Potencialize as reuniões iniciais de projeto em dez etapas

Você se dedicou muito para fazer o seu projeto deslanchar. No entanto, é muito frequente ter a sensação de que o projeto está atrasado antes mesmo de começar. Isso acontece porque todos os membros da equipe e participantes têm as suas próprias experiências, expectativas e prioridades com relação ao projeto. Se não houver a oportunidade de todos entrarem em sintonia antes de dar início ao projeto, o resto do processo poderá se transformar numa batalha árdua, não importa o quanto se tente conciliar as diferenças. Felizmente, existem para isso as reuniões iniciais de projeto.

Esse tipo de reunião é muito eficaz para deixar a equipe em sintonia antes de dar início ao projeto. Durante uma reunião inicial, vocês definirão a finalidade do projeto, se aprofundarão nos detalhes e abordarão as etapas seguintes. Isto permitirá que todos fiquem na mesma página, independentemente do rumo que o seu  plano de projeto tomar.

O que é uma reunião inicial de projeto?

Com uma reunião inicial de projeto, você terá a oportunidade de se reunir com os membros da sua equipe e com os demais participantes antes de começarem a trabalhar no projeto, de forma a entrarem em acordo quanto aos detalhes mais importantes e alcançarem um entendimento sobre quais deverão ser os marcos essenciais. Embora a reunião inicial deva ocorrer depois que o Termo de abertura de projeto já tiver sido aprovado e que o planejamento do projeto tiver sido criado, ela deverá ser conduzida antes de efetivamente começar os trabalhos no projeto. Nesse tipo de reunião, você descreverá a finalidade, as metas, o plano e as demais questões pertinentes ao projeto, além de destinar algum tempo para responder às dúvidas dos colegas e esclarecer as próximas etapas. Ao término de uma reunião inicial, toda a equipe deverá ter uma compreensão comum sobre qual é o trabalho, por quê, e como será realizado.

Qual é a finalidade de uma reunião inicial? Ela é realmente necessária?

Em uma palavra: sim! As reuniões iniciais são uma maneira inestimável de transmitir à sua equipe informações fundamentais sobre o projeto, além de dar aos seus membros a oportunidade de fazer perguntas em tempo real. Diferente de compartilhar esses detalhes em um plano de projeto ou por e-mail, a realização de um projeto inicial diminui as falhas de comunicação e assegura que todos comecem o projeto do mesmo ponto de partida. Sem uma reunião inicial, os membros da equipe e outros participantes podem criar expectativas sobre o projeto que não estão alinhadas às dos demais, o que resulta em desvios de escopo e, na pior das hipóteses, no fracasso do seu projeto.

Isto não significa que você precise realizar reuniões iniciais idênticas para todos os seus projetos. Para alguns deles, como de trabalhos expostos ao cliente ou iniciativas complexas, haverá mais benefícios se a reunião for formalizada e se houver uma preparação significativa (por exemplo, uma apresentação robusta ou até mesmo uma demonstração, dependendo do tipo de projeto). Contudo, para outros projetos, como aqueles que são mais fáceis de entender e que envolvem menos participantes, a reunião pode ser menos formal e não precisa incluir uma apresentação.

Os diversos tipos de reuniões iniciais

Nem todas as reuniões iniciais são iguais. De modo geral, todas as reuniões iniciais de projeto devem ter quase todos os elementos principais em comum. Mas, conhecer os diferentes tipos pode ser útil para decidir qual deverá ser o grau de formalidade da reunião.

Reunião inicial de projeto interna

Essa é a reunião inicial de projeto em sua forma mais simples. O objetivo desse tipo de reunião é fazer com que a equipe fique alinhada e em sintonia, além de dar aos membros a oportunidade de esclarecer dúvidas antes do projeto começar. Como em qualquer reunião inicial, prepare todo o material com antecedência, mas não se preocupe em aperfeiçoar os detalhes.

Projetos de exemplo:

• Lançamento de marketing do produto;

• Produção Web

• Plano de teste de usabilidade

Materiais necessários:

• Um plano de projeto que descreva os detalhes mais importantes do projeto, incluindo métricas de sucesso, cronograma, participantes, etc.

• Objetivos de projeto SMART que registrem quais serão as conquistas ao final do projeto.

• Um escopo de projeto bem definido para estabelecer limites claros sobre quais trabalhos pertencem e quais não pertencem ao projeto.

• Um cronograma de projeto visual que inclua os marcos de projeto relevantes para identificar quando o trabalho principal será finalizado.

Além de compartilhar esses materiais durante a reunião inicial, planeje-se para armazenar as informações do projeto em uma plataforma de gestão de trabalho centralizada. Assim, todos os membros da equipe terão acesso fácil aos principais documentos do projeto.

