18 dicas, estratégias e soluções rápidas de gestão do tempo para fazer o seu melhor trabalho

Retrato da contribuidora Julia MartinsJulia Martins29 de março de 202113 minutos de leitura
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Nos dias de hoje, somos constantemente interrompidos por ferramentas, notificações, e-mails e redes sociais, só para citar alguns. Na nossa economia da distração, o caos se tornou a regra.

É quase impossível focar no que realmente importa ou saber se priorizamos o trabalho certo na hora certa. Seus objetivos para o dia se perdem no meio de tarefas de alta prioridade, mensagens aparentemente urgentes e um sem-fim de notificações. Para dar conta do ritmo de trabalho, 80% dos trabalhadores do conhecimento dizem que trabalham com a caixa de entrada ou outros aplicativos de comunicação abertos. Isto resulta em menor eficiência, com maior probabilidade de deixarem escapar mensagens, ações e prazos.

A gestão do tempo pode ajudar a recuperar o seu tempo e trazer mais plenitude mental para a sua rotina diária. Em vez da sua lista de pendências ditar como você usa o tempo, use as estratégias de gestão do tempo para definir conscientemente as prioridades diárias e focar no trabalho mais relevante.

Não há só uma maneira certa de gerir o tempo. Neste artigo, vamos discutir 18 dicas, estratégias e táticas de sucesso rápidas que ajudam a retomar o controle das suas tarefas e do seu tempo.

O que é gestão do tempo?

Gestão do tempo é a prática de gerir o seu trabalho de modo a garantir que o seu tempo está sendo usado da maneira mais consciente possível. A gestão do tempo pode aumentar a produtividade, mas a maior vantagem de uma gestão eficaz do tempo é a capacidade de priorizar melhor o dia, obtendo mais tempo para descanso e autocuidados.

Leia: Doze dicas para aumentar a sua produtividade hoje

Vantagens da gestão do tempo

Boas estratégias de gestão do tempo podem ajudar na sua organização e na priorização de tarefas para que você possa:

  • Sentir que tem mais tempo no seu dia. Quando você organiza o seu tempo conscientemente, pode perceber que reduz tarefas desnecessárias, desprioriza trabalhos que não precisam ser feitos hoje e realiza as tarefas em menos tempo. Você não terá mais tempo no seu dia no sentido literal, mas perceberá que realiza mais no mesmo espaço de tempo.

  • Demarcar limites entre trabalho e vida pessoal. Melhorar a gestão do tempo não significa espremer no trabalho cada segundo da sua produtividade. Ao contrário, estas estratégias podem ajudar a realizar o trabalho mais importante e a identificar o que pode aguardar até o dia seguinte. Ao priorizar o trabalho que deve ser concluído hoje e esclarecer o que pode ser feito posteriormente, você estará estabelecendo limites entre a sua vida profissional e a pessoal.

  • Reduzir o estresse. Sem uma gestão do tempo eficaz, há a sensação de que o tempo no trabalho nunca é suficiente, ou de que se anda em círculos e só se resolve assuntos urgentes, o que gera mais estresse e, em casos extremos, um esgotamento psicológico. De fato, de acordo com o índice Anatomia do Trabalho, 71% dos trabalhadores do conhecimento disseram ter se sentido psicologicamente esgotados pelo menos uma vez em 2020.

  • Melhorar a produtividade. Existem diversas dicas de gestão do tempo que ajudam a reduzir a procrastinação e aumentar a produtividade. Identificar as principais prioridades do dia não só ajuda a aumentar a sua produtividade como também lhe traz a convicção de estar trabalhando nas coisas certas a cada dia.

  • Eliminar maus hábitos. Ninguém gosta de procrastinar mas, ao longo do tempo, maus hábitos podem se acumular e atrapalhar o trabalho de alto impacto, e todos passam por isso. As estratégias de gestão do tempo podem ajudar na identificação e eliminação de maus hábitos.

