Como criar uma programação diária: modelo e exemplos

Às vezes, parece que o dia não tem horas suficientes. Quando isso acontece, pode ser útil pensar em um dia não como uma única unidade, mas como blocos de tempo de 24 horas. Ao separar cada bloco, você pode dedicar um tempo específico para trabalhar, socializar, comer e criar.

Quando você entende claramente como está usando o seu tempo, não sente que ele está acabando. Hoje, você aprenderá a importância de uma agenda diária para a gestão do tempo. Com o planejamento diário, você pode se preparar para o sucesso, mesmo nos dias em que não se sente tão produtivo.

O que é um modelo de agenda diária?

Todos os dias, você passa por um conjunto rotineiro de tarefas, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Fazer malabarismos com essa lista de pendências mental é exaustivo e, na maioria das vezes, não ajuda a realizar o trabalho. É aí que entra a agenda diária: você pode reservar tempo no seu calendário diário para tudo o que precisa realizar nas próximas 24 horas. Você pode usar o mesmo esquema para a sua agenda todos os dias: um modelo de agenda diária. Em seguida, basta copiar o modelo, atualizá-lo com as tarefas do dia e começar a trabalhar.

Se preferir uma opção mais simples que enfatize a conclusão das tarefas, tente usar um modelo de lista de verificação diária para manter as ações a realizar mais gerenciáveis.

Como criar uma agenda diária em seis etapas

Independentemente da ferramenta de agendamento on-line escolhida, siga estas seis etapas para criar um modelo de agenda diária organizado e elegante.

1. Elencar os itens a fazer

Antes de organizar as suas pendências, é necessário fazer uma lista de todos os itens que você precisa fazer no dia. Você pode adicionar esses itens um por um ao seu aplicativo de agendamento para saber que os registrou, ou usar uma técnica como o método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”) para reunir sistematicamente tudo o que precisa ser feito. 

Inclua tarefas recorrentes na sua lista, como reuniões, exercícios e compromissos. Inclua também tarefas pontuais, como prazos ou ligações telefônicas. Você pode decidir o nível de especificidade da sua lista de tarefas. Por exemplo, se quiser incluir “ir almoçar” como uma tarefa recorrente para adicionar estrutura diária, vá em frente.

Dica: não há problema se você não souber todas as tarefas que surgirão na próxima semana. Você pode adicionar mais itens à sua lista à medida que surgirem. 

2. Priorize as tarefas

Não se preocupe se você se sentir sobrecarregado depois de criar a sua lista de pendências. A sua lista parecerá mais organizada depois que você priorizar. Ao priorizar o trabalho, você tem uma noção mais clara do que precisa ser feito e quando. Dessa forma, se parecer que você não conseguirá concluir todas as suas tarefas em um determinado dia, poderá se concentrar naquelas de maior prioridade, ou seja, as que terão o maior impacto. 

Para priorizar o seu trabalho, comece marcando cada tarefa como de alta, média ou baixa prioridade. Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo ao classificar as suas tarefas são:

• Quais tarefas têm prazos rigorosos?

• Quais tarefas devo concluir em dias específicos?

• Quais tarefas me causarão estresse se eu não as concluir em breve?

• Quais tarefas quero concluir a seguir?

• Quais tarefas podem esperar?

Dica: se você tiver tarefas que entrem em conflito umas com as outras, considere qual delas é mais urgente. Por exemplo, se um projeto é para um cliente e o outro é para o seu chefe, então o projeto do cliente provavelmente virá em primeiro lugar. Quando os prazos entrarem em conflito, peça ajuda aos membros da sua equipe e ao seu gerente. Veja se há algum trabalho que você possa delegar ou adiar.

3. Anote os prazos

Se ainda não o fez, analise a sua lista de pendências on-line e certifique-se de que cada tarefa tenha um prazo. Se não tiver certeza de qual deve ser o prazo, selecione um prazo que faça sentido por enquanto. Afinal, você sempre pode atualizá-lo mais tarde. 

Assim como as prioridades, os prazos indicam quais tarefas são mais importantes e quando você precisa concluir o seu trabalho. Sem prazos claros, você pode perder acidentalmente uma entrega, mesmo que tenha tido tempo de sobra para trabalhar nela. Na verdade, processos pouco claros são o segundo maior fator que contribui para o não cumprimento de prazos.

Dica: os prazos não se aplicam apenas a projetos de trabalho. Você pode criar os seus próprios prazos para tarefas pessoais e se responsabilizar por elas. Por exemplo, se você planeja correr uma meia-maratona, deve definir prazos de treinamento para quantos quilômetros correr por semana. Ao criar esses prazos, você pode garantir que estará em forma quando a corrida chegar.

