Avalie o desempenho com as linhas de base do projeto

Imagine o seguinte: você está em um campo de tiro com arco, mirando em uma enorme parede em branco. Você solta a corda e a flecha voa direto para a parede à sua frente. Você começa a comemorar a vitória, mas depois para: acha que atirou bem na direção certa, mas não tem certeza, já que todas as partes da parede parecem iguais. 

Você decide mirar em um alvo. Você puxa a corda e deixa a flecha voar, e ela pousa com um baque no alvo. Desta vez, você sabe que o seu tiro foi um sucesso. 

Estabelecer um alvo faz mais do que fazer você se sentir como Robin Hood (embora sem as meias-calças). Ter um alvo para mirar lhe dá um ponto de referência para medir as suas habilidades, assim como as linhas de base do projeto lhe dão uma referência para medir o desempenho de um projeto.

O que são linhas de referência de projeto?  

As linhas de base do projeto são metas predefinidas para o cronograma, o custo e o escopo do projeto. Você determina as linhas de base como parte do seu plano de projeto. Então, à medida que o projeto avança, você usa essas linhas de base como ponto de referência para monitorar o desempenho do projeto ao longo do tempo.

Há três tipos de linhas de referência de projeto: 

• Uma linha de base de escopo define claramente o escopo do projeto. Ela inclui uma lista de objetivos e entregáveis do projeto nos quais você se concentrará.  

• Uma linha de base de cronograma determina quanto tempo o seu projeto deve levar. A linha de base do cronograma é o cronograma do projeto e deve incluir datas de conclusão claramente definidas para cada entregável, além de um prazo final para o projeto. 

• Uma linha de base de custos é o orçamento estimado do projeto. A linha de base de custos deve detalhar os recursos necessários para cada entregável e, em seguida, somá-los para ilustrar o custo total estimado do projeto.

O seu plano de projeto deve incluir todas essas três linhas de base. Durante o projeto, você pode monitorar o desempenho real em relação a cada linha de base para garantir que o escopo, o cronograma e o orçamento permaneçam dentro do esperado. 

Por que as linhas de base do projeto são importantes? 

As linhas de referência são um componente essencial de qualquer projeto bem-sucedido. Veja como elas podem ajudar você e a sua equipe: 

Monitorar e ajustar o desempenho do projeto

As linhas de base fornecem um padrão de desempenho para o seu projeto. À medida que o trabalho avança, você pode medir o desempenho real em relação às linhas de referência definidas durante o planejamento. Dessa forma, você pode verificar se o escopo, o cronograma ou o orçamento do projeto estão dentro do esperado e, em seguida, corrigir o curso antes que os problemas se tornem muito grandes.  

Juntos, os três tipos de linhas de base (escopo, cronograma e orçamento) compõem a linha de base de medição de desempenho (PMB). Ao comparar o desempenho real com as linhas de base projetadas em todas as três áreas, você pode entender como o seu projeto está se saindo em um nível geral. 

É importante medir as três linhas de base lado a lado para visualizar como uma mudança em um componente afeta os outros, como, por exemplo, como um aumento no escopo afeta o cronograma e o custo. Isso ajuda a descobrir como você deve se ajustar quando precisar alterar o escopo, o cronograma ou o orçamento planejados. E, se a diferença entre o desempenho real e as linhas de base ficar muito grande, você pode decidir se deseja redefinir a linha de base e alterar as metas do projeto para torná-las mais alcançáveis. 

Por exemplo, imagine que você está trabalhando em uma série de artigos para um blog e acabou de aumentar o escopo de 10 para 11 artigos. Como resultado, o projeto custará mais dinheiro e levará mais tempo para ser concluído, fazendo com que o orçamento e o cronograma se desviem da linha de base. Se você não tiver alocado tempo de reserva ou orçamento extra no seu plano de projeto, talvez seja necessário ajustar as metas do projeto.  

Administrar as expectativas das partes interessadas

Quando você define as linhas de referência e as comunica às partes interessadas, todos sabem o que você está fazendo e quando, além de quanto tudo isso custará. Veja como isso ajuda: 

• A linha de base do escopo informa às partes interessadas exatamente o que você planeja alcançar. Isso ajuda as partes interessadas a entender o que faz e o que não faz parte do entregável do projeto. Por exemplo, imagine que as partes interessadas solicitaram um novo design de página de destino com componentes interativos. Mas, com as limitações orçamentárias atuais, você pode criar a página de destino, mas não os componentes interativos adicionais. Definir uma linha de base do escopo permite que eles saibam dessa limitação com antecedência, para que todos estejam em sintonia.

• A linha de base do cronograma esclarece quando você concluirá cada entregável. Isso ajuda as partes interessadas a entender quanto tempo levará para concluir cada entregável, para que saibam quando esperar um produto final. E, se as partes interessadas quiserem aumentar o escopo do projeto com solicitações adicionais, você pode demonstrar claramente como isso afetará o cronograma e o orçamento do projeto. 

