Processo de gestão de riscos de projeto em seis etapas claras

Você provavelmente já percebeu que os seus projetos alcançam maior sucesso quando são planejados e gerenciados de maneira eficaz. Desenvolver as suas habilidades de gerenciamento de projetos e implementar estratégias de gerenciamento de projetos comprovadamente eficazes são ações que podem ajudar com isso. Contudo, até mesmo os projetos mais bem desenvolvidos estão sujeitos a riscos.

A melhor forma de evitar os riscos de projeto é encará-los de frente. Planejar-se proativamente em relação às incertezas do caminho poderá ajudar a conduzir a sua equipe por mares mais calmos, longe das tempestades imprevistas. Quem não desenvolve um plano de gestão de riscos, talvez já tenha sofrido as consequências de enfrentar riscos inesperados nos projetos anteriores — e é aqui que este artigo entra para ajudar. Saiba mais sobre a gestão de riscos de projetos e experimente estas seis etapas simples para criar o seu próprio plano de gestão de riscos.

O que é a gestão de riscos de projeto?

A gestão de riscos de projeto é a prática de identificar, analisar e responder de maneira proativa a quaisquer potenciais riscos de projeto. Um risco de projeto é qualquer coisa que possa afetar o sucesso de um projeto, seja atrasando o cronograma, sobrecarregando o orçamento ou prejudicando, de qualquer outra forma, o desempenho do projeto.

Com uma gestão de riscos eficaz, você consegue abordar quaisquer possíveis riscos que apareçam durante o ciclo de vida de um projeto e atenuar esses riscos para manter o seu projeto em dia, dentro do orçamento e do prazo.

Quando devo considerar o uso da gestão de riscos de projeto?

Uma boa gestão de riscos de projeto não parte de uma postura reativa, mas proativa. Preferencialmente, o plano de gestão de riscos de um projeto deve ser elaborado durante a sua fase de planejamento. Assim, é possível identificar melhor quaisquer riscos potenciais e seus respectivos impactos, além de monitorá-los durante o projeto. Em vez de ter uma má surpresa, você já prestará atenção a esses riscos, para o caso de eles virem a causar problemas.

a gestão de riscos é realmente importante para o meu projeto?

É verdade que nem todos os projetos precisam de um plano de gestão de riscos. Se o seu projeto envolver um processo relativamente simples, talvez seja suficiente realizar apenas uma rápida conversa com os membros da sua equipe para debater ideias e levantar quaisquer riscos potenciais. Esses são projetos de menor escopo, que não demandam muito tempo dos membros da equipe nem recursos externos (como orçamento, capacidade ou disponibilidade), incluindo os processos que já foram realizados com sucesso anteriormente.

Contudo, se você estiver trabalhando em uma iniciativa complexa que envolva muitos participantes multidisciplinares e recursos importantes, um plano de gestão de riscos de projeto provavelmente será de grande utilidade. Esses são projetos que talvez demandem uma quantidade significativa de tempo, capacidade e disponibilidade dos membros da sua equipe, ou a preparação de um grande aporte financeiro. Com um plano de gestão de riscos, será possível certificar-se de que o projeto permaneça dentro do escopo e, em última instância, seja concluído com sucesso.

[Leia: O que se entende por participante no gerenciamento de projeto?]

Seis etapas para gerir os riscos de projeto

A gestão de riscos de projeto corresponde à identificação, ao planejamento e ao monitoramento dos riscos potenciais. É possível que nada chegue a dar errado no seu projeto, mas avaliar e gerir proativamente os riscos são ações que podem ajudar você a se preparar e a corrigir o curso rapidamente, de modo que todos os objetivos do projeto sejam alcançados dentro do prazo e do orçamento mesmo quando surgir algum imprevisto.

Se você está começando a fazer a gestão dos riscos de projeto, confira estas seis etapas que preparamos para ajudar nesse processo. Para cada etapa, elaboramos um plano de riscos de projeto na Asana. Assim, você conseguirá ter uma ideia de como seria planejar a gestão de riscos potenciais no seu próximo projeto.

1. Identificar

A primeira etapa da criação de um processo de gestão de riscos de projeto corresponde à elaboração de uma lista de todos os possíveis eventos de risco desse projeto. Por definição, um evento de risco é qualquer coisa que possa afetar o cronograma, o orçamento e, em última instância, o sucesso do seu projeto.

Os riscos de um projeto podem ser identificados de variadas formas:

  • Entrevistar os participantes do projeto. A melhor forma de identificarmos os riscos de um projeto é consultar os participantes, a liderança e os especialistas no assunto. Se eles já tiverem gerenciado projetos semelhantes anteriormente, pergunte-lhes sobre os riscos encontrados e sobre como evitá-los. E mesmo que não tenham ainda experiência com isso, não deixe de conversar com eles para se certificar de que nenhum risco relevante passe despercebido nesse projeto.

  • Fazer um levantamento dos riscos potenciais com a equipe de projeto. A sua equipe de projeto é composta pelas pessoas que trabalharão no projeto com você, diariamente, do começo ao fim. Antes de começar os trabalhos, consulte os membros da sua equipe sobre os possíveis riscos que eles conseguem antever. Considere a possibilidade de organizar uma sessão de levantamento de ideias para identificar os riscos graves do seu projeto.

  • Documentar e verificar os seus pressupostos. De acordo com o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), os pressupostos são tudo aquilo que acreditamos ser verdade sobre um projeto, sem que sejam um fato garantido. Pode acontecer de basearmos as nossas decisões do projeto em pressupostos sem nem mesmo nos darmos conta. Mas, ao fazê-lo — e ao deixarmos de documentar e de comprovar a veracidade dos pressupostos — abrimos as portas para os riscos do projeto. Se esses pressupostos não se confirmarem, as bases do projeto podem se desestabilizar e acabar prejudicando o sucesso final.