4. Identifique eventos recorrentes

Depois de anotar os prazos na sua lista de pendências, destaque os eventos que ocorrem de forma recorrente. Esses eventos podem incluir reuniões semanais da equipe, um clube do livro mensal ou chamadas telefônicas com clientes.

Em seguida, use um software de gestão de projetos para programar eventos recorrentes na sua agenda diária. Dessa forma, você não precisará ficar reprogramando esses itens a cada semana ou mês. Um modelo de cronograma pode facilitar ainda mais, oferecendo uma estrutura repetível e organizada para tarefas, turnos ou fluxos de trabalho recorrentes.

Dica: agora também é um bom momento para fazer uma rápida auditoria dos seus eventos recorrentes. Há algo que você faz regularmente que deveria parar de fazer ou delegar a outra pessoa? 

5. Ordene os itens por tempo, prioridade ou prazo

Chegou o grande momento: agora é hora de pegar os itens da sua lista de pendências e ordená-los por dia e hora. Você também pode ordenar as tarefas diárias por outras preferências, como prioridade ou prazo.

Ao adicionar os seus itens ao modelo de agenda diária, considere as etapas que você realizou acima. Os itens de alta prioridade devem ocorrer primeiro, enquanto os de baixa prioridade podem acontecer mais tarde no dia ou na semana. Distribua os eventos recorrentes pelo modelo de calendário de acordo com essa lógica. À medida que a sua lista de pendências diminui, a sua agenda diária se enche. 

Dica: você pode alternar da lista de pendências para a visualização de calendário para ver o quão cheio está o seu calendário. Se a sua agenda parecer muito cheia, você pode adicionar uma etapa extra no processo de agendamento. Remova quaisquer tarefas que não pareçam necessárias para que você tenha espaço para descansar ou fazer alterações.

6. Mantenha a flexibilidade

Agora que você tem uma visão clara de como será a sua agenda diária, pode começar a trabalhar. É importante manter a flexibilidade ao longo do dia e da semana, porque o cronograma com o qual você começa provavelmente não será exatamente o que acontecerá.

A melhor parte de um planejador digital é que o agendamento de tarefas se torna mais fácil e as mudanças futuras se tornam menos onerosas. A vida é imprevisível e difícil de controlar. Os clientes podem alterar os prazos, e as reuniões semanais de segunda-feira podem passar para as quartas-feiras. Essas mudanças serão menos estressantes quando você puder ajustar o seu calendário diário com apenas um clique.

Dica: você pode usar um software de gestão de projetos como uma ferramenta de agendamento independente. A maioria dos tipos de software de gestão de projetos se concentra na organização, personalização e visualização. Ao tirar proveito dessas funcionalidades, você pode criar uma agenda diária funcional e flexível.

Modelo gratuito de agenda diária

Você pode usar o modelo de agenda diária abaixo para organizar a sua lista de pendências. Se você estiver criando um modelo de agenda semanal, copie este modelo para cada dia da semana.

Embora este modelo de agenda diária use blocos de tempo gerais, você pode tornar a sua agenda mais detalhada, se quiser. Por exemplo, você pode atribuir a tarefa 1 entre as 7h e as 7h30 para praticar meditação matinal. Um modelo por hora pode ajudar a formar bons hábitos e a responsabilizar você pelas suas metas.

Como usar um modelo de agenda diária

Criar uma agenda diária pode transformar a forma como você administra o seu tempo, aumenta a produtividade e reduz o estresse. O modelo de agenda diária serve como um guia estruturado que permite que você descreva as suas tarefas e compromissos de forma sistemática. 

Este guia orientará você no processo de usar um modelo de agenda diária de forma eficaz, garantindo que você aproveite ao máximo o seu dia.

Escolha o modelo certo

Identificar o modelo de agenda diária certo é o primeiro passo para criar um cronograma que se alinhe ao seu estilo de vida e às suas metas. Considere o formato que funciona melhor para você, seja um modelo simples de lista de pendências, um aplicativo móvel de planejamento semanal ou um modelo de planejador diário para impressão.

Exemplo

Se você é estudante, pode preferir um modelo de agenda diária que inclua seções para o seu horário de aula, sessões de estudo e pausas. Por outro lado, um profissional pode optar por um modelo de agenda diária de trabalho com um detalhamento por hora para gerir reuniões, cronogramas de projetos, listas de tarefas diárias e e-mails de forma eficiente.

Personalize de acordo com as suas necessidades

Depois de selecionar um modelo, o próximo passo é personalizá-lo para se adequar à sua rotina diária. Isso significa adicionar ou remover seções para atender às suas necessidades específicas, garantindo que seja uma ferramenta funcional e confiável para o dia a dia.

Você pode querer um modelo de agenda diária com um design minimalista e opções para fazer anotações com marcadores. Ou talvez um planejador diário baseado na nuvem com integrações para Slack, Google Docs e Google Sheets, fontes personalizáveis para diferentes atividades diárias, lugares para colocar o logotipo do seu Business e notificações de lembrete ou adesivos para aniversários e feriados.

