Modelo de planejador diário

Manter o seu dia organizado vai além de simplesmente escrever uma lista de afazeres. Organizar e priorizar tarefas ajuda a acompanhar quais são os trabalhos mais importantes. Aprenda a criar um modelo de planejador diário na Asana.

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Planejar o seu dia não significa simplesmente escrever os próximos afazeres. Uma agenda diária realmente organizada deve conter suas tarefas diárias e a prioridade, o status, a data de conclusão e outros aspectos das tarefas. 

Não sabe como se organizar? Experimente os planejadores diários digitais. 

[Interface do produto] Modelo para projeto de planejador diário do Dave na Asana (visualização de lista)

O que é um planejador diário?

Um planejador diário é exatamente o que o nome indica: uma forma de acompanhar todas as suas tarefas pendentes, grandes ou pequenas, a cada dia. Com os planejadores diários, é possível ver as suas tarefas por alto, o que facilita planejar e priorizar a sua agenda e evitar que algumas tarefas fiquem por fazer. Com os planejadores diários, você sempre sabe o que precisa fazer no dia, desde reuniões da equipe e afazeres rápidos até tarefas que demandam mais esforço. Ponto para a organização.

O que é um modelo de planejador diário?

Como você já deve ter imaginado, um modelo de planejador diário (também conhecido como modelo de agenda diária) é uma maneira de usar modelos para criar e organizar as suas tarefas diárias. A versão digital desses modelos é editável e reutilizável, o que facilita a organização do trabalho, inclusive do que precisa ser feito e quando. Com um modelo de planejador diário digital, você pode começar todos os dias rapidamente se assegurando de não perder nada ou, pior ainda, esquecer-se do que fazer.

Benefícios de usar um modelo de planejador diário digital

Você provavelmente já usou um planejador diário físico, afinal, quem consegue resistir à sensação de uma folha novinha e ao visual de uma agenda profissional bem feita? Mas sejamos sinceros: embora os planejadores físicos sejam esteticamente agradáveis, nem sempre são funcionais, já que têm grandes limitações, como a falta de espaço. Além disso, não podem ser personalizados e não é possível adicionar contexto às tarefas; dois elementos essenciais para a organização. 

É aí que entram os modelos de planejadores diários digitais. Como os modelos virtuais são personalizáveis, é possível organizá-los da forma que ficar melhor para você. Quer um visual minimalista para a sua agenda diária? Fácil. Prefere dividir as suas tarefas em um cronograma hora a hora? Sem problemas.

Ao criar um modelo de planejador diário digital em uma ferramenta de gestão de projetos (em vez de usar um modelo impresso), é possível:

  • Acompanhar todas as suas tarefas em um só local.

  • Controlar a prioridade de cada tarefa. 

  • Organizar (e reorganizar) facilmente a sua lista de afazeres conforme a prioridade das tarefas. 

  • Conectar as suas tarefas diárias a objetivos maiores.

  • Aumentar a produtividade e diminuir a procrastinação.

  • Otimizar a gestão do tempo.

  • Colaborar com os membros da equipe.

  • Acompanhar as suas tarefas concluídas. 

  • Acompanhar o seu progresso. 

  • Ver novas tarefas sendo adicionadas em tempo real. 

[Interface do produto] Modelo simples para projeto de planejador diário na Asana (visualização de lista)
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Como criar o seu modelo de planejador diário digital

Primeiro e mais importante: antes de se sentar para trabalhar na sua sessão de planejamento diário, certifique-se de que o modelo permita a personalização da sua agenda de uma maneira adequada às suas necessidades. Procure a opção de marcar as suas tarefas de acordo com status, esforço, prioridade ou categoria — elementos que facilitarão o planejamento do seu dia depois que você começar a adicionar tarefas à sua lista.

O que incluir no modelo de planejador diário

Abordamos até aqui os elementos básicos. Agora que você já sabe o que é um modelo de planejador diário e por que deve usá-lo, vamos ver o que se deve incluir nele. 

Você decide como irá estruturar o seu modelo e de que forma trabalha melhor. Para criar um modelo básico, comece adicionando os seus afazeres diários, como reuniões, acompanhamentos e ações a realizar. Depois, aprimore a sua agenda de trabalho complementando as suas tarefas com as informações de que precisa para se manter a organização. Alguns exemplos incluem:

  • Prioridade

  • Data de conclusão 

  • Categoria 

  • Esforço 

  • Status. 

Como estruturar o seu modelo de planejador diário

Depois de adicionar e detalhar as suas tarefas diárias, melhore ainda mais o seu planejador classificando as tarefas com campos personalizados. Talvez você seja o tipo de pessoa que gosta de resolver tarefas menores de manhã e guardar tarefas demandantes para o meio do dia. Ou, quem sabe, prefere ver as tarefas de acordo com a importância, para se assegurar de que está priorizando trabalhos importantes. Classificar a sua agenda diária de acordo com o seu estilo de trabalho ajuda a se manter produtivo e concentrado. Afinal, a tecnologia que você usa deve reproduzir a sua maneira ideal de trabalhar. 

Estas são algumas formas de organizar o modelo de planejador diário:

  • Por tipo ou categoria da tarefa;

  • Por blocos temporais.

  • Por prioridade das tarefas.

