Organisationsschema: så skapar du ett med gratis mallar

Du är på en familjemiddag när din mormor tar fram släktträdet. Mormor slätar ut pappret och följer sitt namn längs linjen tills ett bekant namn dyker upp. ”Se! Precis bredvid din kusin Charles – det är din kusin i tredje led, den berömda poeten!”

Precis som släktträd hjälper ett organisationsschema till att visualisera var du och dina teammedlemmar passar in i organisationens struktur. Ett organisationsschema, även känt som ett organogram, beskriver teamstrukturen och illustrerar rapporteringsrelationer mellan roller. Oavsett om du arbetar i ett litet företag eller ett stort multinationellt bolag kan ett organisationsschema på jobbet ge klarhet i vem som ansvarar för vad.

I den här guiden tar vi upp hur man skapar ett organisationsschema, de olika typerna av organisationsscheman och tillhandahåller gratis mallar för organisationsscheman för att hjälpa dig att bygga ditt eget.

Så här skapar man ett organisationsschema

Ett organisationsschema är ett sätt att visualisera företagets struktur. För att skapa ett organisationsschema måste du samla in information om teammedlemmarna och bestämma hur du vill bygga diagrammet.

När du överväger rapporteringsrelationerna i din organisation kan du planera diagrammet från topp till botten.

1. Definiera omfattningen

Du kan behandla ditt organisationsschema som vilket annat nytt projekt som helst. Att definiera omfattningen kan hjälpa till att säkerställa att diagrammet tydligt representerar teamstrukturen. Omfattningen avgör det övergripande syftet med organisationsschemat.

För att komma igång kan du överväga följande frågor:

• Kommer organisationsschemat att fungera som en resurs för teammedlemmarna för att veta vem som är vem inom företaget?

• Kommer du att dela ditt organisationsschema med externa intressenter eller partner?

• Behöver du flera diagram för olika nivåer i företaget?

Att ställa de här frågorna från början hjälper dig att samla in rätt information och kartlägga diagrammet effektivt.

2. Samla in information

Att samla in information är det viktigaste steget i att skapa ett organisationsschema eftersom du inte kan gå vidare utan rätt uppgifter. Du kan samla in information genom att skicka en enkät till enskilda teammedlemmar via e-post eller genom att samarbeta med personalavdelningen.

Du behöver uppdaterad information om personerna i företaget, inklusive anställdas namn och deras senaste befattningar. Du behöver också förstå rapporteringsrelationerna i hela företaget, till exempel hierarkin mellan chefer och närmaste medarbetare. Överväg att samla in porträttfoton av ditt team för att göra diagrammet mer personligt.

3. Bestäm hur du ska skapa diagrammet

Att välja rätt verktyg kan göra processen betydligt enklare. Att rita organisationsschemat för hand är inte tidseffektivt och gör resultaten svåra att dela.

Det finns flera digitala alternativ att välja mellan:

• Redigerbara PDF-mallar – snabbt att komma igång med förbyggda platshållare.

• Microsoft Word, Excel eller PowerPoint – vanliga kontorsverktyg med inbyggda SmartArt-funktioner för organisationsscheman.

• Onlineverktyg som Lucidchart eller Miro – möjliggör samarbete i realtid och automatiska uppdateringar.

• Projekthanteringsplattformar som Asana – integrerar organisationsstrukturen med arbetsflöden och teamuppgifter.

Välj det verktyg som passar ditt teams storlek och behov bäst.

4. Planera för uppdateringar

När du har skapat organisationsschemat kan du använda en teamkalender för att planera regelbundna uppdateringar. Det är trots allt troligt att företagsstrukturen och teamdynamiken kommer att förändras ofta.

Personer byter befattningar, nya anställda anställs och rapporteringsrelationer förändras. Med ett digitalt organisationsschema är det enkelt att uppdatera strukturen och dela ut den till teammedlemmar. Att kombinera organisationsschemat med tydliga arbetsscheman ger teamet en komplett bild av både struktur och arbetstider.

Vad ska ett organisationsschema innehålla?

Ett välstrukturerat organisationsschema ger en tydlig bild av företagets interna struktur. Här är de viktigaste komponenterna som bör ingå:

• Anställdas namn och befattningar – varje ruta i diagrammet bör visa personens namn och aktuella jobbtitel.

• Rapporteringsrelationer – tydliga linjer som visar vem som rapporterar till vem i organisationshierarkin.