Exemplo

Imagine que você é um freelancer com horários de trabalho flexíveis. Você pode personalizar o seu modelo de agenda diária para incluir blocos temporais para o trabalho do cliente, projetos pessoais, tarefas importantes e tarefas administrativas. Essa personalização torna a sua agenda uma ferramenta poderosa para equilibrar diferentes atividades diárias e vários fluxos de trabalho.

Priorize as tarefas importantes

Decida quais tarefas são mais importantes e aloque intervalos de tempo para elas de acordo. Isso garante que você se concentre em itens de alta prioridade que contribuem significativamente para suas metas.

Exemplo

Por exemplo, se concluir um relatório de projeto é a sua principal prioridade do dia, programe-o durante as suas horas de trabalho mais produtivas. Dessa forma, você se assegura de dedicar a sua melhor energia e foco a essa tarefa crítica. Isso pode fortalecer a qualidade do seu trabalho e a eficiência.

Incorpore pausas

Incorporar pausas no seu modelo de agenda diária ajuda a manter a produtividade e o bem-estar. As pausas evitam o burnout, refrescam a mente e aumentam a criatividade. Elas são um componente vital da sua rotina diária.

Exemplo

Considere um cenário em que você trabalha em casa. Você pode agendar pausas curtas a cada hora para se alongar, tomar uma xícara de chá, verificar as redes sociais ou sair para tomar um ar fresco. Essas pausas ajudam a limpar a mente e facilitam a abordagem de cada item da sua agenda diária com energia e foco renovados.

Revise e ajuste regularmente

Um cronograma diário não é imutável. É importante revisá-la e ajustá-la regularmente com base nas mudanças de prioridades, prazos e compromissos pessoais. Essa flexibilidade permite que você se mantenha no caminho certo, mesmo quando ocorrem eventos inesperados.

Exemplo

Revise as suas tarefas diárias de toda a semana para ver o que funcionou bem e o que não funcionou. Talvez você tenha descoberto que é mais produtivo pela manhã do que à tarde. Use essa informação para ajustar o seu cronograma horário para a semana seguinte, priorizando as tarefas importantes pela manhã.

Reflita sobre o seu dia

A reflexão é uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua. Ao final do dia, reserve alguns momentos para refletir sobre as suas atividades diárias, o que você realizou e os desafios que encontrou. Isso pode ajudar a fazer ajustes no seu modelo de agenda diária para uso futuro.

Exemplo

Se você percebeu que uma determinada tarefa demorou mais do que o esperado, considere alocar mais tempo para tarefas semelhantes no futuro. Por outro lado, se você realizou mais do que o planejado, pense em como pode aproveitar essa eficiência nos próximos cronogramas do projeto.

Usar um modelo de agenda diária de forma eficaz requer um pouco de tentativa e erro, mas, com essas etapas, você pode criar uma rotina diária que aumenta a sua produtividade e ajuda a administrar melhor o seu tempo. Lembre-se de que a meta é fazer com que a sua agenda diária trabalhe para você, e não o contrário.

Três maneiras de estruturar o seu modelo de agenda diária

Há várias maneiras de estruturar o seu modelo de agenda diária. Você pode preferir se concentrar em um período de tempo quando trabalha, ou pode ser mais orientado para as tarefas. Considere as opções abaixo para formatar a sua agenda diária:

Por hora

Um planejador por hora é a organização tradicional de uma agenda diária. Para criar um cronograma por hora, siga os passos acima e atribua horários para as suas tarefas importantes. Este cronograma fornece uma estrutura clara para cada parte do seu dia. Além disso, você também pode agendar obrigações fora do trabalho, como uma consulta médica após o horário de trabalho. 

Por prioridade

Se preferir um cronograma diário não programado, você pode listar as tarefas por prioridade e trabalhar a partir dessa lista ao longo do dia. Isso pode parecer uma simples lista de pendências, mas você ainda precisará ajustar as suas prioridades para o dia à sua frente. Por exemplo, as suas prioridades mudarão com base em reuniões, tarefas, eventos e compromissos que acontecem naquele dia.

Abaixo, você verá uma agenda diária ordenada por prioridade usando o software de gestão do trabalho da Asana:

Por prazo

Classificar a sua agenda diária por prazos pode trazer uma sensação de urgência ao seu dia. Ver quais projetos estão para vencer lhe dirá o que deve vir primeiro no seu planejador diário. Assim como a lista de prioridades, a lista de prazos mudará a cada dia. Todas as manhãs, você precisará avaliar a sua lista de pendências e preencher quaisquer eventos recorrentes ou compromissos pontuais.