Reunião inicial de projeto com patrocinadores executivos

Se o seu projeto ou programa tiver patrocinadores executivos, você provavelmente terá interesse em realizar uma reunião inicial de alto nível para deixar a liderança executiva a par da situação. Nesse tipo de reunião, é fundamental focar majoritariamente a finalidade e as metas do projeto, bem como a maneira como o projeto influenciará os objetivos da empresa.

Durante essa reunião, o ideal é não gastar muito tempo com marcos individuais nem com os detalhes do projeto. Afinal, provavelmente será necessário realizar uma reunião inicial de projeto interna com a sua equipe de projeto.

Projetos de exemplo:

• Roteiro do produto

• Campanha de marketing (sem uma agência)

• Implementação de software ou sistemas

Materiais necessários:

• Uma proposta de projeto claramente articulada que conecte o impacto comercial do projeto aos objetivos da empresa.

• Se houver, o caso de negócios criado para a iniciativa.

• Objetivos de projeto concisos para que os participantes saibam o que será alcançado ao fim do projeto.

• Um plano de projeto que descreva os detalhes mais importantes do projeto, incluindo métricas de sucesso, cronograma, participantes, etc.

• Um roteiro de projeto que sirva como um cronograma geral dos principais trechos do projeto.

• Um sumário executivo que contenha todas as informações-chave do projeto. Planeje-se para apresentar a versão de alto nível do sumário executivo, compartilhando o documento em seguida com os participantes para que possam ler mais detalhes após a reunião inicial.

• Uma apresentação formal.

Reunião inicial de projeto externa ou direcionada ao cliente

Ao trabalhar em um projeto voltado ao cliente, será necessário realizar uma reunião inicial entre a sua equipe de projeto e os principais participantes do lado do cliente para entrar em acordo quanto às metas e aos entregáveis do projeto. Essa deverá ser a reunião inicial mais elaborada do projeto.

Nesse tipo de reunião é possível definir as expectativas e desenvolver um entendimento comum sobre as metas do projeto. Portanto, é fundamental dedicar um tempo para apresentar os membros da sua equipe de projeto, determinar a frequência de comunicação com o cliente e definir os princípios de uma colaboração eficaz entre as partes. Assegure-se de que tanto vocês quanto o cliente saibam quando este deverá intervir para revisar o trabalho, e como se informará o progresso do projeto.

Projetos de exemplo:

• Campanha de marketing (com uma agência)

• Planejamentos de eventos

Materiais necessários:

• Um plano de projeto que descreva os detalhes mais importantes do projeto, incluindo métricas de sucesso, cronograma, participantes, etc.

• Um  briefing de projeto ou briefing de criação, dependendo do tipo de trabalho.

• Um escopo de projeto bem definido para estabelecer limites claros sobre quais trabalhos pertencem e quais não pertencem ao projeto.

• Um roteiro de projeto, que sirva como um cronograma geral dos principais trechos do projeto e inclua os

   marcos.

• Uma lista com os participantes do projeto e suas respectivas funções.

• O canal que a sua equipe utilizará para se comunicar — Slack, e-mail, Asana — e a forma como serão compartilhados os relatórios de status do projeto.

• Uma apresentação formal.

Reunião inicial de projeto ágil

A maioria das equipes ágeis coordena os projetos em sprints, que consistem em ciclos de trabalho de duas ou quatro semanas. Não há necessidade de realizar uma reunião inicial de projeto para cada sprint. Na verdade, isso comprometeria o progresso da sua equipe. Porém, você deve preparar uma reunião desse tipo pelo menos uma vez ao ano para garantir o alinhamento de todos os membros da equipe. Além disso, sempre que a sua equipe der início a um novo projeto ou integrar um novo membro, é boa ideia realizar uma reunião inicial de projeto para que todos estejam no mesmo ritmo.

A reunião inicial de projeto ágil é uma boa oportunidade para garantir que a sua equipe tenha tudo o que precisa durante um sprint. Portanto, você pode usar as suas reuniões de planejamento de sprint e de retrospectiva de sprint para se dedicar a melhorias contínuas.

Materiais necessários:

• Critérios para mensurar o sucesso, incluindo o que a palavra “concluído” significa para a sua equipe.

• Funções dentro da equipe formalizadas, especialmente se a sua equipe utiliza o método Scrum.

• Uma lista das cerimônias da equipe e quando elas acontecem.

• Um plano de comunicação claro que mostre em que canal e de que maneira a sua equipe se comunicará (por exemplo, Slack, e-mail ou Asana).

• A pauta com os encontros diários da metodologia ágil feitos em equipe.

