Caixa de entrada zero: o que é e como alcançá-la

Inbox Zero: é só uma palavra da moda? O Santo Graal da produtividade? Ambos? Nenhum dos dois? 

Se você falar com 10 profissionais diferentes, terá 10 opiniões diferentes sobre o Inbox Zero. Isso porque, para a maioria de nós, o e-mail é algo muito pessoal. Cada pessoa tem suas próprias peculiaridades quando se trata de organizar e gerir a caixa de entrada. Então, será que é de se surpreender que o Inbox Zero seja tão polarizador? 

Neste artigo, vamos nos aprofundar no que, como e porquê do Inbox Zero. Aprenda sobre a história por trás do termo antes de se aprofundar em como implementá-lo em todo o seu potencial.

O que é o Inbox Zero?

A Inbox Zero é uma estratégia de produtividade que busca organizar a sua mente ao organizar a sua caixa de entrada, excluindo, classificando ou limpando metodicamente os e-mails recebidos. Se você já experimentou a perda de produtividade que resulta de verificar constantemente o seu e-mail, entenderá a intenção por trás do Inbox Zero. 

O termo foi cunhado por Merlin Mann no seu blog e podcast 43 Folders. A ideia de Mann era ajudar os funcionários a desenvolver uma relação mais casual com o e-mail para manter a mente e a caixa de entrada mais limpas.  

É importante notar que a meta principal meta de Mann não é manter a caixa de entrada sempre vazia. Na verdade, o próprio Mann tem uma caixa de entrada bastante bagunçada. A meta principal do Inbox Zero é fazer com que a sua caixa de entrada trabalhe para você, e não o contrário.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Acesse os insights

Cinco etapas para uma Caixa de entrada “zerada”   

Ao desenvolver o Inbox Zero, Merlin Mann criou algumas etapas para organizar metodicamente a sua caixa de entrada. Ter um sistema a seguir cada vez que você verificar a sua caixa de entrada pode ajudar a priorizar os seus e-mails e evitar perder tempo. 

Quando verificar a caixa de entrada

Um elemento-chave do Inbox Zero é estabelecer e manter o controle da sua caixa de entrada. E isso começa por estabelecer quando você verifica a sua caixa de entrada. 

Se você é uma pessoa que verifica constantemente a caixa de entrada, não está só, mas fazer isso o tempo todo está drenando a sua produtividade. De fato, pesquisas mostram que são necessários mais de 25 minutos para recuperar o foco após uma interrupção. Isso significa que, toda vez que você verifica a caixa de entrada em vez de trabalhar, o seu cérebro leva 25 minutos para voltar ao estado de foco. 

Para reduzir a alternância de contexto, escolha um ou dois momentos durante o dia para verificar o seu e-mail como parte do seu sistema de Inbox Zero. Isso protegerá o seu tempo de foco e evitará que você seja sugado pelos seus e-mails ao longo do dia.  

O método Inbox Zero

Então, o que é o método Inbox Zero? As etapas de Mann seguem cinco ações principais: excluir, delegar, responder, adiar e fazer. 

• Excluir: este e-mail requer uma resposta? O primeiro passo do Inbox Zero é excluir todos os e-mails desnecessários. Isso também inclui cancelar a assinatura de boletins informativos que você não lê ou arquivar tópicos antigos que não precisa mais.

• Delegar: você é a pessoa certa para responder a este e-mail? Delegar é uma ferramenta poderosa para garantir que o trabalho seja realizado pela pessoa certa. Se você não for o contato apropriado para a tarefa, delegue-a à pessoa que for. 

• Responder: se você puder responder rapidamente ao e-mail, faça isso imediatamente. Isso ajudará a evitar que tarefas simples fiquem por fazer. Uma boa regra geral é responder a e-mails que exijam cinco minutos ou menos do seu tempo. 

