Como a mitigação de riscos pode proteger a sua empresa em tempos de mudanças

Na última vez que você foi caminhar, talvez tenha conferido a previsão do tempo antes de sair. E, com base nas informações do aplicativo do tempo, decidiu como se vestir e o que levar. Se o clima parecia frio, é provável que tenha usado uma blusa leve ou uma jaqueta. Se o aplicativo indicou a possibilidade de chuva, talvez você tenha ponderado sobre a hipótese de um temporal e decidiu se levaria ou não um guarda-chuva. 

Isso é mitigar o risco. Você determinou os possíveis riscos (passar frio ou molhar-se), avaliou a probabilidade de acontecerem e tomou medidas para reduzir os riscos. 

Mas a mitigação de riscos é mais do que uma estratégia para não se molhar em dias chuvosos. Nos negócios, essa prática nos ajuda a evitar as consequências negativas de riscos maiores e inesperados, como perdas financeiras. A seguir, vamos apresentar quatro estratégias que você pode usar para atenuar os riscos para a sua empresa e a sua equipe. 

O que é a mitigação de riscos? 

A mitigação de riscos é o processo para reduzir as possíveis ameaças ou riscos a um negócio ou projeto. A mitigação faz parte de uma estratégia maior da gestão de riscos e consiste em identificar os riscos e desenvolver um plano de controle ou eliminação destes, para que você tenha mais confiança e tranquilidade ao levar o trabalho adiante.

O objetivo da mitigação de riscos é reduzir a probabilidade dos riscos de um projeto ou de um negócio e estabelecer estratégias para monitorar e responder às possíveis ameaças, caso ocorram. A mitigação de riscos é um componente fundamental de qualquer estratégia de negócios, principalmente quando o negócio enfrenta riscos externos de que a equipe tem menos controle, como uma mudança nas condições macroeconômicas. 

Por que a mitigação de riscos é importante para as empresas?

Por melhor que seja o planejamento, todos os negócios enfrentam riscos. Isso vale ainda mais em tempos de incerteza, por exemplo, quando há crises globais ou mudanças nas condições do mercado. A mitigação de riscos pode ajudar você e a sua equipe a percorrer os caminhos incertos ao reduzir os riscos desnecessários para a continuidade dos negócios. 

Alguns riscos comuns que as empresas enfrentam são:

• Riscos ao projeto, como desvio de escopo, falta de clareza no projeto, prazos apertados e recursos limitados. 

• Riscos financeiros, como a falta de fundos ou queda na lucratividade. 

• Riscos econômicos como a mudança nas condições macroeconômicas e flutuações no mercado de ações. 

• Riscos de cibersegurança, como vazamento de dados e invasão de hackers. 

• Riscos de reputação, como problemas na gestão da marca ou perda da confiança dos clientes.

• Riscos de recursos humanos, como a rotatividade, escassez de profissionais e congelamento de contratações.

• Riscos operacionais, como riscos relativos à cadeia de fornecimento ou mudanças nos procedimentos operacionais. 

Assim como o despreparo para os riscos na vida pode resultar em consequências negativas, como se molhar ao sair de casa sem um guarda-chuva, empresas despreparadas para os riscos também podem enfrentar obstáculos, como:

• Projetos ultrapassarem o orçamento

• Resultados de projeto abaixo do esperado

• Limitação de recursos gerando esgotamento psicológico e sobrecarga de trabalho

• Rotatividade na equipe 

• Descumprimento de prazos

• Impactos sobre a marca ou reputação da empresa

• Redução da inovação

• Perdas financeiras. 

Esses riscos (e suas possíveis consequências) podem parecer assustadores. Mas só porque os riscos fazem parte dos negócios, não quer dizer que não seja possível se preparar para enfrentá-los. Com as estratégias de mitigação de riscos, você pode reduzir os riscos de negócios e concentrar-se na realização do trabalho. 

Quatro estratégias comuns de mitigação de riscos 

Há quatro tipos comuns de estratégias de mitigação de riscos que podemos usar para proteger os negócios de riscos indesejados. O primeiro passo para atenuar os riscos é identificar e avaliar os riscos enfrentados pelo seu negócio ou projeto. Assim que tiver uma ideia melhor das possíveis ameaças, você poderá avançar com o plano de mitigação de riscos que melhor protegerá você e a sua equipe. 

