Cinco passos para elaborar um brief de projeto claro

Responda rápido: uma das pessoas envolvidas no seu projeto precisa ver facilmente um resumo das informações principais do projeto... O que você lhe envia?

Não tem ideia? Você provavelmente precisa de um brief de projeto, ou seja: um material que ofereça a toda a sua equipe um ponto central de informações cruciais sobre o projeto. Um bom brief é o melhor ponto de partida para um excelente planejamento de projeto e, em última instância, para a execução de um projeto de sucesso.

O que é um brief de projeto?

Um brief de projeto corresponde a uma breve descrição dos principais elementos do seu projeto, um resumo rápido para os colaboradores multidisciplinares e as demais pessoas envolvidas nele. Um brief deverá evidenciar os requisitos do seu projeto sem exagerar na quantidade de detalhes.

Como a maioria dos elementos da gestão de projetos, não existe um único modelo ou estilo de brief de projeto que se aplique a toda e qualquer situação. O que você criará vai depender do escopo e da complexidade do projeto. Em alguns casos, o brief pode ser composto por apenas um parágrafo; em outros, pode ocupar toda uma página.

É importante planejar a criação do brief logo nas primeiras etapas do projeto. Se você estiver aprendendo a gerir projetos, veja como ele difere de outros elementos preliminares da gestão de projetos:

Brief de projeto versus brief criativo

Como o próprio nome sugere, um brief criativo funciona como um guia para um projeto de criação. Portanto, deverá incluir informações sobre o público-alvo, a mensagem, o tom, o processo de distribuição, o orçamento e o cronograma do projeto. Ao trabalhar com uma agência ou equipe de criação externas, o seu brief criativo também poderá funcionar como uma declaração de trabalho, ou seja, um documento que estabelece o escopo e os entregáveis do projeto.

Um brief de projeto corresponde a uma visão geral dos seus principais elementos. Ao trabalhar num projeto de criação, o design do projeto poderá incluir alguns dos elementos de um brief criativo, como o cronograma e o público-alvo, mas deverá ser mais curto e mais simples do que um brief criativo.

Brief de projeto versus planejamento de projeto

O brief do seu projeto deve ser, fundamentalmente, uma versão condensada do planejamento de projeto, que deverá incluir sete elementos:

1. Objetivos do projeto

2. Métricas de sucesso;

3. Participantes e suas funções;

4. Orçamento;

5. Marcos e entregáveis;

6. Cronograma e calendários;

7. Plano de comunicação do projeto.

Um brief deve incluir somente os objetivos, o cronograma, a programação, o público-alvo e o escopo do projeto, e servir como um documento mais sucinto que os participantes de alto nível possam ler e que os membros da equipe do projeto possam consultar regularmente.

Brief de projeto versus sumário executivo

O escopo do seu projeto e as pessoas envolvidas nele são os fatores determinantes para escolher entre um brief de projeto ou um sumário executivo. Assim como um brief de projeto, o sumário executivo é uma visão geral das informações do seu projeto, mas este geralmente é voltado aos membros da diretoria executiva. Ao trabalhar num projeto abrangente com executivos de alto nível ou delinear um caso de negócios para a sua iniciativa, considere criar um sumário executivo, mas ao trabalhar numa iniciativa com colaboradores multidisciplinares, opte por criar um brief de projeto.

Elementos principais de um brief de projeto

Por ser uma visão geral do projeto a ser realizado, o brief deverá incluir informações cruciais sobre detalhes importantes do projeto, de modo que a equipe correspondente consiga se alinhar e compreender do que trata a iniciativa. Tipicamente, um brief de projeto será composto por quatro elementos fundamentais:

Informações de contextualização

A primeira parte do seu brief de projeto deverá incluir uma seção de contextualização, ou seja, um espaço para fornecer às pessoas envolvidas informações sobre os fundamentos do projeto. Tente responder a perguntas do tipo:

• Por que desenvolver este projeto?

• Quais necessidades de negócio, pesquisa ou feedback de cliente motivaram este projeto?

• Este projeto está relacionado com algum dos projetos anteriores? Nesse caso, quais foram os resultados obtidos naquela altura, e o que a equipe aprendeu com isso?

Objetivos e métricas de sucesso do projeto

De uma forma ou de outra, a maior parte da sua documentação inicial de planejamento de projeto deverá incluir os objetivos do projeto. Relacionar o trabalho cotidiano com as metas da equipe ou da empresa ajuda os profissionais a ficarem motivados, alinhados e em dia com as tarefas. De fato, segundo o Índice Anatomia do trabalho, os membros de uma equipe que compreendem a forma como o seu trabalho individual agrega valor à organização em que trabalham são duas vezes mais motivados do que aqueles não têm essa compreensão.

