Como escrever um memorando para se comunicar eficazmente (com modelo)

A comunicação eficaz é muito importante. Mas também é importante que ela seja fácil de entender. Ter uma maneira padronizada de fazer isso pode não apenas facilitar a comunicação, mas também a compreensão por parte dos funcionários.

É aí que entra o memorando. Um modelo de memorando é um ótimo ponto de partida para informar a equipe ou o departamento sobre novos procedimentos, implementação de estratégias ou projetos futuros. Para transmitir a mensagem com clareza, é essencial entender como redigir o memorando de forma profissional.

O nosso guia explica o que é um memorando, quando enviá-lo, como criar o formato e dicas para escrever um memorando de forma eficaz. Em seguida, use o nosso modelo de memorando gratuito para ter um roteiro para o sucesso.

O que é um memorando?

Um memorando comunica informações em toda a organização. Ao contrário de uma mensagem individual, os memorandos geralmente têm um público maior.

Essa carta é geralmente enviada a toda uma equipe, departamento ou organização para informar os funcionários sobre as coisas que acontecem na empresa. Um memorando pode ser sobre qualquer tópico importante com relevância em larga escala, desde uma mudança de política até novos clientes e cortes no orçamento.

Este tipo de comunicação pode ser criado e enviado eletronicamente ou impresso como um folheto físico. Mesmo que você conheça todos na sua cadeia de comunicação, é importante manter esses documentos educados e profissionais. Em caso de dúvida, evite emojis, linguagem de mensagens de texto e abreviações para que a sua mensagem pareça mais profissional.

Motivos para enviar um memorando

Há muitas razões para enviar um memorando em vez de um e-mail comum. Embora o e-mail seja uma forma casual de comunicação, o memorando é mais oficial e passa a fazer parte do registro da empresa. 

Os funcionários levam os memorandos mais a sério. Como resultado, os memorandos tendem a ser muito mais eficazes na comunicação entre organizações. Descrevemos abaixo algumas das razões mais comuns.

Um memorando pode:

• Explicar alterações de políticas

• Anunciar pautas de reuniões ou eventos futuros

• Anunciar cortes no orçamento

• Resumir planos de ação

• Descrever a integração de novos clientes

• Detalhar as atas de uma reunião

• Solicitar recomendações ou feedback

• Notificar os funcionários sobre um problema ou solução da empresa

Enviar um memorando eletrônico a grupos de funcionários é benéfico porque lhes dá um local centralizado para visualizar os detalhes da empresa. Todos recebem as mesmas informações ao mesmo tempo, em vez de ouvi-las através de boatos.

Como formatar um memorando

Há várias maneiras de estruturar um memorando, mas a maioria deles tem os mesmos elementos de formatação. Sinta-se à vontade para personalizar o seu modelo de memorando para corresponder ao tom e ao conteúdo da mensagem que você deseja enviar.

Assunto

Antes de mais nada, comece o seu memorando com uma ótima linha de assunto. As melhores linhas de assunto de memorandos devem ser o mais específicas possível.

Por exemplo, em vez de rotular o seu memorando como “Evento da empresa”, escreva na linha de assunto “Festa anual de fim de ano: data e detalhes”.

Uma linha de assunto clara permite que as pessoas saibam exatamente o que o seu memorando descreve antes de abri-lo. Isso também facilita a localização do memorando, porque os funcionários não terão vários memorandos com o mesmo assunto na caixa de entrada.

Título

Há vários fatores importantes que você deve incluir no cabeçalho do memorando. Sempre inclua a data, para quem você está enviando e de quem é o memorando. Essas informações fornecerão contexto sobre o conteúdo da mensagem. 

Corpo da mensagem

O corpo do memorando captura o objetivo principal da mensagem. Use o parágrafo de abertura para indicar precisamente sobre o que será o restante do documento. Mantenha a seção inicial curta para transmitir sua mensagem de forma mais eficaz. 

• 1.º parágrafo: use declarações como “Escrevo para informar” e “Solicito informações sobre” no início deste parágrafo. Este primeiro parágrafo deve incluir as informações mais importantes do memorando. 

• 2.º parágrafo: o segundo parágrafo dará a você a oportunidade de fornecer detalhes adicionais e se aprofundar no assunto.

• 3.º parágrafo: é no terceiro parágrafo que você faz a sua solicitação. Um exemplo disso seria pedir feedback a um departamento sobre um projeto ou confirmar a presença em um evento da empresa até uma determinada data.  

Alguns memorandos não têm uma solicitação associada às informações apresentadas. Se for esse o caso, você pode usar esse espaço como uma oportunidade para agradecer aos seus colegas pelo tempo dedicado.