6 estratégias de gestão do tempo para aumentar a produtividade

Uma das maneiras mais simples de aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo é incorporar uma estratégia comprovada de gestão de tempo na sua rotina diária. Estas estratégias ajudam a definir limites no trabalho, a trabalhar em uma tarefa de cada vez e a programar o seu dia com mais objetividade.

1. Timeboxing (predefinir durações)

Timebox é uma estratégia de gestão do tempo orientada a metas, na qual o trabalho é concluído em períodos predefinidos (“timeboxes”). É uma estratégia particularmente eficaz caso você não tenha certeza de quanto tempo está despendendo em cada tarefa e queira lidar com a sua lista de pendências com mais objetividade.

O método Timebox ajuda a dividir grandes tarefas em partes menores e então completá-las num tempo razoável. Cada tarefa deve ter sua duração predefinida exclusiva, que não deverá exceder três horas. Por exemplo, caso você precise escrever um artigo para um blog, pode criar um de duas horas para escrever um esboço. Então, após um descanso, pode criar um intervalo predefinido de três horas para começar o primeiro rascunho. Ao dividir o trabalho em partes menores, você pode progredir de maneira constante em direção à sua meta, ao longo de dias ou semanas.

Leia: Experimente o Timebox: a estratégia de gestão de tempo baseada em metas

2. Time blocking (blocos temporais)

O método Time blocking ou blocos temporais assemelha-se ao Timebox, mas em vez de programar tempo específico para cada tarefa individual, você praticará a criação de blocos de tempo definidos no seu calendário para trabalhos afins. Quando usar blocos de tempo para programar o seu trabalho, você dividirá de maneira eficaz a semana de trabalho em intervalos distintos, nos quais poderá trabalhar em projetos, comunicar-se com colegas, fazer um intervalo de descanso ou até se exercitar. O Time blocking pode ajudar a dedicar mais tempo a um fluxo produtivo e a um trabalho de alta concentração ao permitir que você foque nas atividades sem interrupções.

Para criar um bloco de tempo, comece por identificar as suas prioridades diárias ou semanais. Em seguida, reúna tarefas semelhantes para trabalhar nelas em um bloco de tempo. Por último, pratique o agendamento de blocos de tempo focado no calendário para aderir mais facilmente à sua programação de blocos de tempo.

Leia: Você reserva períodos na agenda para grupos de tarefas afins? Eis o Time blocking

3. Técnica Pomodoro

técnica Pomodoro, semelhante aos métodos Timebox e Time blocking, ajuda a trabalhar em intervalos de tempo curtos intercalados de descansos entre as sessões de trabalho. A estratégia Pomodoro de gestão do tempo é particularmente útil porque encoraja ativamente a criação de intervalos de descanso regulares, o que favorece a motivação e beneficia o seu cérebro. De fato, pesquisas sugerem que intervalos de descanso regulares tornam as pessoas mais criativas.

Para usar a técnica Pomodoro é necessário um temporizador, uma lista de pendências priorizada e o recurso “adiar” ativado para as suas notificações. Comece por ajustar o temporizador para 25 minutos e tente despender este tempo trabalhando exclusivamente em uma tarefa — evite consultar mensagens de texto e redes sociais, se possível. Em seguida, quando o tempo acabar, descanse por cinco minutos. Procure realizar alguma atividade física durante o intervalo, como comer um lanche ou alongar-se, mas não há problema se quiser consultar os seus dispositivos ou ver se chegou alguma notificação importante enquanto você focava na sua tarefa.

Repita quatro vezes o processo de trabalho por 25 minutos seguido de um descanso de cinco minutos. Então, após a quarta sessão de trabalho, faça um intervalo maior de 20 a 30 minutos.

4. Método Eat the Frog (engolir o sapo)

Mark Twain disse uma frase famosa, “consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã.” A estratégia de gestão do tempo Eat the Frog inspira-se nesta citação e anima a enfrentar as tarefas grandes ou difíceis primeiro, antes do trabalho menos importante ou pouco urgente. Esta estratégia é muito útil se você divide o dia entre atividades corriqueiras, trabalho diário e tarefas de alta prioridade.

