O que é a gestão de riscos do projeto? Seis etapas para favorecer o sucesso do seu projeto

Os projetos alcançam maior sucesso quando são planejados e geridos de maneira eficaz. Desenvolver habilidades de gestão de projetos e implementar estratégias atenuadoras comprovadas são ações que podem ajudar com isso. Contudo, até mesmo os projetos mais bem desenvolvidos estão sujeitos a riscos.

A melhor forma de prevenir riscos ao projeto é enfrentá-los diretamente. Com o auxílio de um plano de gestão de riscos, você se planejará de forma proativa para imprevistos. Assim, a sua equipe navegará por águas mais tranquilas sem que seja surpreendida por tempestades súbitas. 

Se você nunca desenvolveu um plano de gestão de riscos, talvez já tenha sofrido na pele as consequências que os imprevistos podem desencadear. A seguir, entenda melhor o que é a gestão de riscos do projeto e experimente seis etapas simples para criar o seu planejamento.

O que é um plano de gestão de riscos do projeto?

Trata-se de um documento que detalha a forma de a sua equipe identificar, analisar e reagir a possíveis riscos que ainda não se concretizaram.

Diferença entre risco e problema na gestão de projetos

• Um risco de projeto é qualquer coisa que possa afetar o seu êxito, atrasando o cronograma, sobrecarregando o orçamento ou prejudicando, de qualquer outra forma, o desempenho do projeto.

• Um problema de projeto é algo que já afetou o seu sucesso. Resolver problemas é uma atitude reativa, ao invés de proativa.

Com um planejamento de gestão de riscos eficaz, é possível abordar possíveis riscos que apareçam durante o ciclo de vida de um projeto e atenuá-los para manter o seu projeto em dia, dentro do orçamento e do prazo. 

Quando utilizar a gestão de riscos do projeto?

Um bom planejamento de gestão de riscos de projeto não parte de uma postura reativa, mas sim proativa. Preferencialmente, a gestão de riscos deve ser elaborada durante a fase de planejamento do projeto. Assim, é possível identificar melhor os riscos e os seus respectivos impactos em potencial, além de monitorá-los durante o projeto. Em vez de ter uma má surpresa, você já prestará atenção a eles, para o caso de virem a causar problemas.

Por outro lado, se você quiser abordar os riscos de projeto para um processo já iniciado, cogite o uso da teoria das restrições, uma abordagem que ajuda a identificar o elo mais fraco de um projeto ou processo e a lidar com o impacto do risco.

As seis etapas da gestão de riscos do projeto

A gestão de riscos de projeto corresponde à identificação, ao planejamento e ao monitoramento dos riscos em potencial. É possível que nada chegue a dar errado no seu projeto, mas avaliar os riscos e gerir as ocorrências de maneira proativa podem ajudar a preparar e a corrigir o curso rapidamente. Desse modo, você se assegura de que todos os objetivos do projeto sejam alcançados dentro do prazo e do orçamento estipulados.

Se estiver começando agora a gerir riscos, confira estas seis etapas que ajudam a desenvolver um planejamento de riscos para resguardar o seu projeto. Para cada etapa, conte com o plano de gestão de riscos da Asana, que aponta a estrutura geral a ser usada no planejamento do seu próximo projeto.

1. Identificar

Para identificar riscos, liste todos os possíveis eventos de risco ao seu projeto. Por definição, um evento de risco é qualquer coisa que possa afetar o cronograma, o orçamento ou o sucesso de um projeto.

Há diversas formas de começar o processo de identificação de riscos, como:

• Entrevistar os principais interessados do projeto. A melhor forma de identificarmos os riscos de um projeto é consultar as partes interessadas, a liderança e os especialistas no assunto. Se eles já tiverem gerido projetos semelhantes, pergunte-lhes sobre os riscos encontrados e como evitá-los. E mesmo que não tenham desenvolvido projetos semelhantes, não deixe de conversar com eles para se assegurar de que nenhum risco relevante passe despercebido no projeto atual.

• Fazer um levantamento dos riscos potenciais com a equipe de projeto. É com a sua equipe que você trabalhará, diariamente, do começo ao fim do projeto. Antes de começar os trabalhos, consulte os colaboradores sobre os possíveis riscos que eles conseguem antever. Considere, também, a possibilidade de organizar uma sessão para identificar os riscos graves ao projeto.

• Documentar e verificar os pressupostos. De acordo com o Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), os pressupostos são tudo aquilo que acreditamos ser verdade sobre um projeto, mesmo sem comprovação. Pode acontecer de basearmos as nossas decisões em pressupostos sem nem mesmo nos darmos conta. Porém, ao fazê-lo — e ao deixarmos de documentar e de apurar a veracidade — abrimos as portas para o surgimento de riscos ao projeto. Se esses pressupostos não se confirmarem, as bases do projeto podem se desestabilizar e acabar prejudicando o sucesso final.

• Conferir as listas. Veja se a sua equipe ou departamento elaborou uma lista dos riscos mais comuns. Caso não o tenha feito, comece você a criar essa lista para favorecer o sucesso em projetos futuros.

• Desenvolver uma matriz de análise de riscos. Essa ferramenta classifica o impacto do risco em quatro grupos: catastrófico, crítico, limitado e reduzido. Isso ajuda a priorizar quais riscos serão combatidos primeiro. 

À medida que os eventos de riscos importantes forem identificados, insira-os em um registro de riscos. Como o próprio nome sugere, o registro de riscos corresponde a uma lista exclusiva para o apontamento dos riscos do seu projeto. Esse documento deverá responder a várias perguntas sobre os riscos identificados, como:

• Qual é a probabilidade deste evento de risco?

• Quais são as probabilidades de os riscos se concretizarem?

