Como ter foco: dicas para fazer o que precisa ser feito num mundo cheio de distrações

Imagine a seguinte situação: você precisa cumprir uma tarefa complexa, mas sente que é quase impossível manter o foco. Mesmo ao tentar forçar a concentração, o trabalho se arrasta e parece demorar muito mais do que deveria. 

Soa familiar, não é? Isso é muito comum. 

A verdade é que, para conseguir manter o foco, não basta simplesmente decidir fazê-lo. Há vários outros fatores que podem afetar a sua capacidade de manter o foco, desde distrações digitais até a falta de clareza em relação a quais tarefas são mais importantes. Neste artigo, descreveremos as práticas comuns que podem impedir o foco e apresentaremos soluções amparadas na ciência para entrar no estado de fluxo. 

O que é foco?

O foco é um estado mental em que prestamos atenção a uma única tarefa e ignoramos distrações externas. No ambiente de trabalho acelerado de hoje, isso significa que o verdadeiro foco é muitas vezes um ato de priorização, pois para se concentrar em uma coisa, é preciso ignorar muitas outras. Ou, nas palavras de Steve Jobs, falecido cofundador da Apple, “ter foco é saber dizer ‘não’”.

O foco é essencial para que lidemos com tarefas difíceis, pensemos criativamente e trabalhemos com eficiência. Ele pode nos ajudar a trabalhar melhor e mais rapidamente, evitar o esgotamento psicológico e terminar cada dia com uma sensação de que realizamos algo. 

O que está consumindo o seu foco? 

Nos ambientes de trabalho modernos, muitas vezes, é difícil manter o foco. Veja quatro das principais razões pelas quais você (ou a sua equipe) não consegue manter o foco, assim como soluções para elas. 

Tentar trabalhar em tarefas simultâneas

De acordo com a nossa pesquisa, quase três em cada quatro funcionários (72%) sentem que devem trabalhar em tarefas simultâneas durante o dia. Mas, embora essa versatilidade multitarefa possa parecer produtiva, é na verdade uma outra faceta da alternância de tarefas. 

O nosso cérebro não é feito para trabalhar em tarefas simultâneas, então ao tentar fazer duas coisas ao mesmo tempo — como escrever e-mails durante uma reunião —, você está, na verdade, alternando entre essas tarefas muito rapidamente. E como essa alternância cobra um alto preço mentalmente, acabamos realizando menos e cometendo mais erros ao tentar trabalhar dessa forma. 

O trabalho multitarefa é um mito. Trata-se, na verdade, de mudar de tarefa o tempo todo. E, cada vez que mudamos, pagamos um “preço” com o nosso tempo e a nossa energia. Por isso, trabalhar em uma só tarefa é sempre mais eficiente: mantemos o foco em uma só coisa e passamos à próxima depois de terminar, e com isso não precisamos pagar um preço desnecessário a cada mudança constante.”

A solução: programe momentos de foco

Em vez de trocar de tarefas ao longo do dia, programe um momento dedicado para focar em um projeto específico. Dois métodos comuns para isso são o timebox e os blocos temporais. O timebox é uma estratégia de gestão do tempo em que se estima o tempo necessário para realizar uma tarefa e se reserva esse tempo para concluí-la. Durante uma “caixa de tempo”, todas as outras tarefas são ignoradas até que a caixa seja finalizada. O conceito de blocos temporais é parecido, mas em vez de criar caixas de tempo para uma única tarefa, tarefas semelhantes são agrupadas e concluídas em um único bloco temporal. Por exemplo, podemos reservar um bloco temporal para responder a e-mails. 

Independentemente do método escolhido, veja algumas dicas para ajudar a programar momentos de foco: 

• Reserve horários no seu calendário. Defina um status (como “não perturbe” ou “em um bloco de foco”) em qualquer aplicativo de mensagens instantâneas que utilizar, para que os seus colegas saibam que você está em um momento de foco. 