Com o método Eat the frog você se assegura de realizar o trabalho mais importante todos os dias. Para começar a usar esta estratégia de gestão do tempo, certifique-se de monitorar numa ferramenta centralizada todo o seu trabalho e todas as prioridades, e procure interligar as suas tarefas diárias às metas da empresa. Assim, você poderá identificar mais facilmente as tarefas prioritárias a cada dia e garantir que a sua execução se dará antes das demais. Assim que tiver engolido o sapo do dia, poderá continuar com o resto do seu trabalho.

5. Princípio de Pareto

Caso a ideia de engolir o sapo como primeira atividade do dia não lhe seja atraente, considere experimentar a estratégia Pareto de gestão do tempo. O Princípio de Pareto é o oposto do método Eat the frog: esta estratégia encoraja a conclusão de tarefas rápidas para tirá-las do caminho, aumentando a sensação de produtividade e a motivação para dar início ao dia.

Também conhecido como regra 80/20, o Princípio de Pareto tem uma regra fundamental: despender 20% do tempo em 80% do trabalho. Se conseguir tirar rapidamente 80% das tarefas da sua frente, você desocupa o seu dia de trabalho para lidar com os 20% dos trabalhos que tomarão 80% do tempo.

6. Método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”)

O método Getting Things Done foi inventado por David Allen no começo dos anos 2000. Segundo Allen, o primeiro passo para fazer as coisas é anotar tudo o que deve ser feito. Ao contar com ferramentas de gestão de tarefas, você desocupa a sua capacidade mental para poder se dedicar a agir sem ter que pensar constantemente no que precisa ser feito.

Para usar o método GTD, reúna todo seu trabalho futuro num único lugar. Em seguida, após anotar tudo o que precisa fazer, classifique e priorize o trabalho. Por exemplo, pode haver trabalho que não é mais necessário (e que vai para o “lixo”), trabalho que deve ser realizado em algum momento, mas não agora (e que vai para o projeto ou pasta “para depois”), trabalho que depende de outras tarefas e assim por diante. A ferramenta deve reunir todos os detalhes necessários, e a sua função é trabalhar neles.

Saiba mais: A maneira mais fácil de gerir projetos e tarefas das equipes

6 dicas de gestão do tempo para o trabalho render mais

Você pode gostar ou não de usar estratégias consagradas de gestão do tempo para organizar o seu trabalho. Nenhuma estratégia de gestão do tempo é eficaz para todos, e é por esse motivo que existem tantas delas. Experimente estas seis dicas para aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo.

1. Conecte o trabalho diário às metas

A gestão do tempo nem sempre objetiva concluir todo o trabalho; muitas vezes, a intenção é identificar e priorizar o trabalho mais importante. Para este fim, é necessário conectar o seu trabalho diário às metas da equipe ou da empresa, a fim de identificar as tarefas mais importantes a serem trabalhadas a cada dia. No entanto, segundo uma recente pesquisa com mais de 6.000 trabalhadores do conhecimento ao redor do mundo, somente 26% dos funcionários têm clara a relação entre o seu trabalho individual e as metas da empresa.

A melhor maneira de coordenar o trabalho e as prioridades em todos os níveis da sua organização é por meio de uma ferramenta de gestão de trabalho. Com a gestão de trabalho você pode vincular o trabalho diário e os projetos das equipes aos objetivos da empresa, de modo que os membros das equipes sempre compreendam como o trabalho deles contribui para as prioridades da empresa.

Para ter certeza de que estamos priorizando o trabalho certo, usamos objetivos e principais resultados para definirmos metas trimestrais que levam a metas semestrais. Todas as semanas, os nossos líderes de equipe se certificam de que o trabalho das equipes esteja progredindo para atingir essas metas.