• Qual é o impacto e a severidade, se esse risco se concretizar?

• Qual é o nosso plano de resposta ao risco?

• Considerando a probabilidade e o impacto, qual é o nível de prioridade?

• Quem é responsável por esse risco?

Não se preocupe se não conseguir responder a todas essas perguntas agora. Algumas delas ficarão mais claras em etapas futuras. 

2. Analisar

Para cada risco identificado, analise a probabilidade, a severidade e o plano de resposta. Dependendo da complexidade dos riscos do seu projeto, considere conduzir essa análise com a equipe de projeto ou com os principais interessados. Para determinar a severidade, pense em como o risco poderá afetar os objetivos do projeto. O cronograma sofrerá atrasos? O orçamento será comprometido? O impacto dos entregáveis do projeto será prejudicado? Então, elabore um plano de resposta para cada um desses riscos. O plano não precisa necessariamente ser uma coisa a fazer de imediato, mas deve estabelecer o que a sua equipe fará para reverter e solucionar o risco rapidamente.

3. Priorizar

Para priorizar os seus riscos, faça-se a seguinte pergunta: com base na análise e no registro de riscos, quais destes apresentam maior probabilidade de acontecer e quais são potencialmente mais prejudiciais ao êxito do projeto? Os riscos mais importantes a serem abordados são aqueles que têm alta probabilidade de acontecer e, também, maior severidade. Embora todos devam ser monitorados e abordados, os riscos mais prováveis e graves são os que precisarão receber atenção e verificação redobradas.

4. Atribuir

Esta etapa é opcional, mas recomendamos que você a use. Mesmo que os riscos ainda não tenham se concretizado, é importante atribuir antecipadamente uma pessoa responsável por cada risco, para que os membros da equipe estejam preparados. Além de monitorar o risco, essa pessoa também será responsável por desenvolver um plano para atenuá-lo.

5. Monitorar

A esta altura, o seu projeto já começou. Tudo correndo bem, você está caminhando com tranquilidade em direção ao cumprimento dos objetivos. Mesmo assim, continue monitorando ativamente os riscos para evitar quaisquer surpresas desagradáveis. Para isso:

• Envie atualizações de status com frequência para que a sua equipe de projeto e as demais partes interessadas tenham acesso às mesmas informações. Lembre-se de que a gestão de riscos deve partir de uma postura proativa, e não reativa.

• Comunique-se com os gestores de risco, cada um a seu tempo. Cada profissional responsável por cuidar de um risco deverá monitorar os sinais de alerta quanto ao seu respectivo evento de risco. Na posição de líder da equipe ou gestor do projeto, comunique-se com esse responsável frequentemente para se assegurar de que tudo esteja transcorrendo bem.

• Fique de olho no seu registro de riscos para saber se ocorreram alterações. Caso a probabilidade de um risco mude ou o plano de risco seja atualizado, essas mudanças deverão constar do registro de riscos. Assim como a maioria dos elementos que compõem a gestão de um projeto, o plano de gestão de riscos deve ser um documento dinâmico que a sua equipe utiliza para se manter bem informada.

A colaboração também é muito importante ao monitoramento de riscos. Muitas vezes, um membro da equipe pode perceber o surgimento de novos riscos ou possíveis problemas, mas não sentir confiança para sinalizá-los imediatamente. Para evitar essa situação, desenvolva uma cultura de colaboração, receptividade e sinceridade na equipe.

6. Reagir

Se, a qualquer momento, um risco se concretizar, é necessário reagir. Com o registro de riscos e o planejamento de gestão de riscos, você terá um ótimo plano de contingência para contornar a situação adversa.

Lembre-se de que a gestão de riscos não se limita a evitar riscos. Ela é, principalmente, a prática de se preparar para os riscos e elaborar um excelente plano de ação para que você e a sua equipe não sejam pegos desprevenidos.

Comece o seu modelo de planejamento de gestão de riscos explorando a nossa galeria de modelos ou criando um método personalizado.

A meta de uma gestão de riscos do projeto

Implementar um plano de gestão de riscos ajuda a equipe a se preparar para eventos inesperados. A bem da verdade, nem todos os projetos demandarão um planejamento minucioso para prevenir riscos. Se o seu projeto for relativamente linear, talvez uma conversa informal com os membros da equipe seja o suficiente para pensar em possíveis riscos e como contorná-los. 

Geralmente, tais projetos possuem escopo reduzido, não ocupam muito tempo dos colaboradores, nem consomem recursos externos (como orçamento ou capacidade produtiva), e consistem em processos que já foram concluídos.

Se você estiver trabalhando numa iniciativa complexa que envolva muitos participantes multidisciplinares e recursos importantes, um plano de gestão de riscos do projeto será de grande utilidade. Esse tipo de iniciativa constitui projetos que talvez demandem uma quantidade significativa de tempo, capacidade e disponibilidade dos membros da sua equipe, ou a preparação de um grande aporte financeiro. Com um plano de gestão de riscos, será possível certificar-se de que o projeto permaneça dentro do escopo e possa alcançar o êxito.

Incorpore a gestão de riscos à sua próxima sessão de planejamento de projeto

Projetos bem-sucedidos são aqueles respaldados por planos excelentes, e a gestão de riscos é uma parte fundamental da etapa inicial do processo de planejamento. Não deixe de incorporar a sua estratégia de gestão de riscos do projeto aos documentos de planejamento inicial, como o brief de projeto. Dessa forma, todos os colaboradores terão acesso ao plano de gestão de riscos e poderão agir proativamente diante de qualquer risco relevante que surgir.

Para ter acesso a mais orientações durante os planejamentos de projetos, descubra como a Asana ajuda a monitorar metas, definir marcos e comunicar informações em um só lugar.