Dez etapas para planejar e realizar uma reunião inicial de projeto bem-sucedida

Como gestor de projeto de uma iniciativa importante, você tem a responsabilidade de planejar e apresentar a reunião inicial de projeto. Da mesma forma, ao fazer os preparativos de um programa de grandes dimensões, você provavelmente também será responsável por conduzir a reunião inicial para esse conjunto de trabalhos, embora os líderes dos projetos individuais possam ajudar apresentando suas respectivas informações.

Se você nunca planejou uma reunião inicial, não se preocupe! Veja a seguir dez etapas para realizar uma reunião inicial com sucesso.

1. Prepare-se para a reunião

O primeiro passo para realizar uma reunião inicial de projeto consiste em decidir quem precisará participar e qual será a sua duração. O nível, bem como os detalhes da preparação, dependerá da formalidade da reunião: serão convidados membros da liderança executiva ou parceiros externos, ou será apenas um encontro informal com o núcleo da equipe de projeto? À medida que você se prepara para a reunião:

1. Finalize a lista de convidados. A esta altura, você deve saber que tipo de reunião inicial de projeto será realizado e quem serão os participantes. Antes de enviar os convites para a reunião, certifique-se de repassar a lista de convidados para ter certeza de que todos os participantes de projeto relevantes foram incluídos.

2. Agende um horário (e a duração). Não se esqueça de reservar um tempo para as perguntas.

3. Designe uma pessoa para tomar notas. Assegure-se de que outra pessoa faça as anotações, pois elas serão úteis para os participantes que não puderem comparecer à reunião. Se a reunião for on-line, considere gravá-la para que os convidados ausentes possam assisti-la depois.

4. Faça uma pauta para a reunião. Ao enviar a pauta com antecedência, você assegura que todos estarão preparados para a reunião inicial. Além disso, a pauta é uma ótima oportunidade para você compartilhar materiais, como o plano e o cronograma do projeto, que você gostaria que os participantes vissem antes da reunião.

Exemplo de pauta de reunião inicial de projeto

2. Faça as devidas apresentações

Se esta for a sua primeira reunião com a equipe de projeto, é provável que alguns colegas ainda não tenham trabalhado juntos. Comece a reunião fazendo as devidas apresentações ou com algumas perguntas para quebrar o gelo, para que todos tenham a oportunidade de se conhecer.

3. Comece pela finalidade do projeto

Estas são as questões mais importantes sobre as quais deve-se entrar em acordo durante uma reunião inicial de projeto: o que está sendo trabalhado e qual é a importância disso. De acordo com um estudo recente, somente 26% dos funcionários compreendem muito claramente como o seu trabalho individual contribui para as metas da empresa. Sem essa transparência, os membros da equipe não sabem qual trabalho priorizar nem como administrar as prioridades variáveis.

Ao compartilhar qual é a finalidade do seu projeto, dedique um tempo para explicar como o projeto se relaciona com as metas mais amplas da empresa. Responda a perguntas do tipo: “Por que vamos trabalhar neste projeto?” e “Para o que estamos trabalhando com isto?” Mais tarde, durante a reunião, você terá a oportunidade de se aprofundar nos detalhes e em fluxos de trabalho específicos do projeto, mas compartilhar a finalidade do projeto no início da reunião é a melhor maneira de deixar todos na mesma página.

Exemplo de finalidade do projeto

A finalidade deste projeto é promover a percepção da marca nas regiões América do Norte e Europa, Oriente Médio e África por meio de uma campanha de marca digital programada para o 3º trimestre.

4. Compartilhe o plano do projeto

De maneira ideal, o plano do projeto já deve ter sido compartilhado junto com a pauta, para que os membros da equipe possam lê-lo antes da reunião. Durante a reunião inicial de projeto, não é necessário abordar cada detalhe do plano do projeto. Em vez disso, concentre a sua atenção nas informações mais importantes, como o cronograma, os marcos mais importantes e os principais entregáveis do projeto.

Exemplo de plano do projeto

5. Descreva o escopo do projeto

Uma das coisas mais importantes a serem discutidas enquanto grupo é o que o escopo inclui e, igualmente importante, não inclui. Certifique-se de que todos tenham as mesmas expectativas, para que não haja surpresas de última hora nem mudanças nos entregáveis conforme o projeto avança. Esclarecer o escopo do projeto com antecedência e com frequência é a melhor maneira de evitar desvios de escopo, que podem atrasar ou até mesmo arruinar o seu projeto.

Exemplo de escopo do projeto

Objetivo do projeto: lançar anúncios gráficos e em vídeo no 3º trimestre para promover a percepção da marca nas regiões América do Norte e Europa, Oriente Médio e África.