  • *Conferir as listas. Veja se a sua equipe ou departamento elaborou uma lista dos riscos mais comuns. Caso não o tenha feito, comece você a criar essa lista para favorecer o sucesso em projetos futuros.

À medida que os eventos de riscos importantes forem identificados, insira-os em um registro de riscos. Como o próprio nome sugere, o registro de riscos corresponde a uma lista exclusiva para o apontamento dos riscos do seu projeto. Esse documento deverá responder a várias perguntas sobre os riscos identificados, como:

  • Qual é a probabilidade deste evento de risco?
  • Qual é o impacto e a severidade, se esse risco se concretizar?
  • Qual é o nosso plano de resposta ao risco?
  • Considerando a probabilidade e o impacto, qual é o nível de prioridade?
  • Quem é responsável por esse risco?

Não se preocupe se não conseguir responder a todas essas perguntas agora. Algumas delas ficarão mais claras em etapas futuras.

Registro de riscos em branco

2. Analisar

Para cada risco identificado, analise a probabilidade, a severidade e o plano de resposta. Dependendo da complexidade dos riscos do seu projeto, considere conduzir essa análise com a equipe de projeto ou com os principais participantes. Para determinar a severidade, pense em como o risco poderá afetar os objetivos do projeto. O cronograma sofrerá atraso? O orçamento será comprometido? O impacto dos entregáveis do projeto será prejudicado?

Então, elabore um plano de resposta para cada um desses riscos. O plano não precisa necessariamente ser uma coisa a fazer de imediato, mas deve estabelecer o que a sua equipe fará para reverter e solucionar o risco rapidamente, caso se concretize.

Registro de riscos do projeto, com severidade

3. Priorizar

Para priorizar os seus riscos, faça-se a seguinte pergunta: com base na análise e no registro de riscos, quais desses riscos apresentam maior probabilidade de acontecer e quais são potencialmente mais prejudiciais ao sucesso do projeto? Os riscos mais importantes a serem abordados são aqueles que têm alta probabilidade de acontecer e maior severidade. Embora todos os riscos potenciais devam ser monitorados e abordados, estes são os que precisarão receber mais atenção e verificação frequente.

texto alt da imagem: Registro de riscos do projeto

4. Atribuir

Esta etapa é opcional, mas recomendamos que você a use. Mesmo que os riscos ainda não tenham se concretizado, é importante atribuir antecipadamente uma pessoa responsável por cada risco, para que os membros da equipe estejam preparados. Além de monitorar o risco, essa pessoa também será responsável por desenvolver um plano de atenuação do risco, caso se perceba que está em vias de acontecer.

Registro de risco do projeto

5. Monitorar

Neste ponto, o seu projeto já começou. Tudo correndo bem, os trabalhos estarão em dia e caminhando tranquilamente em direção ao cumprimento dos objetivos. Mesmo assim, continue monitorando ativamente os riscos para evitar quaisquer surpresas desagradáveis. Para isso:

  • Envie atualizações de status com frequência para que a sua equipe de projeto e os demais participantes tenham acesso às mesmas informações. Lembre-se: a gestão de riscos deve partir de uma postura proativa, e não reativa.

  • Comunique-se com os gerentes de risco, cada um a seu tempo. Cada profissional responsável por cuidar de um risco deverá monitorar a existência de sinais de alerta quanto ao seu respectivo evento de risco. Na posição de líder da equipe ou gerente do projeto, comunique-se com esse responsável frequentemente para se certificar de que tudo esteja transcorrendo bem.

  • Fique de olho no seu registro de riscos para saber se ocorreram alterações. Se a probabilidade de um risco mudar ou se o plano de risco for atualizado, essas mudanças deverão constar do registro de riscos. Como a maioria dos elementos que compõem o gerenciamento de um projeto, o plano de gestão de riscos deve ser um documento dinâmico que a sua equipe utiliza para se manter bem informada.

A colaboração também é muito importante nesta etapa. Com bastante frequência, um membro de equipe pode perceber o surgimento de novos riscos ou problemas potenciais, mas não sentir confiança para sinalizá-los imediatamente. Para evitar essa situação, desenvolva uma cultura de colaboração, receptividade e sinceridade na equipe.

[Leia: 10 etapas simples para incentivar a colaboração em equipe]

6. Reagir

Se, a qualquer momento, um risco se concretizar, é necessário reagir. Espera-se que, com o uso do seu registro de riscos e do plano de gestão de riscos de projeto, você tenha um ótimo plano de contingência para lidar com os riscos.

Lembre-se de que a gestão de riscos não se limita a evitar riscos. Ela é, principalmente, a prática de se preparar para os riscos e elaborar um excelente plano de ação para que você e a sua equipe jamais sejam pegos desprevenidos.

Incorpore a gestão de riscos à sua próxima sessão de planejamento de projeto

Projetos excelentes são aqueles respaldados por planos excelentes — e a gestão de riscos é uma parte fundamental da etapa inicial do processo de planejamento. Não deixe de incorporar o seu plano de gestão de riscos de projeto aos documentos de planejamento inicial, como o brief de projeto. Dessa forma, todos os participantes terão acesso ao plano de gestão de riscos e poderão agir proativamente diante de qualquer risco que venha a surgir.

Para obter mais orientações sobre planejamento de projetos, veja como criar um plano de gerenciamento de projeto.

Crie o planejamento do seu próximo projeto com a Asana.