• Adiar: se o e-mail exigir uma resposta mais aprofundada ou não for uma prioridade, deixe-o de lado por enquanto e volte a ele mais tarde. No entanto, não deixe o e-mail na sua caixa de entrada. Registre a tarefa adiada na sua ferramenta de gestão do trabalho, com data de conclusão e tudo mais, e responda à pessoa informando quando você trabalhará nela. Em seguida, arquive o e-mail para reduzir a desordem na caixa de entrada. Se preferir, você também pode enviá-lo para uma pasta “Responder mais tarde”. 

• Fazer: a esta altura, você já deve saber quais e-mails são prioritários e exigem ação. A última etapa do Inbox Zero é trabalhar nas coisas que realmente importam. Transfira todas as tarefas importantes da sua caixa de entrada para o seu sistema de gestão do trabalho e comece a trabalhar. Procure uma ferramenta de gestão do trabalho que se integre ao seu cliente de e-mail, como as integrações Asana para Gmail ou Asana para Outlook.

Criar pastas de Inbox Zero que funcionem para você

O espírito do Inbox Zero é criar um sistema que funcione para você. Nem todos precisarão criar pastas na caixa de entrada para implementar o sistema, mas algumas pessoas as acham úteis. Se você se vê perdendo e-mails importantes ou olhando com medo para uma caixa de entrada sobrecarregada, vale a pena tentar um sistema de pastas para ver se isso ajuda. 

Não há regras rígidas para as pastas que você cria. Crie as pastas que fizerem sentido para você e para o seu trabalho. As ideias a seguir podem ajudar você a começar.  

• Ação: se você tiver e-mails que adiou para mais tarde durante o processo de classificação, pode mantê-los organizados nesta pasta de ação. Isso pode incluir e-mails que exigem uma resposta detalhada ou e-mails que podem esperar até um dia posterior.  

• Aguardando: alguns e-mails podem exigir a participação de outros membros no tópico. Se você costuma aguardar feedback da equipe, considere criar uma pasta de “aguardo”. Agrupar esses e-mails pode ajudar a ver rapidamente quais deles podem precisar de acompanhamento todas as manhãs.  

• Ideias: a nossa caixa de entrada não é apenas um espaço para tarefas e comunicação. Às vezes, nos inscrevemos em boletins informativos ou treinamentos para nos inspirar. Ter uma pasta de ideias pode garantir que você ainda tenha espaço para esses e-mails sem desorganizar a sua caixa de entrada. 

• Específico do projeto: se você tem projetos em que está trabalhando, pode ser útil criar uma pasta específica para o projeto. Dessa forma, qualquer comunicação ou tarefas pendentes relacionadas a cada projeto podem ficar no mesmo lugar. 

• Arquivo: embora não seja necessário criar uma pasta de arquivamento, o arquivamento pode ser uma ferramenta organizacional útil a se ter em mente. Se você tiver e-mails que não quer excluir, mas que não são necessários, arquivá-los rapidamente ajudará a limpar a sua caixa de entrada sem perder permanentemente as informações. 

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Acesse os insights

Quatro dicas para proteger o seu tempo de foco 

A maioria (80 %) dos trabalhadores do conhecimento em todo o mundo trabalha com as caixas de entrada de e-mail abertas. Quando recebemos uma notificação, a verificamos imediatamente, independentemente do que estivéssemos fazendo inicialmente. 

Mas fazer com que a sua caixa de entrada trabalhe por você significa valorizar o seu tempo e a sua energia mental. Ao manter a caixa de entrada aberta e responder às notificações instantaneamente, você não está dando ao seu cérebro a chance de se concentrar no trabalho que realmente importa. Você está tentando fazer várias tarefas ao mesmo tempo, o que os seres humanos não conseguem fazer.

O trabalho multitarefa é um mito. O que você realmente faz é alternar entre tarefas. É quase sempre mais eficiente se concentrar em uma tarefa de cada vez.”

