O segredo para parar de procrastinar no trabalho

Retrato da contribuidora Julia MartinsJulia Martins7 de julho de 20219 minutos de leitura
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Se você veio até esta página, provavelmente está procurando uma maneira de deixar de procrastinar, e truques rápidos para forçar a motivação não têm funcionado. A razão para isso é que o seu problema com a procrastinação não é realmente um problema de motivação, é um problema de falta de clareza. 

Clareza é algo com que nos preocupamos muito na Asana, pois alcançar clareza é o segredo para obter bons resultados. O problema é que a clareza não aparece espontaneamente. Uma ferramenta dedicada e uma boa estrutura de visibilidade são necessárias para evitar a fragmentação e desbloquear o trabalho importante e de alto impacto. Neste artigo, mostraremos como a falta de clareza sobre a importância do seu trabalho resulta em procrastinação, e o que fazer para dar um fim nisso. 

Por que procrastinamos no trabalho

O que é procrastinação?

Procrastinação é o hábito de atrasar ou adiar o trabalho que precisa ser feito, seja realizando outras atividades menos importantes, seja se distraindo com atividades não relacionadas ao trabalho, como acessar as redes sociais ou assistir a um programa de TV. 

A procrastinação é uma forma de inconsistência de tempo, isto é, a preferência inconsciente por gratificação imediata em detrimento de recompensas potenciais no futuro. Mesmo que você saiba que precisa fazer algo e, por isso, não deve procrastinar, é mais tentador fazer algo agora e experimentar gratificação imediata do que trabalhar com foco em uma meta de prazo mais longo. 

Parte da solução é trazer gratificação imediata para os projetos de longo prazo. Como líder de equipe, você pode implementar celebrações e feedback no seu trabalho diário. Com a Asana, fomos um passo além e adicionamos celebrações diretamente no nosso produto. Afinal, todos podem se divertir um pouco com um unicórnio que voa através da tela de vez em quando.

Criaturas comemorativas voando pela tela de um projeto Asana na visualização de lista (semelhante a uma planilha), após a conclusão de um marco do projeto.

Procrastinação não é o mesmo que preguiça

Dependendo da pessoa, são citadas diversas razões para a procrastinação no trabalho. Estas razões costumam incluir: 

  • Preguiça

  • Falta de autocontrole

  • Medo de falhar

  • Desenvolvimento de maus hábitos

  • Perfeccionismo 

  • Sensação de que o trabalho não é urgente

  • Confusão em relação aos requisitos 

  • Negatividade em relação a si mesmo(a) 

  • Medo de projetos complexos ou exaustivos

  • Execução simultânea de tarefas.

Quase todas essas razões derivam de um bloqueio central que resulta em procrastinação no trabalho: a falta de clareza. É possível que você tenha desenvolvido um hábito de procrastinação pela falta de uma conexão clara com a importância do seu trabalho. Isso não é preguiça, é um problema que pode ser solucionado. 

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O problema da procrastinação

A inconsistência com o tempo exerce um enorme papel na procrastinação no trabalho. O trabalho que você está fazendo frequentemente contribui para um projeto ou um propósito organizacional maiores. Porém, dependendo da sua função, essa meta pode parecer muito distante do seu trabalho diário. É difícil encontrar motivação para realizar o trabalho quando não se tem consciência sobre a sua importância. 

O problema é a falta de clareza. Quando entende claramente e percebe uma conexão direta entre o trabalho que realiza e o impacto sobre a equipe ou a organização, você sente mais motivação. Porém, isso é difícil de alcançar. De fato, de acordo com a nossa pesquisa, somente 26% dos funcionários compreendem claramente a relação do seu trabalho com as metas da empresa. 

Ao compreender como o seu trabalho se alinha às metas corporativas, você obtém maior clareza sobre o impacto que causa na sua equipe e na empresa, simplificando a tomada de decisões. É possível priorizar as tarefas importantes com ponderação, com base nas iniciativas que mais impactam as metas da empresa. No entanto, certifique-se de que estas metas não sejam muito distantes ou amorfas. A luta contra a procrastinação requer uma conexão clara entre o seu trabalho e as metas da empresa. 

Leia: Como criar uma pirâmide de clareza com as Metas na Asana

Como resolver o problema da falta de clareza

Para solucionar o problema da falta de clareza, é possível fazer uma de duas coisas: 

  1. Criar metas para a equipe ou para o departamento. Se você ou os membros da equipe têm dificuldade em visualizar a conexão entre o trabalho individual e as metas mais amplas da empresa, pense na possibilidade de criar metas departamentais ou de equipe. Desta maneira, é mais fácil traçar a linha entre o seu trabalho e as metas da equipe, compreendendo assim o seu impacto individual. 

  2. Interligar claramente o seu trabalho pessoal às metas da empresa. Mesmo que você não consiga criar metas para a equipe ou para a empresa, procure uma maneira de visualizar como o seu trabalho se conecta diretamente às metas corporativas gerais. Por exemplo, você pode obter uma maior consciência quanto ao impacto do seu trabalho ao compreender como ele impacta um projeto que contribui para os objetivos gerais da empresa. É possível fazer isso com uma plataforma de gestão de metas, como a Asana.