• Elimine as distrações. Desligue todas as notificações dos e-mails e aplicativos de mensagens e feche quaisquer aplicativos ou janelas que não vá utilizar para a tarefa em questão. Coloque o celular na gaveta ou fora da sua visão, para que não sinta a tentação de atender chamadas telefônicas ou responder mensagens. 

• Depois de terminar, faça uma pausa. Se puder, afaste-se do computador e faça alguma atividade física, como alongar o corpo ou fazer uma caminhada. 

Incentivar a sua equipe a trabalhar com momentos de foco pode aumentar a produtividade significativamente. De acordo com uma pesquisa de produtividade realizada pelo laboratório Becoming Superhuman, da Universidade da Califórnia em Berkeley, quando líderes implementam “sprints de foco” nas suas equipes (momentos dedicados para foco em que os membros da equipe não alternam entre aplicativos nem monitoram suas caixas de entrada), os seus integrantes se dizem 43% mais produtivos. 

Monitoramento da caixa de entrada 

Apesar de os e-mails e aplicativos de mensagens serem essenciais para o trabalho, tais recursos têm sido mal empregados, causando desordem no escritório e levando as pessoas à beira do esgotamento. Em vez de aproximar as equipes, criam isolamentos ao manter as informações espalhadas nos diversos grupos e aplicativos.

Além disso, esses recursos destinam-se à comunicação e não à gestão de projetos em larga escala (ou até mesmo em pequena escala). Gerir projetos por meio de e-mails ou mensagens resulta em notificações intermináveis e informações espalhadas, o que dificulta a concentração das equipes no trabalho.

Ainda assim, 80% dos profissionais do conhecimento dizem trabalhar com as suas caixas de entrada ou outros aplicativos de comunicação abertos. Embora muitas pessoas se sintam pressionadas a responder às mensagens imediatamente, esse monitoramento constante tem um custo. Ao verificar as notificações durante o trabalho, alternamos constantemente entre tarefas e perdemos o ritmo cada vez que uma nova mensagem chega à caixa de entrada. Aliás, pode demorar 20 minutos ou mais para que voltemos ao ritmo após uma interrupção. Então, caso você abra a sua caixa de entrada três vezes em um intervalo de duas horas, poderá ter desperdiçado metade do seu tempo de foco. 

Essas notificações que consomem o foco fazem com que fique impossível entrar no estado de fluxo ou de trabalho focado — um estado mental em que é possível se concentrar sem distrações e realizar tarefas difíceis com mais agilidade e eficácia. 

A maioria das pessoas que conheço não têm mais um dia completo de trabalho. Elas têm pequenos intervalos entremeados por reuniões, chamadas e respostas a e-mails, em que trabalham por 15 minutos aqui, 30 minutos ali, 45 minutos acolá, e assim vai o dia de trabalho.”

A solução: responder a e-mails e mensagens em “lotes”

De acordo com um estudo de 2016 do MIT, as pessoas que conferem os seus e-mails em momentos específicos relatam maior produtividade em comparação às que abrem as notificações para responder. Responder em lotes envolve verificar o e-mail e as mensagens apenas em momentos dedicados ao longo do dia, para evitar interrupções custosas enquanto se realiza tarefas importantes da lista de afazeres. 

Veja como fazer isso:  

• Reserve algum tempo para trabalhar em mensagens e e-mails. A frequência depende da natureza do seu trabalho. Por exemplo: um gerente de contas pode precisar conferir as mensagens com mais frequência para manter o contato com os clientes. Caso consiga, comece com dois blocos de 30 minutos, um pela manhã e outro pela tarde. 

• Desligue as notificações. Quaisquer que sejam os seus aplicativos de comunicação, desligue as notificações ou ligue o modo “não perturbe” para não se distrair com ícones e banners aparecendo na sua tela ao tentar manter o foco. E se precisar se concentrar profundamente, feche completamente o e-mail e os aplicativos de mensagens. 

• Avise à sua equipe quando estiver disponível. Compartilhe as suas preferências de comunicação com a equipe e quando normalmente está disponível para responder a mensagens. Caso seja gerente, incentive os seus subordinados diretos a fazerem o mesmo. E se a sua equipe usar aplicativos de mensagens instantâneas como o Slack, defina estados para indicar momentos de foco ou disponibilidade para conversar. 

