Vad är efteråtgärdsgranskningar?

När du har mycket att göra kan det hända att du hoppar från ett projekt till ett annat med kort övergångstid. Andra är beroende av att du håller dina deadlines, vilket innebär att du måste göra saker snabbt för att hålla dig i fas. Men det finns något som är viktigare än att hålla deadliner: projektresultat. 

För att göra ditt bästa behöver du tid att reflektera. På så sätt kan du använda tidigare projekt för att förbättra framtida projekt. Efteråtgranskningar (AAR) ger en övergång mellan projekt och erbjuder ett ögonblick för att utvärdera vad som gick bra och vad som inte gick bra.

Vad är en efterhandlingsgenomgång?

En efteråtgranskning (AAR) är ett verktyg som används för att gå igenom ett projekt eller en händelse för att förstå vad som hände, varför det hände som det gjorde och hur man kan förbättra det. När den används på rätt sätt kan den lyfta fram styrkor eller problemområden i projektet och teamet. 

Efterhandlingsgenomgångar ger insikter om saker såsom:

• Teamkommunikation: Kommunicerar ditt team på ett sätt som gör arbetet effektivt?

• Utnyttjandegrad: Har du tillräckligt med teammedlemmar tillgängliga för att slutföra uppgifter inom deadlinen?

• Projektresurser: Finns det tillräckligt med resurser och är de korrekt fördelade för att producera projektleveranser?

• Roller och ansvarsområden: Utför teammedlemmarna sina roller och ansvarsområden korrekt och samarbetar de för att få saker gjorda?

En efterhandlingsrapport sker i slutet av ett projekt och dess syfte är att förbättra framtida projekt med liknande arbetsflöden eller funktioner. Om efterhandlingsgranskningen till exempel visar att teamet hade svårt att fördela resurser på grund av dålig strategi kan du utveckla en ny fördelningsstrategi för framtida projekt.

Vilka är de fyra delarna i en efterhandlingsgenomgång?

En efterhandlingsutvärdering är ett ramverk i fyra delar som du kan behandla som ett projektarbetsflöde. Varje fas i ramverket har sina egna steg som underlättar genomförbar reflektion och förbättring. 

De fyra faserna i en efterhandssammanfattning är:

1. Design: Identifiera de viktigaste detaljerna i din efterhandlingsgenomgång.

2. Förbered: Samla in information om projektet och planera aktiviteterna i din efterhandlingsgenomgång.

3. Implementera: Reflektera över och analysera din efterhandlingsgenomgång.

4. Sprid: Sortera dina resultat, skriv en rapport och skapa en handlingsplan.

Använd stegen nedan för att fördjupa dig i varje fas av efterbearbetningen och få insikter om projektets övergripande resultat. 

1. Utforma

Utformningsfasen är ett tillfälle att strukturera din AAR. Projekt består av många delar, så det är viktigt att identifiera vilken strategi du ska använda när du letar efter sätt att förbättra dig. 

Definiera omfattning och mål:

En AAR behöver inte analysera varje teammedlem, intressent, budgetpunkt och milstolpe. För att få ut mesta möjliga av en AAR bör du definiera omfattningen och ange viktiga mål för vad du vill uppnå. Du kommer förmodligen in i granskningsprocessen med en grundläggande uppfattning om vad du letar efter eller vilka lärdomar du hoppas få. Använd de här idéerna som mål. 

Identifiera intressenter:

Intressenter är alla som är involverade i processen för efterhandlingsgranskningen, samt alla som påverkas av de insikter du får. Det kan vara teammedlemmar, kunder, intressenter från projektet och projektledare. Tänk på de här personerna när du går igenom din efterhandlingsgenomgång så att du kan få ett brett spektrum av perspektiv. 

2. Förbered

I förberedelsefasen samlar du in information och material för att utföra huvuddelen av AAR-processen. Den här fasen bör också innefatta en diskussion med teamet om vilka aktiviteter och frågor ni vill ställa när ni analyserar de delar av projektet som ni identifierade i designfasen.

Utför undersökningar:

Forskningsdelen av förberedelsen innebär att samla in projektmaterial för att hjälpa ditt team att svara på frågor under nästa fas av efterbearbetningsmötet. Om du fokuserar din efterbearbetning på hur ditt team hanterade projektets budget och resurser, behöver du tillgång till budgetförslaget, information om vilka leverantörer som anlitades, inköpskvitton och loggar över budgetkommunikation.

Samla in material för workshoppar:

Ditt team kan brainstorma vilka workshopaktiviteter som skulle vara bäst för AAR-projektet och ämnet i fråga. Om du letar efter smärtpunkter i en större projekttidslinje kan event-storming eller smärtpunktskartläggning vara till hjälp. För de här aktiviteterna behöver du en whiteboardtavla och post it-lappar. Du kan också prova att spela "Vad, och, nu då?" som inte kräver mycket i vägen för material. Den här reflekterande modellen hjälper team att gå igenom olika nivåer av reflektion för att hitta lösningar.

3. Implementera

I implementeringsfasen börjar ni er diskussion och analys. Vid det här laget bör du veta vad du vill prata om i AAR-mötet, hur du vill analysera ämnet och vilka andra som är involverade.