• Avdelningar och team – gruppering efter avdelning gör det enklare att förstå företagets övergripande struktur.

• Kontaktinformation – e-postadresser eller telefonnummer gör diagrammet till ett praktiskt verktyg i vardagen.

• Porträttfoton – bilder på teammedlemmar hjälper nyanställda att snabbt lära känna sina kollegor.

• Ledningsnivåer – tydlig markering av hierarkin från ledningsgrupp till enskilda medarbetare.

Genom att inkludera de här elementen skapar du ett organisationsschema som inte bara visar strukturen utan också fungerar som ett användbart referensverktyg för hela företaget.

Mallar för organisationsscheman

Det kan vara enklare att skapa ett organisationsschema om man utgår från en mall. De flesta företag har liknande strukturer, oavsett om det är en hierarkisk struktur eller en matrisstruktur.

Här är de vanligaste malltyperna för organisationsscheman:

• Hierarkisk mall – bäst för traditionella företag med tydlig befälsordning från vd till enskilda medarbetare.

• Matrismall – passar organisationer där medarbetare rapporterar till flera chefer, till exempel både en avdelningschef och en projektledare.

• Divisionsmall – lämplig för stora företag med separata affärsenheter eller produktlinjer som fungerar oberoende av varandra.

• Platt mall – idealisk för små företag eller startups med få ledningsnivåer och stort fokus på självledarskap.

Du kan använda exemplen på organisationsscheman nedan som utgångspunkter. Uppdatera sedan den här kostnadsfria mallen för organisationsschema så att den passar ditt teams unika behov.

Typer av organisationsscheman

Det finns fyra vanliga typer av organisationsscheman. Var och en använder en annan diagramdesign och representerar ett annat sätt som ett företag kan fungera på. Den typ av diagram du använder bör spegla organisationens rapporteringsrelationer och beslutsfattande förfaranden.

1. Funktionellt uppifrån och ned (hierarkiskt)

Ett funktionellt top-down-organisationsschema är den vanligaste strukturen, där företaget fungerar som en hierarki. Högst upp i den här organisationsstrukturen finns en teammedlem som vanligtvis har titeln vd eller koncernchef.

Från den teammedlemmen finns förgreningar till ledare som är näst ansvariga, till exempel företagets vice vd:ar. Den organisatoriska hierarkin sträcker sig vidare till avdelningar och förgrenar sig så småningom till team. Den här strukturen passar bäst för etablerade företag med tydliga ledningsnivåer och standardiserade arbetsflöden.

2. Matrisorganisationsschema

Matrisorganisationen är en mer komplex struktur än den traditionella hierarkiska strukturen. Om företaget använder den här rapporteringsstrukturen rapporterar teammedlemmar till flera olika chefer.

Även om anställda sannolikt har en huvudansvarig chef som de rapporterar till för avdelningen, kan de också rapportera till en projektledare. De här sekundära projektledarna har också avdelningschefer som de rapporterar till, vilket gör att matrisens organisationsschema ser rektangulärt ut i stället för trädliknande. Den här strukturen fungerar väl för organisationer med tvärfunktionella projekt och team.

3. Divisionsstruktur

En avdelningsorganisationsstruktur är en version på hög nivå av den traditionella hierarkiska strukturen. Divisionsstrukturer är lämpliga för företag som har avdelningar som arbetar oberoende av varandra.

Till exempel kan företag med separata produktlinjer arbeta i avdelningsstrukturer eftersom varje produktlinje har separata it-, marknadsförings- och försäljningsavdelningar. Den här strukturen ger varje division flexibilitet att fatta snabba beslut utan att behöva samordna med andra enheter.

4. Platt organisationsdiagram

Det platta organisationsschemat är unikt eftersom det visar få eller inga ledningsnivåer. Den här typen av organisationsstruktur kan förekomma i ett litet företag eller ett modernt företag som experimenterar med att inte ha någon befälsordning.

Med den här typen av organisationsstruktur främjar företaget utbredd självledning och beslutsfattande bland teammedlemmar. Det platta organisationsschemat passar bäst för startups och mindre team där snabb kommunikation och flexibilitet är prioriterat.

Vilken struktur som passar bäst beror på företagets storlek, bransch och arbetskultur. Många organisationer kombinerar element från flera typer för att skapa en hybrid som möter deras unika behov.

