O que é implementação de estratégia? Seis passos fundamentais para o sucesso

A implementação é a quarta etapa do processo de gestão estratégica. Nela, o seu planejamento se converte em ação. Isso pode ser aplicado com diversas finalidades, como a execução de um novo plano de marketing para impulsionar vendas, ou a apresentação de um software de gestão do trabalho para deixar as equipes mais eficientes.

Ter um plano estratégico é ótimo, mas você precisará também de capacidade produtiva, recursos e suporte para implementá-lo. Do contrário, ele não trará mudanças significativas à sua organização.

Apresentaremos os passos fundamentais para implementar estratégias, bem como possíveis armadilhas e como evitá-las. Além disso, mostraremos algumas abordagens que podem ajudar a implementar, com sucesso, a estratégia que você quiser.

Os seis passos fundamentais para implementar estratégias

Antes de começar a implementação, é preciso criar um planejamento estratégico.

O plano de implementação ou estratégico determina as etapas que a sua equipe ou organização precisa seguir para alcançar certo objetivo ou meta. Trata-se de um roteiro para a boa execução da estratégia, e deve incluir estas etapas:

1. Definir as metas.

2. Fazer a pesquisa necessária.

3. Mapear possíveis riscos.

4. Estipular todos os marcos.

5. Atribuir tarefas.

6. Destinar recursos auxiliares.

Com o plano estratégico definido, é hora de colocar a mão na massa! Há seis passos que podem levar ao sucesso da sua implementação.

Primeiro passo: definir e comunicar metas claras e estratégicas

Esta etapa é o ponto de encontro entre o planejamento estratégico e a implementação.  

Para implementar uma nova estratégia, primeiro é necessário apontar metas claras e alcançáveis. Elas devem incluir declarações de visão e missão, metas de longo prazo e indicadores-chave de desempenho (KPI) . 

Quanto mais claro for o panorama, mais fácil será a implementação estratégica por parte da sua equipe e organização. O motivo é simples: todos trabalharão rumo a metas em comum. 

Como sempre, a comunicação é um fator essencial. Quando as metas já estiverem bem definidas, use um software para monitorá-las e comunicar a estratégia à equipe. 

Segundo passo: envolver a equipe

Para implementar a estratégia com eficiência e eficácia, promova foco e responsabilização. Veja estas formas de envolver a sua equipe ao longo do processo de implementação:

• Determine funções e responsabilidades com antecedência. Use um gráfico RACI para esclarecer o papel de cada membro e evitar lacunas na atribuição de responsabilidades.

• Delegue o trabalho de forma inteligente. Resista à tentação de controlar tudo, pois administrar cada detalhe atrasará o seu trabalho. Após definir as funções e responsabilidades de todos, confie que a equipe executará as tarefas conforme o plano de implementação.

• Comunique-se com a equipe e verifique se todos entenderam qual é a função de cada um no projeto. Assim, eles continuarão motivados e com o trabalho em dia.

Terceiro passo: executar o plano estratégico

Destine os recursos necessários (do orçamento operacional ou estratégico, por exemplo) para a equipe colocar o planejamento em ação. Você só conseguirá concretizar a estratégia se estiver em posse dos recursos adequados, portanto priorize esta etapa. Entenda como você pode assegurá-los à sua equipe:

• Comece visualizando o final para alinhar os objetivos do projeto, entregáveis principais, marcos e cronograma.

• Identifique os recursos disponíveis, como: capacidade da equipe, orçamento disponível, ferramentas ou habilidades necessárias e recursos atípicos, se houver.

• Defina o escopo de forma clara para entender exatamente o que o seu projeto precisa, e quando.

• Compartilhe o planejamento do projeto com todos os envolvidos no processo de implementação. Para isso, use uma ferramenta de gestão do trabalho.

Quanto melhor você desenvolver o planejamento, mais fácil será implementá-lo.

Quarto passo: manter a agilidade

Inevitavelmente, você encontrará problemas durante a implementação da estratégia. Quando isso acontecer, adapte as metas e a abordagem de trabalho para lidar com eles. 

Use uma agenda para manter um registro atualizado das mudanças nas metas ou na estratégia de implementação. Você pode criar relatórios de status do projeto semanais, mensais ou trimestrais, dependendo da sua necessidade. Compartilhe as atualizações com as partes interessadas externas e com a sua equipe, para que todos fiquem cientes.

É possível otimizar este processo com uma fonte de informação centralizada para manter a equipe sempre bem informada. O software de gestão do trabalho da Asana permite coordenar projetos, tarefas e processos em tempo real, e ainda oferece a liberdade de realizar o trabalho de forma assíncrona, mostrando claramente quais são as responsabilidades de cada membro da equipe.