Para se beneficiar da Caixa de entrada vazia e fazer com que ela trabalhe por você, deixe de pensar que a caixa de entrada de e-mails é a sua prioridade número 1. Em vez disso, defina limites para você e para a sua caixa de entrada:

• Desativar as notificações. As notificações nos tiram do estado de fluxo mental e interrompem o trabalho focado. Uma das melhores maneiras de alcançar a Inbox Zero é reduzir ou desativar as notificações de e-mail. Parte da Inbox Zero é ter um propósito ao verificar o seu e-mail. Ao desativar as notificações, você garante que não será retirado do fluxo enquanto estiver no meio de um trabalho importante. 

• Definir blocos de tempo para responder a e-mails. O time blocking é uma estratégia de gestão do tempo na qual você agrupa tarefas semelhantes e as programa no seu calendário. Por exemplo, tente criar um bloco de tempo de uma hora logo pela manhã para verificar e responder a e-mails importantes. Depois, você pode se concentrar em outras tarefas importantes e de alto impacto. No final do dia, programe um bloco de tempo rápido de 30 minutos — ou outro bloco de tempo de uma hora, dependendo do número de e-mails que você recebe diariamente — para responder a quaisquer e-mails que chegaram ao longo do dia. Dessa forma, você continua respondendo e mantendo a caixa de entrada sob controle, sem deixar que ela controle você.

• Esclareça e cumpra as suas prioridades diárias. Muitas vezes, os e-mails que chegam ao longo do dia parecem ser prioridades importantes. Você pode se desviar dos seus planos diários para responder a um e-mail ou fazer um favor rápido a um colega de trabalho e, de repente, o dia de trabalho acabou. Ao esclarecer e cumprir as suas prioridades diárias, você pode decidir se um e-mail é importante o suficiente para ser respondido imediatamente ou se pode esperar até um bloco de tempo dedicado. 

• Estabeleça um “horário de trabalho” para os e-mails. O Inbox Zero consiste em não deixar que a caixa de entrada do seu e-mail controle o seu dia de trabalho. Uma forma de fazer isso é estabelecer quando você responderá e não responderá aos e-mails. Reserve algum tempo para pensar sobre o melhor horário de trabalho para você e compartilhe esse cronograma com a equipe. Por exemplo, você pode dizer que responderá a e-mails por quinze minutos a partir das 9h e das 17h, mas não verificará o e-mail nos fins de semana. Definir esses limites melhora a sua relação com a caixa de entrada.

Como alcançar o Inbox Zero com a gestão do trabalho

Organizar a caixa de entrada é apenas o começo do Inbox Zero. Depois de organizar, excluir e limpar a caixa de entrada, você só terá notificações de trabalho importantes. Essas notificações podem ajudar a criar o seu plano de ação para o dia, a semana ou o mês. 

É aí que entra a gestão do trabalho.

Os sistemas de gestão do trabalho permitem adicionar, organizar e coordenar tarefas em fluxos de trabalho que atendam às suas necessidades. Ao contrário da sua caixa de entrada de e-mail, essas ferramentas foram criadas para ajudar a registrar e organizar tarefas e aumentar o tempo que você gasta em trabalhos importantes e produtivos.

Com uma gestão do trabalho eficaz, o tempo gasto com a organização para o trabalho diminui significativamente. Em vez de gastar 60 % do seu tempo em coisas como enviar e-mails, buscar aprovações para tarefas ou procurar documentos na caixa de entrada, todas as suas informações ficam em um só lugar. Com isso, você passa menos tempo organizando o trabalho e mais tempo executando tarefas. 

Em resumo

Não é preciso ser um especialista em produtividade para perceber que a caixa de entrada do seu e-mail não foi criada para ajudar a realizar o seu melhor trabalho. Quando estamos limitados pela nossa caixa de entrada, temos menos capacidade mental para realmente fazer um bom trabalho.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Acesse os insights