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Sete dicas para parar de procrastinar

Para combater a procrastinação no trabalho, crie metas de curto prazo para a equipe e para o departamento, ou trace uma linha entre o seu trabalho pessoal e as metas gerais da empresa. Comece experimentando estas sete dicas: 

1. Conecte as tarefas às metas

A melhor maneira de parar com a procrastinação é compreender claramente como o seu trabalho contribui para as metas da equipe ou da empresa. Quando você atinge esse nível de clareza, o trabalho se torna significativo. Em vez de trabalhar por trabalhar, você estará contribuindo para uma visão mais ampla. 

O ideal é que esta visão esteja relacionada a uma paixão sua. No entanto, mesmo que isto não aconteça, a simples compreensão de como o seu trabalho está conectado a algo maior lhe confere significância. Em vez de lutar contra a inconsistência de tempo, o trabalho que você normalmente iria procrastinar tem agora um valor claro. 

2. Esclareça as prioridades

Os prazos inevitavelmente mudam, o que pode ocorrer quando um projeto sofre com desvio de escopo, outro projeto assume maior prioridade ou quando o líder da equipe redistribui os recursos com base em necessidades mais prementes. No entanto, você fará uma melhor gestão proativa das suas prioridades quando sabe qual trabalho é mais importante. Assim, quando os prazos e cronogramas forem alterados, você terá a clareza para entregar o trabalho que gera resultados importantes.

A definição clara das prioridades é um método anti-procrastinatório eficaz porque ajuda a ver com clareza o trabalho mais importante. Quando as prioridades são claras, você tem a consciência de estar trabalhando apenas no que é importante. Em vez da sensação de desperdício de tempo, você percebe porque o seu trabalho importa.

Leia: Quatro maneiras de gerir prazos curtos e prioridades variáveis

3. Use metas para combater o perfeccionismo

Às vezes, os procrastinadores crônicos são na verdade perfeccionistas. Nestes casos, a pressão para realizar um trabalho perfeito gera sobrecarga, a qual leva à procrastinação. No entanto, assim como a maioria dos tipos de procrastinação no trabalho, o perfeccionismo pode ser resolvido com maior clareza.

Concentre-se no impacto

Se o perfeccionismo for um problema para você, é útil ter um senso claro do impacto do seu trabalho. Em vez de buscar a perfeição, concentre-se na conclusão da tarefa atual para que ela contribua para as metas da empresa da melhor maneira possível. Esta é a ideia:

Imagine que você está trabalhando em uma animação educativa para a página inicial do seu site. O perfeccionista dentro de você entra em pânico quando percebe que muitas pessoas verão este trabalho. Isto ocorre porque você se concentra no resultado e pensa em todas as pessoas que assistirão ao vídeo. Em vez disso, concentre-se nas metas e no impacto do vídeo. A meta da animação é comunicar as vantagens do produto da sua empresa para pessoas que não têm familiaridade com ele, e o impacto é a educação. Ao redirecionar as suas prioridades para esse impacto, é possível reduzir a pressão do perfeccionismo e se concentrar no trabalho. 

Defina “pronto”

Outra boa estratégia de combate ao perfeccionismo é definir o significado de “pronto”. Esta é uma técnica que as equipes Scrum usam para avançar de modo rápido. Ao definir e se ater ao significado de “pronto”, você cria um ponto no qual pode parar de trabalhar, independente de o trabalho estar 100% perfeito. Em caso de dúvidas, tenha em mente que pronto é melhor que perfeito. 

Leia: O que é Scrum? Descubra o que é e por que funciona tão bem

4. Divida iniciativas grandes em tarefas menores

Às vezes, é difícil ver com clareza como e quando você irá concluir um grande projeto. Como resultado, existe a tentação de simplesmente adiá-lo. O escopo da iniciativa dificulta a compreensão de todas as engrenagens e a conexão delas com as metas mais amplas. Em vez de se sobrecarregar com a enormidade da tarefa ou projeto, divida o trabalho em partes menores e, em seguida, use uma ferramenta de gestão de projetos para acompanhá-lo e organizá-lo.

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A divisão de grandes lotes de trabalho em partes menores também é útil porque você provavelmente não é responsável por cada aspecto de uma grande iniciativa. Por exemplo, se estiver escrevendo um e-book, você será responsável pelo delineamento, elaboração do rascunho e edição do trabalho. Porém, outra pessoa deve criar o design do e-book e um editor irá aprová-lo. A divisão da iniciativa “criar e-book” em múltiplas tarefas facilita o início do trabalho, assim como fornece a clareza em relação a quem está fazendo o quê e quando. 