Quinto passo: confirmar o encerramento

Após implementar a estratégia, fale com os colaboradores e confirme se o trabalho deles parece estar concluído. Implementar estratégias não é como um quebra-cabeça, que termina quando você encaixa a última peça. O processo se assemelha mais ao cultivo de um jardim, que continua a florescer e mudar mesmo quando você acha que o seu trabalho acabou.

Confirmar o encerramento com a sua equipe é o penúltimo marco da implementação, e também uma etapa essencial para concluí-lo.

Sexto passo: refletir

Faça uma retrospectiva pós-projeto para analisar a implementação, bem como avaliar o êxito do processo e a estratégia como um todo. Esta etapa é um ótimo momento para evidenciar as lições aprendidas e usá-las em estratégias e projetos futuros, o que ajudará a evitar possíveis armadilhas e aproveitar novas oportunidades.

Requisitos para implementar a sua estratégia

A sua estratégia pode ter sido muito bem pensada, mas ainda assim você precisará dos cinco componentes a seguir para implementá-la com sucesso.

Pessoas

Você precisará do apoio de uma equipe que, além de entender a estratégia a ser implementada, tenha também as habilidades e capacidade produtiva necessárias. Designe, contrate e treine as pessoas adequadas para o trabalho e verifique se a equipe conta com as competências essenciais ao êxito do projeto.

A equipe de Sucesso do cliente da Asana foi imprescindível no processo de implementação. Eles se empenharam para entender as características do nosso negócio e mostraram como criar processos e fluxos de trabalho práticos que exploram todo o potencial da Asana. Sem essa ajuda, não teríamos conseguido.”

Recursos

Uma das coisas mais importantes na implementação de estratégias é destinar recursos de maneira eficiente. Estes podem ser tanto financeiros (custo de mão de obra, por exemplo), quanto não financeiros (tempo para implementar a estratégia).

Organização

Todos na organização precisam entender quais são as suas próprias incumbências para que se responsabilizem pela implementação da sua parte da estratégia de forma condizente. Por isso, a definição e a comunicação da hierarquia devem ser bem feitas de modo que todos saibam a quem contatar durante o processo.

Sistemas

As ferramentas, capacidades e sistemas providenciados por você são também componentes essenciais. É preciso saber quais são as funções de cada um deles e de que maneira podem amparar o processo de gestão estratégica durante e após a implementação. 

Cultura

O último componente principal é a cultura organizacional da sua empresa. Executar estratégias pode ser um período confuso e desgastante à equipe. Portanto, é fundamental que todos se sintam valorizados e incluídos e tenham as informações adequadas para uma implementação eficaz e bem-sucedida.

Modelo 7S da McKinsey

McKinsey & Company é uma empresa de consultoria administrativa com reconhecimento mundial. Ela criou, dentre outras coisas, uma estrutura de sete fatores que são necessários para ter êxito na implementação de estratégias.

É possível separar os fatores em elementos tangíveis (estratégia, estrutura e sistemas) e intangíveis (valores compartilhados, habilidades, estilo e integrantes individuais). Enquanto o primeiro grupo é facilmente identificável e influenciável, o segundo é mais abstrato e costuma ser influenciado pela cultura da empresa e pelas determinações de um gestor ou de outra pessoa diretamente envolvida.

Vamos falar brevemente sobre o Modelo 7S (associado às iniciais inglesas de cada fator) da McKinsey, começando pelos elementos tangíveis:

• Estratégia: plano criado pela sua organização com o objetivo de alcançar ou manter uma vantagem competitiva diante da concorrência.

• Estrutura: arcabouço organizacional da empresa.

• Sistemas: atividades e procedimentos realizados durante a rotina das equipes.

E estes são os elementos intangíveis do modelo:

• Estilo: maneira de liderar da sua organização.

• Equipe: funcionários da organização e as capacidades gerais deles.

• Habilidades: competências da equipe.

• Valores compartilhados: valores centrais da sua organização.

Para aplicar este modelo ao seu processo de implementação de estratégia, você pode começar analisando os valores em comum da organização e verificando se estão alinhados aos elementos tangíveis. Em seguida, mensure a sinergia entre estes elementos e identifique quais mudanças podem aprimorá-la. Por fim, faça o mesmo com os elementos intangíveis.

Tal análise ajuda a evidenciar os elementos que estão funcionando bem e os que precisam melhorar. Ao aplicar este modelo ao planejamento estratégico e ao processo de implementação, você entenderá melhor qual é a capacidade da sua organização de concretizar mudanças.