2. Priorize e organize o trabalho

Quer você goste do método Eat the frog ou prefira a abordagem Getting Things Done, é fundamental saber quais são as tarefas mais importantes. Sempre haverá uma tarefa cuja prioridade é alterada ou um prazo que é encurtado ou estendido. Você não será capaz de adaptar e priorizar o trabalho certo se não tiver clareza sobre a importância dos trabalhos.

Por que é importante priorizar o trabalho? Talvez você conheça o esgotamento psicológico (burnout), que afeta cada vez mais funcionários ao redor do mundo a cada ano. Porém, o que é menos documentado é como a falta de clareza sobre as prioridades contribui para o esgotamento psicológico. Segundo o índice Anatomia do trabalho, 29% dos trabalhadores do conhecimento que relatam esgotamento psicológico mencionam a sensação de excesso de trabalho por falta de clareza sobre as tarefas e funções como um dos fatores que contribui para esse fenômeno. Saber quais tarefas priorizar pode ajudar a reduzir esse sentimento e aumentar a convicção de se estar trabalhando nas tarefas certas todos os dias.

Leia: Quatro maneiras de gerir prazos curtos e prioridades variáveis

3. Ao final de cada dia, planeje o dia seguinte

O dia de trabalho às vezes parece um atropelo porque já estamos atrasados quando começamos. Se você é o tipo de pessoa que lê os e-mails todas as manhãs para descobrir quais são as prioridades, não está só: esse hábito é muito comum. Felizmente, há uma maneira melhor.

Em vez de esperar pelo novo dia para decidir o que fazer, use os últimos cinco minutos de cada dia para se preparar para o dia seguinte. Isto pode aumentar a sua motivação, porque você saberá o que fazer antes mesmo de ligar o computador. Também é uma maneira útil de garantir a realização do trabalho mais importante todos os dias. Em vez de responder a um email ou solicitação nos últimos minutos da sua jornada, você pode se certificar de incorporar aquele trabalho importante na programação do dia seguinte.

4. Diga “não” ou delegue tarefas

Uma vantagem de ter clareza sobre as próprias prioridades é que também se compreende o que é menos importante. Nem sempre é fácil dizer “não” a um novo trabalho, mas ajuda se você puder explicar que está dizendo “não” a isso porque não se alinha às suas prioridades atuais. Definir as suas prioridades — e compartilhá-las com a sua equipe — pode dar a todos maior clareza.

Se o trabalho tiver de ser feito mas não for mais importante do que as suas outras prioridades, tente delegá-lo a outro membro da equipe. Tenha em mente que delegar uma tarefa não significa que ela não seja importante, mas apenas que esse trabalho não está alinhado às suas prioridades atuais. Também é possível que alguém com outras competências o realize melhor, e quando você o atribui a essa pessoa, está se assegurando de que o trabalho seja realizado pela pessoa certa para a tarefa.

Uma estratégia que implementamos para assegurar a eficiência da nossa equipe é ter clareza do que se fará ou não como equipe... Ter boa visibilidade sobre o trabalho torna mais fácil decidir onde deve ou não estar o nosso foco. Isso ajuda a impulsionar a eficiência e a clareza em relação ao que deve estar na mira das nossas equipes.

5. Audite as tarefas

Além de saber dizer “não” a certos trabalhos, reserve tempo para repassar as tarefas com as quais se comprometeu há algum tempo e nas quais ainda está trabalhando. Alguma delas não se alinha mais às metas da sua equipe?

Quando encontrar uma dessas tarefas, pergunte-se se este trabalho ainda deve ser realizado. Caso já não seja importante para a sua equipe, cogite suspender a sua execução. Se a tarefa ainda tiver de ser realizada, pondere se você é a melhor pessoa para executá-la — caso contrário, siga o mesmo exercício de delegação para descobrir quem poderá ser.

