Como redigir uma pauta de reunião eficaz (com modelo)

É bem provável que você já tenha tido aquela sensação desconfortável de não saber por que está em uma reunião e o que esperar dela. As reuniões sem pauta costumam causar esse desconforto, e é por isso que, para nós, as pautas devem fazer parte de qualquer cultura de reuniões.

Uma pauta eficaz comunica o propósito da reunião, dá aos membros de equipe a oportunidade de preparar os itens que querem colocar na pauta e mantém todos bem informados. 

Quer seja para se preparar para a próxima reunião de diretoria, de equipe ou de negócios, veremos agora como redigir uma pauta que maximizará o potencial da sua reunião.

Boas práticas para redigir pautas de reunião

Vamos começar com algumas das nossas dicas preferidas para a criação de ótimas pautas de reunião para você tirar o máximo proveito da sua próxima reunião:

• Crie e compartilhe a pauta de reunião o quanto antes. O prazo máximo de antecedência para compartilhar a sua pauta deve ser de uma hora antes da reunião. Isso permite que todos se preparem para o que acontecerá e possam fazer perguntas ou sugerir itens de pauta adicionais para um possível ajuste antes da reunião. Além disso, quando os integrantes têm a oportunidade de se preparar bem, conseguem se concentrar melhor durante a reunião.

• Vincule com antecedência os materiais de leitura prévia relevantes. Pode ser uma apresentação de slides, documentos de contexto adicional ou uma decisão anterior. Todos os que chegarem à reunião estarão em sintonia e prontos para avançar na discussão, em vez de fazer perguntas que desperdiçam o tempo precioso.

• Atribua responsáveis para cada item da pauta. Você se lembra daquela vergonha de ser questionado durante uma aula e não saber a resposta? É uma sensação bem desagradável que você certamente não vai querer causar nos seus colegas de equipe. Ao atribuir um responsável para cada item da pauta antes da reunião, essas pessoas poderão se preparar para elaborar um breve resumo sobre o tópico, suas questões e comentários relevantes. 

• Defina e priorize os itens da pauta. Separe-os em três categorias: informativos, tópicos de discussão e ações a realizar. Esclarecer o propósito de cada item da pauta ajuda os integrantes a entenderem o que é mais importante e o que deve receber mais atenção. Também é importante distinguir o que é mais importante e deve ser discutido durante a reunião daquilo que pode ser resolvido de outra maneira, caso o tempo acabe.

• Use a pauta durante a reunião para fazer o acompanhamento de observações e ações a realizar. Dessa forma, todas as informações da reunião ficarão em um só lugar. Se alguém tiver dúvidas sobre as decisões ou ações a realizar, poderá encontrá-las facilmente depois. Dica: Faça isso na Asana para ter a opção de atribuir coisas a fazer e próximos passos e se assegurar que nada fique para trás. A Asana também se integra ao Zoom e insere a gravação ou a transcrição da reunião diretamente na tarefa com a pauta da reunião.

• Propicie um bom fluxo ao categorizar os itens da pauta. Para maximizar a produtividade, é importante criar uma pauta de reunião bem organizada. Agrupe itens semelhantes e certifique-se de que uns possam servir como base para os outros. Por exemplo: liste qualquer item informativo antes dos itens de discussão, para que a equipe disponha de todas as informações antes de começar a discutir. 

• Reserve tempo suficiente para cada item da pauta. Ninguém reclamará de uma reunião que dure pouco tempo, mas manter as pessoas durante mais tempo do que o esperado não é divertido nem respeitoso. Planeje tempo suficiente para cada item de pauta calculando uma estimativa e adicionando alguns minutos de reserva. Isso ajudará a manter a equipe concentrada e a passar de um tópico para outro quando o tempo acabar.

Ao seguir essas boas práticas, é possível transformar a pauta de reunião em uma ferramenta confiável que cumpre o seu papel antes, durante e depois da reunião.