Reuniões virtuais demoradas

De acordo com a Dra. Sahar Yousef, neurocientista cognitiva, nós usamos muito mais capacidade cerebral para prestar atenção durante uma chamada de vídeo do que em uma reunião face a face. Aliás, um estudo de 2020 da Microsoft revelou que a fadiga causada pelo vídeo começa a acontecer aos 30 minutos das reuniões virtuais, ficando muito mais difícil se concentrar após esse período. Por outro lado, normalmente conseguimos manter o foco por 45 a 60 minutos ao conversar face a face. 

As videoconferências causam, na verdade, mais esgotamento fisiológico e demandam mais esforço neurológico para nos mantermos alertas e prestando atenção. No fim do dia, quando o seu corpo está cansado e a sua atenção está completamente esgotada, a culpa não é sua — o seu cérebro está sobrecarregado.”

A solução: planeje reuniões virtuais intencionalmente

Encurtar as suas reuniões (30 minutos ou menos) e torná-las mais eficientes é a melhor maneira de reduzir a fadiga causada pelo vídeo. Veja algumas dicas para planejar ótimas reuniões: 

• Em primeiro lugar, pense se precisa mesmo de uma reunião. Às vezes, um relatório de status ou uma atualização assíncrona pode funcionar tão bem (ou até melhor) do que uma chamada. Além disso, as atualizações assíncronas dão à sua equipe mais tempo ininterrupto para manter o foco nas tarefas importantes. 

• Compartilhe uma programação e qualquer material que os participantes precisem ler antecipadamente. Uma programação ajuda a passar eficientemente entre os tópicos e ajuda a não se esquecer de partes importantes. Além disso, compartilhar materiais antecipadamente ajuda os participantes a se prepararem para discutir e propor soluções.

• Considere as preferências da equipe. Pergunte aos membros da equipe quando preferem se reunir e quando normalmente entram em modo de foco total. Por exemplo: se a maioria da equipe gosta de reservar as manhãs para os momentos de foco, tente marcar as reuniões durante a tarde. 

• Termine as reuniões alguns minutos mais cedo. Participar de uma reunião atrás da outra pode esgotar rapidamente as reservas mentais das pessoas. Alguns minutos de pausa entre as sessões podem ajudar a restaurar o cérebro, principalmente se for possível se afastar da tela. 

• Desligue a visualização da própria câmera durante as chamadas de vídeo ou cubra a imagem do seu rosto com uma nota adesiva. Ver o próprio rosto durante uma chamada de vídeo ativa a parte do seu cérebro responsável pelo reconhecimento facial, e se torna um elemento adicional para esgotar o seu cérebro. “Imagine se alguém entrasse em uma sala de reuniões carregando um espelho de tamanho normal para ficar se olhando”, diz a Dra. Yousef. “Isso é basicamente o que estamos fazendo quando vemos nossos próprios rostos durante uma chamada de vídeo”. 

Falta de clareza

Quando há clareza no trabalho, fica fácil saber as metas que você está buscando, as responsabilidades do seu cargo e como priorizar as suas tarefas. Mas sem essa clareza, é difícil priorizar as tarefas e determinar o que está dentro (ou fora) do escopo. Como resultado, você pode acabar dividindo o seu foco entre muitos projetos, se perdendo em pequenas tarefas como conversas ou e-mails e sentindo que não realizou o suficiente. 

A falta de clareza é uma ocorrência comum. De acordo com a nossa pesquisa, 29% dos profissionais do conhecimento se sentem sobrecarregados devido à falta de clareza em tarefas e funções. 

Quando o que importa fica claro, o que não importa também fica.”

A solução: criar (e comunicar) metas claras

Metas claras são como uma bússola. Elas ajudam a decidir em que é importante se concentrar e o que pode receber menos prioridade. Por exemplo: imagine que você tem uma meta trimestral de melhorar o engajamento no Instagram, e uma meta de curto prazo menor de escrever 10 publicações por semana nessa plataforma. Com esta meta em mente, você pode decidir usar o seu próximo bloco de tempo ininterrupto para começar a escrever e planejar o texto da mídia social, em vez de responder a e-mails. Neste exemplo, a sua meta ajuda a focar no trabalho que importa e evitar desviar-se do caminho com metas menos importantes. 

