Gestão do escopo do projeto: planejar, modelar e orientar

Gerir o escopo de um projeto é como dirigir um carro. Se você não mantiver os olhos na frente, o carro sai da estrada. Da mesma forma, se você não controlar o escopo do projeto, ele sairá dos trilhos. Um plano de gestão de escopo descreve os processos envolvidos na execução do seu projeto e serve como uma diretriz para mantê-lo dentro de limites específicos. 

Como gestor de projetos, é sua responsabilidade orientar a equipe durante o ciclo de vida do projeto. Neste artigo, explicaremos o que é um plano de gestão de escopo e como ele pode ajudar na fase de planejamento. Depois de entender o processo de gestão do escopo, o seu plano preparará você e a sua equipe para o sucesso.

O que é a gestão do escopo do projeto?

A gestão do escopo do projeto é o processo de definir e controlar o que está e o que não está incluído em um projeto. Trata-se de entender as metas, os marcos, as tarefas, os prazos, os resultados e os custos do projeto e garantir que tudo esteja alinhado para atender aos objetivos do projeto. Um plano de gestão de escopo bem definido é essencial para a execução bem-sucedida do projeto, pois ajuda a evitar desvios de escopo, garante que os recursos sejam usados de forma eficiente e mantém o projeto em dia.

Fases da gestão do escopo do projeto

A gestão eficaz do escopo do projeto envolve várias etapas principais: iniciar, planejar, definir, verificar e controlar o escopo do projeto. Ao seguir essas etapas, os gestores de projeto podem criar um plano de gestão de escopo do projeto detalhado que descreva como o escopo será definido, validado e controlado ao longo do ciclo de vida do projeto. 

Esse plano é um roteiro para que as partes interessadas entendam os limites do projeto e ajuda a manter todos em sintonia do início ao fim.

Início

A fase de início estabelece as bases ao identificar a parte do projeto que precisa de foco e os objetivos principais. Durante esta fase, você envolve as principais partes interessadas, avalia a viabilidade do projeto e desenvolve uma declaração de trabalho ou termo de abertura de projeto claros. A fase de iniciação cria uma base sólida para todas as atividades subsequentes do projeto.

Planejamento

Durante a fase de planejamento, a equipe do projeto colabora para desenvolver uma abordagem abrangente que descreva o cronograma, a linha de base do escopo e o orçamento do projeto. É aqui que a definição do escopo se torna crucial: trata-se do processo de dividir o projeto em tarefas e subtarefas gerenciáveis, o que facilita que a equipe atenda às expectativas.

Definição

Na fase de definição, você cria uma documentação precisa das exclusões do projeto, esclarecendo o que está fora do escopo do projeto para evitar mal-entendidos e desvios de escopo. Essa documentação fornece uma referência clara do que o projeto entregará, para que todos os participantes e membros da equipe tenham uma compreensão coesa dos objetivos do projeto.

Verificação

A verificação envolve revisões regulares com as partes interessadas do projeto para confirmar que o projeto permanece alinhado com a linha de base do escopo e para fazer os ajustes necessários. A verificação é essencial para gerir as mudanças e evitar desvios de escopo, que podem prejudicar o sucesso do projeto.

Controle do escopo do projeto

Por fim, controlar o escopo do projeto requer monitoramento e gestão contínuos do progresso do projeto em relação ao plano original. Isso implica acompanhar o desempenho da equipe do projeto, controlar o orçamento do projeto, gerir os custos excedentes e garantir que todas as partes interessadas estejam cientes e concordem com quaisquer alterações no cronograma do projeto.

Importância da gestão do escopo do projeto

Compreender a importância da gestão do escopo é fundamental para evitar armadilhas do projeto, como atrasos, extrapolação do orçamento e insatisfação das partes interessadas. Um plano de gestão de escopo do projeto bem elaborado atua como um modelo que orienta todas as decisões e ações em cada parte do projeto.

Por exemplo, considere um projeto para desenvolver um novo software de atendimento ao cliente. Quando uma parte interessada sugere um recurso não incluído originalmente no escopo, o gestor do projeto pode consultar o plano de gestão de escopo do projeto para explicar com firmeza por que o novo recurso não pode ser acomodado. Essa postura decisiva garante que o projeto permaneça focado e em dia.

Qual é o propósito de um plano de gestão de escopo?

O propósito de um plano de gestão de escopo é criar a estrutura do projeto documentando os recursos necessários para atingir os objetivos do projeto. O plano de gestão do escopo também reduzirá a chance de desvio de escopo. 

Um processo de gestão de escopo ajuda a evitar problemas comuns, como: 

• Requisitos em constante mudança

• Gastos excessivos

• Tempo desperdiçado

• Não cumprimento dos prazos

O que é o escopo do projeto?

O escopo do projeto estabelece os limites do projeto e define as metas, os prazos e os entregáveis do projeto. Ao esclarecer o escopo do projeto, você o estrutura em torno do que a sua equipe fará e não fará, além de fornecer metas e objetivos para que ela trabalhe.  