Cronograma de projeto

Não se esqueça de incluir um cronograma no seu brief de projeto, pois definir o cronograma é a melhor forma de proporcionar à sua equipe uma ideia clara das datas principais e dos marcos importantes do projeto. Afinal de contas, o sucesso do seu projeto depende de cumprir o cronograma e de apresentar os resultados dentro do prazo.

Público-alvo

O motivo pelo qual este projeto está sendo criado é o seu público-alvo. Independentemente do tipo de projeto a desenvolver, é importante que o público-alvo seja incluído no seu brief para que todos os membros da equipe saibam a quem se dirigem.

Cinco passos para elaborar um brief de projeto claro, com exemplos

Um brief de projeto é composto por quatro elementos principais e cinco etapas de criação. Se você ainda não tem muita experiência, não tenha receio de dividi-lo em quatro parágrafos ou seções até sentir que consegue integrar todas essas partes com mais naturalidade. Além disso, fique à vontade para usar marcadores, inserir links para outros documentos ou adicionar imagens. Em última instância, o brief de projeto só terá serventia se for realmente útil para você e os demais membros envolvidos no projeto.

1. Adicione contexto relevante

A melhor forma de começar o seu brief de projeto é adicionando todas as informações de contextualização relevantes. Assim, todos começam a trabalhar partindo do mesmo ponto, e os demais envolvidos terão o contexto necessário para interpretar corretamente o restante do brief ou qualquer outra documentação do processo.

Exemplo:

Imaginemos que a sua empresa tenha desenvolvido um aplicativo de jogos para que as pessoas se divirtam com os seus amigos. Neste projeto, se desenvolverá uma campanha de marketing em apoio ao lançamento do produto mais recente: uma experiência de chat por vídeo em tempo real integrada ao aplicativo. Para iniciar o seu brief de projeto, você pode escrever algo como:

Atualmente, o chat é o nosso segundo recurso mais utilizado para interação com amigos (o primeiro é o e-mail): 84% dos usuários usam o chat de alguma maneira. Além disso, nas sessões de feedback dos usuários, 63% afirmam conversar com os amigos por meio de chamada de vídeo ou de voz em outra plataforma enquanto usam o aplicativo. Acreditamos que, ao integrarmos o recurso de chat por vídeo ao nosso aplicativo, conseguiremos aumentar a retenção e, potencialmente, gerar upgrade de usuários gratuitos para o plano mensal.

2. Mencione os objetivos e as métricas de sucesso do projeto

Os objetivos do projeto correspondem às peças ou itens de criação e aos entregáveis que devem ser apresentados ao fim do projeto. Bons objetivos ajudam a gerar uma compreensão clara sobre o projeto e definem as suas métricas de sucesso, que por sua vez ajudam a fazer a avaliação do êxito após a conclusão do projeto. O ideal é estabelecer objetivos de projeto que sejam SMART (sigla em inglês referente a conceitos que orientam a elaboração de ótimos objetivos). SMART significa:

• Specific (Específico)

• Measurable (Mensurável)

• Achievable (Alcançável)

• Realistic (Realista)

• Time-bound (Com prazos determinados)

Continuando com o nosso exemplo de chat por vídeo:

A maioria dos usuários se acostumou a usar um serviço de vídeo diferente durante os jogos com o nosso aplicativo. A nossa campanha de marketing divulgará a existência deste novo recurso e promoverá o seu uso para aumentar a adoção e incentivar os usuários a pararem de usar o chat por vídeo de outras plataformas e passarem a usar o nosso novo recurso integrado ao aplicativo. O objetivo do projeto é fazer com que 40% dos usuários que usam o aplicativo uma vez por semana passem a usar o nosso chat por vídeo pelo menos duas vezes por mês até a conclusão da campanha de marketing, no fim de maio.

Métricas de sucesso:

• Alcançado: 40%

• Quase: 35%

• Parcial: 30%

• Falhado: abaixo de 30%

3. Esclareça o cronograma do seu projeto

No seu objetivo de projeto, você provavelmente incluirá um intervalo de datas ou um prazo, para atender ao item “T” da sigla SMART (que se refere ao prazo determinado). Contudo, o cronograma do seu projeto contempla mais do que apenas a sua duração: ele deve incluir marcos principais e outras datas importantes.

Continuando com o nosso exemplo de chat por vídeo:

Duração do projeto: 15 de março a 29 de maio

Marcos principais:

• 15 de março: Reunião de lançamento

• 5 de abril: a equipe de produto entrega a versão beta do produto final de chat por vídeo

• 22 de abril: apresentação inicial dos elementos de design

• 7 de maio: aprovação dos elementos de design

• 17 de maio: produto finalizado e pronto para envio

• 29 de maio: dia do lançamento

4. Identifique o seu público-alvo

Conhecer o público-alvo é crucial para o sucesso do projeto. A sua equipe precisa ter informações relevantes sobre os dados demográficos do público-alvo para produzir o melhor trabalho possível — que, no nosso exemplo, é o desenvolvimento de um aplicativo para os usuários e uma campanha de marketing que divulgue o lançamento.

