. Divisionsstrukturer är lämpliga för företag som har avdelningar som arbetar oberoende av varandra. 

Till exempel kan företag med separata produktlinjer arbeta i avdelningsstrukturer eftersom varje produktlinje har separata it-, marknadsförings- och försäljningsavdelningar.

4. Platt organisationsdiagram

Det platta organisationsschemat är unikt eftersom det visar få eller inga ledningsnivåer. Den här typen av organisationsstruktur kan förekomma i ett litet företag eller ett modernt företag som experimenterar med att inte ha någon befälsordning. 

Med den här typen av organisationsstruktur främjar företaget utbredd självledning och beslutsfattande bland teammedlemmar. 

Så här använder man ett organisationsschema

Ett organisationsschema ger en tydlig bild av olika avdelningar och befattningar, vilket hjälper teammedlemmar att samarbeta effektivt och känna sig trygga i sina roller och ansvarsområden.

1. Visualisera rapporteringsrelationer

Som chef kan du använda ett organisationsschema för att visa arbetsansvar och rapporteringsrelationer för nya teammedlemmar. När du introducerar nyanställda hjälper organisationsschemat teammedlemmarna att lära känna sina teamkollegor och vad de gör. Det hjälper också nya teammedlemmar att komma ihåg vem som är vem inom företaget. 

2. Hantera tillväxt och förändring

Organisationsscheman kan också hjälpa ledarskapsteamet att hålla sig organiserat och hantera tillväxt eller förändring inom företaget. Om en avdelningschef till exempel märker att ett team har blivit större än andra team kan hen flytta eller anställa nya teammedlemmar för att skapa balans.

3. Se var alla passar in

Ett organisationsschema skapar klarhet genom att visa alla i företaget var de passar in i organisationsstrukturen. Om en ny medlem ansluter sig till teamet kan hen titta på organisationsschemat och förstå att hen har fem andra medlemmar i sitt team, två assistenter under sig och en projektledare över sig. De kan också se att projektledaren rapporterar till en avdelningschef.

4. Förbättra kommunikationen

Att ha en etablerad organisationsstruktur för företaget kan förbättra kommunikationen eftersom det tydliggör rapporteringsrelationer. Utan ett organisationsschema kanske teammedlemmarna inte vet vem de ska vända sig till när de har frågor. Organisationsschemat gör det tydligt vem som leder vad, så att teammedlemmarna kan känna sig trygga med att ställa frågor och samarbeta med andra.  

5. Skapa en visuell katalog

Ett organisationsschema är i princip en visuell katalog över organisationen. Du kan uppdatera diagrammet när teammedlemmar befordras eller lämnar företaget. Att hålla en visuell katalog uppdaterad håller alla informerade om vem som arbetar på företaget och vad deras nuvarande befattning är.

För- och nackdelar med att använda organisationsscheman

Innan man lär sig att skapa ett organisationsschema bör man förstå för- och nackdelarna med att bygga en struktur som växer med teamet och arbetsflödena.

Fördelar med organisationsscheman:

• Förbättrar kommunikation och klarhet. Hjälper teammedlemmar att förstå rapporteringsrelationer och hur deras roller passar in i företagsstrukturen.

• Förenklar introduktionen. Nyanställda kan snabbt förstå teamstrukturen och ledarskapshierarkin.

• Förbättrar beslutsfattandet. Ledare kan bättre bedöma arbetsflöden, tilldela resurser och effektivisera organisationsstrukturen.

• Stöder omstruktureringsinsatser. Ger en tydlig ögonblicksbild av företagets hierarkiska eller platta organisationsschema.

• Fungerar med moderna verktyg. Plattformar som Lucidchart, Microsoft Excel, PowerPoint och Asana möjliggör enkla uppdateringar, samarbete i realtid och integreringar med projekthanteringsverktyg.

Nackdelar med organisationsscheman:

• Bli snabbt inaktuella. Företagsomstruktureringar och rollförändringar kräver frekventa uppdateringar för att bibehålla noggrannheten.

• Visar endast formella relationer. Visar inte indirekt rapportering, informella team eller samarbetsarbetsflöden.

• Saknar insikter om ledarstil. Organisationsschemat visar hierarkin men inte ledarskapsmetoder eller teamdynamik.

• Kan vara svårt att uppdatera. Statiska diagram kräver ständig granskning, men programvara för organisationsscheman och appar som Asana erbjuder anpassningsförmåga i realtid.

Effektivisera strukturen med ett organisationsschema

Även om organisationsscheman har sina begränsningar är de ett bra sätt att förstå företagsstrukturen. De kan också förbättra kommunikationen med högre chefer genom att förtydliga roller och ansvarsområden. För att skapa ett organisationsschema för ditt företag kan du använda våra kostnadsfria redigerbara PDF-filer och anpassa dem efter dina behov. 

Behöver du hjälp med att effektivisera teamarbetet? Ta reda på hur Asana hjälper team att kommunicera effektivt.

Vanliga frågor om organisationsscheman och organogram