Por que as pautas de reunião são importantes

Seja trabalhando em casa e fazendo chamadas virtuais ou trabalhando no escritório e se reunindo presencialmente, as reuniões podem ser incrivelmente desgastantes. Começar com uma conversa descontraída pode ser uma boa forma de fazer as pessoas se conhecerem melhor ou de saber o que cada um fez no final de semana, mas essa certamente não é uma prática produtiva ou centrada nos objetivos. As pautas de reunião têm o potencial de ajudar a equipe a maximizar o potencial de cada uma de suas reuniões. 

A nossa pesquisa revelou que as reuniões desnecessárias são responsáveis por 157 horas de “trabalho” em 2020, em comparação com as 103 horas de 2019. Considerando uma semana de trabalho de 40 horas, isso corresponde a quase quatro semanas de tempo gasto. É aí que as pautas de reunião entram em cena. Se você estiver fazendo tudo certo, redigir a pauta de uma reunião é o primeiro e o melhor indicador da real necessidade da reunião. Se perceber que todos os pontos da sua pauta podem ser discutidos de outra maneira, pode cancelar a reunião e enviar a mensagem por e-mail, economizando o tempo de todos.

Com isso, não queremos dizer que todas as reuniões devem ser substituídas por e-mails. Se tiver certeza de que uma reunião é válida e necessária para fazer a equipe progredir, vá em frente. Entretanto, é bom sempre criar uma pauta antes de se reunir, para que os membros da equipe saibam o que será discutido e a importância de cada ponto. 

Estas são outras ótimas razões para fazer pautas de reunião:

• A sua pauta permite que todos se preparem para a reunião. O ideal é que cada item da sua pauta tenha um responsável pelo tópico. Quando todas as pessoas vão para a reunião sabendo das suas responsabilidades, elas têm tempo para se preparar e conseguem ser mais eficientes durante a reunião.

• Ela demonstra que você se importa com o tempo da sua equipe. Quando a sua equipe recebe uma pauta de reunião bem planejada, imediatamente percebe que a reunião é, de fato, necessária. Além disso, a pauta também é um roteiro que ajuda a não se perder durante a reunião e evitar o desperdício de tempo.

• Uma pauta estabelece expectativas claras do que será e do que não será discutido. Pense em uma pauta de reunião como uma forma de estabelecer limites e garantir que só os tópicos da pauta sejam discutidos. Se algo surgir durante a reunião e precisar ser discutido, escreva na ata e volte a esse ponto mais tarde, seja no final da reunião (se terminar antes do esperado), de outra maneira ou na próxima reunião.

• Ela mantém a equipe bem informada. A pauta de reunião evitará que a equipe perca o foco, quer seja discutindo tópicos fora de pauta (como o churrasco na casa da Kat na noite anterior) ou extrapolando muito o tempo atribuído a um item. 

• A pauta proporcionará propósito, estrutura e oportunidades de colaboração. Com um plano claro para todos seguirem, a equipe entenderá o propósito e o objetivo da reunião. A pauta de reunião também permite que a equipe direcione a atenção a oportunidades de colaboração, seja durante um debate rápido de ideias, um encontro da equipe ou as suas reuniões diárias.

• Monitora os próximos passos e as ações a realizar, para que nada fique para trás. Mantenha a sua pauta visível durante a reunião para anotar os próximos passos ou as ações a realizar. Adicioná-los diretamente à pauta é uma forma de se assegurar que esses itens não sejam esquecidos ao final da reunião.

As reuniões são ótimas oportunidades para que a equipe crie vínculos, mas o tempo para conversas casuais pode ser restringido aos primeiros minutos da pauta, em vez de surgirem vez ou outra durante a reunião, o que acaba atrapalhando o fluxo e a produtividade da discussão da sua equipe.

O que faz com que uma pauta de reunião seja boa?

Agora já ficou claro por que as pautas de reunião são importantes, mas como criar uma pauta que preencha todos esses requisitos?

Vamos dar uma olhada nos pontos que toda boa pauta de reunião deve abordar:

• O propósito da reunião: a pauta deve informar a todos os participantes quais são os objetivos da reunião, o que será discutido e quais decisões precisarão ser tomadas. Ela também deve incluir contexto suficiente para que a equipe possa se familiarizar com o tópico antes da reunião.

• Os participantes da reunião: a sua pauta não deve apenas listar os participantes da reunião, mas também quem ficará responsável por quais itens.