Antes de enviar um memorando aos seus colegas de trabalho, verifique a política de comunicação em massa da sua empresa. Algumas empresas exigirão etapas adicionais, como adicionar o logotipo da organização, o nome da empresa ou ter tamanhos de fonte padronizados. Você também pode precisar obter aprovações ou permissões antes de enviá-lo.

Dicas para escrever um memorando

Agora que você sabe o que incluir no seu memorando, é hora de se concentrar no tom e na formatação corretos. Confira abaixo algumas dicas para ter em mente ao redigir um memorando de negócios eficaz.

• Mantenha um tom profissional: mantenha sempre o seu tom profissional, mas fique à vontade para adaptá-lo ao seu público e objetivo.

• Evite siglas e abreviações: escreva por extenso as siglas e abreviações para que todos os destinatários possam entender a sua mensagem.

• Mantenha o memorando em uma página: tente ajustar o texto a três parágrafos para transmitir brevemente o seu ponto de vista.

• Use anexos quando necessário: sinta-se à vontade para adicionar anexos ou folhetos para dar contexto adicional ao seu memorando, se necessário.

• Pense no seu público-alvo: altere a mensagem do seu e-mail dependendo de para quem você está escrevendo.

• Mantenha a formatação consistente: mantenha a mesma fonte, estrutura de parágrafos, pontuação e gramática em todo o documento.

• Mantenha a clareza e a concisão: faça a sua solicitação ou anúncio no início do memorando.

• Mantenha a objetividade: atenha-se aos fatos e evite preconceitos pessoais ao escrever um documento de negócios.

Seguindo estas dicas e sabendo o que incluir, você pode criar memorandos profissionais e concisos sempre que precisar.

Tipos de memorando

Há três estilos de memorandos: sugestivo, de confirmação e de solicitação. O formato geral e o estilo de escrita Business permanecem semelhantes entre os três tipos de memorandos. A diferença está em olhar para o seu público, tom e objeto. 

Memorando de sugestões

Enviar um memorando de sugestão é uma ótima maneira de encontrar soluções para os problemas da empresa. Eles geralmente incentivam o pensamento criativo, o debate de ideias e as discussões em grupo. 

Ao enviar um memorando de sugestão, é melhor usar uma linguagem positiva e encorajadora. Essa linguagem ajudará a deixar os seus colegas de trabalho entusiasmados para encontrar ideias inovadoras.

Exemplo: envie um memorando de sugestões se você for uma agência de publicidade que busca uma discussão em grupo sobre novas ideias para uma campanha de marca.

Memorando de confirmação

Use memorandos de confirmação para ratificar por escrito acordos verbais. Certifique-se de destacar os aspectos importantes do acordo entre as partes, para que todos tenham uma compreensão clara dos objetivos.

Encerre o memorando perguntando à outra parte se ela precisa de esclarecimentos adicionais ou se precisa alterar algum detalhe. Isso ajudará a evitar confusões ou mal-entendidos quando o projeto começar.

Exemplo: se você é líder de uma equipe de marketing, pode enviar um memorando de confirmação à equipe de DevOps da sua empresa enquanto colabora em um projeto. Ele abordaria os entregáveis do projeto, garantiria que todas as partes interessadas entendessem o escopo do projeto e que ninguém tivesse dúvidas.

Memorando de solicitação

Um memorando de solicitação é um documento ou e-mail que você pode enviar à sua empresa quando tiver uma solicitação. Comece este tipo de memorando justificando por que você precisa que uma solicitação seja concluída.

Mantenha um tom profissional e persuasivo ao dar as suas recomendações sobre como resolver o problema. Embora esse tipo de linguagem seja sempre recomendado em memorandos, é especialmente importante em memorandos de solicitação.

Exemplo: você enviaria um memorando de solicitação se fosse um gerente de recursos humanos e solicitasse que os funcionários preenchessem as informações do seguro antes de um prazo.

Modelo de memorando

Use o nosso modelo de memorando para organizar o seu documento e criar uma mensagem bem-sucedida a cada vez. Ao enviar o memorando, certifique-se de preencher efetivamente a linha de assunto, o cabeçalho e o corpo da mensagem.

As ferramentas de gestão de projetos e os memorandos ajudarão a simplificar a comunicação

Usar um modelo de memorando ajudará você a se comunicar com todos na sua empresa. Combiná-lo com uma ferramenta de gestão de projetos pode ajudar a manter todos os memorandos em um só lugar e permite que você envie facilmente memorandos para muitas partes interessadas e membros da equipe. Você pode até mesmo conectar memorandos diretamente a ações a realizar para dar vida a essas pendências e mensagens.