Seis passos para elaborar uma proposta de projeto convincente

Todos os projetos têm a sua história de criação, mas elas nunca começam com alguém proclamando: “Façam-se os recursos!” Para avançar com um projeto, as equipes precisam enviar uma proposta para os responsáveis pela decisão na sua organização ou para entidades externas. 

A proposta de projeto é como um discurso de elevador por escrito: o seu propósito é apresentar o projeto de forma resumida, porém eficiente. Neste guia, ensinaremos como elaborar uma proposta de projeto que possibilite a sua aprovação e o êxito no trabalho.

O que é uma proposta de projeto?

A proposta do projeto é um documento por escrito que descreve tudo o que as partes envolvidas precisam saber sobre um projeto, incluindo o cronograma, orçamento, objetivos e metas. A proposta deve resumir as informações do projeto e vender a ideia de modo a despertar no receptor o interesse em participar da iniciativa.

Os objetivos da proposta de projeto são:

• Conseguir recursos financeiros externos;

• Alocar recursos da empresa para o projeto;

• Obter a adesão das partes interessadas; e

• Gerar ritmo e entusiasmo.

Diferenças entre proposta de projeto, termo de abertura e caso de negócios

A proposta de projeto e o termo de abertura têm propósitos diferentes no processo de criação do projeto, e é importante entendermos a diferença entre os dois. Enquanto a proposta é realizada na fase inicial do projeto, o termo de abertura ocorre na etapa de planejamento. 

Como mencionado anteriormente, a proposta de projeto é um documento persuasivo cujo objetivo é convencer as partes envolvidas de que o projeto deve ser executado. Já o termo de abertura é um documento de referência que define os objetivos do projeto, e é criado somente após a aprovação da proposta.

A proposta de projeto pode ainda ser confundida com o caso de negócios, mas este também é realizado após a proposta. Depois que o projeto for aprovado através de uma proposta, um caso de negócios pode ser usado para obter recursos financeiros adicionais para o projeto.

Tipos de propostas de projeto

Como gestor de projetos, há seis tipos de proposta de projeto que você pode encontrar, e entender os diferentes formatos pode ser útil ao elaborar um. Cada tipo tem um objetivo diferente.

• Solicitada: é a proposta enviada em resposta a uma solicitação de proposta (SDP). Uma SDP anuncia um projeto em detalhes e solicita propostas de equipes qualificadas. Neste caso, como estamos competindo com outras empresas, precisamos fazer uma pesquisa minuciosa e escrever de forma convincente.

• Espontânea: a proposta espontânea é enviada sem uma SDP, ou seja, ninguém a pediu. Neste caso, não estamos concorrendo com outras empresas ou equipes, mas ainda assim precisamos ser persuasivos, pois não sabemos se o receptor da proposta precisa de nós.

• Informal: o cliente pode enviar um pedido informal de proposta de projeto, o qual respondemos com uma apresentação de projeto. Por não se tratar de uma SDP oficial, as regras são menos definidas.

• De renovação: esta proposta é enviada aos clientes existentes na esperança de que eles estendam os serviços com a organização. Este tipo de proposta tem o objetivo de destacar os resultados anteriores gerados pela equipe para o cliente e convencê-lo de que podemos alcançar novos resultados no futuro.

• De continuidade: enviamos propostas de continuidade para lembrar às partes envolvidas que o projeto está começando. Neste caso, apenas fornecemos informações sobre o projeto, em vez de escrevermos para convencer o receptor.

• Complementar: assim como na proposta de continuidade, enviamos a proposta complementar para as partes que já estão envolvidas no projeto. Neste tipo de proposta, informamos aos participantes de que o projeto está começando, e também solicitamos recursos adicionais. Devemos persuadir o receptor a contribuir mais para o projeto com esta proposta.

O tom de voz e o conteúdo da proposta de projeto varia conforme o tipo de proposta a ser enviado. Ao conhecermos os objetivos do projeto, podemos elaborar uma proposta mais adequada.

