Modelo de planejador diário

Planejar o seu dia não significa simplesmente escrever os próximos afazeres. Uma agenda diária realmente organizada deve conter suas tarefas diárias e a prioridade, o status, a data de conclusão e outros aspectos das tarefas. 

Não sabe como se organizar? Experimente os planejadores diários digitais. 

O que é um planejador diário?

Um planejador diário é exatamente o que o nome indica: uma forma de acompanhar todas as suas tarefas pendentes, grandes ou pequenas, a cada dia. Com os planejadores diários, é possível ver as suas tarefas por alto, o que facilita planejar e priorizar a sua agenda e evitar que algumas tarefas fiquem por fazer. Com os planejadores diários, você sempre sabe o que precisa fazer no dia, desde reuniões da equipe e afazeres rápidos até tarefas que demandam mais esforço. Ponto para a organização.

O que é um modelo de planejador diário?

Como você já deve ter imaginado, um modelo de planejador diário (também conhecido como modelo de agenda diária) é uma maneira de usar modelos para criar e organizar as suas tarefas diárias. A versão digital desses modelos é editável e reutilizável, o que facilita a organização do trabalho, inclusive do que precisa ser feito e quando. Com um modelo de planejador diário digital, você pode começar todos os dias rapidamente se assegurando de não perder nada ou, pior ainda, esquecer-se do que fazer.

Benefícios de usar um modelo de planejador diário digital

Você provavelmente já usou um planejador diário físico, afinal, quem consegue resistir à sensação de uma folha novinha e ao visual de uma agenda profissional bem feita? Mas sejamos sinceros: embora os planejadores físicos sejam esteticamente agradáveis, nem sempre são funcionais, já que têm grandes limitações, como a falta de espaço. Além disso, não podem ser personalizados e não é possível adicionar contexto às tarefas; dois elementos essenciais para a organização. 

É aí que entram os modelos de planejadores diários digitais. Como os modelos virtuais são personalizáveis, é possível organizá-los da forma que ficar melhor para você. Quer um visual minimalista para a sua agenda diária? Fácil. Prefere dividir as suas tarefas em um cronograma hora a hora? Sem problemas.

Ao criar um modelo de planejador diário digital em uma ferramenta de gestão de projetos (em vez de usar um modelo impresso), é possível:

• Acompanhar todas as suas tarefas em um só local.

• Controlar a prioridade de cada tarefa. 

• Organizar (e reorganizar) facilmente a sua lista de afazeres conforme a prioridade das tarefas. 

• Conectar as suas tarefas diárias a objetivos maiores.

• Aumentar a produtividade e diminuir a procrastinação.

• Otimizar a gestão do tempo.

• Colaborar com os membros da equipe.

• Acompanhar as suas tarefas concluídas. 

• Acompanhar o seu progresso. 

• Ver novas tarefas sendo adicionadas em tempo real. 

Como criar o seu modelo de planejador diário digital

Primeiro e mais importante: antes de se sentar para trabalhar na sua sessão de planejamento diário, certifique-se de que o modelo permita a personalização da sua agenda de uma maneira adequada às suas necessidades. Procure a opção de marcar as suas tarefas de acordo com status, esforço, prioridade ou categoria — elementos que facilitarão o planejamento do seu dia depois que você começar a adicionar tarefas à sua lista.

O que incluir no modelo de planejador diário

Abordamos até aqui os elementos básicos. Agora que você já sabe o que é um modelo de planejador diário e por que deve usá-lo, vamos ver o que se deve incluir nele. 

Você decide como irá estruturar o seu modelo e de que forma trabalha melhor. Para criar um modelo básico, comece adicionando os seus afazeres diários, como reuniões, acompanhamentos e ações a realizar. Depois, aprimore a sua agenda de trabalho complementando as suas tarefas com as informações de que precisa para se manter a organização. Alguns exemplos incluem:

• Prioridade

• Data de conclusão 

• Categoria 

• Esforço 

• Status. 

Como estruturar o seu modelo de planejador diário

Depois de adicionar e detalhar as suas tarefas diárias, melhore ainda mais o seu planejador classificando as tarefas com campos personalizados. Talvez você seja o tipo de pessoa que gosta de resolver tarefas menores de manhã e guardar tarefas demandantes para o meio do dia. Ou, quem sabe, prefere ver as tarefas de acordo com a importância, para se assegurar de que está priorizando trabalhos importantes. Classificar a sua agenda diária de acordo com o seu estilo de trabalho ajuda a se manter produtivo e concentrado. Afinal, a tecnologia que você usa deve reproduzir a sua maneira ideal de trabalhar. 

Estas são algumas formas de organizar o modelo de planejador diário:

• Por tipo ou categoria da tarefa;

• Por blocos temporais.

• Por prioridade das tarefas.

Dicas para usar o seu modelo de planejador diário virtual

Planejadores diários impressos, planilhas e listas de afazeres em notas autoadesivas são coisas do passado. Com os planejadores diários digitais, é possível personalizar o seu fluxo de trabalho e acessar a sua agenda de qualquer lugar e, diferentemente dos planejadores físicos, não há risco de perder um digital. 

Veja algumas dicas para organizar o seu trabalho usando o seu planejador diário digital:

• Ser claro e específico; 

• Fazer com que as listas sejam realizáveis e com prazos definidos;

• Fazer uma classificação dinâmica os trabalhos;

• Usar uma visualização de lista para ver as próximas tarefas de modo abrangente;

• Configurar tarefas recorrentes para automatizar fluxos de trabalho ;

• Classificar as tarefas por cores e adicionar tags para maior clareza; 

• Integrar os seus aplicativos favoritos para otimizar o seu trabalho; 

• Organizar as suas tarefas em seções; 

• Visualizar a sua agenda em forma de grade, como em um quadro Kanban;

• Manter tudo em um só local anexando às tarefas documentos e imagens; 

• Adicionar membros da equipe para dar visibilidade. 

Recursos integrados

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também a data de início. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho.

• Minhas tarefas. O recurso Minhas tarefas é uma visualização personalizada que mostra todas as tarefas atribuídas a você, independentemente do projeto ou equipe a que pertencem. Ao visualizar todos os seus afazeres em um só local, é possível organizar e priorizar o trabalho para se assegurar de que nada seja perdido. Com as Minhas tarefas, é possível escolher entre as visualizações de lista, quadro e calendário para trabalhar da maneira que se quiser.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que executem trabalhos qualificados e estratégicos.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

Perguntas frequentes