Recursos:

• Equipe de design da marca (formada por seis pessoas); 15 horas por semana durante um mês.

• $50.000 — orçamento para despesas com mídia.

Entregáveis:

• Design da página de entrada.

• Anúncios gráficos (duas variantes para fins de testes A/B), dimensionados de acordo com a folha de especificações.

• Spots publicitários em vídeo (spots com duração de 6 e 30 segundos), dimensionados de acordo com a folha de especificações.

Requisitos de criação: exibição

• Exibir a logomarca e a chamada à ação ao longo da animação.

• São necessários banners estáticos e em HTML5.

Vídeo

• Apresentar a marca logo nos primeiros cinco segundos.

• Incluir narração.

Página de entrada

• Os anúncios e a página de entrada devem coincidir para uma experiência visual consistente.

Fora do escopo:

Tradução dos ativos da campanha da marca.

6. Defina as funções e responsabilidades no projeto

Talvez isso não seja necessário para um projeto interno de fácil compreensão, mas se a sua equipe de projeto nunca trabalhou em conjunto ou se estiverem trabalhando com um parceiro externo, assegure-se de que todos estejam cientes das funções e responsabilidades de cada um. Quem é a principal pessoa de contato para o projeto? Esse projeto inclui um patrocinador ou líder executivo? Há um aprovador ou grupo de aprovadores específico?

Participantes distintos precisam ser envolvidos em estágios diferentes do projeto. Se, durante a reunião inicial, as funções e responsabilidades não ficarem claras para a equipe do projeto, considere criar e compartilhar um gráfico RACI.

Exemplo de funções no projeto

• Responsável: Daniela Vargas

• Prestador de contas: Kabir Mandan

• Pessoas consultadas: Kat Mooney, Ray Brooks

• Participante a manter informado: Avery Lomax

7. Compartilhe onde será feito o acompanhamento das atualizações em tempo real e das informações do projeto

Um típico profissional do conhecimento gasta 60% do tempo com pormenores organizacionais do trabalho, como a pesquisa de informações e de documentos. Isto significa que a sua equipe tem menos tempo para se dedicar ao trabalho de grande impacto.

Para reduzir essa organização para o trabalho e criar meios para que a sua equipe seja eficaz, é primordial contar com um único ponto de referência para os principais trabalhos do projeto. Quando todas as informações do seu projeto estão centralizadas em um local de fácil acesso, a sua equipe consegue rapidamente encontrar os documentos necessários, obter atualizações instantâneas, consultar os marcos relevantes e ficar a par dos entregáveis do projeto.

8. Reserve um tempo para as perguntas

Após a reunião inicial, podem surgir dúvidas sobre o conteúdo apresentado, como o escopo do projeto ou as expectativas com relação às tarefas. Por esse motivo, é fundamental reservar tempo suficiente para responder a todas as perguntas ao final da reunião. E lembre-se: o objetivo dessa reunião é fazer com que todos entrem em sintonia e se sintam prontos para começar o projeto.

9. Descreva as próximas etapas

A última parte da reunião inicial de projeto deve responder a esta pergunta: “O que vem a seguir?” A essa altura, é necessário deixar claro onde o trabalho será documentado, além de rever as coisas a fazer que foram registradas durante a reunião. Também pode ser útil descrever rapidamente o que a equipe fará primeiro.

Esclareça onde e como serão compartilhadas as atualizações de status do projeto. O excesso de reuniões foi considerado um dos três principais obstáculos à produtividade em 2021. Em vez de marcar reuniões de atualização presenciais ou on-line, considere compartilhar relatórios de status do projeto de maneira virtual usando um sistema de gestão de trabalho. Assim, os membros da equipe terão uma maneira eficiente de se manter informados e alinhados quanto às novas mudanças.

10. Tarefas a realizar após a reunião

Parabéns, a reunião terminou! Depois do encerramento, peça à pessoa que tomou notas para compartilhá-las no projeto comum a todos. Se o encontro foi on-line, não se esqueça de também compartilhar a gravação e a transcrição da reunião, se houver. Por último, certifique-se de que todos as coisas a fazer tenham sido registradas e devidamente atribuídas aos membros pertinentes.

Após a reunião inicial

Depois de realizar a reunião inicial de projeto, poderá dar-se início aos seus trabalhos. Dispor de um único ponto de referência e colaboração, como uma ferramenta de gestão do trabalho, é a melhor maneira de manter o alinhamento e a clareza da equipe nas fases seguintes. Ao compartilhar num só lugar todo o trabalho, atualizações de status e mensagens, você deixará a sua equipe sempre a par de tudo.

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