Como elaborar uma proposta de projeto

Estas instruções passo a passo se aplicam à maioria das propostas de projeto, não importa o tipo. Será necessário adequar a sua proposta para o público-alvo pretendido, porém este esquema pode servir como referência para você se assegurar de que todos os componentes fundamentais foram incluídos no seu documento. 

1. Escreva um sumário executivo

O sumário executivo serve de introdução à proposta. Assim como o resumo de um relatório ou a introdução de um artigo, esta seção deve resumir o que será apresentado e induzir o receptor a continuar a leitura. Dependendo da complexidade do projeto, o sumário executivo pode conter apenas um ou poucos parágrafos. 

O sumário executivo deve incluir:

• O problema que o projeto pretende resolver;

• A solução que o projeto proporcionará para aquele problema; e

• O impacto do projeto. 

Esses itens devem ser abordados de forma sucinta no sumário executivo, pois eles serão apresentados com mais detalhes no decorrer da sua proposta. 

2. Contextualize o projeto

Nesta seção, apresente o contexto do projeto. Use referências e estatísticas para convencer o leitor de que o problema em questão é válido.

Alguns pontos a incluir:

• Qual é o problema a ser resolvido com o seu projeto?

• O que já se sabe sobre este problema?

• Quem já resolveu este problema antes/Quais pesquisas foram feitas?

• Por que as pesquisas anteriores são insuficientes para tratar deste problema?

Você também pode usar esta seção para explicar como o problema que pretende resolver está diretamente relacionado à sua organização. 

3. Apresente uma solução

Você acaba de apresentar um problema na contextualização do seu projeto, agora, o próximo passo lógico na elaboração da proposta é apresentar uma solução. Esta etapa é a sua oportunidade de traçar a abordagem do seu projeto com mais detalhes. 

Alguns itens a incluir são:

• A declaração de visão do projeto;

• O cronograma do projeto, incluindo os marcos importantes;

• As funções e responsabilidades da equipe do projeto; 

• Um registro de riscos mostrando como eles serão minimizados;

• Os entregáveis do projeto; e

• Ferramentas de geração de relatório que serão usadas durante o projeto.

O seu modelo de proposta pode não ter todos esses itens, mas você pode decidir o que incluir de acordo com o escopo do projeto. É provável que esta seja a seção mais longa e detalhada da sua proposta, pois será abordado tudo o que está envolvido para alcançar a solução proposta. 

4. Defina os entregáveis e as metas do projeto

Definir os entregáveis do projeto é uma etapa crucial da elaboração da proposta. Os envolvidos querem saber o que será gerado no final do projeto, seja um produto, um programa, a atualização de uma tecnologia ou alguma outra coisa. Quando o receptor estiver lendo a sua visão, essa será a parte em que dirá: “Ah! É para isso que os meus recursos serão usados.”

Ao definir os entregáveis, você deve incluir:

• O produto ou o objetivo final do projeto; 

• O cronograma do projeto indicando quando os entregáveis ficarão prontos; e

• As metas SMART alinhadas com as entregas a serem produzidas.

Embora seja importante mostrar o problema e a solução do seu projeto, os envolvidos costumam ter mais facilidade de visualizar o projeto quando os entregáveis estão definidos.

5. Liste os recursos necessários

Agora que o problema, abordagem, solução e entregáveis estão definidos, você pode detalhar os recursos necessários para concretizar a sua iniciativa.

Nesta seção, você deve incluir:

• Orçamento do projeto: o orçamento de um projeto envolve desde os insumos necessários para criar um produto até os gastos com publicidade e a remuneração da equipe. Aqui, você deve incluir todos os itens de orçamento que serão necessários para entregar o projeto.