6. Esqueça as listas de tarefas escritas à mão, use uma ferramenta apropriada

Se você ainda monitora o seu trabalho à mão, é hora de se atualizar com uma ferramenta on-line. Não importa o quão gratificantes possam ser as anotações feitas à mão, listas de pendências manuscritas são desorganizadas, propensas a erros, fáceis de perder e ineficazes.

Em vez disso, certifique-se de que a maior parte da gestão dos seus projetos seja feita numa ferramenta dedicada. Ferramentas de gestão de projetos oferecem diversos recursos que promovem o melhor rendimento do seu tempo. Com uma ferramenta de gestão de projetos, você pode:

  • Coordenar o trabalho interdisciplinar e acompanhar de perto quem está fazendo o quê e até quando.

  • Comunicar sobre o trabalho, compartilhar feedback e relatar a situação dos projetos em um único lugar.

  • Acompanhar o progresso em tempo real para saber com precisão onde o trabalho se encontra.

  • Ver as datas de conclusão e as dependências para poder atingir as metas sem atropelo.

Além disso, caso você ache que não há nada como riscar uma tarefa da sua lista de pendências manuscrita, espere até ver o conjunto de criaturas comemorativas que voarão pela tela do seu computador quando concluir as suas tarefas.

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6 táticas de sucesso rápidas para gestão do tempo

As estratégias e dicas de gestão do tempo descritas acima são úteis, mas levam algum tempo para serem implementadas. Quer começar nos próximos cinco minutos? Tente estas seis táticas de sucesso rápidas para melhorar já a sua gestão do tempo.

1. Adie as notificações

Estamos sempre alternando entre aplicativos, notificações e tarefas. De fato, o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia. Isto dificulta o foco na tarefa em mãos e encontrar um bom fluxo de trabalho — exigindo mais tempo para a conclusão das atividades.

Quando possível, desligue as notificações ou use o recurso “Não perturbe” para desativá-las temporariamente. Com ele, você pode mergulhar num trabalho que exige concentração e informa simultaneamente à equipe que só estará disponível mais tarde. A maioria das ferramentas mostra quando você está temporariamente indisponível, e com isso a sua equipe sabe que você talvez não responda de imediato. Se necessário, geralmente é possível contornar essa limitação, portanto você nunca está realmente incomunicável.

Para ser mais produtiva, eu acho útil bloquear períodos de tempo entre reuniões quando quero trabalhar em projetos diferentes, sempre reservando tempo para intervalos de descanso curtos. Também acho útil quando eu (e as pessoas ao meu redor) atualizamos o status do Slack para “focada no trabalho”, assim ninguém esperará uma resposta imediata.

2. Organize o espaço de trabalho

Pense novamente em quão limpa a sua mesa estava quando você a organizou da primeira vez. Provavelmente havia um monitor de computador e um teclado, talvez um bloco de anotações e poucas coisas mais. Se você é como nós, essa mesa organizada não durou muito. Com o tempo, você acumulou papéis, caixas, livros, notas adesivas e cabos soltos.

Uma mesa bagunçada talvez não pareça muito importante, mas a desordem visual pode gerar desordem mental, dificultando o foco. Pare cinco minutos para organizá-la. Elimine qualquer papel desnecessário, arrume os livros lado a lado e junte os cabos soltos com um organizador de fios e cabos. Então, quando voltar ao trabalho, você perceberá que é mais fácil entrar em foco.

3. Agrupe tarefas afins

Todas as vezes que você alterna entre tarefas, o seu cérebro precisa encontrar o contexto e as informações relevantes para a nova tarefa e trazer aquela informação para o primeiro plano da sua mente. O cérebro leva apenas alguns segundos para isto, mas quando se alternar constantemente entre tarefas e projetos, o cérebro é forçado a trabalhar mais do que o necessário.

Isto pode causar perda de produtividade, sem falar no maior esgotamento ao final do dia. Em vez disso, procure agrupar tarefas afins e trabalhar em todas as tarefas de um projeto ou de uma mesma entrega no mesmo bloco de tempo. Dessa maneira você despenderá menos tempo alternando entre contextos e se dedicará à execução de trabalhos de alto impacto.