Toda a equipe deve estar envolvida na definição do escopo do projeto. Isso significa comunicar-se com as principais partes interessadas e redigir uma declaração de escopo do projeto que descreva os requisitos do projeto. Por exemplo, se você estiver definindo um escopo para uma nova campanha publicitária, certifique-se de que a equipe de design, a equipe de conteúdo e a equipe de marketing digital concordem com os detalhes da declaração de escopo. 

O que é um desvio de escopo?

O desvio de escopo ocorre quando o projeto ultrapassa a declaração de escopo inicial. Por exemplo, o desvio de escopo pode ocorrer se uma parte interessada adicionar um entregável adicional após o início do projeto. 

Mudanças inesperadas no projeto podem levar a um aumento dos riscos, como cronogramas perdidos, aumento de orçamentos, excesso de trabalho ou um produto final de baixa qualidade. Há várias razões pelas quais o desvio de escopo pode ocorrer. Alguns motivos incluem:

• Escopo do projeto pouco claro

• Objetivos de projetos pouco realistas

• Excesso de participantes

• Gestão de escopo deficiente

• Comunicação ineficaz com as partes interessadas

Para evitar o desvio de escopo, é necessário planejar-se para combatê-lo, e é aí que entra um plano de gestão de escopo robusto.

Como criar um plano de gestão do escopo do projeto

O Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK®) do Project Management Institute (PMI) oferece um processo padrão de gestão do escopo do projeto em seis etapas. Essas seis etapas ajudam a criar um plano de gestão de escopo sólido para manter o seu projeto em dia.

1. Crie o seu plano de escopo

A primeira etapa do processo de planejamento envolve a criação do documento do plano de escopo. Este documento deve incluir a declaração de escopo, um detalhamento dos requisitos do projeto e quaisquer entregáveis entregáveis do projeto. 

O documento do plano de escopo também pode incluir um processo de controle de mudanças, que é um processo para solicitações de mudança que pode evitar desvios de escopo. Este é um documento que você pode consultar nas fases posteriores do planejamento do projeto. Você pode precisar deste documento para projetos complexos, projetos em que você acha que as partes interessadas vão querer muitos entregáveis ou quando há muita incerteza sobre quais podem ser os seus entregáveis. 

Dicas para criar um plano de escopo: 

• Incorpore o julgamento de especialistas: para criar o seu documento de planejamento do escopo, você precisa considerar todas as partes do processo organizacional. Consulte as partes interessadas interdisciplinares e executivas para garantir que você tenha todas as informações necessárias.

Realize reuniões de lançamento do escopo: antes de finalizar o documento de escopo, certifique-se de ter a adesão de todas as partes interessadas. Compartilhe o documento do plano de escopo de forma assíncrona ou organize uma reunião inicial para que outros gestores e membros da equipe envolvidos no projeto possam contribuir para a declaração de escopo inicial.

2. Levante os requisitos do projeto

Nesta etapa do processo, você identificará as necessidades das partes interessadas para poder cumprir os objetivos do projeto. A sua meta deve ser reunir uma lista detalhada de requisitos das partes interessadas para evitar alterações de escopo no futuro. 

Dicas para levantar os requisitos do projeto: 

• Crie um termo de abertura de projeto: crie um termo de abertura de projeto ou um discurso de elevador para que as partes interessadas possam entender claramente o projeto e garantir que as suas expectativas correspondam aos objetivos do projeto. 

• Realize grupos focais ou workshops: realize grupos focais ou workshops para dar às partes interessadas uma melhor compreensão do seu projeto. Comunicar os objetivos do seu projeto às partes interessadas é essencial se você quiser que elas aceitem o escopo do projeto.

• Desenvolva protótipos: desenvolva um protótipo do entregável do projeto antes de apresentá-lo às partes interessadas. Dessa forma, as partes interessadas podem visualizar o produto final, expressar as suas preocupações ou listar requisitos adicionais desde o início.

3. Defina o escopo

Depois de coletar os requisitos das partes interessadas, transforme essas informações em um escopo bem definido e uma descrição detalhada do produto. Este documento esclarece as expectativas e os entregáveis do projeto para que todos os membros da equipe saibam o que devem realizar.

Dicas para definir o escopo: 

• Experimente a análise do produto: antes de definir o escopo e escrever uma descrição detalhada do produto, é necessário fazer uma análise aprofundada do produto. Analise o produto que você planeja criar do ponto de vista do cliente para determinar se ele atenderá às expectativas dele. 

• Crie alternativas: também é importante criar alternativas caso o seu projeto encontre riscos. Por exemplo, como você atenderá às necessidades das partes interessadas se estiver planejando o lançamento de um novo produto e a data de lançamento atrasar?

• Facilite workshops: organize workshops de brainstorming para esclarecer o escopo do projeto e incentivar a colaboração entre os membros da equipe. 

4. Crie uma estrutura analítica do projeto

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma maneira de dividir o projeto em níveis de tarefas. Ao criar uma EAP, a equipe pode visualizar claramente cada componente do projeto e avaliar o que precisa ser feito. 