• Detalhamento dos custos: esta seção deve incluir uma análise justificando a necessidade dos recursos específicos para o projeto. Desse modo, as partes envolvidas poderão entender para o quê o seu investimento será usado. Este detalhamento também pode ajudar a minimizar despesas inesperadas.

• Plano de alocação de recursos: você deve incluir uma visão geral do seu plano de alocação de recursos indicando onde planeja usar os recursos específicos. Por exemplo, se você determinou que precisa de $50.000 para realizar o projeto, este valor será alocado para o pagamento de salários, tecnologias, materiais, etc.

Nesta etapa da proposta, espera-se que você já tenha convencido o receptor a apoiar o seu projeto. Por isso, deixar para apresentar os recursos necessário no final do documento é uma estratégia inteligente.

6. Apresente as conclusões

Por último, encerre a sua proposta de projeto com uma conclusão convincente e confiante. Assim como o sumário executivo, a conclusão deve resumir o problema a ser resolvido pelo seu projeto e a solução proposta. Você pode salientar o impacto do seu projeto na conclusão, mas deixe esta seção relevante, assim como faria em uma redação convencional. 

Dicas para elaborar uma proposta eficaz de projeto

Seguir os passos indicados acima fará com que a sua proposta de projeto tenha todos os elementos necessários. Mas, se você quer impressionar o leitor e conquistar a sua aprovação, a sua escrita deve se destacar. Além dos itens acima, ao elaborar uma proposta de projeto:

Conheça o seu público

Ao escrever a sua proposta, tenha em mente o seu público-alvo (isto é, as partes interessadas) o tempo todo. Lembre-se de que o objetivo da proposta é conquistar o seu público, e não apenas apresentar detalhes do projeto. Por exemplo, se você está desenvolvendo uma nova ferramenta de edição para uma editora de livros infantis, será que é possível determinar se as partes interessadas são pais e mães, e apelar para o lado emocional ao convencê-los a apoiarem o seu projeto?

Seja persuasivo

A persuasão é importante em uma proposta de projeto, pois espera-se que o público leia a proposta e faça algo em troca. Se o leitor não ficar intrigado com o seu projeto, não se sentirá disposto a ajudar. Se você descreve a sua ferramenta de edição, mas não menciona as diversas funcionalidades que ela oferece, os seus benefícios para os clientes e o seu impacto positivo no setor, o seu público questionará: “Por que eu devo me importar com este projeto?”

Simplifique

Embora seja necessário detalhar o problema, a abordagem e a solução, não torne a sua proposta de projeto complexa demais. Isso significa que é boa ideia apresentar o plano de projeto da sua ferramenta de edição, mas sem detalhar os códigos de programação usados pelos engenheiros para fazê-la funcionar. 

Faça a sua pesquisa

Uma proposta de projeto bem-sucedida inclui uma pesquisa aprofundada. Prepare-se para fundamentar o seu problema (e a solução) com fontes confiáveis, estudos de caso, estatísticas ou gráficos para não deixar dúvidas para o seu público. Ao escrever a sua proposta, coloque-se no lugar do leitor e questione:

• Por que isso é um problema?

• Como isso solucionará o problema?

• Alguém já resolveu esse problema antes?

• Quais são os custos do projeto?

Se você consegue responder a essas perguntas, então provavelmente pesquisou o suficiente para sustentar a iniciativa proposta.

Use ferramentas de gestão de projetos para fortalecer a sua proposta

Boas propostas de projeto requerem a colaboração da equipe. Com as ferramentas certas de gestão, a sua equipe pode se comunicar, compartilhar informação e trabalhar em conjunto em um único documento compartilhado. 

Armazenar todas as informações de projeto em um único lugar facilita o acesso a esses dados quando necessário. Propostas de projeto nascem a partir de projetos bem-organizados e devidamente planejados. Por isso, um software de gestão de projetos é um recurso essencial para elaborar uma proposta de forma eficaz. Tudo pronto para começar? Experimente a Asana.