Trabalhar em lotes, especialmente quando bem planejado, ajuda muito a priorizar o trabalho e também lhe permite responder com dinamismo aos acontecimentos atuais e futuros.

4. Trabalhe em tarefas rápidas nos intervalos entre reuniões ou períodos de trabalho focado

É provável que você tenha algumas tarefas todos os dias que se fazem em cinco ou dez minutos. Estas podem incluir responder rapidamente a um membro da equipe, corrigir um erro de digitação em um documento ou pedir alguma coisa a um colega de trabalho.

Caso você tenha esse tipo de afazeres, guarde-os num local visível, como uma ferramenta de gestão de projetos, mas não trabalhe neles imediatamente. Em vez disso, reserve essas tarefas para aqueles cinco minutos entre reuniões ou aqueles dez minutos logo após o almoço, quando você está retomando o ritmo de trabalho. Além de conseguir lidar rapidamente com essas tarefas (e se sentir bem em concluí-las), esse tipo de trabalho não vai drenar energia mental valiosa que poderia ser melhor utilizada em trabalhos mais complexos.

5. Pare com as tarefas simultâneas

Em termos simples, a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo é um mito. Embora pareça um exercício de produtividade, quando tenta realizar múltiplas tarefas, você na verdade está forçando o seu cérebro a alternar rapidamente entre elas. Todas as vezes que alterna entre trabalhos, o seu cérebro precisa encontrar a informação e o contexto daquela tarefa. Isto não só exige mais esforço do que focar numa única tarefa, como também provoca o esgotamento do cérebro.

Em vez de realizar múltiplas tarefas, procure trabalhar em uma de cada vez para encontrar um bom ritmo de trabalho. O estado de fluxo ocorre quando você está tão focado que se sente “imerso no trabalho.” Ao alcançar o estado de fluxo, é capaz de realizar mais trabalho de modo mais eficiente, pois o seu cérebro foca apenas numa tarefa de cada vez.

6. Descanse

Apesar de contraintuitivo, uma das melhores coisas que se pode fazer para melhorar a gestão do tempo é parar para descansar. Tendemos a reagir à sensação de trabalho atrasado esforçando-nos ainda mais, porém o cérebro necessita de tempo para descansar e recarregar. Com sobrecarga ou esgotamento psicológico você não será capaz de concluir nada, muito menos realizar o trabalho mais importante.

É bastante comum ter dificuldade em fazer intervalos de descanso. De acordo com a nossa pesquisa, 32% dos trabalhadores do conhecimento que se sentem esgotados dizem que não conseguir se desligar ou desconectar contribui para o esgotamento. Por não conseguirem se desligar, esgotam-se ainda mais, e quanto mais esgotados estão, menos conseguem se desligar — é um ciclo sem fim.

Caso seja difícil lembrar de fazer intervalos, tente programá-los no seu calendário. Então, quando chegar o intervalo planejado, faça um esforço por realizá-lo, mesmo que seja apenas levantar-se para um alongamento. Mesmo que o descanso pareça estressante, você se sentirá melhor ao fazê-lo.

Para evitar o esgotamento psicológico durante o trabalho remoto, encontre novas maneiras, neste mundo digital, de se distanciar da tela do computador e desfrutar do tempo que for necessário. Eu também recomendo enfaticamente o “baile de um minuto” — simplesmente levante-se e movimente-se.

Retome o controle do seu tempo

Em última instância, gestão do tempo é mais um estado mental do que qualquer outra coisa. Priorize seu trabalho de modo a saber no que trabalhar diariamente para que a gestão do tempo seja eficaz. Em vez das prioridades serem ditadas pela lista de pendências, foque a sua atenção no propósito de realmente causar um impacto.

Comece por monitorar o trabalho com uma ferramenta centralizada. Pronto para começar? Saiba como a Asana pode ajudar a organizar as tarefas, concluir os entregáveis e apresentar resultados.

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