Para identificar os riscos potenciais:

• Comece cedo. Os riscos do projeto devem ser avaliados nos estágios de início do projeto e de planejamento do projeto. Já os riscos do negócio devem ser avaliados constantemente, sobretudo em períodos de incerteza ou de mudança nas condições econômicas. 

• Reúna-se com a sua equipe. Uma das melhores maneiras de identificar riscos é reunindo a equipe envolvida no projeto ou negócio que pode ser afetado pelas possíveis ameaças. Você pode se reunir com a sua equipe de projeto, líderes empresariais e/ou partes interessadas. Algumas coisas que você pode considerar ao avaliar os riscos do projeto são: cronograma do projeto, escopo, orçamento, recursos disponíveis e outras restrições do projeto. Ao avaliar os riscos gerais para os negócios, analise fatores como participação de mercado, desempenho e estratégias da concorrência, possíveis riscos jurídicos e condições econômicas atuais ou projetadas (uma análise PEST pode ser útil neste aspecto). 

• Determine a probabilidade dos riscos potenciais. Assim que tiver uma ideia melhor dos riscos a serem enfrentados, você pode criar um modelo de matriz de riscos, que determina o impacto geral de um risco através da sua probabilidade e da gravidade das consequências, caso venha a se concretizar. Desse modo, você saberá quais riscos têm o potencial de realmente prejudicar os negócios e quais vale a pena arriscar.

• Desenvolva uma estratégia de mitigação de riscos. Agora que você já sabe quais são os riscos para o seu negócio e o potencial impacto de cada um, você pode desenvolver uma estratégia de mitigação que esteja alinhada com cada tipo de risco e as possíveis consequências. 

Veja quatro estratégias comuns de mitigação de riscos:

1. Evitar o risco

Evitar o risco é uma estratégia de mitigação que busca evitar qualquer ação que tenha o potencial de resultar no risco indesejado. Nessa estratégia, simplesmente contornamos o risco ao optar por não realizar a ação que poderia desencadeá-lo. 

Quando evitar o risco: é provável que use essa estratégia se as consequências da possível ameaça forem altamente impactantes, como um risco que poderia gerar um impacto significativo na situação financeira da empresa. 

Exemplo: digamos que a sua empresa esteja planejando abrir um segundo escritório. Ao avaliar os riscos específicos, você percebe que a sede atual não está gerando lucro suficiente para sustentar outro escritório, portanto seria necessário obter um financiamento. Além disso, caso a construção do segundo escritório atrasar ou demorar a gerar lucro, você pode ter dificuldade para cumprir o plano de pagamento. Como isso pode causar um efeito cascata na sua empresa e acabar afetando o seu desempenho e rentabilidade, talvez você decida suspender a expansão e evitar o risco por completo. 

2. Reduzir ou controlar o risco

A redução dos riscos (ou controle de riscos, como também é conhecida) envolve tomar medidas que podem diminuir a probabilidade de um risco acontecer ou limitar o seu impacto, caso ocorra. Ao usar esta estratégia, é importante definir os riscos logo no início do projeto, bem como rastrear os riscos de forma proativa durante o projeto, para que você possa monitorá-lo e reagir caso venha a se manifestar. 

Quando reduzir o risco: você pode optar por essa estratégia caso acredite que seja capaz de controlar os potenciais riscos com ações de mitigação, como ajustes ou atualizações no processo.

Exemplo: imagine que você esteja lançando uma campanha de marketing. No início do projeto, você avalia os riscos e descobre que há a possibilidade de o projeto exceder o cronograma previsto. Você analisa o risco e decide que a probabilidade de atraso no projeto é baixa e que isso pode ser controlado. Para reduzir a probabilidade do risco, você começa identificando as possíveis razões para ele acontecer, como tarefas fora do escopo, atrasos na produção, falhas inesperadas e restrições de recursos. Em seguida, você implementa métodos de controle, como usar um software de calendário da equipe para evitar erros de agendamento, criar um plano de gestão de escopo e alocar os recursos corretamente. 

3. Transferir o risco

Esta estratégia consiste em transferir as possíveis consequências do risco para terceiros. Ao fazer isso, você protege o seu negócio, pois elimina a responsabilidade da empresa caso o risco se concretize. 

Um exemplo comum de transferência de riscos é a aquisição de seguro. A empresa paga a uma seguradora para assumir os custos de um determinado risco. Caso aconteça, a seguradora pagará os danos, portanto a empresa não será financeiramente responsável. Outras formas de transferir os riscos são a terceirização ou contratação de serviços. 