Como escolher o melhor modelo de agenda diária

A variedade de modelos de agenda diária disponíveis é grande demais e você não sabe qual deles melhor se adapta ao seu estilo de vida e às suas metas? Encontrar o modelo perfeito pode otimizar o seu dia, aumentar a produtividade e facilitar a gestão do tempo.

Vamos explorar como fazer essa escolha considerando os seus hábitos diários, preferências e a complexidade do seu horário de trabalho. Compreender o seu próprio fluxo de trabalho é fundamental para selecionar um modelo de agenda diária que melhore a sua produtividade e se encaixe perfeitamente na sua vida.

Modelos de planejadores diários em papel ou digitais

A escolha entre um modelo de planejador diário digital ou em papel é mais do que apenas uma questão de preferência; ela reflete o seu fluxo de trabalho pessoal e como você interage com as suas tarefas e compromissos ao longo do dia.

Modelos de planejador diário em papel

Os modelos de planejadores diários para impressão oferecem uma experiência tangível que muitos acham satisfatória. Anotar as tarefas pode ajudar a reter informações e dar a liberdade de rabiscar, destacar e marcar fisicamente as tarefas concluídas, o que pode ser incrivelmente gratificante.

Os planejadores em papel são ideais para quem aprecia uma pausa das telas e gosta do ato de escrever como um método de organizar seus pensamentos e compromissos.

Modelos de planejadores diários digitais

Por outro lado, os modelos de planejadores diários digitais atendem às pessoas com experiência em tecnologia que valorizam a conveniência e a eficiência. Com os modelos digitais, você pode sincronizar a sua agenda em todos os dispositivos, garantindo que sempre tenha acesso aos seus planos, onde quer que esteja.

Os planejadores digitais podem ser facilmente editados, oferecem lembretes e se integram a outros aplicativos e ferramentas que você usa. Isso os torna uma ferramenta poderosa para quem faz malabarismos com vários projetos ou tem um estilo de vida agitado.

Aplicativos e ferramentas

Depois de decidir o formato do seu planejador diário, o próximo passo é escolher os aplicativos e ferramentas específicos que melhor atenderão às suas necessidades. O mundo do planejamento digital é vasto, com opções que vão desde aplicativos simples de lista de pendências até sistemas de planejamento abrangentes que se integram ao seu e-mail, calendário e ferramentas de gestão de projetos.

Para quem prefere soluções digitais, aplicativos como a Asana oferecem uma poderosa personalização, desde simples entradas de data e hora até complexos recursos de planejamento de projetos. Essas ferramentas podem ajudar a gerir não apenas a sua agenda diária, mas também o seu fluxo de trabalho geral do projeto e as metas de vida.

Diferentemente de uma agenda diária escrita, um aplicativo de agendamento oferece os seguintes benefícios:

• Prioriza tarefas e eventos

• Oferece espaço para contextualização

• Pode ser compartilhado com os membros da equipe

• Sempre acessível on-line

• Permite criar vários calendários em um só lugar

Para escolher o melhor modelo de agenda diária, é preciso entender o seu fluxo de produtividade personal e combiná-lo com as ferramentas certas.

Se estiver em busca de uma ferramenta de agendamento on-line, experimente a Asana. A Asana é uma plataforma de gestão do trabalho que ajuda a organizar o seu trabalho, para que você saiba o que precisa ser feito e quando.

Por que a agenda diária é importante?

Ao criar uma agenda diária, você faz mais do que apenas delinear as tarefas do dia. Um modelo de agenda diária pode melhorar a sua mentalidade, ajudar a se preparar para os próximos eventos e definir o tom para o resto da semana.

Alguns benefícios de criar uma agenda diária incluem:

• Forma bons hábitos

• Cria estrutura

• Evita a procrastinação

• Aumenta a produtividade

• Reduz o estresse

• Economiza tempo

• Melhora a concentração

Pesquisas mostram que as rotinas beneficiam o nosso bem-estar. “Realizar atividades rotineiras reduz o estresse, fazendo com que a situação pareça mais controlável e previsível”, diz Indumathi Bendi, médica de cuidados primários em Piedmont. “A preparação é uma forma essencial de prevenir o estresse.”

Domine a gestão do tempo com um modelo de agenda diária

Criar uma agenda diária é uma ótima maneira de dominar a gestão do tempo e sentir mais controle sobre a sua vida. Com o planejador de agenda diária certo, você ganhará estrutura no seu dia, mantendo a flexibilidade de fazer alterações à medida que surgirem. 

Você não precisa escolher como organizar a sua agenda diária quando usa um software de gestão de projetos. Se quiser ver a sua agenda ordenada por prazo ou prioridade, alterne cada opção na parte superior da página. Você também pode visualizar a sua agenda como um calendário mensal e colaborar com os membros da equipe nos seus calendários.