Genomför workshoppar och analyser:

• Använd det material du samlade in i fas två och börja arbeta med ditt projekt. Om du använder event-storming placerar du viktiga händelser och åtgärder längs en tänkt tidslinje med post it-lappar. Diskutera ordningen på händelserna och identifiera potentiella smärtpunkter längs tidslinjen. Om du kartlägger smärtpunkter kommer du att kartlägga dem längs ett x- och y-axelnät, där y-axeln är smärta och x-axeln är insats. 

Ställ fyra viktiga frågor:

Det finns fyra viktiga frågor att besvara under varje efterbearbetningsmöte: 

1. Vad förväntade vi oss skulle hända?

2. Vad hände egentligen?

3. Vad gick bra och varför?

4. Vad kan vi förbättra och hur?

Genom att svara på de här frågorna får du en fullständig genomgång av projektämnet och förstår hur du kan förbättra dig.

4. Sprid information

Efter att ha arbetat med projektämnet och svarat på de fyra nyckelfrågorna är det dags att sprida resultaten. Det sista steget är att utarbeta en rapport som sammanfattar informationen och erbjuder genomförbara rekommendationer för framtiden. 

Dra slutsatser:

När du har skapat en efteråtgärdsrapport kan du hänvisa till den i framtida projekt. Du kan använda rapporten för att dra slutsatser om vad som gick bra, vad som gick dåligt och vilka korrigerande åtgärder du bör vidta. Du kan till exempel dra slutsatsen att du överskred budgeten eftersom du inte gjorde tillräckligt med efterforskning när du skapade budgetförslaget.

Skapa en handlingsplan:

När du avslutar din efterhandlingsrapport kan du komma på lösningar för att göra bättre ifrån dig i framtiden. Även om dina lösningar kanske inte gäller för alla framtida projekt kan det kännas bra att gå in i nya projekt med en högre nivå av beredskap. Till exempel kan handlingsplanen du skapar innehålla en detaljerad planeringsprocess för budgetförslag eller en strategi för resursallokering.

Många team kombinerar en efterhandlingsgenomgång med en mall för erfarenhetsåterföring eller en mall för projektgenomgång, så att insikter är lätta att spåra och återanvända i framtida projekt.

Exempel på en efterhandlingsgenomgång

Här är ett exempel på en efterhandlingsgenomgång för ett kampanjprojekt för sociala medier. Den här AAR-rapporten granskar hur teamet hanterade projektets budget och resurser. 

I den här mallen för en efterhandlingsgenomgång finns avsnitt där teamet kan gå igenom strukturen, förbereda sig för workshopen och svara på de fyra nyckelfrågorna. 

Mall för efterhandssammanfattning

Använd mallen för efterhandssammanfattning nedan som en guide för ditt nästa projekt.

Det här dokumentet bör fungera som en följeslagare för dig och ditt team. När du genomför en efterhandlingsgenomgång, antingen på plats eller virtuellt, bör du aktivt diskutera ämnet för att svara på frågor och hitta lösningar.

Fördelar med efterhandssessioner

Det är effektivare att visa teammedlemmar hur de kan förbättra sig med exempel från tidigare projekt än att berätta för dem. Genom att visa kan du föregå med gott exempel och bygga förtroende med ditt team. 

När du tar insikterna från din efterhandlingsgenomgång och omsätter dem i praktiken kommer du att se förbättringar i arbetet och i teamdynamiken. 

Fördelar med efterhandssammanfattningar:

• Inspirerar till innovation: När team förstår var tidigare misstag har inträffat kan de komma med kreativa lösningar för att förbättra sig.

• Leder till bättre beslutsfattande: Att ta sig tid att reflektera hjälper ledare och teammedlemmar att fatta bättre beslut framöver.

• Identifierar tidigare misstag: Återblicksmöten ger en möjlighet att granska tidigare projekt och identifiera eventuella misstag eller problem som hanterats felaktigt.

• Skapar teamsynergi: Eftersom en AAR är en workshop får grupper en chans att arbeta tillsammans och ta fram en värdefull handlingsplan – det är positiv synergi i praktiken.

• Förbättrar framtida projekt: Det yttersta målet med en årlig resultatöversikt är att göra framtida projekt bättre.

Den största fördelen med att använda en efterhandlingsgenomgång är att man lär sig. När du lär dig av ditt förflutna blir du mer skicklig inför framtiden. Som en form av kontinuerlig förbättring hjälper AAR:er dig att göra små förändringar genom att ta bort ineffektivitet från ditt förflutna, vilket i slutändan leder till stora, långsiktiga förbättringar.

Underlätta din AAR med en programvara för arbetshantering

Teamsamarbete är avgörande för en årlig resultatöversikt, och ditt team kommer att lära sig mycket av varandra när ni arbetar tillsammans för att förbättra er. För att effektivisera projektgenomgången kan du lägga till en mall för utvärderingen och en handlingsplan i ett arbetshanteringsverktyg. På så sätt kan du enkelt dela material och lägga till projektinformation. Skapa ett arbetsflöde för efterbearbetningsmöten med Asana och se hur dina projekt förbättras sömlöst.