Quando transferir o risco: esta é uma estratégia inteligente de mitigação de riscos para proteger a empresa de possíveis responsabilidades financeiras. Também é uma boa estratégia quando a probabilidade do risco é baixa, mas o potencial impacto financeiro sobre a empresa é elevado. 

Exemplo: digamos que a sua empresa esteja lançando um novo produto. Como você ainda não tem os recursos necessários para produzi-lo internamente — e estabelecer todo o processo de produção teria um custo inicial elevado —, você decide terceirizar a produção. Com isso, a sua empresa evita os custos iniciais e, se a subcontratada atrasar ou tiver problemas na produção, ela assumirá as perdas financeiras que possam incidir sobre a sua empresa.

Todavia, a transferência de riscos tem suas desvantagens. Só porque você protegeu a sua empresa das responsabilidades financeiras, não significa que não possam advir outros efeitos negativos da materialização do risco. Por exemplo, se um problema com a subcontratada atrasar o lançamento do seu produto, a sua empresa não será responsável pelas perdas financeiras, mas o atraso no lançamento ainda poderá afetar a marca e a reputação da empresa. Portanto, leve em conta esses fatores ao considerar essa estratégia de mitigação de riscos. 

4. Aceitar o risco

Assim como o nome sugere, aceitar o risco é reconhecer e aceitar um possível risco. Ao contrário da estratégia de redução, que envolve tentativas de mitigação do risco, a aceitação consiste em seguir em frente com a consciência de que o risco pode se materializar. Se porventura o impacto ou a probabilidade aumentar para um nível inaceitável, você pode mudar a estratégia de mitigação com base nisso.

Quando aceitar o risco: você provavelmente usará esta estratégia quando considerar que o nível do risco é aceitável. Por exemplo, quando a probabilidade do risco for baixa, as consequências negativas não forem expressivas, ou quando o custo de mitigação do risco for maior do que os possíveis gastos se ele vier a ocorrer.

Exemplo: suponhamos que a sua empresa de entrega de flores conte com o mesmo fornecedor de rosas há cinco anos. Durante este tempo, o florista nunca deixou de realizar uma entrega de Dia dos Namorados. Essa data comemorativa é um dos seus principais geradores de lucro, por isso, se o florista perdesse uma entrega, afetaria o seu faturamento e a reputação da sua empresa. Mas isso nunca aconteceu. Além do mais, encontrar e contratar outro florista para um fornecimento emergencial de flores custaria um valor elevado e poderia acabar em desperdício. Como o risco de o seu fornecedor perder uma entrega é baixo, a sua empresa o considera aceitável e segue em frente, sem tomar qualquer medida para se proteger deste risco. 

Como monitorar constantemente os riscos do negócio

A mitigação de riscos não é estática: é um processo em constante evolução. Depois de definir uma estratégia de mitigação, você deve continuar a monitorar os riscos para ver se houve um aumento na sua probabilidade ou gravidade, e para se preparar para novos riscos. 

Algumas formas de monitorar os riscos do negócio são:

• Começar com um roteiro de projeto bem-definido para que toda a equipe e as partes interessadas estejam alinhadas em relação ao escopo e entregáveis do projeto. 

• Estabelecer verificações regulares para monitorar o escopo e o progresso do projeto.

• Acompanhar o progresso e o desempenho do projeto em tempo real com um software de gestão de projetos que monitore a sua situação. 

• Monitorar os gastos e despesas para um controle de custos efetivo.

• Definir o orçamento do projeto com antecedência. 

• Usar técnicas de gestão do tempo e ferramentas (por exemplo, modelos de planejador diário) para manter o trabalho em dia. 

• Criar um plano de alocação de recursos para reduzir os riscos relacionados aos recursos. 

• Monitorar de forma proativa as mudanças nas condições de negócio e ajustar as estratégias comerciais conforme necessário. 

• Pôr em prática um plano de gestão de crises para responder às ameaças determinantes para o negócio.  

Riscos reduzidos significam menos incertezas para você e a sua equipe

Todos os negócios enfrentam riscos, e os riscos geram medo, principalmente em tempos de mudanças e incertezas. Com as estratégias de mitigação de riscos, você pode proteger a sua equipe e a empresa de riscos desnecessários e, com isso, reduzir a insegurança e levar os seus negócios adiante.