• A duração e o tempo reservado para cada item da pauta: definir quanto tempo será gasto em cada item da pauta pode ser difícil no começo, mas depois que você se acostuma, perceberá que esta é uma prática muito vantajosa. É sempre bom reservar alguns minutos a mais do que acha que vai precisar, para o caso de surgir uma situação ou discussão que precise ser resolvida durante a reunião.

• Uma visão geral que informe o que será discutido durante a reunião: a sua pauta de reunião deve conter uma lista completa dos itens que serão discutidos durante a reunião, para se assegurar que todos estejam em sintonia. Isso pode ser feito na forma de debate criativo de ideias, assuntos a decidir ou perguntas abertas. Listar todos os itens da reunião estabelece limites e permite que a sua equipe se prepare para cada item da pauta.

Agora, já definimos a estrutura da sua pauta; mas ainda faltam alguns itens que podem realmente aprimorar a capacidade de elaborar pautas de reunião e usá-las como uma extensão da sua cultura de reuniões.

Exemplo de pauta de reunião

Já falamos sobre o que faz com que uma pauta de reunião seja boa e o que deve ser evitado, mas, como sempre, é mais fácil aprender a partir de um exemplo da vida real. Vamos dar uma olhada em uma pauta de reunião para lançamento de projeto criada na Asana:

Como se pode ver, cada item tem uma duração predefinida e um colega de equipe responsável, para que cada pessoa saiba quando chegar a sua vez e quanto tempo terá para guiar a discussão ou fazer a apresentação. A pauta também tem arquivos relevantes anexos e foi compartilhada com todos os membros da equipe para dar visibilidade e melhorar a colaboração.

Transforme a sua pauta em uma reunião eficiente

Uma coisa é ter uma pauta maravilhosamente organizada e detalhada que a sua equipe possa consultar antes da reunião; outra coisa totalmente diferente é usá-la como uma ferramenta durante a reunião. Estas dicas ajudarão a fazer com que a sua pauta de reunião seja tão útil na reunião quanto o é como ferramenta de preparação:

• Siga a sua pauta. A melhor das pautas se torna inútil se não for seguida durante a reunião. Tente evitar ficar pulando entre os itens da reunião, e concentre-se em seguir as prioridades estabelecidas anteriormente.

• Siga a duração predefinida. Ter um tempinho para conversas casuais ou confraternizações rápidas antes do início da reunião ajuda muito a aliviar a tensão e quebrar o gelo. É por isso que você deve reservar de três a cinco minutos para tais atividades e deve seguir a duração predefinida. As fotos da fantasia de Halloween do filho do Caleb podem ser compartilhadas em outro lugar, para que possa haver tempo suficiente para alcançar os objetivos da reunião no momento pretendido.

• Deixe alguém responsável pelas anotações. No início da reunião, atribua a tarefa de tomada de notas a alguém, que ficará responsável por anotar perguntas, comentários, tarefas e ideias que surgirem durante a reunião. É possível alternar essa responsabilidade para que toda a equipe possa contribuir em algum momento. O ideal é que essas anotações sejam feitas no mesmo local da pauta de reunião, o que permite que os membros da equipe tenham muito mais facilidade em acompanhar as anotações e relacioná-las aos itens da pauta.

• Dê seguimento após a reunião. Normalmente, o responsável pela tomada de notas também será responsável por dar seguimento após a reunião. As anotações devem conter quaisquer decisões tomadas durante a reunião, tarefas que precisam ser concluídas e perguntas que ficaram sem resposta. Se possível, atribua colegas de equipe e adicione datas de conclusão para as ações a realizar, de maneira a manter a responsabilização bem definida.

Aproveite as suas reuniões ao máximo com a Asana

Com a Asana, é possível manter a pauta, a ata e as ações a realizar da reunião em um só lugar. Compartilhe facilmente a pauta com a sua equipe e atribua os afazeres à medida que surgirem, para que nada fique para trás.

Simplificar as suas reuniões com uma ferramenta central diminuirá a quantidade de pormenores organizacionais com que a sua equipe tem de lidar, conectará todos ao propósito da reunião e resultará em reuniões produtivas em que todos fiquem satisfeitos.