Por que você deve engolir o sapo primeiro

Você já teve um daqueles dias de trabalho em que olha para a sua lista de pendências e sente que não tem ideia de por onde começar? Como identificar o que é mais importante? Como fazer tudo? 

Mark Twain disse certa vez que, se você precisar engolir um sapo, faça dessa a sua primeira atividade pela manhã, e nada poderá ser pior ao longo do dia. Esse método de produtividade, chamado de “Eat that Frog” (engolir o sapo), é uma ótima maneira de organizar e lidar com a sua lista de tarefas diárias. Veja como.

O que significa “engolir o sapo”?

A estratégia Eat that Frog (engolir o sapo) é um método de priorização e produtividade usado para ajudar as pessoas a identificar tarefas difíceis. A ideia é identificar uma tarefa desafiadora (o sapo) e concluí-la logo pela manhã (comê-lo). 

Em outras palavras, “engolir o sapo” é o processo de identificar a tarefa mais difícil do dia e concluí-la antes de qualquer outro trabalho. Se você tiver que comer dois sapos, coma o maior primeiro. Identifique qual tarefa é mais desafiadora e faça-a primeiro. 

Engolir o sapo funciona?

Embora “engolir o sapo” não pareça a técnica de produtividade mais agradável, ela ajuda as pessoas a fazerem as coisas. Veja como funciona.

Ela prepara você para o sucesso no início do dia

A estratégia Eat that Frog (engolir o sapo) se concentra exclusivamente em concluir uma tarefa do dia. É isso. Depois de concluir a tarefa mais desafiadora, você terá o resto do dia para concluir as tarefas menores que estão na sua lista de pendências sem o medo de ter que fazer a coisa mais difícil da sua lista. Ao eliminar a tarefa mais difícil, a sua motivação intrínseca pode impulsionar o restante do dia.

Aproveita as horas mais produtivas

Cientistas descobriram que algumas pessoas têm mais velocidade e precisão para concluir tarefas pela manhã. O cérebro está no auge do desempenho pela manhã, então por que não trabalhar na tarefa mais desafiadora do dia? Use essa energia para lidar com a coisa mais difícil da sua lista de pendências, dando a ela a atenção que merece. Dessa forma, você não precisa se preocupar em fazer tarefas difíceis quando estiver cansado e desatento no final do dia.

Promove o trabalho focado

Engolir o sapo requer foco extremo. A estratégia incentiva a escolher a tarefa mais difícil do dia e a realizá-la logo pela manhã. Isso significa não responder a e-mails, verificar o Slack ou participar de reuniões. Comer o sapo ajuda a minimizar a multitarefa para que você possa se concentrar apenas no sapo, deixando todo o resto para depois.

Como identificar os “sapos”?

Se você tem dificuldade em priorizar a sua lista de pendências, entender o que é um sapo — e o que não é — é a melhor maneira de lidar com o seu trabalho. Apresentamos aqui alguns truques para descobrir qual tarefa importante é o seu sapo. 

Os sapos são importantes, não urgentes

Os sapos são tarefas que causam um impacto positivo no resto da equipe. Pense em grandes tarefas que ajudem a progredir na estratégia da equipe ou que impulsionem os KPIs ou OKRs da equipe. As tarefas importantes que contribuem para a estratégia são muitas vezes os sapos. 

Tarefas pequenas e reativas, como responder a e-mails, responder a mensagens do Slack ou arquivar relatórios, embora sejam uma parte necessária do trabalho, não são sapos. Essas tarefas muitas vezes parecem urgentes, mas na maioria das vezes podem esperar. Se você está tendo problemas com tarefas menores que atrapalham o seu tempo de foco para os sapos, experimente o time blocking. Esta estratégia pode ajudar a reservar um tempo de foco profundo para que você possa “engolir o sapo” logo no início. 

Os sapos exigem mais tempo do que outras tarefas

Os sapos normalmente exigem mais de uma hora para serem concluídos. O sapo de tamanho ideal leva entre uma e quatro horas. Se o seu sapo levar mais de quatro horas para ser concluído, tente dividi-lo em tarefas menores para que o seu sapo diário leve no máximo metade de um dia de trabalho. Essa estratégia pode ajudar na gestão do tempo: metade do seu dia é dedicada a se concentrar no sapo, e a outra metade é gasta em outras tarefas, reuniões e e-mails. 

Os sapos muitas vezes vêm com alguma resistência

Ninguém quer engolir um sapo logo pela manhã. Isso vale para as tarefas que você identifica como o seu “sapo”. Por alguma razão, você pode estar enfrentando alguma resistência mental para realizar essas tarefas. Talvez seja porque a tarefa é mentalmente desafiadora, ou simplesmente não é a sua atividade favorita. Talvez você esteja sentindo pressão para concluir o trabalho, o que está causando procrastinação. Geralmente, há algo em certas tarefas que as torna um pouco mais difíceis de realizar. Essas tarefas são provavelmente os seus sapos do dia. 

Três dicas para comer sapos

Se você quiser fazer como Mark Twain e engolir o sapo logo pela manhã, experimente estas três dicas para engolir o sapo todas as manhãs:

1. É melhor comer sapos com frequência

Embora os sapos sejam as maiores tarefas do dia, você precisará realizar muitas dessas tarefas grandes regularmente para progredir em direção às suas metas. Quanto mais sapos você comer, mais progresso verá. Cada sapo que você come é uma pequena parte de uma Meta muito maior e, quando tiver comido 100 sapos, poderá olhar para trás e ver o quanto progrediu.

2. Não planeje os sapos com muita antecedência

Os sapos devem ser planejados com no máximo um dia de antecedência. Uma boa prática é planejar o sapo do dia anterior. Dessa forma, você sabe exatamente no que vai trabalhar no dia seguinte e não precisa pensar em nada além de engolir o sapo.

Se você planeja engolir um sapo todos os dias, estará sempre se preparando para o sucesso com antecedência e poderá manter o ritmo todas as manhãs. 

3. Sempre engula os sapos logo pela manhã

O objetivo de engolir o sapo é tirá-lo do caminho para que você não precise se preocupar com ele enquanto trabalha em outras tarefas. Os sapos são mentalmente desafiadores e, como observado anteriormente, difíceis de superar. É por isso que as pessoas tendem a procrastinar quando se trata de sapos. 

O objetivo é vencer a tentação de procrastinar, realizando a tarefa difícil de imediato. Dessa forma, você não terá a sensação de medo iminente quando estiver trabalhando em outras tarefas e será menos propenso a procrastinar.

Organize os sapos com ferramentas de gestão do trabalho

Se você está procurando uma maneira de aumentar a sua produtividade pessoal com o método Eat the frog, experimente combiná-lo com ferramentas de gestão do trabalho. As ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana, podem ajudar a priorizar as tarefas, mantê-las em um só lugar e melhorar a colaboração com outros colegas de equipe.