Veja como desenvolver clareza por meio das metas: 

• Crie e compartilhe metas SMART com a sua equipe. Metas SMART são específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com tempo determinado. Por exemplo: uma equipe de produtos poderia estabelecer a seguinte meta SMART: “No 3º trimestre, trabalhar com a equipe de atendimento ao cliente para criar um bot de conversação para o nosso site para computador”. 

• Monitore o progresso em direção às suas metas. As metas são um poderoso motivador, pois asseguram que o seu trabalho no dia a dia tenha um propósito claro. Mas para que elas sejam eficazes, precisam estar conectadas ao seu trabalho, e, por isso, é necessário se planejar para conferir regularmente e atualizar o progresso (no final de cada dia ou semana, por exemplo).  

• Defina as tarefas mais importantes. Todos os dias, escreva de 1 a 3 coisas que você quer fazer. Com isso, é possível se concentrar e terminar o expediente quando as tarefas forem concluídas — o que é a chave para evitar o esgotamento psicológico e manter o foco no longo prazo. Quando a neuroscientista cognitiva Dra. Yousef, experimentou esse método em laboratório, a sua equipe teve um aumento de 28% na produtividade individual e uma redução de 42% no esgotamento. 

5 dicas para melhorar o seu foco

Nós abordamos quatro das principais razões que podem prejudicar o foco, além de soluções para elas. Caso ainda esteja com dificuldades, experimente estas cinco dicas para entrar no estado de fluxo e aumentar a sua produtividade.

1. Crie gatilhos para dizer ao seu cérebro que é hora de focar 

De acordo com a Dra. Yousef, o nosso cérebro memoriza rotinas. Quando combinamos um ambiente específico com estímulos específicos (como se sentar em uma mesa arrumada e escrever), a nossa mente cria uma associação cognitiva, recorda e antecipa esse estímulo no futuro. Isso significa que, da próxima vez que você arrumar o seu local de trabalho e se sentar para escrever, o seu cérebro estará com disposição para focar naquela tarefa. 

Se estiver com dificuldades em se concentrar, tente criar associações cognitivas para avisar ao seu cérebro que é hora de focar. Algumas ideias: 

• Acender uma vela.

• Beber uma bebida específica, como uma xícara de café ou chá.

• Ouvir um tipo específico de música. 

• Vestir roupas específicas. Se estiver trabalhando de casa, pode usar a roupa que usaria para ir ao escritório.

• Arrumar a mesa. 

• Ir a um local específico, como um escritório, uma cafeteria ou uma área da sua casa reservada para trabalho. 

2.  Consulte o seu relógio biológico

A sua biologia pode influenciar os momentos de maior produtividade durante o dia. De acordo com uma pesquisa vencedora do Prêmio Nobel, todas as pessoas têm um “cronotipo” — um ciclo circadiano predefinido que determina as alterações nos níveis de energia diários. Ao descobrir qual é o seu cronotipo, é possível programar blocos de foco durante as horas de pico e deixar as tarefas menos demandantes para momentos de menor energia e de ciclos de atenção mais curtos. A maioria das pessoas se enquadra nestas três categorias: 

• Matutino: você acorda cedo naturalmente e se sente mais produtivo no início do dia. Se esse for o seu caso, faça as tarefas criativas pela manhã e deixe a tarde para tarefas menos demandantes. 

• Bifásico: o seu horário de pico de foco fica entre 10 da manhã e 2 da tarde, com uma queda de energia ao meio-dia. Você pode experimentar uma “segunda onda” de energia à noite. Concentre-se em tarefas importantes antes do almoço ou mais para o final do dia, depois da sua queda de energia da tarde. 