Os três Cs da implementação de estratégias

O autor e consultor administrativo Scott Edinger desenvolveu os três Cs da implementação de estratégias com base nas palavras inglesas “clarity” (clareza), “communication” (comunicação) e “cascade” (difusão). Trata-se de três fundamentos dos quais você deverá lembrar a fim de implementar estratégias com sucesso.

Vamos entender melhor o que esses fundamentos significam.

1. Esclareça a estratégia. Suponhamos que a estratégia foi bem-recebida e aprovada pelos executivos e principais interessados. Ainda assim, é possível que os gestores intermediários e os funcionários não acompanhem a sua estratégia se ela não estiver definida com clareza. Os membros da equipe somente conseguirão implementar uma estratégia que eles entendam, portanto apresente os objetivos e metas de forma inteligível.

2. Comunique a estratégia. Cartazes, comunicados e boletins informativos não são o suficiente para transmitir uma nova estratégia à sua organização. Diversifique as abordagens de comunicação para as equipes entenderem o que está acontecendo e dê oportunidade para fazerem perguntas. Assim, os colaboradores se sentirão incluídos no processo.

3. Difunda a estratégia. Estratégias bem implementadas estão difundidas por toda a organização. Inclua os gestores e assegure-se de que eles entendam a estratégia, pois dessa forma poderão repassar as informações, táticas e processos pertinentes às equipes. Ainda que você tenha informado a organização durante a fase de comunicação, esta terceira etapa é essencial para alinhar cada um dos colaboradores à sua nova estratégia.

Agora vamos dar uma olhada para alguns desafios que você enfrentará ao implementar estratégias.

Armadilhas na implementação de estratégia e como contorná-las

Implementar uma nova estratégia é uma grande empreitada que tem sua cota de obstáculos. Apresentamos a seguir as quatro armadilhas mais comuns que você enfrentará durante a implementação, e algumas dicas para encontrar soluções que auxiliem a sua equipe. 

1.  Planejamento estratégico excessivo ou sem impacto

Qual é o problema? A implementação pode ficar muito prejudicada se faltar impacto e potencial a ela, ou se houver uma quantidade excessiva de variáveis a se considerar. 

Qual é a solução? Use metas SMART para que o planejamento seja específico, mensurável, alcançável, realista e tenha prazos definidos. Com esta abordagem, aumentam as possibilidades de ele ser implementado e causar impacto.

2. Sem previsão de implementação

Qual é o problema? Ter um plano estratégico é ótimo, mas sem recursos e apoio da alta gerência, talvez a implementação nunca se concretize.

Qual é a solução? O seu plano estratégico precisa de metas, consequências e requisitos claros a fim de viabilizar a implementação. Quanto mais inteligível for a documentação, mais fácil será providenciar os recursos para colocá-lo em ação.

3. Falta de comunicação e responsabilidade

Qual é o problema? Equipes que não sabem exatamente qual é a estratégia, nem quais são as tarefas de cada um, podem fazer o processo de implementação travar antes que ele sequer comece.

Qual é a solução? Defina claramente as responsabilidades de cada membro e delegue trabalho conforme necessário. Dessa forma, os colaboradores se sentirão responsáveis pelo resultado da implementação. Verifique se eles possuem a autoridade e os recursos adequados à execução das tarefas.

4. Falta de responsabilização e empoderamento

Qual é o problema? A falta de visibilidade ou responsabilização pode fazer a sua equipe se sentir em apuros. 

Qual é a solução? Marque reuniões de análise estratégica com a equipe regularmente para conversar sobre o progresso de cada membro, problemas que surgiram e mudanças de estratégia que tenham o potencial de contribuir ao êxito da implementação. Além disso, monitore o andamento do trabalho, pois os colaboradores se sentirão motivados quando riscarem mais uma meta da lista.

Ciente dos desafios, você terá condições de enfrentá-los sem medo e evitar contratempos desnecessários.

Planeje, implemente, comemore

Mudar não é fácil, mas para evoluir, a sua equipe precisa que a organização também o faça.

Tanto faz se você está desenvolvendo um planejamento estratégico com uma equipe pequena ou se já começou a comunicar a estratégia para a organização inteira, é fundamental utilizar um software de gestão de projetos confiável que forneça os recursos necessários a todos os colaboradores.

Quando a estratégia for implementada com sucesso, lembre-se de dar os parabéns à sua equipe e se congratular pelo trabalho bem feito. Afinal, também é importante comemorar um marco como esse!

Fontes: Harvard Business School | MindTools | OnStrategy