Sete etapas importantes do processo de tomada de decisões

Nós tomamos decisões todos os dias. Ir para o trabalho de ônibus ou chamar um carro? Tomar sorvete de chocolate ou de baunilha? Tomar leite desnatado ou integral?

Há todo um processo por trás dessas pequenas decisões, embora sejam escolhas simples e fáceis. Então, como acabamos tomando decisões mais difíceis? 

No trabalho, as decisões não são tão simples como escolher que tipo de leite você vai colocar no seu café de manhã. É por isso que entender o processo de tomada de decisões é tão importante. 

O que é o processo de tomada de decisões?

É um método usado para reunir informações, avaliar alternativas e, por fim, fazer uma escolha. 

O processo de sete etapas apresentado a seguir é voltado para decisões difíceis que envolvem várias partes interessadas, mas ele também pode ser usado para algo simples como qual cereal comer no café da manhã. 

As sete etapas do processo de tomada de decisões

Etapa 1: identifique a decisão que precisa ser tomada

Quando você estiver identificando a decisão, pergunte-se: 

• Qual é o problema a ser resolvido?

• Qual é o objetivo que planejo alcançar implementando esta decisão?

• Como farei para mensurar o sucesso?

Essas perguntas são técnicas comuns de estabelecimento de metas que, em última instância, ajudam a alcançar as melhores soluções possíveis. Quando o problema é definido de maneira clara, temos mais informações para obter a melhor decisão para resolver o problema.

Etapa 2: reúna as informações relevantes

Reunir informações relacionadas à decisão a ser tomada é uma etapa importante para que essa decisão seja bem fundamentada. A sua equipe tem dados históricos que se relacionam com esse problema? Alguém já tentou resolver esse problema antes?

Também é importante procurar informações fora da sua equipe ou empresa. Uma tomada de decisão eficaz exige informações de muitas fontes diferentes. Encontre fontes externas fazendo pesquisa de mercado, trabalhando com um consultor ou conversando com colegas de uma empresa diferente que tenham experiências relevantes. Reunir informações ajuda a sua equipe a identificar diferentes soluções para o seu problema.

Etapa 3: identifique soluções alternativas

Essa etapa exige que você procure muitas soluções diferentes para o problema em questão. Encontrar mais de uma alternativa é importante quando se trata de tomada de decisões de negócios, porque as diferentes partes interessadas podem ter diferentes necessidades dependendo da função delas. Por exemplo: se uma empresa estiver procurando uma ferramenta de gestão do trabalho, a equipe de design pode ter necessidades diferentes das necessidades da equipe de desenvolvimento. Escolher apenas uma solução logo de princípio pode não ser a escolha certa. 

Etapa 4: pondere as evidências

É aqui que você pega todas as soluções diferentes que reuniu e analisa a forma como elas resolveriam o seu problema inicial. A sua equipe começa identificando os prós e os contras de cada opção e eliminando as alternativas dessas escolhas.

Há algumas maneiras comuns pelas quais a sua equipe pode analisar e ponderar as evidências das opções:

• Lista de prós e contras

• Análise SWOT ou FOFA

• Matriz de decisão.

Etapa 5: escolha dentre as alternativas

O próximo passo é tomar a decisão final. Considere todas as informações que você coletou e como essa decisão pode afetar cada parte interessada. 

Às vezes, a decisão certa não é uma das alternativas, mas sim uma combinação de algumas alternativas diferentes. A tomada de decisão eficaz envolve a solução criativa de problemas e o pensamento não convencional, então não se limite (nem limite a sua equipe) a opções rígidas.

Um dos valores fundamentais da Asana é rejeitar compensações falsas. Escolher apenas uma decisão pode resultar na perda do benefício das outras. Se puder, tente encontrar opções que vão além das alternativas apresentadas.

Etapa 6: aja

Depois que o tomador de decisão final aprovar, é hora de colocar a solução em ação. Reserve um tempo para criar um plano de implementação, de forma que a equipe esteja toda na mesma página para dar os próximos passos. Após ter feito isso, é hora de colocar o plano em ação e monitorar o progresso para determinar se a decisão foi boa ou não. 

Etapa 7: analisar a sua decisão e o impacto dela (bom e mau)

Depois de tomar uma decisão, monitore as métricas de sucesso detalhadas na etapa 1. É assim que se determina se a solução atende ou não aos critérios de sucesso da equipe.

Algumas questões a considerar durante a análise da decisão:

• Ela resolveu o problema que a equipe identificou na etapa 1? 

• Ela impactou a equipe de maneira positiva ou negativa?

• Quais partes interessadas foram impactadas positivamente? Quais foram impactadas negativamente?

Se essa solução não tiver sido a melhor alternativa, a sua equipe pode usar uma forma iterativa de gestão de projeto. Assim, a equipe consegue se adaptar rapidamente a mudanças e tomar as melhores decisões com os recursos disponíveis. 

Modelos de tomada de decisão

Embora a maioria dos modelos de tomada de decisão girem em torno das mesmas sete etapas, estas são algumas metodologias que ajudam a fazer a escolha certa:

Modelos de tomada de decisão racionais

Este é o modelo de tomada de decisão mais comum: lógico e sequencial. As sete etapas listadas acima são um exemplo de modelo racional. 

Quando a sua decisão causa um grande impacto na equipe e você precisa maximizar os resultados, este é o tipo de processo de tomada de decisão a ser usado. Nele, é preciso considerar diversos pontos de vista com o mínimo de viés, para encontrar a melhor decisão possível. 

Modelos de tomada de decisão intuitivos

Este modelo não é orientado por informações ou dados, e sim por puro instinto. Esta forma de tomar decisões exige experiência prévia e reconhecimento de padrões para formar bons instintos.

É um modelo frequentemente usado por tomadores de decisão que têm muita experiência com tipos de problemas semelhantes. Eles já tiveram sucesso comprovado com a solução que pretendem implementar. 

Modelos de tomada de decisão criativos

Este modelo implica em reunir informações e insights sobre um problema e encontrar possíveis soluções, de forma semelhante ao modelo de tomada de decisão racional. 

A diferença aqui é que, em vez de identificar os prós e os contras de cada alternativa, o tomador de decisão entra em um período no qual tenta não pensar ativamente sobre a solução. O objetivo é fazer com que o subconsciente assuma e leve à decisão certa, assim como no modelo de tomada de decisão intuitivo. 

Esta situação é melhor utilizada em um processo iterativo, ao permitir que as equipes consigam testar suas soluções e adaptá-las conforme as coisas forem mudando.

Monitore as decisões com uma ferramenta de gestão do trabalho

Monitorar decisões cruciais pode ser difícil se o processo não for documentado corretamente. Saiba mais sobre como uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, ajuda a monitorar decisões, colaborar com os colegas de equipe e se manter a par do progresso, tudo em um só lugar.