Uma estrutura analítica do projeto cria uma estrutura hierárquica de tarefas. A partir daí, você pode programar, monitorar e controlar o seu projeto. Você pode economizar tempo começando com um modelo de estrutura analítica do projeto, que fornece uma estrutura consistente para mapear todas as tarefas do projeto.

Dicas para criar uma EAP: 

• Divida o objetivo do seu projeto: uma EAP divide o objetivo do seu projeto em dependências e subdependências. Esses grupos menores de tarefas são frequentemente chamados de pacotes de trabalho. Depois de dividir as tarefas, você terá uma visão clara de tudo o que o seu projeto precisa, incluindo as horas, equipamentos, ferramentas e despesas.

• Automatize os fluxos de trabalho: automatizar os fluxos de trabalho dos membros da equipe pode agilizar a coordenação dos projetos e aumentar a visibilidade deles. O uso de software para automatizar esses fluxos de trabalho também reduzirá a coleta manual de informações e o trabalho duplicado.

5. Valide o escopo

Validar o escopo significa simplesmente obter a aprovação de todos os participantes envolvidos no projeto. Certifique-se de que as partes interessadas entendam claramente os entregáveis do seu projeto para evitar desvios de escopo futuros. Se possível, obtenha feedback ou conselhos sobre quaisquer alterações e melhorias. 

Dicas para validar o escopo: 

• Inspecione o seu plano: como a validação é a aprovação final do seu plano de gestão de escopo, você deve revisá-lo e inspecioná-lo minuciosamente. Os membros da equipe podem ajudar a inspecionar o plano antes de enviá-lo às partes interessadas, mas estas também devem participar de uma inspeção final para que o plano seja analisado pelo maior número possível de pessoas.

6. Controle do escopo

A última etapa do seu plano de gestão de escopo é o controle do escopo. À medida que o projeto avança para a fase de execução, monitore o seu status e administre as alterações no escopo. A melhor maneira de simplificar o controle do escopo é usar um software de gestão de projetos. Essas ferramentas podem compartilhar feedbacks, arquivos e atualizações de status do seu projeto, para que você esteja ciente de quaisquer alterações de escopo em tempo real.

Dicas para controlar o escopo: 

• Analise a variação: nesta parte do plano de gestão de escopo, avalie a variação que ocorre no escopo. Analisar o desempenho real do seu escopo em relação ao desempenho planejado lhe dará uma visão para projetos futuros.

• Consulte o documento de controle de mudanças: você criou um processo de controle de mudanças anteriormente na fase de planejamento. Lembre-se de consultar este documento para acompanhar o fluxo de informações em matéria de mudanças no projeto.

Dicas para uma gestão eficaz do escopo do projeto

Uma gestão eficaz do escopo do projeto é crucial para o sucesso de qualquer projeto. Ela combina técnicas de planejamento estratégico e gestão do trabalho para garantir que os objetivos sejam alcançados de forma eficiente. 

Aqui estão várias dicas para orientar você a manter o seu projeto no caminho certo do início ao fim:

• Defina claramente o produto e o escopo do projeto. Comece com uma definição precisa do escopo do produto, detalhando os recursos e funções do produto ou serviço que está sendo desenvolvido, e do escopo do projeto, que inclui o trabalho necessário para entregar o produto. Uma distinção clara entre esses escopos ajuda a evitar mal-entendidos e desvios de escopo.

• Envolva as partes interessadas desde o início. Envolva as principais partes interessadas do projeto no início do processo de planejamento. A contribuição delas pode ajudar a refinar o escopo do projeto e garantir que ele esteja alinhado aos objetivos do negócio e às expectativas das partes interessadas.

• Desenvolva um plano de gestão de escopo detalhado. Crie um plano de gestão de escopo abrangente que descreva como as mudanças de escopo serão identificadas, avaliadas e implementadas ou rejeitadas. Este plano é o seu roteiro para enfrentar os desafios do escopo.

• Implemente processos de controle de mudanças. Estabeleça processos formais de controle de mudanças para gerir as solicitações de alterações no escopo do projeto de forma eficiente. Esses processos ajudam a avaliar o impacto das mudanças no cronograma, no orçamento e nos recursos do projeto.

• Documente tudo. Mantenha registros detalhados de todas as reuniões, decisões e alterações relacionadas ao escopo do projeto. A documentação fornece um ponto de referência claro para todos os participantes do projeto e pode ser inestimável para resolver disputas e informar projetos futuros.

Incorporar essas dicas às suas práticas de gestão de projetos pode levar a resultados mais bem-sucedidos. A gestão eficaz do escopo consiste em equilibrar o planejamento detalhado das funcionalidades do produto e do trabalho do projeto com a flexibilidade de se adaptar às mudanças.

Simplifique a gestão do escopo com ferramentas de gestão de projetos

Um plano de gestão de escopo do projeto cria uma estrutura clara para a equipe seguir durante a execução do projeto. O planejamento da gestão do escopo é mais fácil com uma ferramenta on-line, pois você pode compartilhar o seu plano com as partes interessadas, automatizar os fluxos de trabalho internos e dividir facilmente os objetivos do projeto em tarefas. Com um software de gestão de projetos, você pode agilizar os processos e se sentir mais bem preparado para o que está por vir.