• A linha de base de custos estabelece os recursos necessários para cada entregável. Se as partes interessadas quiserem adicionar mais solicitações, o seu orçamento demonstra claramente como você precisará de fundos extras para que isso aconteça. Como resultado, você pode rejeitar as solicitações ou apresentar um bom argumento para obter um orçamento adicional.

Juntas, essas linhas de referência ajudam as partes interessadas a entender como as mudanças no escopo, no cronograma ou no orçamento afetarão o sucesso do seu projeto. Elas fornecem uma ferramenta para rejeitar solicitações adicionais e evitar desvios de escopo, além de uma maneira de comunicar o impacto que as alterações no cronograma e no custo terão nas metas gerais do projeto. 

Melhorar as estimativas futuras

Quando o projeto terminar, você pode comparar o desempenho real com as linhas de base para ver a precisão das estimativas iniciais. Isso ajuda a identificar áreas em que é possível melhorar o processo de definição de linhas de referência, como fatores que não foram considerados ao calcular o orçamento do projeto, entregáveis que levaram mais tempo do que o esperado ou tarefas que deveriam estar fora do escopo. 

Se você analisar o desempenho real em relação às linhas de base de cada projeto, poderá ver quais áreas normalmente têm desempenho inferior ou superior. Então, você pode usar esse conhecimento para fazer estimativas melhores para projetos futuros. 

Por exemplo, imagine que três dos cinco projetos deste trimestre tenham ultrapassado o cronograma em uma semana devido a doenças dos membros da equipe. A partir de agora, você pode criar um tempo de reserva extra em cada cronograma do projeto para acomodar quaisquer ausências de última hora. 

Como definir as linhas de base do projeto em cinco etapas 

Definir as linhas de base do projeto é uma parte importante de qualquer plano de gestão de projetos sólido. Ao planejar o seu próximo empreendimento, siga estas etapas para criar linhas de referência e comunicá-las aos seus parceiros interdisciplinares.  

1. Determine o escopo

Defina primeiro a linha de base do escopo do projeto, pois isso determina o cronograma e o orçamento. O escopo do projeto estabelece limites para o seu projeto, definindo exatamente em quais entregáveis você trabalhará. Você pode documentar o escopo na forma de uma declaração de escopo do projeto ou de uma declaração de trabalho. 

Para criar a linha de base do escopo, liste todos os entregáveis que você deseja alcançar com o projeto. Em seguida, divida cada entregável em tarefas realizáveis ou subentregáveis. Por exemplo, se um dos seus entregáveis for organizar um evento de recrutamento, você pode dividi-lo nos seguintes subentregáveis: 

• Reservar o espaço do evento

• Reservar o serviço de bufê

• Definir os palestrantes convidados

• Enviar e-mails de lembrete

Você também pode criar uma estrutura analítica do projeto para apresentar visualmente todos os entregáveis e subentregáveis do seu projeto. Esta ferramenta divide o trabalho em vários níveis, começando pelo seu objetivo principal, no topo, e ramificando-se em entregáveis e subentregáveis abaixo. 

2. Mapeie o cronograma do projeto

Agora que você determinou o escopo do projeto, é hora de mapear o cronograma do projeto e criar a linha de base do cronograma. Para criar a linha de base do cronograma, defina datas de conclusão claras para cada entregável e subentregável, além de um prazo final para todo o projeto. Certifique-se de que cada data de conclusão seja realista e esclareça as dependências entre as tarefas. Por exemplo, talvez seja necessário finalizar a lista de palestrantes convidados para o evento de recrutamento antes de enviar e-mails de lembrete. 

Algumas ferramentas de gestão de projetos permitem ver as dependências dentro do cronograma do projeto, para que você possa planejar e definir as datas de conclusão de acordo. Por exemplo, a visualização de cronograma da Asana apresenta tarefas e marcos dentro do projeto e mostra as dependências, de forma semelhante a um diagrama de Gantt. Você também pode ver quais tarefas foram concluídas e a quem foram atribuídas, para monitorar e compartilhar o cronograma do projeto em tempo real. 

3. Crie um plano de orçamento do projeto

Agora que você consolidou o escopo e o cronograma, pode criar a referência do orçamento do projeto. Para criar o seu orçamento, liste todos os recursos necessários para cada entregável e subentregável dentro do seu projeto. Em seguida, estime quanto custará cada recurso. 

O documento final do orçamento deve incluir itens para cada entregável, subentregável e recursos necessários, além dos custos esperados de cada um. Você também deve incluir o cronograma de quando precisará de cada recurso e quando espera gastar os fundos. Além disso, também é útil incluir a pessoa responsável por cada componente do orçamento e um total das despesas para todo o projeto. 

No exemplo abaixo, a coluna de gastos estimados representa a linha de base do orçamento para o seu projeto. Então, à medida que o trabalho avança, você pode acompanhar os gastos reais e compará-los com a linha de base. 