Så här använder man ett organisationsschema

Ett organisationsschema ger en tydlig bild av olika avdelningar och befattningar, vilket hjälper teammedlemmar att samarbeta effektivt och känna sig trygga i sina roller och ansvarsområden.

1. Visualisera rapporteringsrelationer

Som chef kan du använda ett organisationsschema för att visa arbetsansvar och rapporteringsrelationer för nya teammedlemmar. När du introducerar nyanställda hjälper organisationsschemat teammedlemmarna att lära känna sina teamkollegor och vad de gör. Det hjälper också nya teammedlemmar att komma ihåg vem som är vem inom företaget.

2. Hantera tillväxt och förändring

Organisationsscheman kan också hjälpa ledarskapsteamet att hålla sig organiserat och hantera tillväxt eller förändring inom företaget. Om en avdelningschef till exempel märker att ett team har blivit större än andra team kan avdelningschefen flytta eller anställa nya teammedlemmar för att skapa balans.

3. Se var alla passar in

Ett organisationsschema skapar klarhet genom att visa alla i företaget var de passar in i organisationsstrukturen. Om en ny medlem ansluter sig till teamet går det att titta på organisationsschemat och förstå att teamet har fem andra medlemmar, två assistenter och en projektledare. De kan också se att projektledaren rapporterar till en avdelningschef.

4. Förbättra kommunikationen

Att ha en etablerad organisationsstruktur för företaget kan förbättra kommunikationen eftersom det tydliggör rapporteringsrelationer. Utan ett organisationsschema kanske teammedlemmarna inte vet vem de ska vända sig till när de har frågor. Organisationsschemat gör det tydligt vem som leder vad, så att teammedlemmarna kan känna sig trygga med att ställa frågor och samarbeta med andra.

5. Skapa en visuell katalog

Ett organisationsschema är i princip en visuell katalog över organisationen. Du kan uppdatera diagrammet när teammedlemmar befordras eller lämnar företaget. Att hålla en visuell katalog uppdaterad håller alla informerade om vem som arbetar på företaget och vad deras nuvarande befattning är.

För- och nackdelar med att använda organisationsscheman

Innan man skapar ett organisationsschema bör man förstå för- och nackdelarna med att bygga en struktur som växer med teamet och arbetsflödena.

Fördelar med organisationsscheman:

• Förbättrar kommunikation och klarhet. Hjälper teammedlemmar att förstå rapporteringsrelationer och hur deras roller passar in i företagsstrukturen.

• Förenklar introduktionen. Nyanställda kan snabbt förstå teamstrukturen och ledarskapshierarkin.

• Förbättrar beslutsfattandet. Ledare kan bättre bedöma arbetsflöden, tilldela resurser och effektivisera organisationsstrukturen.

• Stöder omstruktureringsinsatser. Ger en tydlig ögonblicksbild av företagets hierarkiska eller platta organisationsschema.

• Fungerar med moderna verktyg. Plattformar som Lucidchart, Microsoft Excel, PowerPoint och Asana möjliggör enkla uppdateringar, samarbete i realtid och integreringar med projekthanteringsverktyg.

Nackdelar med organisationsscheman:

• Blir snabbt inaktuella. Företagsomstruktureringar och rollförändringar kräver frekventa uppdateringar för att bibehålla noggrannheten.

• Visar endast formella relationer. Visar inte indirekt rapportering, informella team eller samarbetsarbetsflöden.

• Saknar insikter om ledarstil. Organisationsschemat visar hierarkin men inte ledarskapsmetoder eller teamdynamik.

• Kan vara svårt att uppdatera manuellt. Statiska diagram kräver ständig granskning, men programvara för organisationsscheman och plattformar som Asana erbjuder anpassningsförmåga i realtid.

Effektivisera strukturen med ett organisationsschema

Även om organisationsscheman har sina begränsningar är de ett effektivt sätt att förstå och kommunicera företagsstrukturen. De förbättrar kommunikationen, underlättar introduktionen av nyanställda och hjälper ledare att fatta välgrundade beslut om teamsammansättning och resursfördelning.

För att skapa ett organisationsschema för ditt företag kan du använda våra kostnadsfria redigerbara PDF-filer och anpassa dem efter dina behov. Vill du sedan effektivisera teamarbetet ytterligare? Upptäck hur Asana hjälper team att organisera arbete, förtydliga ansvarsområden och kommunicera effektivt – allt på ett och samma ställe.

Vanliga frågor om organisationsscheman