Leia: Guia de gráficos RACI, com exemplos

5. Compile todas as tarefas a fazer

Mesmo que não esteja trabalhando em iniciativas complexas, ainda assim é útil listar cada um dos afazeres. Sem uma maneira clara de visualizar as tarefas a realizar, é bastante comum sofrer com sobrecarga e perder o controle do trabalho que deve ser feito. De acordo com a nossa pesquisa, 26% dos prazos não são cumpridos semanalmente. 

A reunião de cada tarefa é uma tática do método Getting Things Done (GTD). Uma vez que você tenha uma visão clara do trabalho a realizar, é mais fácil organizá-lo, priorizá-lo e executá-lo. Certifique-se de monitorar o trabalho com um aplicativo de lista de pendências, em vez de usar uma lista escrita. Embora seja divertido riscar os itens de uma lista, o acompanhamento em um aplicativo ajuda a ordenar e priorizar o trabalho, adicionar maior contexto aos afazeres mais importantes e compartilhá-los com os membros da equipe. 

Para construir uma excelente lista virtual de afazeres, leia o nosso artigo sobre os 15 segredos para fazer uma lista de afazeres que realmente funciona.

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6. Estabeleça prazos

A ausência de uma visão clara de quando as tarefas devem ser concluídas leva à tentação de adiar o trabalho. Prazos claros facilitam a compreensão de quando uma tarefa deve ser concluída, possibilitando um planejamento adequado para assegurar que o trabalho seja realizado dentro do prazo. No final das contas, não é possível realizar um bom trabalho quando não se sabe qual é o seu prazo de conclusão.

Depois de reunir todos as tarefas em uma ferramenta de lista de pendências, certifique-se de que cada item tem um prazo associado. Esta também é uma oportunidade para identificar o trabalho de menor prioridade para você. Se encontrar uma dessas tarefas, adie o trabalho até que tenha mais tempo disponível ou delegue a tarefa para outra pessoa.

Esse processo não deve ser feito apenas uma vez. Faça uma triagem rápida do trabalho no final do dia e defina datas de conclusão para quaisquer novas tarefas. Deste modo, ao iniciar o trabalho no dia seguinte, você estará melhor preparado para realizá-lo.

7. Experimente estas estratégias de gestão de tempo

Uma vez que você tenha obtido maior clareza, provavelmente se sentirá mais motivado. No entanto, ainda haverá dias nos quais você precisará de mais apoio para se concentrar em uma tarefa. Quando for assim, experimente uma estratégia de gestão do tempo para reduzir a execução simultânea de tarefas e atingir o estado de fluxo

  • Método Getting Things Done (GTD) . O método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”) se baseia na ideia de que quanto mais informação for necessário monitorar, menor será a sua produtividade e concentração. Em vez de confiar no seu cérebro, a metodologia GTD encoraja o armazenamento de toda a informação relacionada ao trabalho em um núcleo central de referência externo e organizado.

  • Método Pomodoro. O método Pomodoro alterna trabalho e intervalos de descanso. Um pomodoro inclui uma sessão de trabalho de 25 minutos, seguida de um intervalo de cinco minutos. Após realizar 4 pomodoros, você deve realizar um intervalo mais longo. Ao trabalhar em sessões curtas, você sustentará melhor a produtividade enquanto mantém a motivação.

  • Time blocking. O Time blocking (blocos temporais) é uma estratégia de gestão do tempo na qual você programa todas as partes do seu dia. Com o Time blocking, você estará efetivamente dividindo a semana de trabalho em pedaços menores de tempo, durante os quais você verifica o e-mail, trabalha nos projetos, realiza um intervalo ou mesmo faz exercícios.

  • Timeboxing. O Timeboxing (predefinição de durações) é uma estratégia de gestão do tempo orientada a metas que ajuda a aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação. Um timebox representa a meta de concluir uma determinada tarefa dentro de um intervalo de tempo predefinido.

  • Regra dos 2 minutos. A regra dos 2 minutos é uma estratégia simples de gestão do tempo: se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída, faça-a agora. Esta metodologia se concentra nas pequenas tarefas com a crença de que, se você se livrar delas rapidamente, terá mais tempo e capacidade mental para realizar o trabalho de maior impacto.

Leia: 18 dicas, estratégias e soluções rápidas de gestão do tempo para fazer o seu melhor trabalho

Crie clareza para não procrastinar

Embora você possa tentar sair da procrastinação por obstinação (adotando uma atitude “simplesmente faça”), essas estratégias são, na melhor das hipóteses, eficazes apenas no curto prazo. No longo prazo, a maneira mais eficaz de parar com a procrastinação é conectar o seu trabalho às metas mais amplas. 

Assim como acontece com outras habilidades para desenvolvimento pessoal, parar de procrastinar leva tempo. Se este é um hábito que você construiu ao longo do tempo, não espere que ele desapareça da noite para o dia. Em vez disso, dedique um período de tempo à criação de clareza, tanto para você mesmo quanto para a equipe. Você sentirá uma motivação progressivamente maior para realizar o trabalho quando compreender claramente a sua importância.

Quer mais? Veja estas doze dicas para aumentar a sua produtividade no local de trabalho.

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