A definição prévia do seu público-alvo também pode ajudar a evitar desvios de escopo, que ocorrem quando o escopo do projeto ultrapassa o seu cronograma ou os objetivos iniciais. Quando não se tem uma ideia clara do público-alvo, algumas partes do projeto podem acabar tendo que ser refeitas, o que possivelmente leva a desvios de escopo na forma de atrasos no cronograma ou de limitações de orçamento.

Continuando com o nosso exemplo de chat por vídeo:

O público-alvo desta campanha são alunos do ensino médio com idade entre 15 e 18 anos que queiram interagir com os amigos depois da aula ou durante o fim de semana. São adolescentes bastante familiarizados com o uso das tecnologias, mas que têm pouquíssima paciência com funcionalidade de baixo desempenho, bugs e lentidões.

5. Conecte as pessoas envolvidas no projeto a outros recursos

O seu brief de projeto está quase finalizado. Recorde que o principal objetivo deste é possibilitar que os membros da equipe e os demais envolvidos no projeto tenham acesso às informações principais sobre ele. Isso pode incluir aspectos relevantes como orçamento, plano de comunicação ou funções no projeto.

Ao concluir o seu brief de projeto, não se esqueça de inserir links para todas as documentações importantes de que a sua equipe possa precisar. Por exemplo, caso já haja um planejamento de projeto, inclua-o ao final. Outra opção também seria adicionar links para um gráfico RACI, para uma proposta de projeto ou para o roteiro do projeto.

Continuando com o nosso exemplo de chat por vídeo:

Para obter mais informações detalhadas, confira o nosso planejamento de projeto ou veja o nosso roteiro de projeto.

Exemplo de brief de projeto

O brief do projeto é muito mais que apenas uns parágrafos com as informações do projeto; trata-se, na verdade, de uma forma de comunicar detalhes e datas importantes para toda a equipe do projeto. Procure formatá-lo como um núcleo central de informações fácil de usar. Ao fazer isso, o brief do projeto ficará mais ou menos assim:

Qual é a função de um brief de projeto?

Existem muitos elementos que compõem a gestão de projetos e, se você está começando agora, talvez esteja se questionando o que precisa fazer. Confira a seguir um breve guia de cada um desses elementos e de suas respectivas funções:

• As metas do projeto oferecem uma descrição de alto nível da maneira como o seu projeto se interliga aos objetivos de negócio.

• Objetivos de projeto são os entregáveis propriamente ditos a serem concluídos ao fim de um projeto.

• Um roteiro de projeto é uma visão geral de alto nível dos entregáveis, dos marcos principais e das metas do projeto. Roteiros de projeto são mais úteis no caso de iniciativas complexas.

• Uma reunião inicial é aquela realizada no começo do seu projeto. Nela, você tem a possibilidade de se conectar com a sua equipe e com os principais envolvidos no projeto para obter a adesão de todos.

• O seu planejamento de projeto (também chamado de visão geral do projeto) corresponde às informações necessárias para dar início ao projeto.

• Um brief de projeto é o ponto central de referência da sua equipe quanto às informações cruciais de um projeto.

• Um sumário executivo corresponde a uma visão geral do planejamento de projeto, e é destinado aos participantes de nível executivo.

• Os relatórios de status do projeto são atualizações de progresso que você (gestor de projeto) deverá enviar no transcorrer do projeto para manter a equipe em dia com os trabalhos.

• A retrospectiva de projeto é uma oportunidade de repassar com a sua equipe o que deu certo, o que não funcionou bem e os aprendizados que podem beneficiar o próximo projeto.

Em resumo, é uma boa ideia começar já a fazer briefs dos seus projetos!

Briefs de projetos são uma maneira excelente de registrar as informações cruciais do seu projeto e de facilmente disponibilizá-las a todos envolvidos. Com um brief de projeto, você tem uma forma de oferecer uma visão geral do projeto aos membros da equipe e aos demais participantes, sem sobrecarregá-los com informações desnecessárias.

Sabe o que é melhor do que saber elaborar um brief de projeto excelente? É gerir o seu projeto em uma ferramenta de gestão de trabalho, de modo que todos os profissionais saibam exatamente quem está fazendo o quê, dentro de qual prazo. Saiba mais sobre a utilização de uma ferramenta de gestão de trabalho como a Asana.