4. Descreva um processo de controle de mudanças

Definir linhas de referência não significa que o seu projeto estará perdido se o escopo, o cronograma ou o orçamento saírem do controle. Na verdade, o planejamento para mudanças é parte integrante do processo de definição de linhas de base do projeto. 

Depois de finalizar as três linhas de referência do projeto, crie um processo de controle de mudanças para descrever como você lidará com as solicitações de mudança da equipe e das partes interessadas. Um processo de controle de mudanças é uma maneira de manter a flexibilidade e permitir que as partes interessadas solicitem alterações enquanto o projeto está em andamento.  Isso ajuda a proteger o escopo do projeto, o cronograma e o orçamento contra o descontrole. Nesse contexto, as solicitações de mudança podem incluir pedidos de entregáveis adicionais, atualizações de cronograma ou ajustes de orçamento. 

Um processo de controle de mudanças normalmente inclui as seguintes etapas: 

1. Iniciação: uma parte interessada envia um formulário de pedido de mudança para fornecer informações relevantes sobre a importância dessa mudança. Isso geralmente inclui uma descrição da solicitação, a prioridade da solicitação e quaisquer prazos importantes.

2. Avaliação: o líder do projeto ou do departamento revisa os detalhes da solicitação e determina os recursos que seriam necessários, o impacto que a solicitação teria e a quem a solicitação deve ser repassada. 

3. Análise: o líder do projeto decide se aprova ou rejeita a solicitação. Durante esta etapa, você considera a solicitação no contexto das linhas de base do projeto para determinar como ela afetará o escopo, o cronograma e o orçamento. 

4. Implementação: se a solicitação for aprovada, você trabalhará com as partes interessadas para implementar a mudança. Certifique-se de registrar quais alterações foram feitas e como elas afetarão as linhas de base do seu projeto. Se a mudança for significativa, talvez seja necessário ajustar as metas do projeto e criar novas linhas de referência.  

5. Encerramento: encerre a solicitação e guarde a documentação, os registros de mudanças e a comunicação num espaço compartilhado que as partes interessadas possam acessar facilmente mais tarde. 

Estabelecer um processo de controle de mudanças garante que cada atualização potencial seja considerada no contexto das três linhas de referência do projeto. Por exemplo, se você receber uma solicitação para adicionar um entregável adicional ao escopo do projeto, poderá analisar como essa adição afetará o cronograma e o orçamento. Se isso afastar demais o seu projeto da linha de base, você pode rejeitar a mudança e encerrar a solicitação de mudança. 

5. Incorpore o feedback das partes interessadas do projeto

Por último, mas não menos importante, apresente as linhas de referência do projeto aos principais participantes para coletar e incorporar o feedback deles. Esta etapa é importante porque garante que você e as partes interessadas estejam alinhados quanto ao escopo, cronograma e metas orçamentárias do projeto. Por exemplo, se as tarefas do seu projeto dependem de recursos da equipe de design, compartilhar as linhas de referência ajuda a equipe a entender por que os prazos para entregar esses recursos são importantes. E, se a equipe de design não conseguir cumprir o prazo proposto, você pode atualizar a linha de base do cronograma de acordo. 

Esta também é uma oportunidade de ajustar e melhorar as linhas de base, especialmente porque as partes interessadas podem ter conhecimentos mais especializados sobre certos aspectos do seu projeto. Por exemplo, a equipe financeira pode fornecer informações sobre o custo dos entregáveis ou quando os pagamentos são devidos. 

É possível alterar a linha de base de um projeto?

Em suma, sim. Mas você não deve alterar as linhas de base com muita frequência: procure alterá-las apenas quando for realmente necessário. Por exemplo, talvez seja necessário redefinir a linha de base do projeto quando ocorrer uma mudança significativa, como quando um membro da equipe sai e você precisa reatribuir responsabilidades. 

Redefinir as linhas de base do seu projeto com muita frequência as torna menos significativas. Lembre-se de que as linhas de base representam as metas que você pretende alcançar, portanto os resultados finais não precisam corresponder exatamente a elas. Não há problema em um projeto estar fora da linha de base em termos de escopo, cronograma ou orçamento, desde que você possa equilibrar a diferença em outras áreas. Por exemplo, se você aumentou o escopo do projeto, mas pode reduzir o orçamento e o tempo em outras áreas, não precisa necessariamente redefinir a linha de base do projeto.

Encontre a sua base de referência

As linhas de referência do projeto são uma forma essencial de monitorar o desempenho do projeto ao longo do tempo. Se você quiser tornar as linhas de base facilmente acessíveis e visíveis para as partes interessadas, considere criá-las com um software de gestão de projetos. Dessa forma, a equipe e as partes interessadas podem colaborar e comentar diretamente nas linhas de referência, além de ver as alterações em tempo real.