Dicas para usar o seu modelo de planejador diário virtual

Planejadores diários impressos, planilhas e listas de afazeres em notas autoadesivas são coisas do passado. Com os planejadores diários digitais, é possível personalizar o seu fluxo de trabalho e acessar a sua agenda de qualquer lugar e, diferentemente dos planejadores físicos, não há risco de perder um digital. 

[Interface do produto] imagem do modelo de planejador diário na Asana (visualização de lista)

Veja algumas dicas para organizar o seu trabalho usando o seu planejador diário digital:

  • Ser claro e específico; 

  • Fazer com que as listas sejam realizáveis e com prazos definidos;

  • Fazer uma classificação dinâmica os trabalhos;

  • Usar uma visualização de lista para ver as próximas tarefas de modo abrangente;

  • Configurar tarefas recorrentes para automatizar fluxos de trabalho ;

  • Classificar as tarefas por cores e adicionar tags para maior clareza; 

  • Integrar os seus aplicativos favoritos para otimizar o seu trabalho; 

  • Organizar as suas tarefas em seções; 

  • Visualizar a sua agenda em forma de grade, como em um quadro Kanban;

  • Manter tudo em um só local anexando às tarefas documentos e imagens; 

  • Adicionar membros da equipe para dar visibilidade. 

Recursos integrados

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também a data de início. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho.

  • Minhas tarefas. O recurso Minhas tarefas é uma visualização personalizada que mostra todas as tarefas atribuídas a você, independentemente do projeto ou equipe a que pertencem. Ao visualizar todos os seus afazeres em um só local, é possível organizar e priorizar o trabalho para se assegurar de que nada seja perdido. Com as Minhas tarefas, é possível escolher entre as visualizações de lista, quadro e calendário para trabalhar da maneira que se quiser.

  • Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que executem trabalhos qualificados e estratégicos.

Aplicativos recomendados

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

Perguntas frequentes

Eu preciso de um modelo de planejador diário digital?

É fácil se entusiasmar com um planejador pessoal novinho ou um diário estilo bullet journal (sem contar a satisfação de riscar as tarefas). Mas planejadores diários físicos têm os seus pontos negativos, como limitação de espaço e impossibilidade de personalizar o seu fluxo de trabalho ou adicionar contexto às tarefas. Já os planejadores digitais fazem isso e muito mais, dando a capacidade de estruturar os seus afazeres diários de forma a maximizar a sua produtividade e lhe ajudar a ter êxito todos os dias. E, por sorte, você ainda terá a satisfação de clicar em “feito” sempre que concluir um afazer.

Como usar um modelo de planejador diário?

Comece pelo básico: adicione as suas tarefas diárias ao modelo. Você pode fazer algo bem detalhado ou mais genérico — o que for melhor para a sua realidade. Se precisa ser feita hoje, provavelmente deverá ser adicionada às suas tarefas diárias. Depois, especifique as datas de conclusão. Tem uma reunião ao meio-dia? Quer entregar o relatório até as duas da tarde? Adicione às suas tarefas. Depois que tiver preenchido o básico, comece a personalizar a lista de afazeres. Considere adicionar tags às tarefas, para monitorar a importância de cada afazer e onde ele se encontra no ciclo de vida do projeto. Não se esqueça de anexar documentos ou imagens relevantes para dar mais contexto. Finalmente, faça uma classificação dinâmica das tarefas — como for melhor para as suas necessidades — e mão na massa!

Qual é o propósito de um modelo de planejador diário digital?

Basicamente, os planejadores diários ajudam a manter a organização de cada dia da semana. Como as agendas digitais permitem a marcação e a classificação das tarefas, elas proporcionam uma visão geral rápida de o que precisa ser feito a cada dia e ajudam a se concentrar nos trabalhos mais importantes. Diferentemente dos planejadores físicos, os digitais são flexíveis, então é possível ajustar as datas de conclusão e atualizar os status rapidamente quando as suas prioridades mudarem (como costuma acontecer).

Posso usar o meu planejador diário para monitorar metas pessoais?

Claro! Além de monitorar a sua rotina de trabalho, você também pode usar o seu planejador diário para acompanhar as suas metas e os seus marcos pessoais, como aniversários ou eventos próximos. Algumas pessoas os utilizam até como monitor de hábitos para dietas, ingestão de água ou prática de exercícios. Basta adicionar uma seção de anotações ou uma seção pessoal ao seu modelo e começar a registrar essas informações.

Como escolher um modelo de planejador diário?

Opte por um modelo digital em uma ferramenta de gestão de projetos, em vez de um planejador diário impresso. Escolha um modelo que tenha a flexibilidade de adicionar tags e classificar as tarefas de acordo com informações importantes como prioridade, esforço e status. E não se esqueça de procurar integrações de aplicativos e funcionalidades que simplifiquem o fluxo de trabalho e facilitem a gestão do tempo.

Qual é a diferença entre um modelo de agenda diária e um modelo de agenda semanal?

Um modelo de agenda diária consiste em um detalhamento dos seus afazeres de cada dia. Por outro lado, um modelo de agenda semanal (também conhecido como planejador semanal ou calendário semanal) monitora os seus afazeres de toda a semana, dando uma visão geral da semana à frente. Ao usar modelos digitais em uma ferramenta de gestão de projetos, você pode alternar entre o modelo diário e o semanal, o que permite manter as prioridades diárias sempre em mente e ter visibilidade do que vem pela frente.

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