• Vespertino ou noturno: você prefere acordar tarde e fazer a maioria dos seus trabalhos produtivos no final da tarde ou à noite. Se esse for o seu caso, passe o dia com tarefas que não exijam tanto esforço mental e reserve o final da tarde para os momentos de foco. 

3. Concentre as tarefas em uma única ferramenta

Quando dependemos da nossa memória para monitorar as atividades, ocupamos espaços valiosos no cérebro para tentarmos nos lembrar das coisas, mas ao escrever tudo que precisamos fazer em um só lugar, essa energia mental pode ser usada para fazer as tarefas. Esse é um dos conceitos por trás do método Getting Things Done (“A arte de fazer acontecer”) de David Allen, pois, para priorizar o seu trabalho, primeiro é preciso reuni-lo em um só lugar.

A maneira como as tarefas são registradas faz diferença. Em vez de usar listas escritas em papel ou dividir a sua atenção entre diversas ferramentas on-line, experimente usar uma única ferramenta de gestão de projetos para organizar todas as informações e tarefas do seu projeto. Dessa forma, é possível monitorar e compartilhar as coisas a fazer no mesmo local em que o trabalho acontece.

4. Experimente uma estratégia de gestão do tempo

A estratégia certa de gestão do tempo pode ser muito benéfica para o seu foco, ajudando a evitar hábitos multitarefa desgastantes e a entender como o seu tempo é gasto. Embora a abordagem dependa das suas preferências de trabalho, estas são algumas opções para começar:  

• A técnica Pomodoro: não é preciso manter o foco durante longos períodos para cumprir as tarefas. Esta técnica usa sessões de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de pausa, para fazer uma tarefa de cada vez e reduzir a fadiga mental. 

• Blocos de tempo: com os blocos de tempo, é possível programar cada parte do seu dia. Esta técnica pode ajudar a fazer uma recapitulação do dia e analisar como o seu tempo está sendo gasto. 

• Timebox: a técnica Timebox envolve a criação de uma “caixa de tempo” durante a qual se tenta realizar uma tarefa específica dentro de um período específico. Este método pode ajudar pessoas que tendem a fazer tarefas simultâneas e a consultar notificações o dia todo. 

• Eat the frog (engolir o sapo): neste método, busca-se realizar a tarefa mais difícil primeiro, antes de qualquer outro trabalho. Como Mark Twain disse certa vez, se você precisar engolir um sapo, faça dessa a sua primeira atividade pela manhã, e nada poderá ser pior ao longo do dia. 

• O princípio de Pareto: também conhecido como a regra 80/20, este princípio diz que quase 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Quando se trata de produtividade, isso significa que algumas tarefas têm um impacto muito maior do que outras e, se você se concentrar nelas, poderá maximizar o seu impacto.

5. Priorize o seu bem-estar

Cuidar do bem-estar físico e da saúde mental é uma das maneiras pelas quais é possível melhorar o foco. Quando o corpo e a mente estão saudáveis, conseguimos pensar com mais clareza, controlar melhor o estresse e evitar o esgotamento psicológico. Embora a saúde pessoal dependa de diversos fatores, os mais básicos são: dormir suficientemente, reservar tempo para atividades físicas, fazer refeições saudáveis e pausas curtas ao longo do dia. Até mesmo baixos níveis de ansiedade podem dificultar a concentração, por isso, caso sinta estresse, faça uma pausa, converse com um amigo, vá caminhar ou experimente uma meditação.

E, mais importante, lembre-se de ser tolerante consigo mesmo. Ninguém consegue manter o foco o tempo todo, e é normal que a concentração varie ao longo do dia ou da semana. 

Concentre-se no que realmente importa

Manter o foco é mais do que apenas cumprir tarefas. É uma abordagem ao trabalho que pode ajudar a evitar distrações constantes, tomar responsabilidade sobre o seu tempo e proteger-se contra o esgotamento psicológico. Embora o trabalho possa parecer às vezes acelerado e caótico, com essas dicas você poderá parar, pensar e priorizar onde quer gastar a sua energia mental. 

Quer mais dicas? Leia em seguida como maximizar a sua produtividade.